Jak zarządzać konfliktem w zdalnym zespole — 16 sposobów

Zarządzanie konfliktem jest dość trudne w miejscu pracy, ale jest to bardzo przydatna umiejętność dla liderów i menedżerów.

Dodaj do tego napięcie związane z pracą zdalną, a konflikt może stać się poważnym problemem, jeśli nie zostanie odpowiednio rozwiązany.

Bez interakcji twarzą w twarz jeden źle sformułowany e-mail lub luźna wiadomość w niewłaściwym wątku może wywołać katastrofę wśród współpracowników.

Konfliktów w miejscu pracy nie da się uniknąć, ale trzeba nimi zarządzać i je rozwiązywać, bo inaczej staną się znacznie większym problemem.

Czasami konflikt może być dobrą rzeczą. Pozwala ludziom wyrazić swoje zdanie i wskazać problemy, które ich zdaniem należy rozwiązać.

1. Znajdź wszystkich na tej samej stronie

Podczas osobistej pracy z zespołami i grupami upewnienie się, że wszyscy rozumieją projekt i miejsce, w którym się mieszczą, może być sporym wyzwaniem.

W odległych środowiskach może to być zupełnie inna bestia. Pracownicy często czują się jeszcze bardziej odłączeni, a dezinformacja i zamieszanie mogą rozprzestrzeniać się lotem błyskawicy.

Praca zdalna może czasem być wyzwaniem, zwłaszcza bez usług, które usprawniają cały proces. Usługi takie jak Can I Work From Here pomagają ludziom zdobyć umiejętności i zrozumienie pracy zdalnej.

Podczas pracy z ludźmi w przestrzeni wirtualnej nadmierne proszenie i nadmierne potwierdzanie to kluczowe metody gwarantujące, że nic nie zostanie źle zrozumiane przez SMS-a lub e-mail.

2. Umowy zespołowe

Tworzenie umów zespołowych gwarantuje, że nie pojawią się konflikty dotyczące niektórych aspektów Twojej pracy i sprawi, że wszyscy w zespole zgodzą się na projekt.

Konfigurując umowę zespołową, możesz sformułować pytania, które wymagają odpowiedzi, jak będzie przebiegać projekt lub zadania.

Jakich informacji potrzebujesz do projektów lub zadań? Kto komunikuje się z kim? A kto co robi? Oto przydatne pytania, na które należy odpowiedzieć.

Podczas pracy ze zdalnymi zespołami założenia i zamieszanie mogą prowadzić do absolutnego chaosu. Umowy zespołowe mają na celu maksymalne ograniczenie tego zjawiska.

Ograniczenie założeń dotyczących informacji, współpracy i komunikacji pozwoli zaoszczędzić tyle czasu, który zostałby poświęcony na konflikty lub zamieszanie.

3. Mentalność firmy nawet przy pracy zdalnej

Kultura pracy zdalnej będzie się różnić od pracy w budynku firmy, ponieważ stworzenie środowiska pracy w domu może być trudne.

Dlatego tak ważne jest, aby zachować wartości firmy i mentalność miejsca pracy, gdy Twoi pracownicy pracują z domu.

To, że pracownicy pracują z dala od biura, nie oznacza, że ​​wartości i praktyki firmy zanikają.

Zarządzanie reputacją online w małej firmie może być wyzwaniem. W przypadku pracowników, którzy pracują zdalnie, utrzymanie poczucia biznesu i wizerunku firmy może być wyzwaniem.

Utrzymanie pracowników w mentalności firmy jest kluczowym czynnikiem utrzymania wszystkich razem jako firma, zapewniając, że rozumieją oni, że praca wciąż musi zostać wykonana.

Organizowanie codziennych spotkań, na których poszczególne osoby stoją i dzielą się informacjami, to świetny sposób na zapewnienie, że wszyscy pozostaną skoncentrowani na pracy.

Na tym spotkaniu wszyscy dzielą się pracą, którą już wykonali, wyzwaniami, przed którymi mogą stanąć i planami na dany dzień.

4. Rozwiązuj problemy jak najszybciej

Konflikt niekoniecznie zaczyna się od krzyków i przekleństw. Konflikty często zaczynają się na mniejszą skalę, z niewielkimi różnicami.

Te drobne różnice lub małe konflikty narastają z czasem i przekształcają się w znacznie większe problemy, jeśli nie zostaną natychmiast rozwiązane.

Bycie liderem zespołu lub grupy oznacza proaktywność w rozwiązywaniu konfliktów. Musisz zrozumieć, gdzie ludzie mają problemy i jak możesz rozwiązać problem.

Konflikt szybko eskaluje, a złe sytuacje mogą wymknąć się spod kontroli. Staraj się rozwiązywać problemy tak szybko, jak to możliwe, lub staraj się przede wszystkim zapobiegać ich powstawaniu.

5. Sprawdź osoby i zespoły

Zdalne zespoły i pracownicy wymagają większej uwagi niż ci w biurze. W przypadku pracy zdalnej rzeczy stają się bardzo rozłączne.

Sprawdzanie poszczególnych osób i zespołów gwarantuje, że każdy otrzyma tyle uwagi, ile potrzebuje. Pomaga również określić, czy załogi dobrze ze sobą współpracują.

Osoby mogą się nudzić i wypalać, pracując codziennie w domu, a nawet mogą zacząć zwalniać z powodu bardziej zrelaksowanego środowiska.

Wykonując regularne kontrole w prywatnych lub otwartych przestrzeniach, takich jak spotkania, w zależności od sytuacji, można sprawić, by pracownicy czuli się widziani i słyszani.

Zawsze warto pamiętać, że kontrole i prywatne rozmowy, sprawdzanie pracowników, zawsze powinny być przeprowadzane profesjonalnie.

6. Wyznacz jasne role, obowiązki i granice

Ogólnie rzecz biorąc, w zdalnych zespołach i grupach wszystko musi być jasne i zrozumiałe dla wszystkich zaangażowanych osób.

Wyznaczenie jasnych granic, ról i obowiązków gwarantuje, że wszyscy wiedzą, co mają robić.

Dla niektórych praca zdalna może być nowym środowiskiem lub koncepcją, więc nie zaszkodzi ustalić jasną strukturę i ramy dla projektu.

Przy tak wielu nowych modelach biznesowych online i możliwościach pracy zdalnej nauka pracy zdalnej staje się umiejętnością.

Upewnij się, że wszyscy wiedzą, jak potoczą się sprawy i wszyscy znają strukturę pracy zdalnej.

7. Pamiętaj o cechach osobistych

Osobowości w miejscu pracy mogą wywoływać konflikty w zależności od tego, jak ludzie wchodzą ze sobą w interakcje. Ludzie mają różne osobowości, które mogą ze sobą kolidować lub dobrze ze sobą współpracować.

W przypadku pracy zdalnej podczas tworzenia zespołów lub przydzielania ludzi do wspólnej pracy zawsze należy wziąć pod uwagę trzy rzeczy.

Zastanów się nad osobowością i cechami ludzi, ustal, czy będą dobrze ze sobą współpracować, i weź pod uwagę ich styl pracy.

Wiele badań sugeruje, że różni ludzie mają różne style pracy, co warto zauważyć jako lidera.

Rozważenie, czy ktoś pracuje w szybkim, czy wolnym tempie i jak może to wpłynąć na jego pracę w grupie, może pokazać, jak grupa będzie działać jako całość.

8. Rozpoznawaj osiągnięcia i porażki jako zespół

Morale i koleżeństwo odgrywają kluczową rolę w skutecznym zespole. Zespół z pozytywnym nastawieniem i dobrą atmosferą zawsze będzie mniej narażony na poważne konflikty.

Pracując z zespołami, musisz zachować synergię. Oznacza to, że grupa powinna funkcjonować jako całość.

Uznanie porażek i osiągnięć w grupie to dobry sposób na utrzymanie zespołu razem. Zespół, który wspólnie świętuje, zawsze osiąga lepsze wyniki.

Podkreślanie pozytywów i skupianie się na naprawianiu negatywów to doskonały sposób na zapewnienie dobrze funkcjonującego zespołu.

Kiedy jeden członek lub grupa w zespole coś osiąga, dobrze jest zaangażować wszystkich i dzielić się pozytywnym nastawieniem, aby zespół miał poczucie, że wygrał.

9. Zachęcaj do nieformalnych i formalnych interakcji

Zdalny zespół często może czuć się bardzo rozłączony w nieformalnych i formalnych warunkach. Warto zadbać o to, aby zespół dobrze ze sobą współpracował zawodowo, ale także poza miejscem pracy.

Jeśli atmosfera w grupie to praca, praca, praca przez cały czas, trudno ludziom cieszyć się tym, co robią i nie wypalić się.

Promując przyjazną rozmowę i nieformalne interakcje poza środowiskiem zawodowym, możesz stworzyć przyjemniejsze miejsce pracy i sprawić, by Twoi pracownicy byli bardziej pozytywnie nastawieni do tego doświadczenia.

Jeśli chodzi o pracę zdalną, nie ma miejsca na przerwy ani carpoolingu do pracy. Tak więc do liderów zespołów należy znalezienie sposobów na wprowadzenie społecznego i przyjaznego aspektu do pracy zdalnej.

Utrzymanie profesjonalizmu w miejscu pracy jest zawsze priorytetem i równie ważne jest tworzenie przyjaznych i towarzyskich sytuacji.

Wątki wiadomości lub rozmowy grupowe poświęcone tematom i rozmowom niezwiązanym z pracą to dobry sposób na zrobienie tego.

10. Kontynuacja po rozwiązaniu konfliktu

Idealnie byłoby zapobiegać konfliktom w miejscu pracy. Jednak gdy pojawia się konflikt, niezbędne jest podjęcie działań następczych po rozwiązaniu.

Podążanie za obiema stronami lub wszystkimi zaangażowanymi w konflikt może zbliżyć zespół po wszelkich problemach.

Często rozwiązanie nie przychodzi natychmiast po złych sytuacjach. Sprawy wymagają czasu, aby się uspokoić, a upewnienie się, że tak się stanie, jest niezbędne.

Upewnij się, że rozwiązanie wszelkich problemów idzie dobrze i że konflikt nie wybuchnie ponownie.

Pamiętaj, aby zaakceptować i wysłuchać wszelkich opinii, jakie mogą mieć ludzie. Sprawienie, by ludzie czuli się wysłuchani i uznani, jest najlepszą rzeczą, jaką można zrobić w przypadku konfliktu.

11. Regularne spotkania

Chociaż spotkania w biurze mogą wydawać się najgorszą rzeczą na świecie, są one niezbędne do funkcjonowania grupy w zespołach zdalnych.

W przypadku pracy zdalnej spotkania są ważniejsze niż kiedykolwiek. Zapewniają wszystkim dostęp do tej samej strony i umożliwiają interakcję w grupie.

Nadmierna komunikacja ma kluczowe znaczenie w warunkach pracy zdalnej ze względu na odległość i charakter rozłączenia.

W ustawieniach pracy zdalnej pracownikom trudniej jest poznać się nawzajem poza byciem „ludźmi, z którymi pracujesz”.

Spotkania nie muszą też ograniczać się tylko do „biznesu”. Okazjonalne spotkania podsumowujące lub integracyjne mogą być równie ważne.

Jako menedżer lub lider zespołu musisz sprawić, by spotkania były jak najbardziej przyjemne, aby nikt nie bał się dołączyć do tej grupowej rozmowy wideo.

12. Jasna, terminowa komunikacja

Problemy z komunikacją stanowią największy problem w środowiskach pracy zdalnej. Bez jasnej komunikacji konflikt jest prawie gwarantowany.

Warto zauważyć, że komunikacja za pośrednictwem połączeń wideo lub głosowych jest znacznie skuteczniejsza niż wiadomości tekstowe. Ton odgrywa znaczącą rolę w tym, jak ludzie rozumieją to, co mówimy.

Rozmowy przez wideo pozwalają uzyskać lepsze wskazówki wizualne, a pracownikom często łatwiej jest nawiązywać relacje i rozmawiać z ludźmi.

Błędna interpretacja pojawia się cały czas w środowisku biurowym i jest jedną z największych przyczyn konfliktów pojawiających się w miejscu pracy.

Błędna interpretacja wiadomości tekstowych lub e-mailowych często ma miejsce w miejscu pracy, a komunikacja twarzą w twarz za pośrednictwem rozmów wideo może poprawić komunikację.

13. Znajdź czas na relaks

Niezależnie od tego, czy są to urodziny, osiągnięcia zespołu, czy po prostu zbliżający się weekend, poświęć trochę czasu poza pracą, aby nawiązać więź ze współpracownikami i wchodzić w interakcje poza miejscem pracy.

Wiele osób czuje się odizolowanych pracując zdalnie, dlatego interakcja społeczna jest jeszcze ważniejsza.

Na początku każdego dnia pracy zespół mógł wirtualnie „napić się wspólnie kawy” lub zaplanować, co robić w weekend. Ludziom pracującym w zespołach i grupach jest o wiele przyjemniej, gdy w pracy jest trochę zabawy.

Świętowanie lub zwykła przyjazna interakcja pomaga ludziom nie tylko nawiązywać więzi, ale także zachować motywację i zapobiega wyczerpaniu i wypaleniu pracowników.

14. Budowanie zespołu

Udowodniono, że ćwiczenia budowania zespołu budują stabilność i synergię zespołu, pomagając zespołom współpracować i funkcjonować.

Budowanie zespołu buduje zaufanie w grupach i łagodzi konflikty, zanim jeszcze się pojawią. Regularne ćwiczenia integracyjne to najlepszy sposób na doskonalenie zespołu.

Ćwiczenia te mogą obejmować zarówno proste spotkania, jak i grupowe wypady. Podstawowym aspektem budowania zespołu, niezależnie od rodzaju działania, jest to, że zespół wchodzi w interakcje i buduje relacje.

Najbardziej zapadające w pamięć i przyjemne ćwiczenia integrujące zespół nie są wymuszone. Staraj się, aby wszystko było zabawne i relaksujące, nie czując się jak korporacyjny program mający na celu poprawę produktywności.

Działania związane z budowaniem zespołu nie powinny mieć na celu zmuszania zespołu do cięższej pracy ani przekupywania ich, aby szybciej wykonali swoją pracę. Te zajęcia muszą być zabawne, ale nadal muszą wiązać się jako zespół i być produktywnym.

15. Udostępnij wirtualną przestrzeń roboczą

Podczas pracy zdalnej praca i projekty w dowolnym miejscu mogą stać się kłopotliwe. Aby upewnić się, że wszyscy są na tej samej stronie pod względem oprogramowania, spróbuj znaleźć aplikacje i oprogramowanie, z których każdy może korzystać.

Wirtualne obszary robocze ułatwiają zarządzanie obciążeniami i organizowanie projektów. Wiele z tych obszarów roboczych oferuje usługi, które pomagają usprawnić pracę za pomocą środków cyfrowych.

Aplikacje współdzielonego obszaru roboczego są wydajne w środowisku pracy zdalnej, umożliwiając ludziom udostępnianie i zarządzanie przepływem pracy z poziomu jednej aplikacji.

Gdy wszyscy korzystają z tego samego systemu, współdzielona praca lub pliki nie powodują zamieszania, a wszystko jest zorganizowane znacznie wydajniej.

16. Uznaj konflikt, nie przymykaj oczu

Jeśli chodzi o kwestie i problemy w miejscu pracy, nawet w wirtualnych przestrzeniach roboczych, jedną z najgorszych rzeczy do zrobienia jest przymykanie oka i ignorowanie konfliktów.

Wszyscy w grupie muszą pamiętać, że są w tej samej drużynie i że problemy nie znikną magicznie.

W większości przypadków nierozwiązywanie konfliktów i utrzymywanie urazy tylko pogorszy sytuację. Należy tego unikać.

Konflikt jest nieunikniony, gdy ludzie pracują razem w grupach lub zespołach. Ignorowanie nie rozwiązuje problemu.

Kiedy wybuchnie konflikt, konieczne jest natychmiastowe zajęcie się nim i rozwiązanie problemu w zdrowy, profesjonalny sposób.