Setki firm HVAC wybierają Connecteam, aby stawić czoła typowym wyzwaniom

Kierowanie firmą HVAC wymaga obsługi wielu ruchomych części, dosłownie iw przenośni! Regularnie technicy podróżują do różnych miejsc pracy, części i zapasy przychodzą i wychodzą, rachunki są składane, listy płac i harmonogramy muszą być wypełniane, pojazdy floty wymagają konserwacji, zaangażowanie pracowników wymaga uwagi i wiele więcej. Ale doba ma po prostu za mało godzin.

Biorąc pod uwagę wszystkie te wyzwania, postanowiliśmy przyjrzeć się bliżej, dlaczego setki firm z branży HVAC wybrały Connecteam jako rozwiązanie wszystkich swoich problemów. I dokładnie w jaki sposób wykorzystują naszą aplikację dla pracowników, aby być na bieżąco.

Wyzwania, przed którymi stanęły firmy HVAC przed Connecteam:

• Należy przestrzegać protokołów bezpieczeństwa

„Aktualizowanie całego naszego zespołu na temat zagrożeń lub incydentów zajmuje dużo czasu, może to kosztować nas dużo czasu, a nawet zagrażać naszemu personelowi. Tracimy mnóstwo czasu dzwoniąc do pracowników, aby upewnić się, że są świadomi protokołów bezpieczeństwa, gdy jest to konieczne. A fakt, że musimy planować spotkania, które działają dla każdego pracownika w celu omówienia protokołów bezpieczeństwa, jest problemem, z którym nie mam już ochoty”.

„Aktualizowanie protokołów bezpieczeństwa po prostu marnuje papier na drukowanie wszystkiego i dodawanie do segregatorów. Dystrybucja tych aktualizacji do wielu miejsc pracy jest czasochłonna i nie możemy być pewni, czy cały nasz zespół jest świadomy zmian”.

• Raportom nie ma końca

„Za każdym razem, gdy przychodzi zgłoszenie, możemy stracić mnóstwo czasu grając w ping-ponga, jeśli popełniono błąd, i to pod warunkiem, że otrzymamy zgłoszenie na czas”.

„Wszystkie formalności załatwiane są tradycyjnymi metodami, tj. papierem i arkuszami kalkulacyjnymi Excel. Jest to całkowicie nieefektywny proces, ponieważ kierownictwo musi widzieć formularze i natychmiast na nie reagować, ale nie zawsze te formularze otrzymujemy. Ponadto wysyłamy wiele informacji i załączników pocztą elektroniczną, co zajmuje dużo czasu i nie możemy sprawdzić, czy wszyscy otworzyli wiadomość e-mail i ją przeczytali”.

• Śledzenie czasu to skomplikowany proces

„Mogę spędzić cały dzień tylko na śledzeniu czasu i płacach, ale nie jest to efektywne, ponieważ utknąłem w niekończących się stosach arkuszy kalkulacyjnych Excela i nieczytelnych papierowych bazgrołów. To bardzo ułatwia popełnianie błędów”.

„Zawsze jestem zaangażowany w grę w ping ponga z moim zespołem z powodu błędów, które dostrzegam, lub po prostu próbuję znaleźć kogoś na zmianę”.

Warto również wspomnieć, że integracja Connecteam z QuickBooks Online i Gusto sprawia, że ​​eksportowanie grafików do listy płac jest łatwe i w 100% dokładne.

• Komunikacja wewnętrzna to trudne zadanie

„Przekazywanie czegokolwiek całemu mojemu personelowi nie jest łatwe – muszę korzystać z Whatsappa i e-maili, a po prostu nigdy nie mam pewności, czy wiadomość dotarła. Niezależnie od tego, czy jest to zachęcająca wiadomość, pozytywna recenzja, nowy protokół, trudne warunki pogodowe, ogłoszenie HR czy cokolwiek innego. Nie mam możliwości śledzenia, kto otrzymał i przeczytał moje wiadomości, a zazwyczaj bardzo ważne jest dla mnie, aby wiedzieć, kto przeczytał, a kto nie przeczytał tego, co wysłałem. A koordynowanie spotkań w celu dostarczenia tego rodzaju wiadomości to czas, na który nas nie stać”.

„Mój zespół nie zawsze może się ze mną skontaktować, ponieważ żongluję tuzinem zadań, a kiedy już do nich dotrę, w tym momencie jest to zwykle nieistotne”.

Jak Connecteam pomaga stawić czoła typowym wyzwaniom

Uczynienie bezpieczeństwa i świadomości priorytetem

Podczas pracy na wysokości iw środowisku wysokiego ryzyka bezpieczeństwo jest kluczowym aspektem firm HVAC, dlatego podnoszenie świadomości i standardów jest wspólnym celem firm HVAC korzystających z Connecteam.

• Szybkie i łatwe raportowanie : pracownicy mogą wysyłać raporty bezpośrednio do biura, gdy są poza domem, aby odpowiednie biuro lub przełożony mógł oceniać i reagować w czasie rzeczywistym.Na przykład raporty dotyczące sprzętu serwisowego oraz raporty dotyczące podnośników i wilgoci.
• Cyfrowe zasoby bezpieczeństwa : upewnij się, że wszystkie protokoły bezpieczeństwa, wskazówki i zasoby są dostępne za naciśnięciem jednego przycisku, dodatkowo kluczowe materiały, takie jak „wyciągnięte wnioski”, wyniki incydentów i okresowe wskazówki dotyczące bezpieczeństwa są dostępne w dowolnym momencie.
• Bieżące szkolenia w zakresie bezpieczeństwa : kierownicy i specjaliści ds. bezpieczeństwa mogą śledzić postępy każdego pracownika, dzięki czemu wiedzą, kto ukończył kurs lub quiz, a nawet mogą wysyłać przypomnienia tym, którzy jeszcze nie ukończyli.
• Bezpieczeństwo przede wszystkim: łatwo jest rozpowszechniać i przekazywać aktualizacje i protokoły związane z bezpieczeństwem, takie jak raporty o wykrywaniu incydentów, aktualizacje procedur w czasie rzeczywistym lub czynniki ryzyka, takie jak trudne warunki pogodowe lub zamknięte trasy.

Codzienne listy kontrolne i raporty

W celu utrzymania codziennych operacji, listy kontrolne i raporty są zwykle używane w celu zmniejszenia problemów związanych z codziennymi czynnościami, automatyzacji przepływu informacji i uzyskania lepszego nadzoru nad sprawami biznesowymi i sprawami pracowniczymi. Typowe listy kontrolne i raporty tworzone przez firmy HVAC w Connecteam obejmują:

• Obserwacja zagrożeń bezpieczeństwa
• Raport powypadkowy
• Raport o wypadku samochodowym
• Formularz kontroli bezpieczeństwa (dla przełożonych)
• Bilet zlecenia naprawy
• Lista kontrolna kontroli bezpieczeństwa
• Zwrot kosztów
• Raport incydentu klienta
• Przegląd wydajności pracowników

Ponadto wszystkie wpisy, które są przesyłane przez pracowników, są rejestrowane cyfrowo, mogą być automatycznie wysyłane na wcześniej zdefiniowany adres e-mail jako kopia PDF i mogą być eksportowane do arkusza Excel.

Usprawnienie komunikacji

Komunikacja z każdym pracownikiem jest kluczowa, ale nie jest łatwa do osiągnięcia. Dzięki narzędziom komunikacyjnym Connecteam znacznie łatwiej jest dotrzeć do pracowników w terenie i komunikować się z nimi:

• Grupy i kanały czatu: aby łatwo i wydajnie usprawnić codzienną komunikację, rozmawiać o pracowniku miesiąca, złych warunkach pogodowych, najlepszej trasie do miejsca pracy, świetnych recenzjach klientów i nie tylko.Rozpocznij czat jeden na jednego lub utwórz określone grupy zróżnicowane pod względem lokalizacji, działu lub innych.
• Powiadomienia push i aktualizacje w czasie rzeczywistym: wysyłaj formalne i nieformalne ogłoszenia, w tym aktualizacje HR, ogłoszenia, dystrybucję informacji, raporty dotyczące bezpieczeństwa i nie tylko.
• Katalog pracowników: znajdź odpowiednie dane kontaktowe współpracowników, menedżerów i nie tylko.Szukaj według nazwiska, stanowiska, działu i tak dalej.

Protokoły firmowe są natychmiast dostępne

Aby zapewnić zgodność, firmy HVAC muszą udostępniać wspólne materiały za jednym kliknięciem dla wszystkich swoich pracowników:

• Standardowe procedury operacyjne (SOP)
• Protokoły bezpieczeństwa i awaryjne
• Podręcznik pracownika
• Kodeks etyczny
• Polityka zapobiegania molestowaniu seksualnemu
• Jednolita polityka

Potrzeby w zakresie zasobów ludzkich

Dział HR firmy HVAC wykorzystuje Connecteam do komunikacji, angażowania pracowników i automatyzacji procesów.

• Rekomendacje: łatwo polecaj znajomym lub rodzinie stanowisko w firmie, aby zwiększyć zasięg rekrutacji.
• Wnioski urlopowe i chorobowe: pracownicy otrzymują natychmiastową aktualizację, jeśli wnioski zostały zatwierdzone lub odrzucone.
• Formularz danych osobowych: wdrażanie nowych pracowników wymaga pewnych informacji, takich jak dane osobowe, dane kontaktowe, kontakt w nagłych wypadkach, dokumenty, takie jak formularze podatkowe / dokument tożsamości ze zdjęciem itp.
• Aktualizowanie informacji kontaktowych: pracownicy mogą łatwo aktualizować swoje dane kontaktowe bezpośrednio w aplikacji, a dział HR zna je w czasie rzeczywistym — od zmian adresu, imienia i nazwiska, numeru telefonu komórkowego, adresu e-mail, informacji o koncie bankowym i innych.
• Ankiety satysfakcji pracowników lub oceny wydajności: HR może korzystać z gotowych szablonów, a nawet tworzyć własne, aby wysyłać ankiety i śledzić odpowiedzi w czasie rzeczywistym.Ponadto łatwo jest regularnie przeprowadzać przeglądy wydajności, aby uzyskać dokładniejsze informacje zwrotne.

Cele zgodności

Pracownicy HVAC muszą przestrzegać przepisów, co jest osiągane dzięki formularzom „Przeczytaj i podpisz” oraz okresowym szkoleniom przypominającym. Dzięki Connecteam wszystkie dokumenty są rejestrowane i automatycznie wysyłane jako kopie PDF na predefiniowane adresy e-mail, które można dostosować według formularza. Ponadto użytkownicy mogą w razie potrzeby wyeksportować raport podsumowujący.

Odczytywanie i podpisywanie dokumentów obejmuje:

• Potwierdzenie podręcznika pracownika
• Jednolita umowa
• Polityka zapobiegania molestowaniu seksualnemu
• Raport z ustaleń incydentu
• Inne czytać i podpisywać dokumenty.

Okresowe szkolenia odświeżające obejmują:

• Zimowa jazda
• Szkolenie z molestowania seksualnego
• Szkolenie z wentylacji
• Bezpieczeństwo instalacji grzewczych i chłodzących
• Szkolenie odświeżające protokół.

Szkolenie wszystkich pracowników

Dzięki Connecteam firmy HVAC mogą oferować szkolenia za pośrednictwem aplikacji, aby regularnie docierać do wszystkich pracowników. Dodatkowo możesz śledzić postępy i przeprowadzać szkolenia w dowolnym momencie, a pracownicy mogą uzupełniać materiał we własnym czasie.

• Szkolenie BHP
• Szkolenie z profilaktyki molestowania seksualnego
• Użytkowanie i konserwacja sprzętu
• Testy i quizy.

Nie chodzi jednak tylko o wdrażanie nowych pracowników, ale także o ciągłe doskonalenie umiejętności zawodowych „starszych” pracowników, aby uniknąć luk w wiedzy.

Planowanie pracy

Firmy HVAC zajmują się obsługą złożonych potrzeb związanych z planowaniem, ale Connecteam znacznie ułatwia zarządzanie:

• Wysyłaj połączenia serwisowe do pracowników w czasie rzeczywistym ze wszystkimi potrzebnymi im informacjami. Prowadź ewidencję czasu zameldowania i wymeldowania oraz lokalizacji za pomocą stempli GPS.
• Zezwalaj pracownikom na dodawanie notatek i komentarzy dotyczących zmian w celu uzyskania dalszych wyjaśnień, gdy jest to konieczne.
• Pozwól pracownikom akceptować i odrzucać zmiany (opcjonalnie – można wyłączyć).

Connecteam to kompleksowe rozwiązanie do zarządzania pracownikami z licznymi możliwościami skalowania Twojej firmy. A biorąc pod uwagę jego niesamowitą cenę, jest to łatwy wybór. Rozpocznij bezpłatny okres próbny już teraz i wyślij nam wiadomość na adres [email protected] .

Chcesz otrzymywać więcej świetnych artykułów prosto do swojej skrzynki pocztowej? Zapisz się tutaj