Jak mierzyć komunikację w miejscu pracy: kompletny przewodnik

Czy mierzysz komunikację wewnętrzną w miejscu pracy, aby jak najlepiej określić jej skuteczność? Aby zrozumieć, czy robi różnicę, wgniecenie w Twojej firmie? Niestety, badania pokazują, że60% firm nie ma nawet długoterminowej strategii komunikacji wewnętrznej,a 12% firm, które ją mają, w ogóle nie mierzy wskaźników komunikacji wewnętrznej.

A może myślisz: „O co chodzi? Więc co?" Ale poczekaj, jest powód, dla którego skupiamy się na tej konkretnej sprawie związanej z HR.

Dlaczego pomiar komunikacji wewnętrznej w miejscu pracy ma znaczenie

Czy w ogóle należy mierzyć komunikację wewnętrzną w miejscu pracy? Czy to naprawdę takie ważne? TAK! Milion razy, tak. Komunikacja wewnętrzna to podstawa Twojej firmy.

Co jednak mamy na myśli? Pomyśl o tym w ten sposób, jako o kamieniu węgielnym Twojej firmy, komunikacja wewnętrzna ma bezpośredni i ogromny wpływ na produktywność i zaangażowanie pracowników, współpracę, morale w biurze i zgodność w całej organizacji.

Jeśli zauważysz, że zaangażowanie pracowników jest niskie, morale spada, współpraca praktycznie nie istnieje, wizja firmy nie jest skutecznie realizowana, klienci nie są w pełni usatysfakcjonowani, obroty rosną, a produktywność słabnie, to nadszedł czas aby przyjrzeć się bliżej Twojej strategii komunikacji wewnętrznej. Ale zanim będziesz mógł udoskonalić swoją strategię komunikacji wewnętrznej, musisz ją zmierzyć. W końcu, jak możesz poprawić komunikację wewnętrzną lub nawet podjąć skuteczną decyzję w tej sprawie, jeśli nie masz danych do wykonania kopii zapasowej lub zrozumienia, co działa, a co należy szybko poprawić.

„Nie można lekceważyć znaczenia komunikacji wewnętrznej; jest to jedna z niewielu ról, które dotyczą wszystkich obszarów organizacji”. – Jenni Field, przewodnicząca CIPR Inside

Jednak brak danych i wskaźników komunikacji wewnętrznej wynika z następujących problemów:

• Metryki komunikacji wewnętrznej są rozproszone po różnych działach, platformach i kanałach
• KPI dla komunikacji wewnętrznej nie są zgodne z celami firmy
• Udowodnienie wartości skutecznej komunikacji wewnętrznej jest trudne
• Właściciele firm i partnerzy nie uważają komunikacji wewnętrznej za skuteczną strategię inwestowania
• Brak dzielenia się komunikacją za pośrednictwem odpowiednich kanałów dla każdego pracownika zdarza się zdecydowanie zbyt często, perspektywa „jednej rękawicy dla wszystkich” jest ograniczająca
• Wewnętrzni komunikatorzy nie wiedzą, jak przenieść komunikację na wyższy poziom
• Spływająca komunikacja z pracownikami prowadzi tylko do nieporozumień
• Zbyt wiele błędnych przekonań na temat komunikacji wewnętrznej utrudnia zrozumienie, co ona naprawdę oznacza

Teraz, gdy lepiej rozumiemy problemy komunikacji wewnętrznej, możemy przejść do odpowiedzi na pytanie, jak mierzyć komunikację w miejscu pracy.

Jak mierzyć komunikację w miejscu pracy

• Zdefiniuj swoje cele biznesowe

Rzecz w tym, że wiedza o tym, jak mierzyć komunikację w miejscu pracy, nie jest taka prosta, ponieważ nie ma jednej listy wskaźników KPI dla komunikacji wewnętrznej, która sprawdzałaby się we wszystkich dziedzinach.

KPI dla komunikacji wewnętrznej będą różne dla każdej firmy, ponieważ żadna firma nie ma takich samych celów, które chce śledzić. Co więcej, to, co zamierzasz zrobić z danymi, również się różni.

Jakie są kluczowe wskaźniki efektywności dla komunikacji wewnętrznej? Odsłony na Twoich stronach intranetowych, śledź wskaźniki otwarć w komunikacji e-mail, śledź współczynnik klikalności w e-mailach, śledź wyświetlenia wideo w e-mailach i na stronach intranetowych, śledź ankiety personelu z predefiniowanymi odpowiedziami itp.

Ustaw linię bazową , aby lepiej zrozumieć, kiedy wiesz, co mierzysz, a następnie możesz skutecznie określić skuteczność swoich bieżących wysiłków.

Kiedy już wiesz, jakie cele chcesz osiągnąć, łatwiej i bardziej przejrzyście określisz KPI dla komunikacji wewnętrznej.

• Ustal cele

Przyjrzyj się swoim obecnym kampaniom komunikacyjnym lub wiadomościom, które wysłałeś, na przykład e-mailom lub kanałom grupowym WhatsApp. Który z kanałów wydaje się osiągać najlepsze wyniki? Do jakich pracowników chcesz dotrzeć bardziej? Jaka jest Twoja definicja sukcesu?

Zdefiniuj, jakimi wskaźnikami kieruje się Twoja firma, w jaki sposób są one przestrzegane i co wskazują aktualne dane.

• Używaj właściwych mediów

Istnieją różne kanały lub media komunikacji z pracownikami, a wszystko w dużej mierze zależy od rodzaju firmy, miejsca pracy pracowników (w terenie lub w biurze), wielkości zespołu i tak dalej.

Po ustaleniu wszystkich powyższych elementów możesz wybrać najlepszy kanał (medium) do dostarczania komunikacji z pracownikami:

• Spotkanie twarzą w twarz jest KONIECZNOŚCIĄ co najmniej raz w miesiącu, aby nawiązać osobisty kontakt, poprawić zaangażowanie i uzyskać informację zwrotną.
• Spotkania zespołu mogą odbywać się w siedzibie firmy lub w specjalnym miejscu, takim jak piknik na świeżym powietrzu.Pomaga to budować koleżeństwo wśród członków zespołu i umożliwia lepszą współpracę.
• Połączenia wideo umożliwiają prowadzenie rozmowy na komputerze, dzięki czemu udostępniasz prezentację i opowiadasz historię.Firmy często korzystają z Zooma.
• Aplikacje do komunikacji z pracownikami są najlepszym rozwiązaniem dla firm zatrudniających pracowników bez biurek i pracowników terenowych, ponieważ oferują idealne rozwiązanie do komunikacji w podróży. Na przykład,
  • Każdy ma telefon komórkowy, więc możesz mieć wszystkich na tej samej stronie
  • Możesz tworzyć kanały do ​​komunikacji w oparciu o lokalizację, stanowisko, dział itp
  • Cała komunikacja związana z pracą jest zebrana pod jednym dachem
  • Komunikacja w czasie rzeczywistym pomaga zwiększyć zaangażowanie i produktywność
  • Wszystkie dane są wizualne i można je wykorzystać, więc zawsze wiesz, kto otworzył i obejrzał Twoją wiadomość, ilu pracowników wypełniło wysłaną przez Ciebie ankietę, kto odpowiedział na ankietę na żywo i tak dalej. Każdemu pracownikowi, który nie przeczytał Twojej wiadomości, wyślij przypomnienie o powiadomieniu push, aby to zrobił.

To niedrogie – Connecteam oferuje bezpłatny plan oprócz przystępnych płatnych planów, po prostu kliknij tutaj, aby rozpocząć za darmo!

Zaprojektowany dla zespołów bez biurka

Nowoczesna komunikacja dla Ciebie i Twojego zespołu.

Ucz się więcej

• Przejrzyj analizę SWOT

Przeprowadzenie analizy SWOT strategii komunikacji wewnętrznej może być skutecznym narzędziem dla firm, które chcą wzmocnić swoją komunikację. Kiedy zrozumiesz, przed jakimi wyzwaniami stoisz i jakimi zasobami dysponujesz, aby im sprostać, możesz stworzyć skuteczną strategię lepszej komunikacji.

Użyj metody SWOT, aby ustalić, jakie są mocne i słabe strony twojej komunikacji, jakie są dostępne możliwości poprawy komunikacji i jakie zagrożenia stoją przed lepszą komunikacją?

• Mocne strony: wewnętrzne, pozytywne cechy Twojej firmy, nad którymi masz kontrolę
• Słabe strony: negatywne czynniki, które odbierają Twoje mocne strony i które musisz poprawić, aby odnieść sukces
• Możliwości: czynniki zewnętrzne w środowisku pracy, które mogą przyczynić się do Twojego sukcesu
• Zagrożenia: czynniki zewnętrzne, których nie możesz kontrolować, dlatego potrzebujesz planów awaryjnych

• Twórz wiadomość, zanim zostanie wysłana

Kiedy dokładnie określisz, co chcesz powiedzieć i co chcesz uzyskać jako reakcję odbiorców, nie przegapisz żadnych szczegółów i możesz najlepiej dopasować przekaz w miarę upływu czasu.

Skoncentruj się na tym, co, dlaczego, gdzie, kiedy, jak i kto. Jeśli nie możesz odpowiedzieć na to pytanie w prosty sposób, musisz przemyśleć cel.

Na przykład cel „zwiększenia zaangażowania pracowników w miejscu pracy” NIE jest w żaden sposób określony.

Zamiast tego ustal cel, aby był o wiele bardziej szczegółowy, aby łatwiej go zmierzyć. Na przykład zmień to tak, aby „zwiększyć zaangażowanie pracowników w oddziale w Atlancie o 18% do końca drugiego kwartału, aby skutecznie wprowadzić nowy produkt X w trzecim kwartale”.

• Twórz cele SMART

Pamiętaj, aby utworzyć wiadomość, która jest SMART. O co pytasz? SMART oznacza konkretny, mierzalny, osiągalny, istotny i określony w czasie.

• Konkretne: określ, co chcesz osiągnąć i upewnij się, że wszyscy zrozumieją przesłanie
• Mierzalne: wyznaczaj kamienie milowe i cele, aby skutecznie śledzić postępy
• Osiągalne: staraj się, aby cele były wykonalne i realistyczne
• Odpowiednie: stwórz cele, które rozwijają Twój zespół i łączą się z celami Twojej firmy
• Oparte na czasie: postępuj zgodnie z określoną osią czasu, aby jak najlepiej pozostać na dobrej drodze

• Nakreśl swoją wiadomość

Sue Dewhurst i Liam Fitzpatrick w swojej książce przedstawiają wskazówki dla komunikatorów, jak najlepiej zarysować swój przekaz:

• Dane wejściowe: jakie zasoby opracujesz i wdrożysz do komunikacji wewnętrznej?
• Wyniki: czy treść jest pouczająca i wciągająca?Czy osiągnąłeś zamierzone rezultaty? Jeśli nie, dlaczego?
• Satysfakcja: czy Twoi pracownicy są zadowoleni z komunikacji wewnętrznej?Czy przekaz został zrozumiany? Czy informacje otrzymano w odpowiednim czasie? Czy umożliwiłeś swoim pracownikom dzielenie się opiniami?
• Out-takes: jakie korzyści zyskali Twoi pracownicy?
• Rezultaty: czy komunikacja wewnętrzna wpłynęła na zachowanie pracownika?Czy wszyscy dążą do wspólnego celu?

• Spójrz na wskaźniki obrotów

Kiedy masz pracowników, którzy są szczęśliwi i zadowoleni ze swojej roli zawodowej, pozostaną w firmie na dłużej. Jednak niezadowoleni i niezadowoleni pracownicy szybko zaczną szukać nowej pracy.

Śledź wskaźnik rotacji, aby najlepiej zrozumieć, jak skuteczna jest Twoja komunikacja wewnętrzna. Kiedy Twój zespół jest lepiej powiązany i dostosowany do tego, co dzieje się w firmie, czuje się obdarzony zaufaniem i doceniony. Jednak gdy to zaufanie w ogóle nie istnieje, wydajność i obroty rosną.

Jeśli chodzi o KPI dla komunikacji wewnętrznej, jest to łatwe do śledzenia, ale może być trudne do bezpośredniego powiązania z komunikacją wewnętrzną.

• Wyślij ankiety

Wysyłanie ankiet do zespołu i kierownictwa wyższego szczebla ma kluczowe znaczenie na dwóch kluczowych etapach — podczas ustalania wskaźników KPI i mierzenia wyników. (Tak, powiedzieliśmy ci, że to było w dwóch kluczowych momentach).

Dlaczego warto zawracać sobie głowę ankietami? Ponieważ pozwala uzyskać w czasie rzeczywistym istotne informacje dotyczące Twoich celów ze wszystkich działów i poziomów pracowników. Pomaga to zapewnić, że możesz ustawić kluczowe wskaźniki wydajności, mając pod ręką pełny obraz. Nie wspominając o tym, że pozwala dostosować i ulepszyć swoje cele i strategie, gdy jest to konieczne.

Ale ważne jest, aby wysyłać ankiety, które pobudzają do działania i nie są stratą czasu. Upewnij się więc, że Twoje ankiety są krótkie, rzeczowe i anonimowe. Wszystko, co jest zbyt długie, jeszcze bardziej irytuje Twój zespół i zasadniczo zapewnia zbiór niedokładnych, nieefektywnych odpowiedzi.

Konkluzja dotycząca pomiaru komunikacji wewnętrznej w miejscu pracy

Nie jest tajemnicą, że trudno jest skutecznie zmierzyć, gdzie są Twoje mocne i słabe strony, jeśli chodzi o komunikację wewnętrzną. Jednak mając jasne wskaźniki KPI dla komunikacji wewnętrznej, łatwiej będzie zebrać dane niezbędne do rozwoju firmy. To właśnie te dane umożliwiają śledzenie postępów i osiąganie szerszych celów.

Jak powiedzieliśmy na początku, komunikacja wewnętrzna jest podstawą Twojej firmy. Jeśli jest to zrobione dobrze, pozytywnie wpływa to na produktywność i zaangażowanie pracowników, wysiłki w zakresie współpracy, morale w biurze i zgodność w całej organizacji.

Skontaktuj się z naszym zespołem, aby dowiedzieć się więcej o naszym rozwiązaniu komunikacyjnym.