Co to jest faktura — kompletny przewodnik

Niezależnie od tego, czy zarządzasz małą, jednoosobową firmą, czy dużą korporacją, tworzenie i wysyłanie faktur jest ważną częścią Twojej działalności. Faktury to sposób, w jaki właściciele firm otrzymują płatności: klienci płacą Ci, gdy wystawiasz im fakturę.

Wystawienie faktury sprzedaży za produkt lub usługę jest dość proste. Jednak ważne jest, aby upewnić się, że wszystkie wymagane informacje znajdują się na Twoich fakturach: niekompletna lub nieprawidłowa faktura może prowadzić do nieporozumień między klientem a Tobą, a nawet może spowodować spory o pieniądze (a uniknięcie tych problemów jest znacznie łatwiejsze dzięki odpowiednim oprogramowanie do faktur dla małych firm).

Ważną częścią tego procesu jest również dostarczenie faktury: po utworzeniu faktury musi ona również zostać wysłana do klienta niezawodnym medium: pocztą, e-mailem lub innym kanałem.

W tym artykule wyjaśniamy wszystkie ważne elementy faktury, jak ją utworzyć i jak dostarczać faktury Twoim klientom. Omawiamy również, w jaki sposób oprogramowanie do fakturowania, takie jak Hiveage, może ułatwić i usprawnić cały ten proces.

W tym artykule . . .

1. Co to jest faktura?
2. Jak pisanie faktur może usprawnić Twój biznes?
3. Co powinna zawierać faktura?
4. Ogólny układ faktury
5. Jak wystawić fakturę: kroki do naśladowania
6. Podsumowując: kluczowe informacje do dodania
7. Opcjonalne informacje do dodania
8. Jak wysłać fakturę
9. Jak napisać e-mail z fakturą
10. Jak wystawić fakturę w MS Word
11. Jak napisać fakturę za pomocą oprogramowania do fakturowania
12. Najczęściej zadawane pytania dotyczące wystawienia faktury

Co to jest faktura?

Czym więc jest faktura? Faktura to dokument, który należy wysłać klientowi po dostarczeniu mu produktu lub usługi. Faktury określają, ile klient musi zapłacić za otrzymane towary lub usługi i jak powinien to zrobić.

Należy pamiętać, że faktury nie są rachunkami ani paragonami; są to wezwania do zapłaty za świadczone usługi. Podczas gdy rachunki oznaczają natychmiastową czynność płatniczą, faktury doradzają klientom, kiedy i jak zapłacić. Dodatkowo klienci otrzymują paragony po zapłaceniu: faktury żądają zapłaty, więc nie mogą służyć jako paragony.

Jak wystawianie faktur może poprawić Twój biznes?

Skoro już zajęliśmy się tym, czym jest faktura, przyjrzyjmy się, jak tworzenie i wysyłanie profesjonalnych faktur do klientów może pomóc w szybszym uzyskiwaniu płatności. Dzięki terminowemu fakturowaniu możesz uniknąć opóźnień w płatnościach lub sporów z klientami o pieniądze, które są ci winni za świadczone usługi.

Posiadanie eleganckich i atrakcyjnych wizualnie faktur może również wywrzeć lepsze wrażenie na Twoich klientach. Pokazuje, że jakość i dbałość są ważne dla Twojej firmy.

Co powinna zawierać faktura?

Podstawowe elementy, które powinny zawierać wszystkie profesjonalne faktury to:

1. Wyraźny tytuł ze słowem „Faktura”
2. Nazwa Twojej firmy, dane kontaktowe i logo
3. Data wystawienia faktury i termin płatności
4. Numer faktury
5. Nazwa i adres klienta
6. Usługi świadczone wraz ze stawką, ilością i łączną kwotą dla każdego
7. Warunki płatności

Ogólny układ faktury ↩

Ogólny styl faktury powinien wyglądać profesjonalnie i elegancko. Cokolwiek mniej może sugerować, że nie traktujesz swoich płatności poważnie.

Jeśli nie wiesz od czego i jak zacząć, zajrzyj do naszych darmowych szablonów faktur lub darmowego generatora faktur. Stworzyliśmy te szablony faktur i generator faktur — a także naszą usługę fakturowania — aby wyeliminować problemy związane z procesem fakturowania.

Tak czy inaczej, kluczowe kroki przy tworzeniu faktury są następujące:

Jak wystawić fakturę: kroki do naśladowania ↩

1. Utwórz układ faktury

Pierwszą rzeczą do zrobienia jest ustalenie układu faktury. Będzie potrzebna sekcja nagłówka zawierająca dane kontaktowe, daty itp. (wyjaśnione poniżej) oraz główna treść, w której będą wymienione szczegóły produktów/usług wymagających płatności. Decydując się na układ, wybierz czcionki i kolory, które wyglądają profesjonalnie. Możesz dołączyć logo swojej firmy, aby zapewnić spójność i autentyczność marki. Upewnij się, że istnieje tytuł zawierający słowo „Faktura”.

2. Dodaj niezbędne informacje kontaktowe

Dołącz informacje kontaktowe swojej firmy, aby klienci wiedzieli, jaką usługę kupili i od jakiego dostawcy. Nazwa firmy, adres i numer telefonu to niezbędne informacje.

Faktura musi również zawierać dane kontaktowe klienta, takie jak imię i nazwisko, adres i ewentualnie numer telefonu. Określa, dla kogo przeznaczona jest faktura, a także zapewnia, że ​​faktura zostanie dostarczona do właściwej osoby.

3. Dołącz numer faktury, datę faktury i datę płatności faktury

Numer faktury jest krytyczną częścią całej faktury. Kiedy generujesz fakturę, upewnij się, że ma ona unikalny numer, aby móc łatwo śledzić jej status płatności. Nie powtarzaj numeru faktury, ponieważ może to wprowadzić Cię w błąd w przyszłości, zwłaszcza w sezonie podatkowym. Większość firm utrzymuje spójną sekwencję numerowania faktur (np. INV-001, INV-002, INV-003,...). W niektórych jurysdykcjach jest to wymóg prawny.

Data wystawienia faktury to dzień jej wystawienia. Termin płatności to ostatni dzień, w którym klient musi zapłacić. Podanie zarówno daty wystawienia faktury, jak i terminu płatności jest wskazówką, jak długo klient musi dokonać płatności i pomaga zapobiegać przeterminowaniu faktur.

4. Upewnij się, że elementy zamówienia zawierają prawidłowe informacje

W pozycjach zamówienia opisujesz produkty lub usługi, które dostarczyłeś klientowi. Chociaż nie musisz być zbyt szczegółowy w opisach usług, powinieneś dodać wystarczające wyjaśnienia do pozycji, aby Twoi klienci wiedzieli, za co płacą.

Przy każdej usłudze koniecznie pokaż, ile kosztuje. Wyświetlanie ilości, ceny jednostkowej oraz całkowitego kosztu poszczególnych towarów lub usług pozwala klientowi na jasne zrozumienie swoich zobowiązań płatniczych.

5. Dodaj sumę

Po uzupełnieniu informacji o elemencie zamówienia zsumuj łączną kwotę. Dodaj sumy częściowe dla każdej usługi iw osobnym wierszu zaznacz łączną kwotę płatności (np. pogrubioną czcionką). Przed podaniem ostatecznego salda pamiętaj, aby uwzględnić wszelkie obowiązujące podatki i rabaty.

6. Wyjaśnij warunki i metody płatności

Niezbędne jest omówienie warunków płatności przed wykonaniem usługi, ale można je również uwzględnić podczas wystawiania faktury. Może to zapobiec sporom i wyjaśnić, kiedy należy dokonać płatności oraz w jaki sposób Twoi klienci mogą dokonać płatności.

Wyjaśniając warunki i informacje dotyczące płatności, podaj:

1. Termin płatności faktury
2. Zasady zwrotu lub gwarancje zwrotu pieniędzy
3. Kary za opóźnienia w płatnościach
4. Jak dokonywać płatności (gotówka, czek, online itp.)

Dodanie warunków płatności do faktury nie jest konieczne, ale z pewnością może poprawić jakość obsługi klienta i usprawnić proces płatności.

Podsumowując: kluczowe informacje, które należy dodać podczas pisania faktury ↩

Teraz, gdy wiesz, jak napisać fakturę, która jest pouczająca, profesjonalna i prosta, oto zestawienie wszystkiego, co musisz uwzględnić:

1. Nazwa, adres i numer telefonu Twojej firmy
2. Nazwa i adres klienta
3. Numer faktury, data wystawienia i termin płatności
4. Opis usług
5. Ilość i suma częściowa każdej usługi w formie szczegółowej listy
6. Całkowita należna kwota i należne saldo

To są pozycje, które musisz mieć na wszystkich fakturach. Brak jednego z powyższych może prowadzić do zamieszania, kontrowersji, a w skrajnych przypadkach utraty klientów.

Opcjonalne informacje do dodania podczas wystawiania faktury ↩

Istnieją informacje, które nie są niezbędne do transakcji, ale mogą poprawić wrażenia klienta w przypadku niektórych rodzajów faktur. Oto kilka rzeczy, które mogą ulepszyć Twój szablon faktury:

1. Opis warunków płatności, takich jak gwarancje satysfakcji
2. Jak sfinalizować transakcję
3. Notatka osobista

Jak wspomniano wcześniej, gwarancje satysfakcji i inne informacje w tym zakresie nie są konieczne do wystawienia faktury, ponieważ najprawdopodobniej wyjaśniłeś je przed wykonaniem usługi. Jeśli tego nie zrobiłeś, dobrze jest zawrzeć te informacje.

Jeśli nie wspomniałeś o tym wcześniej swojemu klientowi, powinieneś wyjaśnić, jak sfinalizować transakcję. Niezależnie od tego, czy jest to online, czekiem, czy gotówką, możesz opcjonalnie poinformować, w jaki sposób klient ma zapłacić.

Wreszcie, osobista notatka może być miłym akcentem na koniec pisania faktury. Oto kilka rzeczy, które możesz powiedzieć:

1. Pozdrów ich po imieniu
2. Podziękuj im za robienie interesów z tobą
3. Poinformuj ich, że nie możesz się doczekać, aby wkrótce znów z nimi współpracować
4. Wymień kilka szczegółów na temat ich doświadczenia
5. Wyjaśnij wszelkie aspekty faktury, takie jak rabaty i możliwości promocyjne
6. Ogólnie zachowaj przyjazny ton

Jak wysłać fakturę ↩

Skoro już wiesz, jak napisać fakturę, musisz wiedzieć, jak ją wysłać. Można to zrobić na wiele sposobów. Czasami sposób wystawienia faktury zależy od tego, w jaki sposób ją wyślesz.

Oto kilka możliwych sposobów wysyłania faktur:

1. E-mail
2. Poczta
3. Oprogramowanie do faktur online

E-mail to powszechny sposób wysyłania faktur przez firmy. Sama faktura jest jednak zazwyczaj załączonym dokumentem. Podsumowując, e-mail jest skutecznym sposobem wysyłania faktur, ponieważ większość firm używa go jako podstawowej formy komunikacji.

Niektórzy właściciele firm również idą staromodną drogą. Wysyłanie faktury nie jest obecnie najpopularniejszą formą, ponieważ w dzisiejszych czasach wszystko jest uproszczone dzięki e-mailowi. Jeśli uważasz, że to najlepszy sposób na prowadzenie firmy, to idź!

Oprogramowanie do faktur, takie jak Hiveage, eliminuje stres związany z tworzeniem i wysyłaniem faktur online. Chociaż nadal powinieneś rozumieć podstawy pisania faktury, usługa fakturowania może ci znacznie ułatwić sprawę. Mogą zaoferować Ci możliwość wysłania faktury bezpośrednio z platformy za pomocą poczty e-mail, pobrania faktury do wysłania lub wydrukowania jej do wysłania pocztą.

Jak napisać e-mail z fakturą ↩

Napisanie e-maila z fakturą jest dość proste. Oto ważne elementy, które e-mail powinien zawierać:

1. Jasny i chwytliwy temat
2. Prosta i krótka wiadomość e-mail
3. Załączony dokument faktury

Wiersz tematu nie powinien być zbyt długi. Możesz podać numer faktury lub nazwę swojej firmy, ale co najważniejsze, pamiętaj o dodaniu słowa „faktura”.

Wiadomość e-mail nie musi być bardzo długa. Ponieważ na fakturze znajduje się większość informacji, możesz umieścić krótką i miłą wiadomość. W większości niech większość mówi faktura.

Pamiętaj, aby dołączyć fakturę do e-maila. Jest to najważniejsza część e-maila, ponieważ zawiera wszystkie informacje potrzebne do zarabiania pieniędzy.

Jak wystawić fakturę w programie Microsoft Word ↩

Word ma własny szablon faktur, który może być przydatny dla właścicieli małych firm. Oto jak wystawić fakturę w programie Word:

1. Otwórz nowy dokument Word
2. Utwórz nagłówek
3. Wybierz nagłówek faktury
4. Wykonaj powyższe kroki, aby napisać kompletną fakturę, upewniając się, że numer faktury jest wyraźny

Jeśli używasz innych narzędzi w pakiecie MS Office: Excel jest również dostarczany z szablonami faktur po wyjęciu z pudełka.

Jak napisać fakturę za pomocą oprogramowania do fakturowania ↩

Fakturowanie to jeden z tych nieuniknionych problemów związanych z prowadzeniem małej firmy, dlatego staraliśmy się sami rozwiązać ten problem dzięki Hiveage. Oczywiście jesteśmy nastawieni na nasze własne rozwiązanie, ale istnieje kilka programów do wystawiania faktur, które mogą pomóc w pisaniu i wysyłaniu faktur.

Korzystanie z usługi fakturowania to jeden z najszybszych i najłatwiejszych sposobów tworzenia faktur online. Być może nawet nie musisz wiedzieć, jak utworzyć fakturę, ponieważ zawiera ona wszystkie wymagane pola do wypełnienia. Niektóre programy do fakturowania pomagają również w obsłudze transakcji, umożliwiając płatności online na samej fakturze.

Wśród użytkowników małych firm Hiveage jest ceniony za łatwość obsługi całego procesu fakturowania. Dzięki Hiveage możesz przygotowywać wyceny, uzyskiwać akceptację klienta, tworzyć i wysyłać regularne i cykliczne faktury, akceptować płatności online, generować szczegółowe raporty finansowe i wiele więcej. Zarejestruj się za darmo i zobacz, jak możesz zacząć tworzyć faktury w ciągu kilku minut!

Często zadawane pytania dotyczące fakturowania

Jak wystawić fakturę?

Wyraźnie oznacz dokument jako fakturę. Dodaj własne dane kontaktowe, a następnie Klienta i jego adres firmy. Napisz opis towarów/usług, za które wystawiasz faktury, stawki i łączną kwotę (najlepiej w formie tabeli). Dodaj datę wystawienia faktury i termin płatności. Uwzględnij warunki płatności i sposób, w jaki będziesz akceptować płatność (gotówka, przelew bankowy, online itp.).

Jaki jest przykład faktury?

Sprawdź darmowy szablon faktury odpowiedni dla Twojej firmy (patrz artykuł powyżej) lub darmowy generator faktur.

Czy możesz napisać odręcznie wystawioną fakturę?

Dopuszczalne są odręczne faktury, ale nie jest to wskazane. Wystarczą dla bardzo małych firm, ale większość klientów będzie wymagać czegoś bardziej profesjonalnego.

Czy umieszczasz dane bankowe na fakturze?

Gdy jest używana jako preferowana metoda płatności, podanie danych bankowych na fakturze ułatwia klientom przetwarzanie płatności. Pozwala uniknąć komunikacji tam i z powrotem w celu potwierdzenia istotnych informacji i przyspiesza cały proces.