Jak przeprowadzić fizyczną inwentaryzację zapasów w 5 prostych krokach

Przerażająca kontrola zapasów… Zliczenie wszystkich zapasów może zająć godziny, a nawet dni, a Twoi pracownicy prawdopodobnie boją się tego tak samo jak Ty.

Regularne liczenie zapasów, choć irytujące, jest niezbędną częścią codziennej pracy każdego właściciela firmy detalicznej.

Ostatnią rzeczą, jakiej pragniesz jako właściciel firmy, jest zmniejszenie sprzedaży detalicznej z powodu nieregularnych lub niespójnych kontroli zapasów. Kurczenie się, jeśli nie zostanie sprawdzone, może prowadzić do zmarnowania ogromnych ilości pieniędzy z powodu nieefektywnych kontroli zapasów.

Ponadto, jeśli nie wiesz, co należy ponownie zamówić i uzupełnić, możesz mieć do czynienia z niezadowolonymi klientami, którzy nie mogą zamówić tego, czego chcą, i ostatecznie kupują od konkurencji.

Ale czym dokładnie jest kontrola inwentarza i jak możesz sprawić, by była bardziej wydajna i ośmielamy się powiedzieć… zabawna? Wskoczmy od razu…

Co to jest kontrola inwentarza?

Kontrola zapasów to jedyny sposób, w jaki firmy mogą dokładnie wiedzieć, co zamówiły, co mają i czego potrzebują.

James Woodruff, ekspert ds. doradztwa w zakresie zarządzania, zauważa, że ​​kontrole zapasów „obejmują efektywne zarządzanie zakupami, odbiorami, magazynowaniem, śledzeniem, wysyłką i ponownym zamawianiem – i w ten sposób maksymalizujesz zwrot z zapasów”.

Podczas sprawdzania inwentarza należy zwrócić uwagę na kilka aspektów:

1. Gdzie produkty znajdują się w sklepie.
2. Ilości każdego innego produktu.
3. Stan produktów.
4. Jeśli przedmioty są łatwo psujące się, należy odnotować daty na tych łatwo psujących się przedmiotach.
5. Ilość produktów w magazynie.
6. Liczba produktów, które należy ponownie zamówić i uzupełnić.

To tylko kilka przykładów tego, na czym należy się skupić podczas sprawdzania zapasów.

Regularne i konsekwentne kontrole zapasów oraz fizyczne inwentaryzacje mają zasadnicze znaczenie dla sukcesu Twojej firmy i mogą uchronić Cię przed marnowaniem tysięcy dolarów.

Jaka jest różnica między liczeniem fizycznym a liczeniem cyklicznym?

Dobre pytanie! Liczenie cykliczne wymaga od pracowników stworzenia cyklu liczenia poprzez inwentaryzację. Forbes opisuje, że „regularne liczenie cykli pozwala jak najszybciej wychwycić małe rozbieżności. Liczenie cykliczne odnosi się do stylu ciągłego inwentaryzacji podzbiorów twoich towarów”. Ale nie jest konieczne przeprowadzanie liczenia cykli dla wszystkich zapasów, liczenie cykli jest zwykle wykonywane dla sezonowych lub często wyprzedanych zapasów.

Inwentaryzacja fizyczna wymaga od pracowników fizycznego liczenia każdej pozycji, również w regularnych odstępach czasu. Zwykle oznacza to, że pracownicy będą musieli zostać do późna podczas inwentaryzacji i przejrzeć każdą pozycję, aby sporządzić dokładną i dokładną inwentaryzację i rejestr.

Dlaczego fizyczna inwentaryzacja jest niezbędna?

Jeśli jesteś właścicielem firmy detalicznej, zwłaszcza małej, właściwe zarządzanie zapasami ma kluczowe znaczenie dla sukcesu i zysków Twojej firmy.

Derek Broman, dyrektor generalny Discount Enterprises LLC, zauważa, że ​​„prawidłowe śledzenie zapasów i zarządzanie nimi pomogło [mu] efektywniej wykorzystywać [jego] fizyczną przestrzeń magazynową i zasoby transportowe, identyfikować trendy w pragnieniach konsumentów i popularnych produktach oraz proaktywnie przygotowywać się do potrzeby magazynowe”.

Fizyczna inwentaryzacja zapasów jest niezbędna z następujących powodów…

1. Aby upewnić się, że żadne przedmioty nie zostały skradzione lub uszkodzone. Podczas gdy zapasy mogą zaginąć lub zostać uszkodzone przez klientów, niestety pracownicy mogą również kraść i uszkadzać przedmioty. Przeprowadzanie regularnych kontroli zapasów pomoże zniechęcić pracowników do kradzieży, ponieważ wiedzą, że przedmioty są regularnie liczone. Ponadto, jeśli pracownik zepsuje lub uszkodzi przedmiot, jest bardziej skłonny wziąć za to odpowiedzialność, ponieważ wie, że zapasy są regularnie sprawdzane.
2. Aby zamówić więcej artykułów, które należy uzupełnić. Skąd możesz wiedzieć, które pozycje należy ponownie zamówić, jeśli nie policzyłeś fizycznie swoich zapasów? Oznacza to również sprawdzenie, ile artykułów jest dostępnych na hali i w Twoim magazynie.
3. Aby zrozumieć trendy i potrzeby konsumentów . Zbierając dane o tym, jakie artykuły są często wyprzedane i ponownie zamawiane, możesz lepiej zrozumieć, czego chcą i potrzebują Twoi klienci, aby zwiększyć Twoje zyski!
4. Aby mieć pewność, że zamawiane i uzupełniane ilości odpowiadają potrzebom Twojej firmy. Bez przeprowadzania fizycznej kontroli zapasów może się okazać, że zamawiasz te same ilości i przedmioty w kółko i nie sprzedajesz ich. Po co marnować czas i pieniądze na przedmioty lub produkty, które tak naprawdę się nie sprzedają?
5. Aby upewnić się, że dostawcy dostarczają produkty, które nie są uszkodzone i że dostarczana jest odpowiednia ilość. Ludzie są ludźmi i wszyscy popełniamy błędy, nawet dostawcy. Ważne jest, aby przeprowadzać kontrole inwentarza — nawet w przypadku właśnie otrzymanego inwentarza, aby upewnić się, że wszystkie pozycje można rozliczyć i że nie są uszkodzone.

Przeprowadzając regularne i częste kontrole zapasów, możesz uniknąć wszystkich tych problemów, zaoszczędzić czas i pieniądze! Co więcej, jeśli przeprowadzasz kontrole inwentarza ręcznie, za pomocą pióra i papieru, marnujesz mnóstwo czasu swoich pracowników i może on być pełen błędów i pomyłek!

Omówiliśmy, jak przeprowadzać inwentaryzację w 5 prostych krokach i jakich technologii możesz użyć, aby poprawić sposób liczenia i rejestrowania zapasów.

Pozbądź się problemów z zapasami dzięki Connecteam już dziś!

Ucz się więcej

Jak przeprowadzić inwentaryzację w 5 krokach

Istnieje kilka sposobów na skrócenie czasu i zwiększenie wydajności inwentaryzacji. Oto 5 prostych kroków, które możesz wdrożyć już dziś, aby poprawić sposób inwentaryzacji.

Przede wszystkim, aby policzyć i zarejestrować wszystkie zapasy, Twoi pracownicy będą potrzebować odpowiednich narzędzi i technologii, aby ich praca była bardziej wydajna. Inwestując i wdrażając wszechstronną aplikację do zarządzania pracownikami, taką jak Connecteam, zwiększasz odpowiedzialność i wydajność pracowników dzięki listom kontrolnym zapasów.

Chociaż Excel jest również dobry do zarządzania zapasami, nie można dołączać obrazów ani filmów. Dzięki Connecteam możesz wymagać od pracowników dołączania obrazów, a nawet elektronicznego podpisu na wypełnionych formularzach inwentaryzacyjnych. Na przykład, jeśli przedmioty są uszkodzone, możesz poinstruować pracowników, aby zrobili zdjęcie uszkodzonych przedmiotów i dołączyli je do spisu inwentarza.

Dzięki Connecteam pracownicy mogą cyfrowo wypełniać listy kontrolne i formularze inwentaryzacyjne bezpośrednio z urządzenia mobilnego na koniec każdego dnia, aby zapewnić dokładne inwentaryzacje każdego dnia!

Teraz, gdy Twoi pracownicy dokładnie policzyli i sprawdzili zapasy za pomocą odpowiednich narzędzi i sprzętu, nadszedł czas, aby z wyprzedzeniem zaplanować uzupełnienie zapasów i ponowne zamówienie. Sprawdź, jakie produkty szybko się wyprzedają, które długo stoją na półkach lub czy potrzebujesz coś zamówić na czas przed świętami.

W ten sposób możesz podejmować lepsze, bardziej świadome decyzje dotyczące tego, które zasoby reklamowe dobrze się sprzedają, co należy zamówić ponownie i czego naprawdę chcą Twoi klienci.

Ponadto, gdy już lepiej zrozumiesz ilości artykułów, które należy uzupełnić, możesz strategicznie rozmieścić artykuły w sklepie i magazynie, aby ułatwić i usprawnić kontrole zapasów.

To naprawdę zależy od rodzaju posiadanych zasobów reklamowych. Jeśli masz produkty, które łatwo się psują, przeprowadzaj codzienne kontrole zapasów, aby upewnić się, że przedmioty nie psują się i mogą zostać sprzedane przed upływem terminu ważności.

Jeśli Twoje produkty są nietrwałe, zaleca się częste kontrole zapasów co tydzień lub co dwa tygodnie. Ważne jest, aby często przeprowadzać kontrole zapasów, aby upewnić się, że pracownicy i klienci nie kradną, aby zwiększyć odpowiedzialność pracowników i dostawców.

Stwórz wyznaczoną przestrzeń dla pracowników do przechowywania i liczenia zapasów. Niezależnie od tego, czy jest to hala sprzedaży, czy magazyn, zapewnienie pracownikom wyznaczonej przestrzeni znacznie ułatwi fizyczną inwentaryzację zapasów.

Podczas przypisywania inwentaryzacji do zespołu ważne jest, aby wybrać odpowiednie osoby.

Wybierz kilku nowych pracowników, ale większość zespołu powinna stanowić weteran. Doświadczeni pracownicy świetnie nadają się do tej pracy, ponieważ pracują w firmie od dłuższego czasu, znają różne rodzaje zapasów, a nawet mogą nauczyć niektórych nowicjuszy, jak prawidłowo wykonać pracę.

Konkluzja: Jak przeprowadzić fizyczną inwentaryzację zapasów w 5 prostych krokach

W tym momencie na blogu powinno być już całkiem jasne, że fizyczne inwentaryzacje są niezbędną częścią posiadania i prowadzenia działalności detalicznej.

Regularne inwentaryzacje fizyczne pomagają menedżerom i właścicielom firm zrozumieć, czy inwentarz został uszkodzony lub zepsuty i przez kogo, aby lepiej zrozumieć, jakie zapasy należy regularnie uzupełniać, jakie są trendy i oczekiwania klientów, aby upewnić się, że zamawiasz odpowiednie ilości zapasów oraz zagwarantować, że dostawcy dostarczają prawidłowe i nieuszkodzone produkty.

Aby inwentaryzacja była bardziej wydajna i dokładna, należy zainwestować w odpowiednie narzędzia i oprogramowanie, które pomogą prawidłowo wykonać zadanie. Dzięki Connecteam zarządzanie zapasami można łatwo przeprowadzić w wielu lokalizacjach sklepów detalicznych. Twórz listy kontrolne inwentaryzacji, zlecaj pracownikom elektroniczne podpisywanie formularzy inwentaryzacyjnych, a nawet dołączaj zdjęcia i filmy uszkodzonych i zepsutych produktów w celu prowadzenia ewidencji inwentaryzacji.

Dzięki odpowiedniemu oprogramowaniu do zarządzania zapasami, takiemu jak Connecteam, wykonanie wspomnianych 5 prostych kroków inwentaryzacji będzie jeszcze łatwiejsze dla Twoich pracowników.

Chcesz otrzymywać więcej świetnych artykułów prosto do swojej skrzynki pocztowej? Zapisz się tutaj