Jak korzystać z wytycznych projektowych — spójność, koordynacja i przejrzystość

Każdy udany projekt twórczy zaczyna się od świetnego briefu projektowego. Wskazówki projektowe są istotną częścią procesu projektowania i użytecznym sposobem na zaspokojenie wszystkich potrzeb projektowych. Pozwalają przedstawić swoją wizję projektu i jasno wskazać, czego się oczekuje, a jednocześnie dają szerokie możliwości odkrywania i współpracy z projektantem (nie wspominając o pomocy w oszacowaniu kosztów).

Briefy projektowe pomagają zmniejszyć ryzyko wyboru kandydata, który nie rozumie Twojej firmy lub pomysłów. W tym poście na blogu dowiesz się, jak korzystać z briefu projektowego, jakie elementy powinny być w nim zawarte i dlaczego są tak ważne.

Czym są wytyczne projektowe?

Brief projektowy to dokument stworzony specjalnie w celu przekazania projektantowi potrzeb projektowych, niezależnie od tego, czy jest to osoba, czy zespół. Brief zawiera wszystkie niezbędne informacje, aby stworzyć projekt odpowiadający Twoim potrzebom i oczekiwaniom. Obejmują one wszystko, od celów i zadań, odbiorców docelowych, wskazówek dotyczących marki, takich jak kolory, przewodnik po stylu, czcionki itp. - wszystko, co chcesz w ostatecznym projekcie, jest uczciwą grą!

Po co pisać brief projektowy?

Projektanci muszą dobrze rozumieć wymagania, aby stworzyć dla Ciebie najlepszy projekt. Korzystanie z briefu pomoże Tobie i Twojemu projektantowi pozostać na tej samej stronie i zapewnić, że otrzymasz to, czego chcesz.

Wyobraź sobie, że wprowadzasz na rynek nową gamę produktów i musisz zaprojektować opakowanie tak, aby pasowało do Twojej marki na konkretnym rynku docelowym. Jednak projektant spędził cały swój czas na rozwijaniu go dla innego segmentu klientów, ponieważ źle zrozumiał Twoje wymagania.

Dlatego tak ważne jest, aby w briefie projektowym był jak najbardziej szczegółowy i szczegółowy, aby zakres projektu był jasny i zawierał precyzyjne cele i założenia.

Kluczowe korzyści z efektywnego dokumentu projektowego:

• Dokumenty projektowe pomagają projektantom pozostać na bieżąco z ich pracą.
• Skoncentrują się więcej czasu na tworzeniu wysokiej jakości projektów, jednocześnie ograniczając niekończące się pętle sprzężenia zwrotnego.
• Informacje te, w skrócie, mogą być wykorzystane jako „głos” w Twoim projekcie.
• Gwarantuje, że wszyscy wiedzą, jaki jest ostateczny cel.
• Łatwiejsza komunikacja z interesariuszami i zapewnienie, że wszyscy są na pokładzie.

Kiedy używa się majtek projektowych?

Tworzenie wytycznych projektowych dla nowych projektów projektowych ma sens, niezależnie od ich wielkości lub budżetu. Załóżmy, że zatrudniasz projektanta do krótkoterminowego zadania, takiego jak zaprojektowanie prostego logo lub kompleksowa inicjatywa zmiany wizerunku firmy. W takim przypadku dobrym pomysłem jest rozpoczęcie od stworzenia zakresu projektu, używając briefu projektowego jako pierwszego kroku. Poniżej znajduje się kilka projektów, które wymagałyby opracowania briefu:

Krótki opis marki

Brief brandingowy pociąga za sobą wymagania dotyczące stworzenia tożsamości marki korporacyjnej dla firmy, usługi lub produktu. Zawiera szczegóły dotyczące firmy, takie jak wizja, misja, oferowane produkty i usługi, zespół, rynek docelowy, konkurenci i inni interesariusze.

Krótki projekt logo

Chociaż wygląda to dość prosto, projekt logo jest integralną częścią brandingu i często jest bardzo czasochłonny i zasobochłonny ze względu na iteracje i podejmowanie decyzji związanych z procesem.

Krótki opis projektu logo będzie zawierał wszystkie wymagania, takie jak logotyp, paleta kolorów marki, koncepcje, slogany i wartości, które muszą być komunikowane odbiorcom docelowym.

Brief na temat projektowania graficznego

Niezależnie od tego, czy jest to projekt wizytówki, baner w mediach społecznościowych, czy projekt opakowania, krótki projekt graficzny zawiera wszystkie informacje, które projektant musi znać, aby rozpocząć. Zawiera istotne cechy projektu, grupę docelową, szczegóły dotyczące brandingu, logo i znaków towarowych.

Brief na temat projektowania stron internetowych

Chociaż zawiera większość powyższych elementów, brief dotyczący projektowania stron internetowych będzie również zawierał wymagania projektowe, takie jak układ strony internetowej, określone technologie, które mają być użyte, cechy i funkcjonalności. Korzystne jest również posiadanie danych o danych demograficznych użytkowników, takich jak lokalizacje geograficzne, korzystanie z urządzeń mobilnych i stacjonarnych, kanały mediów społecznościowych, szczegóły urządzenia itp.

Krótki opis projektu UX

Poradniki projektowania doświadczeń użytkownika są powszechnie używane jako przegląd projektu, który obejmuje zmianę doświadczenia z produktem lub usługą. Może to być tak proste, jak dodanie nowych funkcji do starego projektu lub nowego przepływu pracy, aby zwiększyć jego użyteczność i dostępność ukierunkowaną na określone segmenty użytkowników, takie jak użytkownicy ze słabszym wzrokiem lub problemami ze słuchem.

Krótki opis projektu architektonicznego

Krótki opis projektu architektonicznego jest podobny do przeglądu projektu budowlanego. Określa zakres, specyfikację i budżet projektu oraz ramy czasowe, w których należy go zrealizować.

W przeciwieństwie do powyższego, te wytyczne będą zazwyczaj wymagać więcej wysiłku, biorąc pod uwagę wyższe budżety i złożoność nowego projektu z udziałem wielu interesariuszy projektu.

Różnica między briefem projektowym a zapytaniem ofertowym (RFP)

Jak być może zauważyłeś, ludzie często zwracają się do zapytań ofertowych, aby ubiegać się o oferty na usługi projektowe. Chociaż istnieje wiele podobieństw, RFP jest o wiele bardziej szczegółowe i złożone niż wytyczne projektowe: RFP jest przygotowywane specjalnie z myślą o procesie selekcji, takim jak przetargi – podejście, w którym zespół lub grupa wcześniej wyznaczonych osób oceni kryteria wyboru w imieniu organizacji.

Jak napisać brief projektowy?

Doskonałym miejscem do rozpoczęcia byłyby wymagania projektu: Jakie są twoje cele dla tego projektu? Kim są odbiorcy docelowi? Jak będzie wyglądał sukces na końcu tego wszystkiego? Jeśli szukasz inspiracji, możesz rozważyć użycie szablonu briefu projektu jako punktu wyjścia.

Możesz utworzyć kopię naszego bezpłatnego szablonu briefu projektowego i rozpocząć edycję: mamy go w formatach Microsoft Word i PDF.

Pobierz bezpłatne szablony krótkich projektów

• Opis projektu (słowo)
• Informacje o projekcie (PDF)

Jakie szczegóły uwzględnić w briefie projektowym

Szczegóły różnią się przede wszystkim w zależności od wymagań projektu, rynku docelowego i kryteriów sukcesu. Jednak najczęstsze informacje, które należy zawrzeć w opisie projektu:

Przegląd Twojej firmy

Niezależnie od tego, czy zatrudniasz projektanta, czy zespół projektowy, musisz im wystarczająco dużo ujawnić o swojej firmie. Im wyższe zrozumienie, tym lepiej spełniają Twoje oczekiwania. Informacje mogą obejmować Twój zespół, aktualnie oferowane produkty i usługi, akredytacje i certyfikaty, obsługiwanych klientów itp. Jeśli masz poufne informacje, dobrym pomysłem może być podpisanie umowy o zachowaniu poufności przed udostępnieniem tych danych.

Tło projektu

Może to być krótka sekcja podsumowująca, co planujesz osiągnąć dzięki projektowi. Możesz spróbować odpowiedzieć na proste pytanie „dlaczego chcesz ten projekt?” i postaraj się, aby było jasne i zwięzłe na początku, aby nadać kierunek ogólnym założeniom projektowym.

Cele i założenia projektu projektowego

W tej części opisu projektu nakreślasz, co chcesz osiągnąć na końcu procesu projektowania. Może to być długa lista rzeczy, więc dobrze jest podzielić je na mniejsze kawałki, jeśli to konieczne. Nic nie przebije ustalenia jasnych celów i zadań na wczesnym etapie, aby pomóc Ci utrzymać koncentrację, jednocześnie minimalizując nieporozumienia między interesariuszami projektu.

Grupa docelowa

Podobnie jak w przypadku celów projektu i materiałów dostarczanych, każdy projekt projektowy obejmuje grupę docelową klienta. Ważne jest, aby wiedzieć, dla kogo projektujesz, aby projekt spełniał ich potrzeby.

Na przykład projektant tworzący logo będzie chciał mieć jasne zrozumienie demografii klienta, tła kulturowego, poziomu umiejętności itp. W ten sposób projekt można dostosować do ich potrzeb, jednocześnie uzyskując najlepsze zaangażowanie bazy klientów firmy .

Budżet projektu i harmonogram, w tym rezultaty

Budżet może zrobić lub złamać projekt. Większość profesjonalnych projektantów ma swoją wagę, jeśli chodzi o przyjmowanie prac nowych klientów. Jeśli budżet jest zbyt restrykcyjny, może wysłać zły sygnał do potencjalnych projektantów. Dlatego dobrą zasadą jest posiadanie przyzwoitego budżetu podczas tworzenia briefu projektowego, aby stać się na tyle atrakcyjnym, aby projektanci mogli wziąć udział w projekcie.

Ponadto wytyczne projektowe muszą obejmować wszystkie kamienie milowe, harmonogram projektu oraz terminy i rezultaty. Pomoże to zespołowi projektowemu i wszystkim zainteresowanym stronom na bieżąco informować, czego się spodziewać, kiedy.

Wskazówka dla profesjonalistów: Jeśli jesteś małą firmą, która dopiero rozpoczyna działalność i nie masz pojęcia o idealnym budżecie, możesz sprawdzić niektóre platformy do projektowania crowdsourcingowego, takie jak Fiverr, Upwork lub People per Hour, aby dowiedzieć się, jakie są typowe koszty i jakie są ich oczekiwania. mieć.

Szczegóły zasobu

W tej części briefu możesz podać, jakie zasoby planujesz udostępnić dla sukcesu projektu poza funduszami. Mogą one obejmować dostęp do narzędzi, bibliotek, członkostwa, personelu zasobów z Twojego zespołu itp.

Szczegóły procesu i zamknięcia

Tutaj możesz podać dowolne kryteria wyboru, które chciałbyś wziąć pod uwagę podczas procesu wyboru projektanta. Mogą one składać się z poziomu doświadczenia, referencji, informacji do oceny stabilności finansowej itp. Możesz także jasno określić proces selekcji, kiedy oczekiwać decyzji i z kim się skontaktować w celu uzyskania dodatkowych informacji – co zwiększy pewność siebie i zaufanie wśród profesjonalistów projektowych.

Co zrobić po wypełnieniu briefu projektowego?

Teraz, gdy skończyłeś z wytycznymi projektowymi, nadszedł czas, aby skontaktować się z projektantami i rozpocząć projekt. Powinieneś skontaktować się ze wszystkimi projektantami, którzy pasują do Ciebie, przejrzeć ich portfolio i rozpocząć krótką listę maksymalnie dziesięciu kandydatów i agencji.

W tym momencie możesz opracować arkusz kalkulacyjny wszystkich potencjalnych klientów, dodając inne niezbędne szczegóły, takie jak główny projektant, adres e-mail, numer telefonu, data kontaktu z nimi, śledzenie aktualizacji, odpowiedź od nich itp. Pomoże ci to śledź postępy, jednocześnie sprawiając, że komunikacja jest bardzo osobista, zwiększając swoje szanse na otrzymanie odpowiedzi na czas.

Najlepsze „zakazań”, które należy mieć w trakcie

Nie ukrywaj swojego budżetu

Jednym z częstych błędów popełnianych przez firmy jest ukrywanie swojego budżetu na początkowych etapach projektu. Może to spowodować, że projektanci będą chcieli pracować tylko za darmo, a inni nie będą poważnie podekscytowani Twoją ofertą.

Ustalenie właściwych oczekiwań pomoże Ci zatrudnić najlepszych specjalistów od projektowania i szybko rozpocząć projekt.

Nie kieruj reklamy do każdego projektanta i agencji w mieście

Pomogłoby, gdybyś wcześnie przeprowadził badania, aby zdecydować, z kim chcesz pracować przy projekcie. Możesz wyszukiwać w Google lub poprosić znajomych i rodzinę o referencje, aby sprawdzić, czy mają doskonałych projektantów, którzy pasują do Twoich potrzeb.

Nigdy nie wysyłaj masowych wiadomości e-mail do wszystkich projektantów w pobliżu, oczekując pozytywnej odpowiedzi. Zamiast tego wymień specjalistów od projektowania, którzy mogą być dobrze dopasowani, i wyślij im spersonalizowaną wiadomość e-mail z prośbą o wsparcie.

Nie komplikuj procesu selekcji

Pomimo tego, jak lukratywny jest projekt i budżet, jeśli kryteria selekcji są trudne do spełnienia, szanse na uzyskanie dobrej odpowiedzi mogą być niewielkie, więc postaraj się, aby był prosty i niezbyt wymagający.

Na przykład nie proś o portfolio, jakiekolwiek prace techniczne lub pomysły projektowe jako odpowiedź na przesłany przez Ciebie brief projektowy; zamiast tego trzymaj się listy kwalifikacji, których szukasz u projektanta. Okazywanie potencjalnemu kandydatowi należytego szacunku i uwagi będzie bardzo ważne.

Założenia projektowe są pierwszym wrażeniem i nadają ton sukcesowi, więc nie spiesz się z procesem selekcji, ale jasno określ, kiedy powinni oczekiwać wyniku i jak będziesz informować uczestników.

Wniosek: Jak napisać fantastyczne briefy projektowe?

Brief projektowy to dokument, który przedstawia cele, ograniczenia i wymagania dla Twojego projektu. Mogą być używane jako środki do konkretnych produktów lub wyników; zapewnić spójność stylu w całej linii produktów organizacji i zapewnić możliwość zbadania pomysłów przed przeznaczeniem zasobów. Briefy projektowe są niezbędne w każdej branży, od architektury, projektowania wnętrz, projektowania graficznego czy tworzenia stron internetowych. Pobierz nasz darmowy szablon krótkiego projektu już dziś!