Jak napisać e-mail uzupełniający do potencjalnego klienta [+ 5 przykładów]

Rozpoczynając potencjalny projekt z klientem, często masz problemy z nakłonieniem go do odpowiedzi na Twoje e-maile? Czy martwisz się o skuteczność swoich dalszych wiadomości e-mail?

Może to być w najwyższym stopniu frustrujące.

Jednocześnie chcesz uniknąć zmarnowania swojej szansy na długoterminową współpracę z potencjalnymi klientami, działając niegrzecznie, niecierpliwie lub nieprofesjonalnie, próbując ich przekonać.

Pozostaje zatem pytanie, jak podejść do tego wyzwania, nie niszcząc potencjału dalszej współpracy?

Aby pomóc Ci dowiedzieć się, dlaczego Twoi klienci nie odpowiadają i co zrobić w takim scenariuszu, w tym poście omówimy niektóre z najczęstszych pułapek i najlepsze wskazówki dotyczące wysyłania kolejnych wiadomości e-mail do potencjalnych klientów.

Następnie pokażemy Ci kilka przykładowych wiadomości e-mail uzupełniających i dostarczymy przydatnych wskazówek, które pomogą Ci spersonalizować własne e-maile i skrócić czas spędzany na ich codziennym pisaniu.

Zanurzmy się!

Co to są e-maile uzupełniające?

W świecie biznesu powszechną praktyką jest wysyłanie klientowi e-maila uzupełniającego po nawiązaniu pierwszego kontaktu.

Jest to technika, której używamy, gdy chcemy lub potrzebujemy czegoś od innej osoby.

Ponadto e-maile uzupełniające służą przede wszystkim do przypominania odbiorcom o oczekujących działaniach (takich jak zapłacenie faktury lub przekazanie informacji zwrotnej).

Dlaczego e-maile uzupełniające są istotne dla biznesu?

Przy obsłudze klienta istotne jest utrzymanie otwartych linii komunikacji z klientem przez cały czas trwania projektu.

Konieczność żonglowania wieloma klientami powoduje, że tego rodzaju komunikacja jest często pomijana, co z kolei może spowolnić postępy Twoich projektów. Co więcej, niewysłanie kolejnych wiadomości e-mail może spowodować, że klienci będą mieli złe wrażenie na temat Ciebie i Twojej firmy.

Celem kolejnych wiadomości e-mail jest:

• Przypomnij potencjalnym klientom, aby Ci odpowiedzieli
• Utrzymuj projekty na bieżąco
• Upewnij się, że informacje nie zginą w tasowaniu
• Daj poczucie organizacji i oddania projektom
• Powiedz swoim klientom, zarówno nowym, jak i starym, że traktujesz ich biznes poważnie.

Najczęstsze powody braku odpowiedzi?

Powodem, dla którego nie otrzymałeś odpowiedzi, nie zawsze jest brak zainteresowania Twoją ofertą. Prawdopodobnie nie otrzymujesz odpowiedzi od swoich klientów, ponieważ:

• Są zbyt zajęci, żeby ci odpisać.
• Twój e-mail mógł zaginąć w spamie lub skrzynkach odbiorczych.
• Mogą potrzebować więcej czasu na rozważenie Twojej prośby lub skonsultowanie się z innymi.

Wszyscy wahamy się, gdy w grę wchodzą pieniądze, prawda? Dlaczego mieliby tego nie robić?

Właśnie dlatego używamy kolejnych wiadomości e-mail — aby zapewnić naszych klientów, że są w bezpiecznych rękach .

Omówiliśmy, czym one są, więc teraz przejdźmy do obiecanych kroków dotyczących pisania kolejnych e-maili, które uzyskują odpowiedzi i wyróżniają Cię.

Jak napisać uzupełniające e-maile

Każda sytuacja ma swoje plusy i minusy i ważne jest, aby rozpoznać oba, zanim przejdziemy do podstawowych kroków dobrego e-maila uzupełniającego.

Podzieliliśmy kroki, które musisz podjąć, aby opanować tę metodę, na nakazy i zakazy, dzięki czemu możesz szybko przyspieszyć.

Zaczynajmy!

E-mail uzupełniający - DO's

1. Uważaj na swój temat

Bycie zwięzłym i na miejscu to najlepszy sposób, aby przejść do tematu kolejnych wiadomości e-mail.

Jasno określ, czego potrzebujesz, i wskaż powód, dla którego się z Tobą skontaktujesz . Oto kilka przykładów dobrych tematów uzupełniających:

• Etapy Fazy #1 [Nazwa Projektu]
• Zaległa faktura od [data]
• Potrzebujemy Twojej pomocy w sprawie [problem]
• Aktualizacje spotkań od [Data]
• Masz pytania lub wątpliwości?

Wiersz tematu wiadomości e-mail powinien być prosty i jasny, co do tego, czego potrzebujesz od odbiorcy. Im bardziej naturalny jest temat, tym wyższych wskaźników odpowiedzi można się spodziewać.

2. Zrób to o nich

Jeśli masz jasny cel dalszego e-maila, postawienie się w sytuacji klienta i pisanie treści, które sprawią, że poczują się docenieni, to pestka.

Dalsze wiadomości e-mail to coś więcej niż tylko krótkie przypomnienia. To otwarte linie do budowania silnych relacji z Twoimi klientami . Dlatego należy się na nich skupić.

Oto kilka pomysłów, jak w wyrafinowany sposób zwrócić uwagę klientów:

• Poproś o opinię na temat propozycji lub punktu widzenia.
• Zapytaj o sposób na ulepszenie swojej oferty.
• Wywołuj dziwactwa, proponując rozwiązanie ich najbardziej palącego problemu

To sprawi wrażenie, że nie tylko Ci na nich zależy, ale także poświęcisz czas na zbadanie i rozważenie różnych opcji w celu zaspokojenia ich specyficznych potrzeb.

3. Trzymaj to krótko

Czy słyszałeś kiedyś o zasadzie 12 sekund?

Zasada 12 sekund to średni czas, jaki ludzie spędzają na czytaniu e-maili.

A zwłaszcza w świecie biznesu, nikt nie ma zbyt wiele czasu na szczegółowe e-maile, których przeczytanie zajmuje kilka minut.

Większość czytelników przegląda tylko twoje e-maile, więc najlepiej jest, aby wszelkie kontynuacje były jak najkrótsze, jednocześnie obejmując wszystkie podstawy.

4. Wezwij swoich klientów do działania

Każdy e-mail uzupełniający powinien zawierać wezwanie do działania, chyba że ma charakter wyłącznie informacyjny. Wielu marketerów nie bierze pod uwagę tego kluczowego szczegółu, który jest głównym czynnikiem przyczyniającym się do tego, że ludzie nie traktują swoich e-maili tak poważnie, jak powinni.

Innymi słowy, jeśli chcesz, aby Twoi klienci i potencjalni klienci podjęli określone działanie, musisz to zrobić dla nich jasno.

Oto kilka przemyśleń na początek:

• Proszę skomentuj.
• Skontaktuj się z nami.
• Podaj preferowaną datę.
• Porozmawiajmy.

Uwaga: Aby skonfigurować skuteczne wezwanie do działania, unikaj poczucia niepewności. Na przykład, czy możesz zauważyć różnicę między tymi dwoma zdaniami:

• "Proszę, jeśli znajdziecie czas, byłbym wdzięczny za możliwość umówienia się na spotkanie w celu omówienia szczegółów dotyczących projektu", oraz
• „Wyślij nam preferowaną godzinę i datę, abyśmy mogli zaplanować następne spotkanie”.

Różnica polega na poświęceniu i odwadze. Nie wahaj się go użyć.

5. Naucz się być cierpliwym

Teraz dotarliśmy do sedna sprawy – jak długo powinniśmy czekać przed wysłaniem e-maila uzupełniającego?

Nie czekaj zbyt długo. Najlepsze praktyki mówią, że możesz spodziewać się odpowiedzi od swoich klientów w ciągu dnia lub dwóch.

Dobrym pomysłem jest umożliwienie klientom tego okresu przed podjęciem dalszych działań.

W rzeczywistości dużo mądrzej jest po prostu zapytać ich, kiedy będą najbardziej otwarci na kontakt z Tobą. W ten sposób nawiążesz dobre relacje oparte na własnych decyzjach, unikając jednocześnie zbytniego irytowania.

Uwaga: pamiętaj, że Twoi klienci mogą nie sprawdzać swoich e-maili w weekendy i święta.

Ciężko jest ustawić czas na kontynuację, aby nie wydawać się zbyt wytrwałym zaraz po zwróceniu ich uwagi.

Zawsze lepiej dać im więcej miejsca niż działać zbyt wcześnie.

E-mail uzupełniający NIE TRZEBA

Teraz nadszedł czas, aby przyjrzeć się najczęstszym pułapkom podczas wysyłania kolejnych e-maili:

1. Obwinianie — nawet jeśli Twoi klienci nie wysłali informacji zgodnie z obietnicą, e-mail uzupełniający powinien koncentrować się na delikatnym przypomnieniu im o tym działaniu. Skupienie się na przyszłej współpracy i korzyściach klienta przyniesie Ci kolejny zestaw kart.

2. Słaba linia tematu - Wiersz tematu jest pierwszą rzeczą, jaką widzi Twój klient i głównym filtrem przy podejmowaniu decyzji, czy jest ważny, czy nie. Bądź zwięzły, czego potrzebujesz od swoich klientów. Pomoże to Twoim klientom filtrować Twoje e-maile zgodnie z potrzebami.

3. Zbyt długie oczekiwanie na odpowiedź - Jeśli będziesz czekać zbyt długo, Twój klient może umieścić Twój projekt na końcu lub o nim zapomnieć. Przypominanie nie jest denerwujące, jeśli jest zrobione dobrze. Dlatego szybko śledź.

4. Nachalne zachowanie – aby pokazać klientowi, że jest to przyjazne przypomnienie, bądź uprzejmy i beztroski. Ustal oczekiwania, mówiąc im, kiedy będziesz kontynuować, jeśli nie zareagują.

5. Brak wezwania do działania — jeśli klient skanuje tylko wiadomości e-mail, może przegapić wezwania do działania i ustawić je w stanie spoczynku. Podaj im jasny zarys kolejnych kroków i harmonogram realizacji projektu.

6. Nieprawidłowa komunikacja - Musisz poznać preferencje komunikacyjne swoich klientów. Większość klientów woli delikatne przypomnienia e-mailowe, ale niektórzy wolą krótkie rozmowy telefoniczne. Jeśli dostarcza informacji, których potrzebujesz, to się opłaca!

Szablony e-maili uzupełniających

1. Szablon e-maila „Tylko melduję się”

Jeśli chcesz śledzić swoją ofertę lub przypomnieć klientom o poprzedniej wiadomości e-mail, unikaj potrzeby.

Wyraź swoją empatię w ich napiętym harmonogramie i zaproponuj spotkanie, jeśli są zainteresowani.

Porada dla profesjonalistów: Rozwiązania sztucznej inteligencji (AI), takie jak TextCortex, mogą pomóc w pisaniu angażujących, spersonalizowanych wiadomości e-mail, gdy jesteś zbyt zajęty lub po prostu nie chcesz używać szablonu.

Na przykład dodatek Chrome TextCortex zawiera przydatną funkcję „ Bullet do wiadomości e-mail ”, która może być używana do szybkiego tworzenia wiadomości e-mail z najważniejszych punktów.

Po prostu ustaw główne wiadomości, które chcesz opisać w wiadomości e-mail, wybierz punktory, kliknij logo i kliknij opcję „Wyślij punktor do e-maila ”.

2. Szablon e-maila „Kontynuuj wycenę”

Twój potencjalny klient może analizować kilka ofert jednocześnie. Krótki e-mail pokazuje, że chcesz nawiązać połączenie.

Co więcej, ten rodzaj wiadomości e-mail będzie również wykazywał poczucie oddania samemu projektowi. Wierz lub nie, ale czasami to wystarczy, aby zdobyć klientów.

3. Szablon e-maila „Poczucie pilności”

Efekt FOMO (strach przed pominięciem) był i nadal jest potężnym narzędziem marketingowym.

Umieszczenie daty ważności w Twojej ofercie może podprogowo zachęcić klientów do natychmiastowej odpowiedzi na Twój e-mail.

Nikt nie chce przegapić dobrej okazji, prawda?

Pro Tip: Oprócz wielu funkcji przepisywania, dodatek Chrome TextCortex ma całkiem przydatną opcję zmiany tonu, która może przepisać treść w innym tonie głosu.

Aby z niego skorzystać, wybierz zdanie lub akapity , które chcesz przepisać w różnych tonach, kliknij logo i wybierz funkcję „Ton” .

Kliknij link typu tonu u dołu okna sugestii i wybierz ton głosu „ Pilne ”, aby dodać pilności do wiadomości e-mail podczas korzystania z funkcji „ Ton ”.

4. Szablon e-maila „Połączmy się ponownie”

Ludzie biznesu to ludzie czynu. Mając to na uwadze, jest bardziej prawdopodobne, że otrzymasz odpowiedź na swój e-mail uzupełniający, jeśli złożysz bezpośrednie odwołanie.

Niezależnie od rodzaju prośby, Twoi klienci nie zrozumieją jej źle, jeśli Twoje e-maile uzupełniające utrzymają ten sam poziom profesjonalizmu.

Wskazówka dla profesjonalistów: niezależnie od tematu lub odbiorców funkcja „Parafrazowanie” TextCortex może pomóc w utrzymaniu wysokiego standardu jakości pisania.

Wybierz zbiorczo zdania lub akapity , kliknij logo i wybierz opcję „Parafrazowanie” .

5. Szablon e-maila „Kontynuacja spotkania”

Po spotkaniu z klientami zaleca się wysłanie e-maila uzupełniającego. To dojrzały krok, który z czasem może doprowadzić do wielu owocnych relacji.

Ta forma dalszego e-maila to tylko szybkie podziękowanie za poświęcony czas klienta.

Owinąć

Nie ma wątpliwości, czy powinieneś wykorzystać kolejne e-maile w swojej strategii biznesowej.

Poświęcanie czasu na kultywowanie kontaktów to inwestycja w zdrowie Twojej firmy, która przyniesie korzyści w postaci ciągłego sukcesu w zawieraniu transakcji i utrzymywaniu relacji .

Mimo to nie sprawia to, że są zabawne. Zwłaszcza jeśli musisz je pisać codziennie.

Sugerujemy wypróbowanie TextCortex, jeśli utkniesz w poszukiwaniu inspiracji, masz dość używania tych samych starych szablonów lub po prostu chcesz zobaczyć, co jeszcze tam jest.

Co więcej, wykorzystanie TextCortex może sprawić, że najgorszy dzień pisania stanie się istniejącym zadaniem.

I to nie wszystko.

Oprócz funkcji przepisywania dostępnych w rozszerzeniu Chrome TextCortex zapewnia dostęp do:

• Dostęp do ponad 20 gotowych szablonów AI online.
• Twórz treści w ponad 72 językach za pomocą tego wielojęzycznego narzędzia AI.
• Płótno, które można edytować w czasie rzeczywistym, aby pomieścić treści tworzone przez ludzi i sztuczną inteligencję.
• Modyfikowanie i renderowanie treści w czasie rzeczywistym
• Możesz uzyskać dostęp do swojego osobistego asystenta pisania AI na ponad 30 platformach internetowych , w tym w Dokumentach, Gmailu, Linkedin i innych, a wszystko to z jednego pulpitu nawigacyjnego.

Pobierz rozszerzenie TextCortex do Chrome już dziś i zafunduj sobie osobistego asystenta pisania AI, który może zdziałać cuda dla Twoich treści.