Przewodnik po tym, jak zarządzać zdalnym zespołem

Praca zdalna to od kilku lat gorący temat.

W rzeczywistości raport Gallupa dotyczący stanu amerykańskiego miejsca pracy wykazał, że około 43% pracowników w Stanach Zjednoczonych pracuje zdalnie. A ponieważ liczba ta stale rośnie, menedżerowie uznają, że muszą podnieść poziom zaangażowania pracowników, których ledwo znają lub widują; to gigantyczne, wymagające zadanie. Zwłaszcza jeśli zaangażowanie i komunikacja między kierownikiem a pracownikiem jest niska, wpłynie to bezpośrednio na poziom produktywności.

Dlatego w związku z niedawną pandemią firmy, które nie brały jeszcze pod uwagę pracy zdalnej, musiały szybko myśleć i dostosowywać się do nowego otoczenia. Przygotowanie pracowników do pracy z domu było dość łatwe w ciągu kilku dni. Jednak efektywne zdalne zarządzanie zespołami stało się zupełnie nową dynamiką.

Wielu menedżerów martwiło się o produktywność, ponieważ pracownicy przeszli do pracy z domu. Jednak badanie przeprowadzone na Uniwersytecie Stanforda wykazało, że „ wzrost produktywności wśród pracowników zdalnych odpowiada dodatkowemu dniu na osobę tygodniowo” . A pracownicy zdalni są średnio mniej narażeni na wypalenie i pod wieloma względami bardziej zaangażowani niż pracownicy wewnętrzni”.

Niezależnie od tego, czy Twoja firma ma trzech, 30 czy 300 pracowników zdalnych, ważne jest, aby wiedzieć, jak zarządzać zdalnym zespołem. Kiedy masz dobre pojęcie o tym, jak skutecznie zarządzać pracownikami zdalnymi, tworzysz silną kulturę firmy, przyciągasz największe talenty i zatrzymujesz to, co najlepsze z zespołu wewnętrznego dla pracowników zdalnych.

Pobierz Management Staff Remote: The Complete Guide (eBook) za darmo!

Jeśli interesują Cię wskazówki, przewiń w dół, ale jeśli chcesz zdobyć więcej wiedzy na temat tego, z czym masz do czynienia, spójrz na te wyzwania.

Wyzwania zarządzania pracownikami zdalnymi

Masz do czynienia z całym zestawem nowych wyzwań, gdy masz zdalnych pracowników, a większość z nich może nie być tym, do czego jesteś przyzwyczajony, gdy wszyscy są w tym samym biurowcu. Dlatego musisz dostosować sposób, w jaki zwykle zajmujesz się sprawami w biurze, ponieważ nie zawsze będzie to dobrze przekładać się na zdalny zespół.

Oto najczęstsze wyzwania, z którymi będziesz musiał się zmierzyć:

• ograniczona komunikacja, która często prowadzi do nieporozumień, z kierownictwem i współpracownikami
• brak spójności z zespołem
• ustalając harmonogramy, nie ma od 9 do 17
• brak jasnych zadań i ról
• szanując czas każdego pracownika
• ograniczenia techniczne, takie jak brak dostępu do firmowego komputera lub poczty elektronicznej
• trudne do śledzenia wydajności pracowników zdalnych
• niski poziom zaangażowania
• brak kultury firmy

Kiedy zarządzasz zdalną siłą roboczą, musisz znać wyzwania, przed którymi stoisz, aby w ten sposób być przygotowanym na wszystko, co stanie na Twojej drodze. Nasz przewodnik przeprowadzi Cię przez przezwyciężenie tych wyzwań i zapewni narzędzia, o których nie wiedziałeś, że są potrzebne.

Najlepsze praktyki efektywnego zarządzania pracownikami zdalnymi

W przypadku pracowników zdalnych musisz upewnić się, że używasz narzędzi, które znają. Na przykład Zoom do wideo, komunikacja twarzą w twarz może pomóc w zaangażowaniu. Podczas gdy Slack lub Google Hangouts pomagają pozostać w kontakcie w czasie rzeczywistym. Ale jeśli jesteś gotowy, aby przenieść sprawy na wyższy poziom i zapewnić pracownikom zdalnym wszystko, czego potrzebują do odniesienia sukcesu, potrzebujesz aplikacji mobilnej. Potrzebujesz aplikacji mobilnej stworzonej dla zdalnych pracowników bez biurka — Connecteam.

Kluczowe funkcje, które doceniają i potrzebują zdalni pracownicy:

• Zaangażowanie pracowników, ogłoszenia i najnowsze wiadomości: Zaangażuj swoich pracowników, udostępniając częste aktualizacje dotyczące osiągania celów firmy, przekraczania celów itp. I świętuj historie sukcesu za pomocą zdjęć, filmów, historii i wielu innych.
• Ankiety, pole sugestii i ankiety na żywo: zdobywaj informacje na podstawie ankiet wewnątrz organizacji, twórz pole sugestii, aby uzyskać opinie i spostrzeżenia bez zadawania pytań twarzą w twarz. Zachęć do polityki otwartych drzwi, aby pracownicy mogli swobodnie zgłaszać swoje pomysły działowi HR i kierownictwu.
• Czat grupowy pracowników lub swobodna komunikacja: wysyłaj wiadomości w całej firmie w dowolnym miejscu i czasie. Pozwól pracownikom angażować się poprzez polubienie, komentowanie i bycie częścią rozmowy. Korzystaj z ogłoszeń jednokierunkowych lub zarządzania treścią.
• Łatwe udostępnianie plików i wdrażanie: wysyłaj zdjęcia, GIF-y, filmy, notatki audio, podręczniki szkoleniowe, formularze, dokumenty, zasady firmy i wiele więcej w czasie rzeczywistym. Wszystko to można zrobić z poziomu bezpłatnej aplikacji. Twórz biblioteki multimediów i kursy do zdalnego wdrażania lub szkol obecnych pracowników w zakresie nowych zasad.
• Dokumenty cyfrowe: Gotowe do podpisania formularze bez papieru, podręczniki dla pracowników, listy kontrolne, zasady obecności i nie tylko.

Connecteam jest tak łatwy w użyciu, że nawet pracownicy nieobeznani z technologią mogą wdrożyć się w ciągu kilku minut. Connecteam został zaprojektowany dla firm bez biurek, więc nie jest potrzebne szkolenie w zakresie korzystania z aplikacji do czatu zespołowego — zarejestruj się w mniej niż 5 minut i zacznij korzystać z aplikacji.

„Jeśli jako menedżer nie stworzysz dobrych, otwartych kanałów komunikacji, pracownik zdalny poczuje się, no cóż,„ zdalny ”i zapomniany” — powiedział Keith Ferrazzi, założyciel i dyrektor generalny Ferrazzi Greenlight.

Deborah Goldstein z DRIVEN Professionals wyjaśnia, że ​​aby zarządzać produktywnym zespołem zdalnym, potrzebna jest skuteczna strategia komunikacji.

• Mieć kilka cotygodniowych formalnych „odpraw”
• Ustawiaj miesięczne, kwartalne i roczne cele wydajności
• Jasno określ oczekiwania i wymagania dotyczące zadań, takie jak parametry, terminy i metryki
• Ustal, z których kanałów korzystać, takich jak czaty jeden na jeden, spotkania zespołu lub otwarte fora, w których można przesyłać opinie i pomysły

Angażując się w działania związane z budowaniem zespołu, budujesz i pielęgnujesz relacje, które bezpośrednio prowadzą do lepszej retencji, wyższej produktywności oraz ogólnego zadowolenia i szczęścia pracowników.

Badania pokazują, że pracownicy zdalni mają znacznie słabsze relacje ze swoimi współpracownikami niż pracownicy pracujący w firmie.

Menedżerowie muszą zatem angażować się w regularne spotkania towarzyskie zespołu, aby budować relacje międzyludzkie oraz budować zaufanie i integrację z całym zespołem. Ponieważ pracownicy zdalni są bardziej zaangażowani, pozytywnie wpływają na kulturę firmy.

Bez względu na rodzaj lub wielkość firmy potrzeba czasu i kilku składników, aby stworzyć pozytywną kulturę firmy, taką jak zatrudnianie najlepszych ludzi, zachęcanie do zdrowej i regularnej komunikacji oraz przekazywanie kultury w całej firmie. W zależności od tego, w jakiej kulturze firmy chcesz żyć, musisz być proaktywny w przekazywaniu jej swojemu zespołowi zdalnemu.

Miej plan, którego przestrzegasz religijnie, w przeciwnym razie Twoi zdalni pracownicy tak naprawdę nie poczują związku z kulturą firmy. Na przykład chwalisz się otwartą komunikacją, ale jako menedżer nigdy nie jesteś dostępny, aby porozmawiać o sklepie, a potem trochę. To, co musisz zrobić, to utrzymać wirtualną politykę otwartych drzwi, aby zachęcić zdalny zespół do komunikowania się z Tobą w dowolnym momencie. Kiedy ten sposób myślenia i plan działania zostaną wprowadzone do kultury Twojej firmy, zarządzanie zdalnymi pracownikami stanie się łatwiejszym zadaniem.

Zdalni pracownicy często czują się niewidzialni. Menedżerom łatwiej jest rozpoznać pracowników, którzy są w firmie, ponieważ przebywają z nimi przez pięć dni w tygodniu. Nie dotyczy to jednak pracowników zdalnych. Podczas spotkań, za pośrednictwem ogólnofirmowych aktualizacji i ogłoszeń lub za każdym razem, gdy nadarzy się okazja, pozdrów swój zdalny zespół. Pochwal się swoimi osiągnięciami, wspomnij, że brali udział w udanej sprzedaży, podziel się życzeniami urodzinowymi lub rocznicowymi i tak dalej.

Nie tylko poprawisz produktywność i zwiększysz zaangażowanie. Pokazujesz swoim pracownikom zdalnym, że Ci zależy i doceniasz ich ciężką pracę. Jak mówi przysłowie: „trochę zajdzie daleko”.

Mark Mortensen, profesor nadzwyczajny ds. zachowań organizacyjnych w INSEAD, powiedział: „Szkodliwe publiczne pochwały i wyrazy uznania dla pracowników zdalnych pomagają upewnić się, że ich praca jest doceniana i jest to sygnał dla współpracowników, że dają z siebie wszystko”.

„To, co sprawia, że ​​dystans między współpracownikami wydaje się dystansem, to opóźnienie w komunikacji. Jeśli wyślę wiadomość do kogoś, kto mieszka kilka godzin dalej, a on nie odpowie przez kilka godzin, będę żałował, że nie pracowaliśmy w tym samym pokoju, żebyśmy nie musieli sobie z tym radzić. Ale jeśli za każdym razem, gdy wysyłam im wiadomość, odpowiadają natychmiast, to jest tak samo, jakbyśmy oboje byli razem w biurze”. – mówi Kellan, Customer Experience w BambooHR

Upewnij się, że Twój kalendarz jest aktualny i zaznaczaj w nim daty, kiedy nie jesteś w biurze lub nie jesteś dostępny. Poinformuj pracowników, kiedy będziesz w strefie pracownika zdalnego.

Poproś swoich zdalnych pracowników, aby zrobili to samo. Jeśli są określone godziny i dni, w których nie są dostępne, powinni Cię o tym wcześniej powiadomić. Często niedostępność jest spowodowana przyczynami osobistymi, takimi jak opieka nad dziećmi lub wizyty u lekarza. Otrzymując poradę, nie będziesz próbował do nich dotrzeć w tym czasie.

Ponadto, jeśli organizujesz spotkania, w których pracownik zdalny nie może uczestniczyć, nagraj je, aby mogli nadrobić zaległości w późniejszym czasie.

Najlepsi menedżerowie budują zaufanie poprzez indywidualizację, nigdy nie łamiąc obietnic, prosząc o opinie i angażując się w częste rozmowy – zwłaszcza w przypadku czatu wideo, który buduje linię wzroku i zachęca do zaufania.

„Wiedza, do kogo zwrócić się o pomoc, zwiększa produktywność i wspomaga rozwój, ale pracownikom zdalnym brakuje tej perspektywy. Menedżerowie, którzy stają się pełnomocnikami w sieci swoich pracowników zdalnych, okazują się zarówno godni zaufania dla pracownika, jak i niezbędni dla jego sukcesu”.

„Podczas zatrudniania pracowników zdalnych ważne jest, aby zarządzać oczekiwaniami i koncentrować się na celach. Nie martw się tak bardzo o to, co się dzieje. Zamiast tego skoncentruj się na tym, co jest osiągane. Jeśli realizujemy nasze cele, to świetnie. Jeśli nie, musimy dokładniej przyjrzeć się sytuacji. Chodzi o osiągnięcia, a nie o aktywność”. – Donald Kapelusznik, Donald Kapelusznik Inc.

Kiedy wyznaczasz i rozwijasz cele oraz jasno określasz swoje oczekiwania, to właśnie ma znaczenie. Nie skupiaj się wyłącznie na tym, ile Twój pracownik zdalny zrobił w ciągu jednego dnia roboczego. Spójrz na szerszy obraz, czy osiągają cele? Czy wyciągają rękę, jeśli utkną i będą potrzebować pomocy? Czy są dostępne i biorą na siebie większą odpowiedzialność? Co osiągnęli?

Nie ma potrzeby mikrozarządzania każdym zadaniem i zadawania pytań pracownikowi, w końcu po zbudowaniu i ustanowieniu zaufania potrzeba zadawania pytań pracownikowi znika.

„Świat szybko zmienia się w kierunku siły roboczej zainteresowanej nauką i rozwojem umiejętności, a nie stabilnością. Praca przez 30 lat w tej samej firmie przeszła drogę dodo. Osobiście interesuję się celami edukacyjnymi i życiowymi mojego zespołu, a podczas naszych spotkań często poświęcam chwilę na powiązanie ich zainteresowań z celami mojej firmy. Zaangażowanie i wydajność pozostają na znacznie wyższym poziomie”. – Tina Dietz, StartSomething Creative Business Solutions

Podsumowanie zarządzania zdalnymi pracownikami

Praca z pracownikami zdalnymi nie jest czymś, czego należy się bać, zwłaszcza że staje się coraz bardziej popularna. Amazon, Capital One i American Express to tylko niektóre z większych firm, które zmierzają w kierunku pracy zdalnej. Badania pokazują, że 91% pracowników cieszy się lepszą równowagą między życiem zawodowym a prywatnym podczas pracy zdalnej. Poziom stresu spadł, a dzięki tym liczbom praca zdalna jest drogą naprzód.

Dzięki szczęśliwszym pracownikom zarządzanie nimi staje się o wiele łatwiejsze. Menedżerowie z czasem rozwijają swoją rolę, która sprowadza się do zrozumienia relacji między kierownikiem a pracownikiem jako kluczowego składnika sukcesu. Twój zespół to Twój chleb powszedni. Bez skutecznego zespołu nie dojedziesz do mety. Zamiast tego skup się na efektywnym zarządzaniu zdalnym zespołem, aby uczynić go swoim największym atutem. Nie uwierzysz, jak wiele możesz osiągnąć, gdy zapewniona zostanie właściwa komunikacja. Twoi pracownicy będą do Ciebie dzwonić, umawiać spotkania i informować o postępach w pracy. Bądź menedżerem, którym wszyscy się zachwycają.