Jak napisać e-mail z fakturą — szablon wiadomości e-mail z fakturą

Payday to jedna z najlepszych części ukończenia projektu. Jeśli ostatnio wykonałeś jakąś pracę dla klienta i zakończyłeś projekt, prawdopodobnie będziesz musiał wystawić klientowi fakturę, aby otrzymać zapłatę.

Niemniej jednak wielu freelancerów i małych firm obawia się, że nie dostaną zapłaty za swoją pracę i nie otrzymają wynagrodzenia. Nawet opóźnione płatności mogą być dużym problemem podczas zarządzania przepływem gotówki.

Najlepszym sposobem na uniknięcie tego jest wykonanie kilku prostych, ale ważnych kroków podczas komunikowania się z klientem w sprawach dotyczących faktur. Dlatego dobrze jest mieć szablon wiadomości e-mail z fakturą, który jest prosty i łatwy do zrozumienia.

W tym artykule dzielimy się z Tobą wskazówkami i poradami, z których możesz skorzystać wysyłając e-mail z fakturą. Udostępnimy również łatwy w użyciu szablon wiadomości e-mail z fakturą, który ułatwi Ci otrzymywanie płatności!

W tym artykule . . .

• Dlaczego warto korzystać z szablonu e-maila z fakturą?
• Jak utworzyć szablon wiadomości e-mail z fakturą?
• Co piszesz w e-mailach z fakturami?
• Przykładowy szablon e-maila z fakturą
• Jak napisać list motywacyjny do faktury
• Jak wysłać fakturę e-mailem?
• Jak napisać formalną fakturę?
• Automatyzacja wiadomości e-mail z fakturami za pomocą oprogramowania do fakturowania

Dlaczego warto korzystać z szablonu wiadomości e-mail z fakturą?

Szybka odpowiedź jest taka, że ​​szablony e-maili oszczędzają czas: dzięki szablonowi nie będziesz musiał wpisywać wiadomości za każdym razem, gdy będziesz musiał napisać e-mail z fakturą do klienta.

Jest to szczególnie przydatne dla firm oferujących różnorodne produkty lub usługi, dzięki czemu wiedzą, jakie informacje są potrzebne w wiadomości i jak należy je sformatować.

Szablon jest również przydatnym narzędziem, jeśli wysyłasz fakturę do wielu klientów, ponieważ zapewnia spójność wiadomości.

Kolejną zaletą korzystania z szablonów faktur jest to, że można je spersonalizować dla każdego klienta, wpisując z wyprzedzeniem jego nazwę i inne istotne informacje w polach zastępczych.

Jak utworzyć szablon wiadomości e-mail z fakturą?

Jedną z najważniejszych rzeczy, które należy wziąć pod uwagę podczas tworzenia szablonu wiadomości e-mail, jest to, że jest on odpowiedni i dostosowany do Twojej firmy lub pracy. Powinien odzwierciedlać nie tylko rodzaj wykonywanej pracy, ale także rodzaj relacji, jakie masz z klientami.

Jednak szablon wiadomości e-mail powinien być również na tyle ogólny, aby można go było zastosować do większości lub wszystkich klientów, co pozwala na szybkie wprowadzanie w razie potrzeby szybkich zmian przed wysłaniem.

Gdy będziesz gotowy do przygotowania wersji roboczej wiadomości e-mail, możesz wykonać poniższe czynności, aby stworzyć idealny szablon do wysłania swoim klientom. Tworzenie faktur od podstaw może być kłopotliwe, więc posiadanie ogólnego przykładu może znacznie przyspieszyć ten proces.

Zadbaj o profesjonalny i prosty e-mail z fakturą

Właściciele firm często mają problemy z pisaniem e-maili z fakturami. Martwią się o to, jak formalne powinny być lub co powinno znaleźć się w liście.

Celem e-maila z fakturą jest zapłata, ale chcesz, aby Twój klient był bardziej chętny niż tylko otrzymywanie pieniędzy. Chcesz również, aby czuli się szanowani za transakcję biznesową, którą z Tobą zawarli.

Jeśli chcesz mieć pewność, że Twoja wiadomość e-mail nie zostanie zignorowana, ważne jest, aby ta poczta była profesjonalna. Staraj się, aby język był prosty, ale precyzyjny: unikaj używania zbyt wielu skrótów, skomplikowanych słów lub żargonu, który zrozumie tylko osoba z wewnątrz firmy.

Celem e-maila z fakturą jest po prostu wysłanie faktury do klienta: nie musi ona zawierać wielu innych informacji. W trosce o swój czas i klienta wystarczy, że zamieścisz krótką wiadomość z podziękowaniem za prowadzoną działalność oraz o dołączeniu faktury za wykonaną pracę. Jeśli chcesz otrzymać zapłatę na czas, warto użyć krótkiego i rzeczowego e-maila.

Mieć opisowy wiersz tematu

Zalecamy umieszczenie najważniejszych informacji w samym temacie wiadomości e-mail. Wiersz tematu powinien być jednoznaczny: klient powinien wiedzieć, że wystawiasz mu fakturę, gdy zobaczy temat Twojej wiadomości na liście e-maili w swojej skrzynce odbiorczej. W przeciwnym razie mogą nawet nie zorientować się, że wysłałeś fakturę, w ten sposób nieumyślnie opóźniając płatność.

Zalecamy umieszczenie numeru faktury i terminu płatności w temacie podczas pisania wiadomości e-mail. Na przykład:

Faktura [liczba] za [Produkt/Usługa] należna w dniu [Data]

W ten sposób możesz mieć pewność, że Twój klient dokładnie wie, dlaczego się z nim kontaktujesz i że nadszedł czas, aby zapłacił Ci za Twoje usługi.

Co piszesz w wiadomościach e-mail z fakturami?

Twoja wiadomość powinna zawierać krótki opis pracy, którą wykonałeś dla klienta. Powinieneś wskazać, czy opłata dotyczy projektu, czy przepracowanego czasu.

Ponadto powinieneś podać swoją stawkę, aby klient miał jasność co do tego, ile pobierasz. Warto też doliczyć wszelkie inne wydatki, których nie można pokryć z płatności klienta (np. wysyłka), aby nie było niespodzianek.

Jak zwykle list lub e-mail z fakturą powinien zaczynać się od powitania. Jeśli przez jakiś czas nie komunikowałeś się z odbiorcą, zwykle dołączasz krótką wiadomość.

Następnie należy poinformować klienta, że ​​kontaktujesz się z nim w celu wystawienia faktury za wykonaną pracę i że fakturę załączono do tego e-maila.

Dołącz fakturę

Zalecamy dołączenie faktury jako pliku/dokumentu zamiast dołączania jej do treści wiadomości e-mail. PDF jest ogólnie najlepszy, ponieważ działa na wszystkich rodzajach urządzeń i systemach operacyjnych i można uniknąć problemów ze zgodnością. Jeśli wyślesz fakturę jako załącznik, Twój klient może również łatwo ją wydrukować i zachować do swojej ewidencji.

Użyj tego szablonu wiadomości e-mail z fakturą

Jeśli zastanawiasz się, jak napisać e-mail z fakturą, możesz spróbować skorzystać z następującego przykładu wiadomości o fakturze:

Subject: Invoice [Number] Due on [Date]

Dear [Client],

I hope you are well.

Please see attached the invoice [number] for [completed project]. The invoice is due by [date].

Please don't hesitate to get in touch if you have any questions or need clarifications.

Best regards,
[Your name and email signature]

Pamiętaj, że ten przykład wiadomości e-mail z fakturą jest krótki i jasny. Nie ma potrzeby dodawania zbędnych szczegółów lub rozmowy, chyba że masz bardzo bliską relację z klientem i czujesz, że byłoby to właściwe. To oczywiście według własnego uznania.

Jak spersonalizować swój e-mail z fakturą

Zalecamy spersonalizowanie wiadomości e-mail, aby klient nie czuł się, jakby otrzymał ogólny list z fakturą.

Wysyłając faktury e-mailem, należy dołączyć spersonalizowane powitanie, aby klient wiedział, że włożyłeś trochę czasu i wysiłku w kontakt. Jeśli uważasz, że jest to właściwe, możesz również umieścić spersonalizowaną wiadomość w treści wiadomości e-mail.

Pomoże to odróżnić Twoją firmę od innych, które korzystają z tego samego szablonu, i sprawi, że Twój klient poczuje się bardziej zaangażowany w kontakt z Tobą.

Jak napisać list motywacyjny do faktury?

Jeśli pracowałeś nad większym lub bardziej złożonym projektem dla klienta, może być odpowiednie dołączenie listu motywacyjnego do faktur. Ten list z fakturą jest dla Ciebie okazją do przedstawienia swoich stawek, wykonanej pracy, a także rozbicia stawki i wyjaśnienia, dlaczego naliczono opłatę.

Twój list motywacyjny powinien zawierać podstawowe informacje o tym, kim jesteś i co zapewniasz. Pamiętaj, aby w liście do faktury podać nazwę firmy lub nazwę firmy. Powinieneś również podać harmonogram projektu, nad którym pracowałeś, w tym daty rozpoczęcia i zakończenia.

Następnie powinieneś rozbić każde zadanie, które wykonałeś w ramach projektu i ile za to płacisz. Jeśli płacisz za godzinę lub dzień, uwzględnij to również jako część awarii.

Jak napisać e-mail z zaległą fakturą?

Jeśli Twój klient nie przekroczył terminu płatności faktury, może być konieczne ponowne skontaktowanie się z nim w celu sprawdzenia płatności. Wielokrotne kontaktowanie się z klientem w tej samej sprawie może być niezręczne, ale musisz otrzymać wynagrodzenie za pracę, którą dla niego wykonałeś.

Bądź uprzejmy, ale stanowczy w swojej wiadomości na fakturze

Pogoń za płatnościami jest niestety częstym problemem podczas pracy jako freelancer. Twój klient może mieć wyjaśnienie, dlaczego nie był w stanie zapłacić Ci przed terminem.

Niemniej jednak nie powinieneś pozwolić im uniknąć płacenia za twoją pracę. Upewnij się, że Twój e-mail jest uprzejmy, ale stanowczy. Jeśli jest to pierwszy przypadek, w którym kontaktujesz się ze swoim klientem, aby skontaktować się z nim, nie musisz być zbyt osobisty.

Możesz użyć następującego przykładu wiadomości e-mail, aby sprawdzić spóźnioną płatność:

Subject: Re: Invoice [Number] Due on [Date]

Hi [name],

I hope that you have been well. I just wanted to check in with you about the invoice we sent last week for [product or service].

Let me know if there is anything else I can do to help get this paid ASAP.

Thank you!
Best,
[your name]


Jak widać powyżej, w przypadku opóźnień w płatnościach ważne jest, aby podać numer faktury i termin jej płatności.

Jak wysłać fakturę e-mailem?

Jeśli zamierzasz wysłać fakturę e-mailem, najlepiej dołączyć ją jako załącznik. Możesz również użyć oprogramowania do fakturowania do generowania faktur, ponieważ ułatwia to proces (wskazówka: robimy doskonały).

Możesz również użyć wiadomości e-mail, aby wysłać łącze do faktury wygenerowanej za pośrednictwem usług takich jak PayPal. Wiele takich bramek płatności obsługuje podstawowe generowanie faktur.

Wysyłając wiadomość e-mail z załączoną fakturą, pamiętaj, aby w dokumencie podać odpowiednie informacje, takie jak nazwa firmy, pobierana kwota i numer faktury.

Dobrym pomysłem jest umieszczenie nazwy firmy i adresu w nagłówku lub bloku podpisu wiadomości e-mail, aby upewnić się, że wysyłasz fakturę, w przeciwieństwie do innych rodzajów wiadomości e-mail.

Jak napisać formalną fakturę?

Jak wyjaśniliśmy w naszym szczegółowym artykule na temat wystawiania faktury, ważne jest, aby faktura zawierała wszystkie informacje wymagane przez klienta do przetworzenia płatności. dlatego dobre szablony faktur zawierają następujące szczegóły.

Kluczowe elementy szablonu faktury

1. Dane Twojej firmy (nazwa, logo, dane kontaktowe)
2. Numer faktury
3. Imię i nazwisko oraz dane kontaktowe klienta
4. Data wystawienia faktury
5. Termin płatności
6. Należna kwota
7. Szczegółowa lista usług/produktów wraz z podziałem stawek i cen
8. Dodatkowe szczegóły, takie jak regulamin i metody płatności

Dobry szablon faktury powinien umożliwiać rozbicie każdego produktu lub usługi na przedmiot, a następnie określić, ile kosztuje każdy przedmiot. To najjaśniejszy sposób, aby Twój klient mógł zobaczyć, ile płacisz i dlaczego.

Kiedy nadejdzie czas, aby ci zapłacili, wyszczególnienie twoich usług również znacznie ułatwi klientowi zorientowanie się, ile jest winien. Jeśli tego nie zrobisz, może się okazać, że niektórzy klienci będą próbować zakwestionować naliczoną przez Ciebie kwotę, co powoduje niepotrzebne opóźnienia.

Niestety, opóźnienia w płatnościach są często częścią freelancingu, ale jeśli podzielisz informacje tak wyraźnie, jak to możliwe, ograniczysz szansę na to, jak to możliwe.

Automatyzacja wiadomości e-mail z fakturami za pomocą Hiveage

Narzędzia takie jak Hiveage pomagają zautomatyzować proces tworzenia faktur i wysyłania ich pocztą elektroniczną do klientów. Dzięki temu proces jest bardzo prosty i znacznie zmniejsza kłopoty.

Korzystając z oprogramowania do automatyzacji fakturowania, możesz ograniczyć ilość energii, którą musisz poświęcić na pracę administracyjną i tworzenie dokumentów, i zamiast tego skupić się na rzeczywistej pracy.

Automatyzując proces wysyłania faktur pocztą elektroniczną, możesz również upewnić się, że wszystkie spełniają ten sam standard i zawsze zawierają odpowiednie informacje. Nie musisz się martwić, że przypadkowo pominiesz ważne szczegóły, takie jak unikalny numer faktury lub instrukcje dotyczące płatności.

Dzięki Hiveage masz również możliwość dołączenia kopii faktury w formacie PDF do wiadomości e-mail. Niezawodny proces fakturowania skonfigurowany w ten sposób z odpowiednimi narzędziami zapewni, że finanse Twojej małej firmy pozostaną zdrowe.

Podsumowując, kluczowe korzyści płynące z automatyzacji fakturowania to możliwość:

• Oszczędzaj czas
• Zmniejsz liczbę błędów i literówek na fakturach
• Dodaj nowe funkcje do wiadomości e-mail z fakturami, takie jak dodatkowe metody płatności, a nawet automatyczny system ponownego zamawiania.

W zależności od modelu biznesowego, który posiadasz, ważne jest, aby wybrać oprogramowanie, które odpowiada Twoim konkretnym wymaganiom. W przypadku Hiveage naszymi głównymi klientami są freelancerzy i małe firmy, a usługa jest zoptymalizowana pod kątem ułatwienia im życia.

Podsumowując: elementy dobrej wiadomości e-mail z fakturą

E-mail z fakturą jest jednym z najważniejszych elementów Twojej działalności biznesowej. Jeśli nie zostanie to zrobione poprawnie, może dezorientować i frustrować klientów, którzy mogą mieć trudności ze zrozumieniem, o co prosisz lub jak powinni odpowiedzieć na wezwanie do zapłaty. Dobry e-mail z fakturą zawiera szereg elementów, w tym:

• Numer faktury
• Termin płatności
• Należna kwota
• Jasne i łatwe do wykonania instrukcje dotyczące płatności
• Krótki przegląd wyników lub sprzedanych produktów
• Powiadom, kiedy płatności są przeterminowane, z ofertą dotyczącą sposobu obsługi zaległych sald.

Dobrze napisany e-mail to pierwszy krok do nawiązania dobrych relacji z klientem i terminowego otrzymywania płatności. Skorzystaj z naszych szablonów faktur e-mail lub jeszcze lepiej, skorzystaj z naszego prostego i wydajnego oprogramowania do fakturowania online, aby mieć pewność, że nie stracisz na płatnościach!