Aplikacja do komunikacji wewnętrznej: instrument zmian i innowacji

Zmiana, wzrost, skala – te słowa stały się charakterystycznymi cechami nowoczesnej gospodarki, która ma obsesję na punkcie zmian. Technologia zmieniła sposób, w jaki pracujemy i sposób, w jaki myślimy o pracy. Dzięki temu firmy rozwijają się szybciej niż kiedykolwiek wcześniej. Jednak szybkie tempo postępu technologicznego pozostawiło po sobie cmentarz firm, które nie nadążały.

Nic dziwnego, że w obawie przed pozostawieniem w tyle większość nowoczesnych przedsiębiorstw ma obsesję na punkcie zmian i postępu. Bez wątpienia w 2018 roku kadra kierownicza zdaje sobie sprawę, że ciągła zmiana jest podstawą sukcesu – dlatego „zarządzanie zmianą” nie jest już tak obcym pojęciem. Ale może być kilka przeszkód na drodze do zmian, które chcesz wdrożyć.

Ankieta IBM wykazała, że ​​kierownicy ds. zarządzania zmianą wymienili „czynniki ludzkie” jako największe bariery na drodze do sukcesu . Na szczycie ich listy znalazły się zmiany sposobu myślenia i postaw – 58% , a następnie kultura korporacyjna – 49%. Brak wsparcia ze strony kierownictwa wyższego szczebla jako przyczynę podało również 32% respondentów. Odkrycia te mogą łatwo wyjaśnić, dlaczego 48% inicjatyw strategicznych kończy się niepowodzeniem.

Brak zmian = brak konkurencji

Ale zarządzanie zmianą może również pomóc Twojej firmie zachować konkurencyjność i przetrwać w swojej branży. Jednak wdrażanie zmian w całej dużej organizacji może być niezwykle trudne. Nie wszyscy mogą zgadzać się z twoimi pomysłami i wizją, dlatego ważne jest, aby określić, jakie zmiany wprowadzasz i skutecznie je komunikować. Niemniej jednak w dzisiejszej nowoczesnej gospodarce Twoja firma jest jak rekin: umrze, jeśli stanie w miejscu .

Czym jest zarządzanie zmianą i dlaczego stało się tak ważne?

Istnieją różne definicje zarządzania zmianą, ale często jest ono opisywane jako „ustrukturyzowane podejście do przechodzenia jednostek, zespołów i organizacji ze stanu obecnego do pożądanego w przyszłości”. Przykładami tego mogą być redukcje, rozszerzanie działalności lub wdrażanie nowych technologii.

Niezależnie od tego, co wybierzesz, proces ten wymaga zrozumienia przez pracowników, dlaczego taka zmiana jest potrzebna i dlaczego przyniesie ona korzyści organizacji (i im) teraz iw przyszłości. Może to oznaczać konieczność składania zapewnień, obietnic i informowania wszystkich pracowników o zmianach.

Zmiany mogą mieć charakter strategiczny, taktyczny lub obejmować wprowadzenie nowego przywództwa lub technologii. Ważne jest, aby oceniać i monitorować, w jaki sposób wpłynie to na pracowników, procesy i wydajność. Upewnij się, że pracownicy nie odczują zbyt negatywnego wpływu, ponieważ może to spowodować, że nie poradzą sobie w miejscu pracy lub będą negatywnie postrzegać zarządzanie zmianą, które ma zostać wprowadzone. Co gorsza, mogą opuścić firmę i jeszcze bardziej cofnąć twoje plany.

Dlatego tak ważne jest posiadanie metodologii zarządzania zmianą. Nie oznacza to, że metodologia zastosowana w jednej firmie będzie działać w innej. Ty lub osoby zarządzające firmą musicie przyjąć podejście, które będzie odpowiadać potrzebom firmy i pracowników . Znajdź swoją własną drogę i podążaj nią.

Które organizacje potrzebują zarządzania zmianą?

Większość organizacji odniosłaby korzyści z zarządzania zmianą, ale to głównie organizacje w tradycyjnych branżach, które mają już dobrze ugruntowaną kulturę, które odniosłyby z niego korzyści. Jeśli mówisz o zarządzaniu zmianą, termin ten może wiązać się z pewnymi negatywnymi konotacjami. Być może pracownica Joan słyszała to określenie w swojej poprzedniej firmie, co spowodowało likwidację miejsc pracy.

Nawet jeśli pracownicy nie stracą pracy w wyniku procesu zarządzania zmianą, może się okazać, że będziesz musiał stawić czoła pewnemu oporowi z ich strony. Dlatego ważne jest, aby informować, w jaki sposób wszystkie zmiany będą przeprowadzane .

Kiedy nie komunikujesz się właściwie, stajesz przed wyzwaniami, jak pokazano na powyższym wykresie. Jednak dzięki odpowiedniej komunikacji znacznie poprawisz wydajność, zgodność i satysfakcję klientów, a ponadto odczujesz mniejszą rotację – a wszystko to dzięki prawidłowej komunikacji ze swoimi pracownikami. Komunikacja nie jest jednorazowym zadaniem, które sprawdzasz na koniec dnia, jest to ciągłe zadanie, które musisz wykonywać regularnie, w przeciwnym razie konsekwencje przeważą nad korzyściami na każdym kroku.

Prawidłowo przeprowadzone zarządzanie zmianą przyniosłoby korzyści zarówno pracodawcy, jak i pracownikowi. Pracownicy mogliby odnieść korzyści ze zwiększonego zaangażowania kierownictwa i innych pracowników. Może podnieść morale, zmniejszyć stres (może nawet obciążenie pracą, jeśli sprawy staną się bardziej zautomatyzowane) i zwiększyć kontrolę. Ale jeśli nie wiedzą, że będzie to możliwe – co w takim razie zmotywuje ich do pomocy w dokonaniu tych zmian?

Istnieje również wiele korzyści dla biznesu, jeśli zarządzanie zmianą jest wdrażane prawidłowo. Może nastąpić poprawa wydajności i jakości pracy, lepsza współpraca i komunikacja.

Możesz jednak czerpać takie korzyści tylko wtedy, gdy masz odpowiednich liderów. Nie wystarczy, że po prostu wykonują polecenia lub delegują zarządzanie zmianą kilku osobom w organizacji i komunikują się tylko z nielicznymi.

Komunikowanie zmian

Jednym ze sposobów skutecznego wdrażania zmian w firmie jest właściwa komunikacja ze wszystkimi zaangażowanymi. Informowanie wszystkich, zwłaszcza jeśli proces zarządzania zmianą jest złożony, może być bardzo trudne, ale może oznaczać różnicę między sukcesem a porażką. Istnieje wiele sposobów informowania pracowników o procesie, ale niektóre formy komunikacji, takie jak biuletyny, powodują, że wiadomości są przekazywane tylko w jednym kierunku. Idealnie byłoby, gdyby Twoi pracownicy reagowali i dzielili się z Tobą swoimi pomysłami i obawami.

Jednym ze sposobów na to jest użycie aplikacji do komunikacji wewnętrznej. Wybór odpowiedniej aplikacji do komunikacji wewnętrznej to decyzja, która może mieć pozytywne skutki dla całej firmy. Aplikacja do komunikacji wewnętrznej, znana również jako aplikacja intranetowa, to platforma, za pomocą której Twoi pracownicy i kontrahenci mogą rozmawiać, udostępniać i komunikować się ze sobą . Skutecznie zastąpi tradycyjne kanały, takie jak e-maile, rozmowy telefoniczne i SMS-y. Przed aplikacjami do komunikacji wewnętrznej pracownicy i kontrahenci kontaktowali się za pośrednictwem poczty elektronicznej lub telefonu. Ale to nie było trwałe, ponieważ przeciętny pracownik otrzymuje około 121 e-maili związanych z pracą.

Koszt nieefektywnej komunikacji wewnętrznej — infografika autorstwa zespołu SnapComms

O e-mailach można łatwo zapomnieć i mogą one rozpraszać uwagę. Twoje instrukcje i komunikacja o zmianach mogą w rezultacie zgubić się wśród wszystkich innych wiadomości. Ale piękno aplikacji komunikacyjnych polega na tym, że pozwalają uprościć i scentralizować wewnętrzną komunikację firmy. Oznacza to, że zapewni wszystkim zaangażowanym pracownikom dostęp do wymaganych informacji i kolejnych kroków, które zostaną podjęte. Aplikacja do komunikacji wewnętrznej pomaga uprościć i scentralizować komunikację wewnętrzną firmy, dzięki czemu można uniknąć całego bałaganu związanego z pocztą e-mail lub rozmowami telefonicznymi.

Aplikacja może być wykorzystywana jako narzędzie w procesie zarządzania zmianą. Gdy Twoi pracownicy i kontrahenci korzystają z aplikacji, możesz mieć pewność, że w pełni angażują się w proces zarządzania zmianą. Co więcej, jeśli wdrażanie technologii jest częścią Twojej metodologii, może stanowić część Twojego procesu.

Wdrażanie zmian polega również na zapewnieniu pracownikom narzędzi, z których mogą korzystać z przyjemnością, oraz umożliwieniu im skoncentrowania uwagi na tym ważnym okresie w firmie . Wykorzystanie aplikacji do skoncentrowania rozmowy to jeden z wielu sposobów na uproszczenie procesu i upewnienie się, że wszyscy zgadzają się z wprowadzanymi zmianami.