Jak zatrudnić księgowego dla swojej firmy

Niezależnie od tego, czy jesteś przedsiębiorcą, freelancerem, czy właścicielem małej firmy, nadejdzie czas, kiedy usługi księgowe dla majsterkowiczów nie będą już wystarczać do zaspokojenia potrzeb rozwijającej się firmy. Wielu etycznych właścicieli małych firm, którzy działają na skromnych budżetach, idzie znacznie dłużej niż jest to konieczne przed podjęciem decyzji o sprowadzeniu profesjonalisty.

Z drugiej strony niektórzy właściciele firm uważają, że obecnie dostępne oprogramowanie jest odpowiednie do ich potrzeb. Na wczesnych etapach decyzja o korzystaniu z oprogramowania księgowego zamiast zatrudniania pełnoetatowego księgowego ma sens dla wielu właścicieli małych firm i freelancerów. Jest przyjazny dla budżetu i pomaga w przygotowaniu podatków.

Dlaczego więc miałbyś chcieć rozważyć zatrudnienie księgowego? Ponieważ ci specjaliści robią dla firm więcej niż tylko raz w roku przygotowują podatki. Często noszą wiele różnych, ale ważnych czapek – w tym doradcę finansowego dla Twojej firmy lub rodzaj outsourcingu CFO.

Księgowi mogą również zobaczyć pełny obraz twoich finansów, przeanalizować twoją sytuację i zaoferować strategiczne porady, które pomogą ci lepiej opanować sytuację finansową teraz i w przyszłości. A do tego dochodzi sytuacja podatkowa. Księgowy może tworzyć kluczowe dokumenty, w tym rachunki zysków i strat.

Wiedząc, że księgowi robią o wiele więcej, niż może zarządzać Twoje oprogramowanie do księgowości podatkowej, w pewnym momencie wszystkie firmy muszą dokonać aktualizacji i zatrudnić księgowego do obsługi Twoich potrzeb księgowych.

Kiedy jest odpowiedni czas na zatrudnienie księgowego?

Niektóre firmy podejmują decyzję o outsourcingu księgowego przez wiele lat, podczas gdy inne dokonały tego skoku praktycznie na początku. W większości małych organizacji księgowy zlecony na zewnątrz zarządza większością ich potrzeb bez konieczności zatrudniania księgowego na pełen etat.

W przypadku osób, które pracowały z zewnętrznym księgowym, czas przejścia na pełnoprawnego księgowego zwykle nadchodzi, gdy firma osiągnie poziom 30+ pracowników. Alternatywnie, jeśli często dzwonisz do księgowego, prawdopodobnie nadszedł czas, aby zatrudnić go na pełny etat.

Ale skąd wiesz, kiedy jest odpowiedni czas, aby poszukać zewnętrznego księgowego, który pomoże Ci w zaspokojeniu Twoich potrzeb finansowych? To trudniejsze pytanie dla firm, które wciąż są na rozdrożu między osiąganiem zysku a realnym zyskiem. Krótka odpowiedź na pytanie, kiedy zatrudnić księgowego do swojej małej firmy, brzmi: kiedy jesteś gotowy na to, co nadejdzie, księgowy może mieć znaczenie dla wielu firm.

Jakie są korzyści z zatrudnienia księgowego dla Twojej małej firmy?

Księgowi przynoszą do stołu specjalistyczną wiedzę, umiejętności i szkolenia. Przepisy podatkowe i sytuacja finansowa nieustannie się zmieniają, a zatrudniając eksperta, który Ci pomoże, Twoja firma będzie lepiej przygotowana do odnoszenia większych sukcesów w nadchodzącym roku. Główne korzyści to:

Ekspertyza

Dobre usługi księgowe mogą stworzyć finansowe fundamenty Twojej firmy, a zatrudnienie profesjonalisty to jedyny sposób, aby upewnić się, że fundament jest solidny. Im szybciej podejmiesz ten krok — nawet zlecisz profesjonalne usługi księgowe — tym lepiej Twoja firma będzie przygotowana na nieprzewidziane kłopoty finansowe.

Twój księgowy może pomóc Ci zrobić wiele rzeczy, aby rozwinąć Twój biznes, a także wyjaśnić, czy teraz jest naprawdę dobry czas na rozwój. Robią to, tworząc prognozy finansowe, ustalając budżet biznesowy i pracując nad strategiami zaprojektowanymi, aby pomóc Ci osiągnąć cele biznesowe i finansowe, do których dążysz.

Koszt

Outsourcing księgowego to wysoce opłacalna metoda uzyskania fachowej porady i spersonalizowanej uwagi wykwalifikowanego księgowego. Według Northwest Staffing Resources, pracownik etatowy może w rzeczywistości kosztować około 57% więcej niż jego rzeczywista pensja z powodu takich świadczeń, jak ubezpieczenie zdrowotne, zwolnienia chorobowe i urlopy. Tak więc roczna pensja w wysokości 50 000 USD na papierze może przełożyć się na rzeczywisty koszt w wysokości 78 500 USD. Z drugiej strony księgowy zlecony na zewnątrz kosztuje około 36 000 USD rocznie.

Ochrona

Nie bez powodu księgowi są wysoko wykwalifikowanymi profesjonalistami. Praca, którą wykonują, musi być precyzyjnej jakości, aby uchronić ciebie i twoją firmę przed kłopotami z wujkiem Samem. IRS nie lubi, gdy pomija się szczegóły, popełnia błędy w obliczeniach lub informacje nie są całkowicie dokładne. Profesjonalny księgowy zmniejsza ryzyko pomyłek, a właściwy księgowy będzie stał za świadczoną przez niego usługą.

Jeśli zdecydujesz się zatrudnić księgowego operacyjnego, który jest bardziej zaangażowany w codzienną działalność Twojej firmy, oto kilka sposobów, w jakie może on pomóc Twojej firmie:

• Zarządzaj codziennymi finansami, aby upewnić się, że są one zgodne z prawem w Twoim stanie
• Przeprowadzaj audyty, aby odkryć oszczędności związane z pracownikami, operacjami i dostawcami
• Zarządzaj listą płac każdego miesiąca
• Przygotuj podatki — w tym podatki pracownicze, podatki od kontrahentów, potrącenia z wynagrodzeń — i stwórz odpowiednie raporty finansowe
• Stwórz sieć bezpieczeństwa finansowego, aby chronić firmę w przypadku katastrofy lub tragedii

Wraz z rozwojem firmy księgowi mogą również pełnić inne role, takie jak udzielanie porad dotyczących tworzenia nowych możliwości rozwoju, pomaganie w ochronie firmy przed audytami oraz, w razie potrzeby, przechodzenie z Tobą przez proces audytu. Ponadto mogą pomóc zidentyfikować problematyczne obszary w Twojej firmie, stworzyć nowy plan, aby kontrolować finanse i współpracować z wierzycielami w celu ustalenia planów płatności, które obniżą opłaty odsetkowe i zlikwidują zastawy.

Gdzie szukać odpowiedniego księgowego?

Kiedy w końcu podejmiesz decyzję o zatrudnieniu idealnego księgowego dla swojej firmy, następnym krokiem jest znalezienie puli księgowych, z której możesz czerpać korzyści. Masz do dyspozycji kilka możliwości:

• Polecenia od znajomych i rodziny — przed skorzystaniem z tej drogi pamiętaj, że księgowy, który prowadzi księgowość osobistą dla przyjaciela lub krewnego, może nie być odpowiednią osobą do obsługi Twoich potrzeb księgowych. To nie znaczy, że ta osoba nie będzie odpowiednim księgowym. Oznacza to, że przed zatrudnieniem tego księgowego musisz poszukać dodatkowych informacji.
• Nawiązuj kontakty z innymi profesjonalistami — zdziwiłbyś się, że w Twojej społeczności są wykwalifikowani i utalentowani profesjonaliści, których możesz spotkać na takich wydarzeniach, jak funkcje Izby Handlowej lub inne małe organizacje biznesowe w Twojej społeczności.
• Organizacje zawodowe CPA w twoim stanie — Amerykański Instytut CPA posiada główną listę organizacji zawodowych CPA w każdym stanie USA. Na tej liście możesz znaleźć CPA, które znajdują się nie tylko w Twoim stanie, ale także w Twoim mieście. Możesz jeszcze bardziej zawęzić wyszukiwanie według dziedzin wiedzy, aby zebrać ładną listę potencjalnych CPA do rozmowy kwalifikacyjnej.

Pytania, które należy zadać potencjalnym księgowym

Nigdy nie jest mądrze iść z pierwszym księgowym, z którym się spotkasz — przynajmniej dopóki nie przeprowadzisz wywiadu z kilkoma innymi. Podczas rozmowy z księgowym chcesz zwrócić uwagę na kilka rzeczy, w tym na to, jak dobrze odnosisz się do niego na poziomie osobistym. W końcu jest to osoba, z którą masz nadzieję współpracować, aby rozwijać swój biznes na lata.

Inną rzeczą, na którą musisz zwrócić uwagę, jest to, jak dobrze księgowy odpowiada na Twoje pytania. Czy jest niejasny, protekcjonalny, nadmiernie poważny czy niewystarczająco poważny? Oprócz tego, jak czujesz się księgowy, oto pytania, na które zdecydowanie potrzebujesz odpowiedzi:

• „Jakie masz doświadczenie w pracy z małymi firmami, freelancerami lub przedsiębiorcami [w zależności od tego, co jest dla Ciebie odpowiednie]?”
• „Ile masz doświadczenia w pracy w mojej branży?”
• „Czy oferujecie coś więcej niż tylko usługi podatkowe?”
• „Jakie usługi świadczycie?”
• „Jakie są opłaty za różne usługi?”
• „Jak oceniane są twoje opłaty?”
• „Czy jesteś CPA?”
• „Z kim będę pracować?” (Chcesz się upewnić, że masz możliwość przeprowadzenia rozmowy z konkretną osobą, z którą będziesz pracować w firmie i że jesteś w stanie nawiązać z nią kontakt.)
• „Jak duży dostęp będę miał do ciebie?”

Ostatecznie idealny księgowy dla Twojej firmy to taki, który spełnia wszystkie poniższe kryteria:

• Wykwalifikowani do wykonania pracy
• Doświadczony i zdolny do pracy z małymi firmami
• Rozumie wyzwania finansowe firm w Twojej konkretnej branży
• Odpowiada na Twoje pytania i zapewnia dostęp do Ciebie
• Oferuje usługi, których potrzebujesz teraz i usługi, których możesz pragnąć w przyszłości
• Mieści się w Twoim budżecie

Po znalezieniu księgowego, który spełnia wszystkie te potrzeby, znalazłeś idealnego księgowego dla swojej firmy!