Jak poprawić efektywność operacyjną w 5 prostych krokach

Niezależnie od tego, czy jesteś z małej firmy, firmy o ugruntowanej pozycji, menedżera czy pracownika, zrozumienie i poprawa wydajności operacyjnej może pomóc Tobie i Twojemu zespołowi odnieść sukces. W tym artykule przeanalizujemy definicje i korzyści płynące z efektywności operacyjnej, podamy wskazówki, jak ją poprawić, oraz przedstawimy niektóre kluczowe sposoby zwiększenia wydajności operacyjnej przy minimalnym wysiłku.

Zanurzmy się więc i zacznijmy od poprawy wydajności operacyjnej.

Co to jest efektywność operacyjna

Efektywność operacyjna to skuteczność i zaradność, z jaką firma lub organizacja wytwarza towary lub usługi. Jest miarą tego, jak dobrze firma wykorzystuje swoich ludzi, sprzęt i procesy w celu uzyskania pożądanej wydajności. W skrócie – to jak dobrze Twoja firma robi to, co robi.

Efektywność operacyjna jest często wykorzystywana do oceny, jak dobrze operacje wewnętrzne firmy, łańcuch dostaw i systemy dystrybucji funkcjonują razem jako nadrzędny system. Wysoka wydajność operacyjna często oznacza lepsze ogólne wyniki biznesowe i może znacząco wpłynąć na rentowność i konkurencyjność.

Aby firma była wydajna operacyjnie, musi:

• Być w stanie produkować towary lub usługi na najwyższym możliwym poziomie Zminimalizuj ilość odpadów i blokady dróg
• Usprawnij procesy, aby zmaksymalizować wykorzystanie zasobów
• Stale ulepszaj, dostosowując się do zmieniających się warunków biznesowych.

Efektywność operacyjna jest często oceniana za pomocą wskaźników, takich jak koszt jednostkowy, czas cyklu i produkcja na jednostkę wsadu. Poprawiając te kluczowe wskaźniki, firmy mogą zwiększyć swoją efektywność operacyjną i obniżyć koszty, co skutkuje poprawą rentowności i konkurencyjności.

Dlaczego wydajność operacyjna jest ważna

Efektywność operacyjna gwarantuje, że Twoja organizacja może wytworzyć pożądane produkty przy użyciu jak najmniejszej liczby zasobów. Wydajność operacyjna jest ważna, ponieważ pozwala zaoszczędzić pieniądze, zwiększyć produktywność i poprawić zadowolenie klientów.

Przyjrzyjmy się więc najczęstszym powodom, dla których konieczna jest wydajność operacyjna:

Oszczędności

Usprawniając procesy i minimalizując błędy, organizacje mogą lepiej wykorzystywać swoje zasoby i przestać wydawać pieniądze na zasoby i procedury, które nie przynoszą korzystnego zwrotu.

Zwiększona produktywność

Identyfikując i eliminując wąskie gardła i nieefektywności, organizacje mogą zwiększyć szybkość i wydajność swoich operacji, co prowadzi do wyższej produktywności.

Poprawa satysfakcji klienta

Redukując czas oczekiwania i błędy, organizacje mogą poprawić jakość obsługi klienta i zwiększyć jego zadowolenie.

Przewaga konkurencyjna

Organizacje, które działają efektywnie, mogą oferować niższe ceny i lepszą obsługę, co daje im przewagę konkurencyjną na rynku.

Inteligentna alokacja zasobów

Bardziej efektywnie wykorzystując zasoby, organizacje mogą zmniejszyć swój wpływ na środowisko i pomóc w ochronie cennych zasobów.

Poprawa Inwestycji

Portfele inwestycyjne można znacznie ulepszyć dzięki wydajności operacyjnej i zapewnieniu większych możliwości na przyszłość Twojej firmy.

Korzyści z wydajności operacyjnej

Efektywność operacyjna przynosi firmom wiele korzyści. Ponieważ popyt ze strony klientów pozostaje największym motorem napędowym w większości dziedzin działalności, poprawa wydajności operacyjnej pozwala Twojej firmie zachować elastyczność w zakresie zmieniających się potrzeb rynkowych. Zamiast reagować na trendy, sprawne operacyjnie firmy kontrolują przebieg dyskusji i wyprzedzają konkurencję.

Przyjrzyjmy się więc kilku korzyściom, jakie odniesie Twoja firma, jeśli zainwestuje w efektywność operacyjną.

Wyższe utrzymanie klientów

Retencja klientów może znacznie wzrosnąć. Firmy sprawne pod względem operacyjnym szybciej przetwarzają klientów, pełniej obsługują klientów i sprawniej zaspokajają zmieniające się potrzeby rynku.

Lepsza elastyczność biznesowa

Tworzenie adaptowalnych systemów, ujednolicenia, procedur i procesów to ogromna część wydajności operacyjnej. Elastyczność biznesowa oznacza wspieranie wysiłków w pracy, lepsze zarządzanie współpracą w zespole i podejmowanie inteligentnych decyzji.

Rozszerzenie usługi

Obniżone koszty i usprawnione procesy operacyjne zapewniają przestrzeń do rozwoju i rozszerzania usług biznesowych. Sprawne pod względem operacyjnym firmy wykorzystują dane i analizy do wskazywania niezaspokojonych potrzeb rynkowych, tworzenia lepszych i rozszerzonych usług (lub produktów) w celu zaspokojenia tych potrzeb.

Korzyści mówią same za siebie. Ale jak możesz poprawić efektywność operacyjną swojej organizacji? Czytaj dalej aby się dowiedzieć.

Jak poprawić efektywność operacyjną w 5 krokach

Poprawa wydajności operacyjnej może być złożonym i ciągłym procesem, ale jest kilka kluczowych kroków, które można wykonać od razu, aby rozpocząć.

Zidentyfikuj obszary wymagające poprawy

Pierwszym krokiem w poprawie efektywności operacyjnej jest identyfikacja obszarów, w których organizacja marnuje zasoby lub procesy są nieefektywne. Można to zrobić poprzez analizę danych i wizualizację danych, z dyskusją na temat metryk, które przynoszą najwięcej wglądu.

Wyznacz jasne cele i cele

I dostosuj swoje cele wokół nich. Mając na uwadze wynik końcowy, można znaleźć efektywność operacyjną, która umożliwi osiągnięcie tych wyników. Wyznaczone cele i cele powinny być konkretne, mierzalne, osiągalne, istotne i określone w czasie (SMART) . Cele SMART zapewniają, że Twoja organizacja koncentruje się na właściwych ulepszeniach i może śledzić swoje postępy. Aby zobaczyć, jak zastosować zasady celów SMART, przejdź do naszego artykułu tutaj.

Usprawnij procesy

Po ustaleniu celów i zadań następnym krokiem jest określenie sposobów usprawnienia procesów. Może to obejmować reorganizację przepływów pracy. Wielu menedżerów operacyjnych korzysta z kompleksowych narzędzi do cyfrowego miejsca pracy, które obsługują śledzenie wielu projektów i współpracę zespołową z danymi na pierwszym planie.

Zaufaj technologii

Postępy w technologii często mogą pomóc organizacjom poprawić efektywność operacyjną. Może to obejmować wykorzystanie automatyzacji, sztucznej inteligencji i analizy danych w celu usprawnienia procesów i zaoszczędzenia czasu.

Bieżący przegląd

Ważne jest regularne monitorowanie postępów w kierunku poprawy efektywności operacyjnej. Osiąganie niezwykłych wyników NIE jest czynnością typu „ustaw i zapomnij”. Wymaga ciągłej adaptacji, poprawiania i mierzenia. Przeprowadzaj regularne oceny procesów i operacji oraz ściśle angażuj swój zespół w analizę tych wskaźników.

Jak mierzyć efektywność operacyjną

Aby poprawić efektywność operacyjną, należy ją regularnie mierzyć i analizować. Oczywiście jego mierzenie zależy od konkretnych celów i zadań organizacji. To powiedziawszy, niektóre typowe wskaźniki pomiaru wydajności operacyjnej obejmują:

• Koszt na jednostkę : ta miara mierzy koszt wytworzenia każdej jednostki produktu lub usługi. Niższy koszt jednostkowy może wskazywać, że organizacja bardziej wykorzystuje swoje zasoby
• Produktywność : Produktywność mierzy wynik organizacji w stosunku do jej wkładu. Można to obliczyć jako stosunek produkcji do wkładu lub jako całkowitą wartość produkcji wyprodukowanej na jednostkę wkładu.
• Czas przerobu : Czas przerobu mierzy czas potrzebny do wytworzenia produktu lub usługi, od początku do końca. Krótszy czas realizacji może wskazywać, że organizacja efektywniej wykorzystuje swoje zasoby.
• Zwrot z inwestycji (ROI) : ROI mierzy rentowność inwestycji. Inwestowanie w wewnętrzne zasoby, narzędzia i oprogramowanie, z których mogą korzystać Twoje zespoły, może często bezpośrednio skutkować wyższą rentownością.

Pomocne jest śledzenie kombinacji powyższych wskaźników, aby uzyskać pełniejszy i bardziej szczegółowy obraz wydajności operacyjnej organizacji. Jedna metryka zawsze może być zbiegiem okoliczności. Dwie lub więcej metryk są bardziej wartościowe do analizy.

Doskonałym narzędziem używanym przez wielu menedżerów operacyjnych do mierzenia rzeczy, które mają największe znaczenie dla ich organizacji, jest wszechstronne cyfrowe miejsce pracy. Na przykład, jeśli organizacja ma cele w zakresie lepszej współpracy zespołowej i analizy danych, cyfrowe miejsce pracy, takie jak Slingshot, może szybko zidentyfikować obszary wymagające wzrostu. Oto jak:

Usprawnij komunikację i współpracę

Cyfrowe miejsce pracy zapewnia jedno centrum komunikacji i współpracy, umożliwiając zespołom łatwe udostępnianie informacji, wspólną pracę nad projektami i otrzymywanie aktualnych informacji o statusie zadań. Może to pomóc poprawić wydajność i odpowiedzialność przepływów pracy oraz skrócić czas i wysiłek potrzebny do wykonania zadań.

Zwiększ wykorzystanie danych

Cyfrowe miejsce pracy może stanowić centralne repozytorium danych, umożliwiając zespołom łatwy dostęp do danych i udostępnianie ich w razie potrzeby. Może to pomóc zespołom w podejmowaniu bardziej świadomych decyzji i zwiększeniu wydajności ich pracy bez przełączania aplikacji i tracenia czasu.

Monitoruj i śledź postępy

Cyfrowe miejsce pracy może zapewniać narzędzia do śledzenia i monitorowania postępów, takie jak oprogramowanie do zarządzania projektami, śledzenie zadań i analiza danych. Może to pomóc organizacjom lepiej zrozumieć ich efektywność operacyjną i zidentyfikować obszary wymagające poprawy.

Zwiększ bezpieczeństwo i zgodność

Cyfrowe miejsce pracy poprawia bezpieczeństwo i zgodność z narzędziami do zarządzania dostępem do danych i dokumentów. Może to pomóc chronić poufne dane i zapewnić, że organizacja działa zgodnie z przepisami.

Slingshot to wszechstronne narzędzie ze wszystkimi funkcjami potrzebnymi do stworzenia wszechstronnego procesu poprawiającego efektywność operacyjną Twojej organizacji. Zacznij od bezpłatnego okresu próbnego i przekonaj się sam.