10 sposobów na poprawę komunikacji personelu w dużych organizacjach

Wiemy, że skuteczna komunikacja personelu jest czymś, co większość menedżerów i właścicieli firm uważa za trywialną część ich codziennej pracy. W końcu są inne, znacznie ważniejsze zadania, o które trzeba się martwić.

Jednak badania branżowe dowiodły, że „słaba komunikacja w miejscu pracy kosztuje obecnie liderów biznesowych oszałamiającą utratę produktywności w wysokości 37 miliardów dolarów, przy średnich stratach przekraczających 62 miliony dolarów rocznie”.

Z kolei raport Willis Tower Watson wykazał, że firmy ze skuteczną komunikacją między pracownikami faktycznie prowadzą do47% wyższych całkowitych zwrotów dla akcjonariuszy niż firmy z problemami z komunikacją.

Nie można wystarczająco podkreślić, jak ważna jest skuteczna komunikacja personelu. Ale dzięki odpowiednim metodom i strategiom możesz odwrócić sytuację, aby utrzymać produktywność na wysokim poziomie bez poważnych szkód finansowych.

Poniżej omawiamy 10 sposobów na poprawę komunikacji między pracownikami w dużych organizacjach. Jak wspomniano, te wskazówki koncentrują się na korzystaniu z aplikacji do komunikacji, takiej jak Connecteam, ale możesz zastosować te wskazówki do bieżącej metody dostawy z niewielkimi poprawkami.

Aby naprawdę sprawić, by metoda komunikacji z personelem była skuteczna, musisz traktować swoich pracowników jako jeden rozmiar, który nie pasuje do wszystkich!

Rozważ następujące kwestie, aby poprawić komunikację z personelem:

• Jaki jest najlepszy czas na wysłanie komunikacji z personelem?
• Co ich podnieca? Co ich obchodzi?
• Kiedy jest najlepszy czas na wysyłanie wiadomości? Z samego rana czy po obiedzie?

Ważne jest również, aby pamiętać, że Twoi pracownicy nie mają możliwości zaangażowania się ani przesłania zwrotnej opinii.

Dodatkowo upewnij się, że komunikacja personelu jest podzielona na różne grupy, na przykład lokalizację, stanowisko, dział itp. Jest to kluczowe, ponieważ jeśli Twoja wiadomość nie jest odpowiednia dla każdego pracownika, to po prostu tworzysz szum.

Pamiętaj, aby wysyłać wiadomości personelu do tych, dla których jest to istotne — na przykład ekipa z Brooklynu ma nowe godziny pracy, ale pracownicy na Manhattanie nie są dotknięci, więc nie powinni otrzymywać wiadomości.

Pracownicy będą bardziej angażować się, gdy udostępniane treści będą dla nich istotne.

„Aby zapewnić rezonans i zachęcić do ciągłego przyjmowania kanałów, dostosuj komunikaty w oparciu o motywacje, zainteresowania i doświadczenie pracowników – i upewnij się, że czas jest odpowiedni.

Gartnera

Budowanie właściwych nawyków jest kluczowe, szczególnie w zakresie komunikacji z personelem.

Musisz zapewnić częstą i zorganizowaną komunikację. Na przykład comiesięczne biuletyny, kwartalne aktualizacje od dyrektora generalnego lub cotygodniowe podsumowanie operacyjne.

Spraw, aby te nawyki komunikacyjne były jeszcze łatwiejsze do wykonania, tworząc szablon, który jest łatwy w użyciu dla wszystkich i wymaga mniej energii do złożenia. Z drugiej strony, trzymając się szablonu, Twoi pracownicy przyzwyczajają się do konsumowania komunikacji w określony sposób, który jest zrozumiały na pierwszy rzut oka.

Twoje nawyki komunikacyjne pracowników powinny działać jak w zegarku.

Komunikacja nie jest ulicą jednokierunkową.

Twoi pracownicy chcą czuć się wysłuchani i docenieni, w przeciwnym razie morale i produktywność spadają wraz z rosnącymi wskaźnikami rotacji.

Zwłaszcza, gdy Gallup przeprowadził ankietę, z której wynikało, że pracownicy nie otrzymują wystarczającej ilości informacji zwrotnych lub przekazują ich wystarczająco dużo.

Dzięki aplikacji do komunikacji z pracownikami dostępne są niezliczone funkcje do uzyskiwania informacji zwrotnych, takie jak:

• Ankiety
• Ankiety na żywo
• Pudełko z sugestiami
• Prywatny czat

Jednak nie ograniczaj siebie ani swoich pracowników do dzielenia się opiniami. Upewnij się, że są uprawnieni i czują się komfortowo, zwracając się do Ciebie ze wszystkimi pomysłami, problemami, sukcesami i wszystkim innym, co jest potrzebne.

Ważne jest, aby budować zdrowe relacje z pracownikami, zwłaszcza gdy 12% pracowników odchodzi z pracy za wyższe zarobki, a 75% odchodzi bezpośrednio z firmy z powodu złych relacji z przełożonym.

W związku z tym regularne zbieranie informacji zwrotnych, działanie na podstawie informacji zwrotnych i budowanie zdrowych relacji roboczych z zespołem prowadzi do poprawy komunikacji między pracownikami.

Możesz pomyśleć, że komunikacja między pracownikami dotyczy wyłącznie pracy, przez cały czas. To jednak błędne przekonanie.

Aby praca była naprawdę wciągająca, musisz zapewnić możliwości zdrowego, przyjemnego środowiska pracy. To właśnie ta kultura firmy prowadzi do wyższego morale i produktywności.

Jak możesz wykazać się kreatywnością w komunikacji z pracownikami? Użyj aplikacji do komunikacji z pracownikami, aby wysłać następujące informacje:

• Rozpocznij konkurs na najsłodszego/najgłupszego zwierzaka pracownika
• Podziel się pozytywną interakcją z klientem
• Udostępnij zabawny GIF, aby rozpocząć dzień
• Zagłosuj, kto ma najlepszy kostium na Halloween

Istnieje wiele kreatywnych sposobów na poprawę komunikacji między pracownikami, więc myśl trochę nieszablonowo i dodaj to połączenie międzyludzkie, aby pokierować wewnętrzną komunikacją między pracownikami.

Możesz rozważyć zatrudnienie kierownika ds. zaangażowania pracowników, aby naprawdę przenieść to na inny poziom.

Nie powinieneś zastanawiać się, jak sprawić, by pracownicy lepiej się komunikowali, ponieważ jeśli mierzysz swoje metody i kanały komunikacji, od razu wiesz, co działa, a co nie.

Brzmi to trochę onieśmielająco, ale dzięki aplikacji do komunikacji z pracownikami masz bezpośredni dostęp do wyników w czasie rzeczywistym. Na przykład, ilu pracowników otworzyło Twoją wiadomość, zaangażowało się w nią, nie otworzyło lub nie podjęło działania itp. Wszystko jest na twoich oczach.

W przeciwnym razie możesz ustalić punkt odniesienia, aby zrozumieć, co mierzysz i jak to działa, aby najlepiej określić skuteczność twoich wysiłków.

Dzięki ukierunkowanemu, mierzalnemu podejściu do komunikacji z personelem masz łatwiejszą ścieżkę do poprawy komunikacji z personelem. Zacznij od wysyłania aktualizacji w czasie rzeczywistym do swojego personelu lub tylko do wyznaczonych członków zespołu. I upewnij się, że najważniejsze wiadomości dotrą do wszystkich pracowników, od ogłoszenia z ostatniej chwili lub wiadomości od dyrektora generalnego, po aktualizacje operacyjne i tak dalej.

Nie ma jednego sposobu na opanowanie komunikacji z personelem, ale powinieneś przyjrzeć się wszystkim metodom. Spotkanie 1:1 tworzy i ustanawia bezpośrednią metodę rozmowy z Twoimi pracownikami.

Jeśli pracujesz w biurze, spotkania jeden na jednego mogą odbywać się w dowolnym miejscu – na zewnątrz budynku, aby zaczerpnąć świeżego powietrza lub w sali konferencyjnej. Jeśli masz pracowników zdalnych lub bez biurka, najlepszym sposobem na nawiązanie z nimi kontaktu jest czat wideo.

Czaty jeden na jednego mogą być szybkimi rozmowami informacyjnymi, takimi jak pomysły, projekty, terminy i tak dalej. Możesz też umówić się na bardziej oficjalne spotkania w cztery oczy. Wybór najlepszej metody należy do Ciebie i Twojego pracownika.

Pamiętaj, że rozmowy jeden na jednego nie są obowiązkowe: „Jeśli nie ma o czym rozmawiać, można anulować. Ludzie zbyt często postrzegają spotkania 1:1 jako obowiązkowe, ale jest to odświeżające, gdy oboje przyznajecie, że na razie wszystko jest w porządku lub że czas można lepiej spędzić w inny sposób… i możecie to zrobić, o ile oboje zgodzicie się nie brać prośba o osobiste anulowanie” – mówi Ben Saitz, dyrektor ds. obsługi klienta w RocketFuel.

Wszyscy słyszeliśmy, że obraz jest wart tysiąca słów i nie bez powodu!

Komunikacja wizualna działa. Może to obejmować infografiki, mapy, schematy blokowe, raporty wizualne, prezentacje, plakaty, broszury itp.

Możesz też skorzystać z zabawnej komunikacji wizualnej, takiej jak memy, GIF-y, zdjęcia lub filmy.

Upewnij się, że Twój przekaz wizualny jest wciągający i motywujący, a projekt przyciąga wzrok.

Wizualizacje pomagają lepiej zrozumieć, gdzie same słowa nie załatwią sprawy.

W rzeczywistości komunikacja wizualna ma duże znaczenie, ponieważ pomaga zaangażować zespół, łatwo przekazuje złożone informacje, opowiada historię i upraszcza informacje.

Wspomnieliśmy o wartości spotkań jeden na jeden, ale jeśli to możliwe, organizuj również spotkania zespołowe.

Pomaga to zbudować profesjonalne środowisko, w którym wszyscy członkowie zespołu czują się komfortowo, komunikując się ze sobą. Ale zachowaj spójność. Czy to jest raz w tygodniu? Dwutygodniowe czy miesięczne?

Częstotliwość tych spotkań może pomóc w wyeliminowaniu barier komunikacyjnych lub nieporozumień między menedżerami a pracownikami, ponieważ wszyscy jesteście w środowisku, w którym możecie otwarcie rozmawiać o projektach, nad którymi pracujecie, wyzwaniach, przed którymi stoicie, lub pytaniach, które możecie mieć.

Niezależnie od tego, czy jest to wiadomość e-mail, post społecznościowy, aktualizacja aplikacji do czatu komunikacyjnego, czy jakakolwiek metoda komunikacji, której używasz, ważne jest, aby rozwinąć wiadomość przed naciśnięciem przycisku wyślij.

Powinieneś być konkretny, aby wszyscy zrozumieli cel.

Rozważ następujące:

• Co: Co to znaczy?Co doprowadziło do tej wiadomości?
• Dlaczego: Dlaczego to ma znaczenie?
• Gdzie: Gdzie/jakich lokalizacji dotyczy to?Gdzie można uzyskać dodatkowe informacje?
• Kiedy: Kiedy to się odbędzie?
• Jak : Jak to zostanie wdrożone?
• Kto: Kto podjął decyzję?Z kim się kontaktujesz, aby uzyskać więcej informacji?

Jeśli umieścimy to w kontekście, być może niedawno zmieniłeś swoje protokoły bezpieczeństwa i higieny pracy z powodu globalnej pandemii. Zamiast więc po prostu wysyłać wiadomości z informacją „to z powodu COVID”, uczyń to bardziej jasnym i konkretnym. „Aby zapewnić zdrowie i bezpieczeństwo naszych pracowników i klientów oraz zachować zgodność z wytycznymi CDC, wprowadzimy nowe protokoły….” Do tej pory rozumiesz, o co chodzi.

Konkretność może pomóc uniknąć zamieszania na drodze.

Wybór odpowiedniego medium komunikacji jest tutaj kluczowy, zwłaszcza jeśli weźmiemy pod uwagę to, które narzędzie jest najlepsze do optymalizacji przekazu. Musisz także zastanowić się, w jaki sposób Twoi odbiorcy woleliby otrzymywać takie informacje.

Istnieje wiele mediów, takich jak drukowany lub cyfrowy biuletyn, grupy na Facebooku i WhatsApp, ekrany telewizorów, tablice ogłoszeń, spotkania twarzą w twarz, spotkania, takie jak codzienne lub spotkania w ratuszu, intranet (z którego nikt nie korzysta), poczta elektroniczna i oczywiście aplikacja do komunikacji z pracownikami.

Poniżej przedstawiamy podział tych mediów:

• Komunikacja twarzą w twarz umożliwia nawiązanie osobistego kontaktu, dzięki czemu można zwiększyć zaangażowanie i uzyskać surowe informacje zwrotne.
• Poczta e-mail zapewnia łatwe dołączanie plików i załączników w logiczny i niezawodny sposób.
• Spotkania zespołu budują koleżeństwo, jednocześnie zapewniając, że Twoja wiadomość dotrze do wielu pracowników za jednym razem.Rozważ udział w grach i ćwiczeniach integrujących zespół, aby zwiększyć zaangażowanie w zabawny sposób.
• Wideo pomaga wizualnie opowiadać historię i udostępniać prezentacje wizualne, które mogą przekazać wiadomość.
• Tablica ogłoszeń jest najskuteczniejsza, gdy nie polegasz na technologii do udostępniania informacji, takich jak aktualizacje zasad, ogłoszenia o pracę, zmiany w harmonogramie, życzenia urodzinowe i inne.
• Wysyłanie SMS-ów lub WhatsApp jest powszechne, ponieważ jest bezpłatne i łatwe w użyciu, gdy trzeba udostępniać szybkie aktualizacje, dołączać pliki i nie tylko.
• Aplikacja do komunikacji z pracownikami to najnowocześniejsze medium i narzędzie, które zapewnia, że ​​nic nie wpadnie między szczeliny.Ponadto umożliwia dwukierunkowy kanał komunikacji.
  • Komunikacja jest zarządzana w czasie rzeczywistym, będąc w ruchu, aby jak najlepiej zwiększyć zaangażowanie, morale i produktywność
  • Twórz kanały według lokalizacji, stanowiska, działu lub czegokolwiek innego, aby szybko komunikować się z właściwym zespołem we właściwym czasie
  • Cała komunikacja służbowa jest przechowywana w jednym miejscu i jest oddzielona od osobistej przestrzeni przechowywania pracownika

Znalezienie odpowiedniego medium ma kluczowe znaczenie dla nawiązania skutecznej komunikacji wewnętrznej i zwiększenia zaangażowania.

Posłuchaj, jak firma świadcząca usługi terenowe, zatrudniająca ponad 200 pracowników, wykorzystuje Connecteam do codziennej komunikacji wewnętrznej i zaangażowania!

Posuwanie się naprzód z komunikacją personelu

Długoterminowy sukces firmy jest bezpośrednio związany z tym, jak skuteczna jest komunikacja między pracownikami.

Powyżej omówiliśmy praktyczne strategie usprawnienia komunikacji między pracownikami, dzięki którym pracownicy będą zadowoleni, a firma prosperująca.

Ponadto upewnij się, że jesteś na bieżąco z najnowszymi trendami komunikacyjnymi w miejscu pracy, aby upewnić się, że nie przegapisz niczego, co może pomóc w poprawie komunikacji personelu.