Najlepsze narzędzia i techniki inwentaryzacji dla e-commerce w 2023 r

Zarządzanie zapasami e-commerce może wpłynąć na wyniki finansowe. Niezależnie od tego, czy posiadasz za dużo zapasów, czy za mało, brak optymalizacji zapasów może zwiększyć koszty i obniżyć zyski.

Właściwe zarządzanie zapasami wymaga odpowiednich narzędzi i technik, aby lepiej prognozować popyt i śledzić trendy sprzedaży.

Chociaż możesz ręcznie śledzić zapasy za pomocą arkuszy kalkulacyjnych, szybko staje się to przytłaczające i brakuje Ci niektórych kluczowych funkcji.

Na szczęście na rynku dostępnych jest kilka narzędzi do zarządzania zapasami, które są przeznaczone dla firm e-commerce każdej wielkości. Ponadto istnieje wiele technik inwentaryzacji, które można łatwo wdrożyć przy niskich kosztach.

W tym artykule przedstawiamy 10 narzędzi i technik inwentaryzacji.

Analiza ABC

Analiza ABC to metoda kategoryzacji zapasów, która nadaje priorytety przedmiotom na podstawie ich wartości.

Jak to działa

Ta technika dzieli zasoby na trzy kategorie oznaczone A, B i C.

• Pozycje „A” mają wysoki priorytet, jest ich mniej i znacząco przyczyniają się do ogólnej wartości.
• Pozycje „B” leżą pośrodku
• A pozycje „C” są najliczniejsze, ale w najmniejszym stopniu przyczyniają się do całkowitej wartości.

Kiedy jest to przydatne

Analiza ABC jest szczególnie przydatną techniką audytu zapasów, gdy firma posiada szeroką gamę produktów o zróżnicowanej wielkości i wartości sprzedaży.

Pomaga zidentyfikować elementy o wysokim priorytecie, które wymagają większej uwagi ze względu na ich znaczny wpływ na przychody.

Korzyści

Analiza ABC pozwala firmom skupić się na elementach, które są dla firmy najbardziej wartościowe.

Pomaga w lepszej kontroli zapasów, zwiększa zadowolenie klientów, zapewniając, że produkty o wysokiej wartości są zawsze dostępne, oraz poprawia przepływ środków pieniężnych, zmniejszając niepotrzebne gromadzenie towarów o niskiej wartości.

Wady i inne uwagi

Analiza ABC może być zbyt uproszczona, ponieważ nie uwzględnia takich czynników, jak sezonowość czy premiery produktów.

Ponadto nie uwzględnia dokładnie zmieniających się zachowań lub trendów konsumentów.

Inwentaryzacja just in time (JIT).

Strategia zarządzania zapasami „dokładnie na czas” wywodzi się z Japonii i jest metodą stosowaną przez Toyotę do zarządzania procesami produkcyjnymi i magazynowymi.

Jak to działa

Strategia zapasów JIT ma na celu obniżenie kosztów zapasów poprzez zamawianie i odbieranie gotowych towarów tylko wtedy, gdy są potrzebne, zmniejszając w ten sposób poziom zapasów i koszty prowadzenia.

Kiedy jest to przydatne

JIT jest najbardziej przydatny dla firm, które działają przy zmiennym poziomie popytu, gdzie przechowywanie dużych ilości zapasów może być ryzykowne i kosztowne.

Jest to również korzystne dla firm produkujących towary o wysokiej wartości, w przypadku których koszty przechowywania i zarządzania zapasami mogą być znaczne.

Korzyści

Inwentaryzacja JIT zmniejsza koszty związane z przenoszeniem i przechowywaniem nadmiernych zapasów. Minimalizuje również ryzyko przestarzałych zapasów i odpadów, co prowadzi do ogólnego zwiększenia wydajności operacyjnej.

Wady i inne uwagi

JIT wymaga niezawodnych dostawców i dobrej widoczności zapasów, co nie zawsze jest wykonalne, zwłaszcza w przypadku małych firm.

Pozostawia również niewiele miejsca na błędy lub opóźnienia, ponieważ każde zakłócenie może zatrzymać produkcję, potencjalnie szkodząc relacjom z klientami.

Ekonomiczna wielkość zamówienia (EOQ)

Ekonomiczna wielkość zamówienia (EOQ) wykorzystuje formułę do określenia idealnej ilości jednostkowej dla nadchodzących zamówień zakupu.

Jak to działa

Model EOQ wykorzystuje trzy zmienne:

• Koszty utrzymania (H): koszt przechowywania zapasów pod ręką
• Popyt roczny (D): popyt ze sprzedaży rok do roku
• Koszt zamówienia (S): kwota kosztu zamówienia na zakup

Wzór na określenie ilości ekonomicznej zamówienia jest następujący:

EOQ = pierwiastek kwadratowy z: [2SD] / H

Kiedy jest to przydatne

Firmy ze stałym, przewidywalnym popytem na swoje produkty często korzystają z EOQ. Wynika to z faktu, że formuła w dużej mierze opiera się na stałej stopie popytu, a wszelkie wahania mogą sprawić, że obliczenia będą mniej dokładne.

Korzyści

Wykorzystanie EOQ pomaga firmom utrzymać niski poziom zapasów, zmniejszając koszty zapasów, zapewniając jednocześnie wystarczającą ilość zapasów, aby zaspokoić popyt.

Wady i inne uwagi

Główną wadą EOQ jest to, że zakłada stały popyt, co ma miejsce tylko czasami, zwłaszcza na niestabilnych rynkach.

Ponadto nie uwzględnia rabatów związanych z zakupami hurtowymi ani wahań w kosztach zamawiania lub przechowywania.

Zapas bezpieczeństwa

Zapas bezpieczeństwa dodatkowa ilość towaru utrzymywana w magazynie zapobiegająca wyczerpaniu zapasów i służąca jako bufor.

Jak to działa

Aby obliczyć dokładną ilość zapasów bezpieczeństwa, które należy mieć pod ręką, musisz znać następujące informacje dla każdego SKU:

• Maksymalne dzienne zużycie
• Maksymalny czas realizacji
• Średnie dzienne zużycie
• Średni czas oczekiwania

Następnie możesz podłączyć te liczby do kalkulatora zapasów bezpieczeństwa. Lub możesz po prostu użyć następującej formuły:

(Maksymalne dzienne wykorzystanie x maksymalny czas realizacji) – (średnie dzienne wykorzystanie x średni czas realizacji)

Kiedy jest to przydatne

Popyt może być nieprzewidywalny. W czasach, gdy prognozy dotyczące zapasów nie są doskonałe lub następuje nagły wzrost popytu, zapasy bezpieczeństwa mogą stanowić różnicę między przejęciem sprzedaży a utratą klienta na rzecz konkurencji.

Korzyści

Utrzymywanie zapasów bezpieczeństwa może obniżyć koszty związane z brakiem zapasów, a jednocześnie pomóc firmom sprostać nieoczekiwanemu popytowi — utrzymując wysoki poziom zadowolenia klientów. Nie wiąże też tak dużego kapitału, jak nadmierna ilość zapasów.

Wady i inne uwagi

Zmienne wejściowe zapasów bezpieczeństwa muszą być dokładne, w przeciwnym razie możesz zamówić za dużo lub za mało. C

Jednak technologia zarządzania zapasami i rozwiązania do realizacji oparte na chmurze często zawierają wbudowane narzędzia pomagające obliczać zapasy bezpieczeństwa na podstawie historycznych danych zamówień i automatycznych raportów dotyczących zapasów.

Zmień kolejność punktów formuły

Formuła punktu ponownego zamówienia (ROP) jest uruchamiana, gdy poziom zapasów określonego produktu spadnie do wcześniej określonego punktu.

Jak to działa

ROP umożliwia firmom ponowne zamawianie zapasów w samą porę, aby uzupełnić zapasy, zanim się skończą. Można to obliczyć za pomocą następującego wzoru:

Punkt ponownego zamówienia (ROP) = Popyt w czasie realizacji + Zapas bezpieczeństwa

Pierwsza część równania uwzględnia czas realizacji zamówienia w dniach i mnoży go przez średnie dzienne tempo sprzedaży (popytu).

Zapotrzebowanie na czas realizacji = Czas realizacji x średnia dzienna sprzedaż

Druga część równania oblicza, ile zapasów bezpieczeństwa będziesz potrzebować. Odbywa się to przy użyciu tego samego obliczenia zapasu bezpieczeństwa, omówionego powyżej.

Kiedy jest to przydatne

Formuła punktu ponownego zamawiania jest korzystna w oszczędzaniu czasu i pomaga zajętym właścicielom firm być na bieżąco z uzupełnianiem zapasów.

Korzyści

Korzystanie z formuły punktu ponownego zamawiania może pomóc w zapobieganiu wyczerpaniu zapasów, zmniejszeniu nadwyżki zapasów, poprawie przepływów pieniężnych i usprawnieniu prognozowania.

Uwzględnia czas realizacji zamówienia i średnią dzienną sprzedaż, co zapewnia dokładniejszy obraz tego, ile jednostek jest obecnie potrzebnych, aby uniknąć wyczerpania zapasów.

Wady i inne uwagi

Ta metoda wymaga wiarygodnych czasów realizacji, w przeciwnym razie punkt ponownego zamówienia może zostać błędnie obliczony.

Śledzenie partii

Śledzenie partii lub śledzenie partii to metoda stosowana do śledzenia towarów wzdłuż łańcucha dystrybucji magazynu.

Jak to działa

Śledzenie partii polega na śledzeniu towarów na podstawie partii, w których zostały wyprodukowane lub otrzymane. Każda partia otrzymuje unikalny identyfikator lub numer seryjny, który umożliwia firmom prześledzenie wszelkich problemów lub wad aż do ich źródła.

Kiedy jest to przydatne

Śledzenie partii jest szczególnie przydatne dla firm zajmujących się artykułami spożywczymi, kosmetykami, farmaceutykami lub innymi produktami, w których kontrola jakości i identyfikowalność są niezbędne.

Korzyści

Śledzenie partii może poprawić identyfikowalność produktu, ułatwić skuteczniejsze wycofywanie, poprawić bezpieczeństwo klientów i pomóc w utrzymaniu wysokich standardów kontroli jakości.

Wady i inne uwagi

Implementacja przepływu pracy śledzenia partii może być czasochłonna i wymaga wydajnego systemu do zarządzania i monitorowania informacji o partiach.

metody FIFO i LIFO

FIFO (First-In, First-Out) i LIFO (Last-In, First-Out) to popularne metody wyceny zapasów.

Jak to działa

FIFO zakłada, że ​​najstarsze pozycje inwentarza są sprzedawane jako pierwsze, podczas gdy LIFO zakłada, że ​​najnowsze pozycje inwentarza są sprzedawane jako pierwsze.

Kiedy jest to przydatne

FIFO jest szczególnie przydatne w branżach, w których produkty są nietrwałe lub ulegają dezaktualizacji. Z drugiej strony LIFO może być korzystne dla celów podatkowych, zwłaszcza w okresach inflacji.

Obie metody mają swoje zalety i wady. Kluczem w obu przypadkach jest integracja zapasów z oprogramowaniem księgowym — niezależnie od tego, czy jest to Quickbooks, Xero, czy coś innego.

Pomaga to usprawnić proces księgowania i sprawia, że ​​śledzenie kosztów zapasów, przychodów i zysków jest znacznie bardziej wydajne i dokładne.

Korzyści

FIFO może prowadzić do dokładniejszego odzwierciedlenia zapasów w bilansie, podczas gdy LIFO może obniżyć podatek dochodowy w czasach rosnących cen.

„Mamy łatwe sposoby zarządzania zamówieniami na subskrypcje, jak również datami wygaśnięcia i numerami partii, więc inwentarz trafia na zasadzie FIFO (First In, First Out)”.

Leonie Lynch, założycielka i dyrektor generalna Juspy

Wady i inne uwagi

FIFO może zawyżać dochód podlegający opodatkowaniu podczas inflacji, podczas gdy LIFO powoduje bardziej złożone procesy księgowe i nie jest tak przyjazne dla użytkownika.

Stałe zarządzanie zapasami

Wieczysty system inwentaryzacji zarządza zapasami w czasie rzeczywistym. Obejmuje oprogramowanie i narzędzia do automatyzacji, a nie ręczne śledzenie zapasów.

Jak to działa

Nieustanny system zarządzania zapasami stale aktualizuje rekordy zapasów dla każdej sprzedaży, zakupu i zwrotu w miarę ich występowania. Ten system często opiera się na skanowaniu kodów kreskowych i systemach oprogramowania do śledzenia ruchów zapasów.

Kiedy jest to przydatne

Ciągłe zarządzanie zapasami jest korzystne dla firm e-commerce każdej wielkości. Jednak szczególnie dla tych, którzy realizują zamówienia wielokanałowo i/lub mają dużą sprzedaż.

Korzyści

Korzystanie z systemu ciągłej inwentaryzacji może dostarczać dane inwentaryzacyjne w czasie rzeczywistym, zmniejszać ryzyko błędu ludzkiego i ułatwiać dokładniejsze prognozowanie popytu.

„Wykorzystujemy API Inventory firmy ShipBob, które pozwala nam programowo pobierać w czasie rzeczywistym dane dotyczące liczby jednostek każdego produktu aktualnie przechowywanych w magazynach ShipBob. Obecnie używamy tego interfejsu API do generowania niestandardowych raportów w celu powiązania tych danych inwentaryzacyjnych z naszymi platformami księgowymi”.

Zespół oświetlenia Waveform

Wady i inne uwagi

Główną wadą jest to, że wymaga początkowej inwestycji w technologię. Będziesz musiał spojrzeć na swój obecny stos technologii i zdecydować, czy zainwestować w odpowiednią technologię do automatyzacji śledzenia zapasów.

Kody kreskowe i automatyzacja

Automatyzacja kodów kreskowych i śledzenia zapasów zmieniła sposób, w jaki firmy zarządzają zapasami, oszczędzając czas i pieniądze.

Jak to działa

Kodowanie kreskowe polega na przypisywaniu unikalnych kodów kreskowych do każdego produktu, które są następnie skanowane za pomocą skanerów inwentaryzacyjnych (skanerów kodów kreskowych AKA), aby automatycznie aktualizować rekordy inwentaryzacyjne.

Proces ten zmniejsza konieczność ręcznego wprowadzania danych, usprawniając w ten sposób proces kontroli zapasów.

Kiedy jest to przydatne

Niezależnie od tego, czy chodzi o kody kreskowe wysyłki, czy kody kreskowe zapasów, kody kreskowe i automatyzacja są przydatne dla firm każdej wielkości.

Ponieważ wielkość sprzedaży zaczyna rosnąć, posiadanie systemu kodów kreskowych staje się jeszcze ważniejsze, ponieważ zmniejsza ryzyko błędów ludzkich i problemów z zarządzaniem zapasami. I

Jest to również szczególnie przydatne w przypadku firm korzystających z pudełek subskrypcyjnych, w których proces tworzenia zestawów obejmuje wiele jednostek SKU.

Korzyści

Kody kreskowe i automatyzacja mogą drastycznie poprawić dokładność inwentaryzacji, przyspieszyć proces kompletacji i pakowania, zminimalizować błędy ludzkie i zapewnić aktualizacje inwentarza w czasie rzeczywistym.

Wady i inne uwagi

Wdrożenie systemu kodów kreskowych i automatyzacji wymaga początkowej inwestycji w technologię, szkolenie i wdrożenie. Opiera się również w dużej mierze na dokładności i jakości używanych kodów kreskowych.

Oprogramowanie do zarządzania zapasami

Oprogramowanie do zarządzania zapasami to najpopularniejsze rozwiązanie, które upraszcza proces śledzenia i zarządzania zapasami.

Jak to działa

Oprogramowanie do zarządzania zapasami automatyzuje proces śledzenia zapasów w wielu kanałach sprzedaży.

Kiedy jest to przydatne

Platforma do zarządzania zapasami jest korzystna dla firm każdej wielkości, a szczególnie przydatna dla tych, którzy zarządzają zapasami w wielu lokalizacjach lub kanałach sprzedaży.

Można go zintegrować z systemem zarządzania magazynem (WMS), aby śledzić zapasy w całym łańcuchu dostaw e-commerce i zapewnić lepszą widoczność.

Korzyści

Oprogramowanie do zarządzania zapasami zawiera takie funkcje, jak:

• Śledzenie zapasów w czasie rzeczywistym
• Integracja platformy e-commerce
• Prognozowanie zapasów
• Zmień kolejność alertów powiadomień
• Zautomatyzowane raporty inwentaryzacyjne
• I więcej, w zależności od oprogramowania

Wady i inne uwagi

Efektywne korzystanie z oprogramowania do zarządzania zapasami wymaga początkowej inwestycji i krótkiej nauki.

Na szczęście wielu dostawców usług wielokanałowych oferuje wbudowane narzędzia do zarządzania zapasami. Dzięki temu możesz w pełni zlecić im realizację zamówień i śledzić zapasy w czasie rzeczywistym za pośrednictwem platformy opartej na chmurze.

Jeśli chodzi o śledzenie zapasów, używamy ShipBob do wszystkiego — aby móc śledzić każdą butelkę perfum, to, co nam zostało i co wysłaliśmy, jednocześnie uzyskując dużo więcej informacji o każdym zamówieniu.

Analityka jest bardzo pomocna. Cały czas pobieramy pliki Excel z pulpitu nawigacyjnego ShipBob i używamy ich do analizowania wszystkiego, od anulowań, przez sprawdzanie wagi zamówień, po sprawdzanie, czy ShipBob wysyła zamówienia na czas.

Nawet sposób, w jaki ich zamówienia do magazynu (WRO) działają w celu wysyłania zapasów, jest bardzo prosty”.

Ines Guien, wiceprezes ds. operacyjnych w Dossier

Rzeczywiste scenariusze narzędzi i technik zarządzania zapasami w działaniu

Aby podkreślić, jak duży wpływ odpowiednie narzędzia i techniki inwentaryzacji mogą przynieść korzyści firmie, oto kilka rzeczywistych przykładów.

Dyrektor generalny i współzałożyciel MDacne korzysta z narzędzi analitycznych ShipBob, aby pomóc w planowaniu ponownego zamawiania zapasów. Mogą zobaczyć, kiedy skończą się określone jednostki SKU, a nawet skonfigurować powiadomienia e-mail, aby otrzymywać powiadomienia, gdy w SKU pozostanie mniej niż określona ilość.

„Narzędzie analityczne ShipBob jest również naprawdę fajne. Bardzo pomaga nam w planowaniu ponownego zamawiania zapasów, sprawdzaniu, kiedy jednostki SKU się wyczerpią, a nawet możemy skonfigurować powiadomienia e-mail, aby otrzymywać powiadomienia, gdy w SKU pozostało mniej niż określona ilość. Ich technologia ma dużą wartość”.

Oded Harth, CEO i współzałożyciel MDacne

Harley Abrams, kierownik operacyjny firmy SuperSpeed ​​Golf, LLC korzysta z technologii ShipBob, aby uzyskać szybki wizualny przegląd wszystkich swoich jednostek, niezależnie od lokalizacji.

„Jeśli chodzi o łańcuch dostaw, po prostu wrzucam to, co umieściliśmy w fabryce, do WRO na pulpicie nawigacyjnym ShipBob i widzę, ile jednostek mamy pod ręką, co jest przychodzące, co jest w dokach i tak dalej. Mogę zobaczyć wszystkie te liczby w ciągu kilku sekund, co znacznie ułatwia życie”.

Harley Abrams, kierownik operacyjny SuperSpeed ​​Golf, LLC

Ponadto, jeśli chodzi o zapasy bezpieczeństwa, przechowywanie zapasów w wielu lokalizacjach może zmienić reguły gry. Ekspansywna obecność ShipBob w Stanach Zjednoczonych i na arenie międzynarodowej pozwala firmom na dywersyfikację dystrybucji zapasów.

Weźmy na przykład szybko rozwijającą się markę Touchland: dzięki różnym lokalizacjom ShipBob firma jest w stanie szybko realizować zamówienia i skracać czas wysyłki do klientów w USA.

Jest to również pomocne, zwłaszcza gdy zdarzają się wyzwania pogodowe; możliwość posiadania zapasów bezpieczeństwa w różnych lokalizacjach, z których można wysyłać, pozwala na bardziej płynny łańcuch dostaw.

„Sprzedajemy towary łatwopalne, które muszą być wysyłane drogą lądową, więc ShipBob jest wielkim sprzymierzeńcem, ponieważ ma centra realizacji w całych Stanach Zjednoczonych, ułatwiając dostawę w ciągu 2-3 dni dla każdego klienta w USA.

Jest to pomocne zwłaszcza, gdy zdarzają się wyzwania pogodowe; możliwość posiadania różnych lokalizacji, z których można wysyłać, pozwala na bardziej płynny łańcuch dostaw”.

Andrea Lisbona, założyciel i dyrektor generalny Touchland

Odblokuj usprawnione zarządzanie zapasami dzięki ShipBob

Niezależnie od tego, czy odbywa się to ręcznie, czy wdrażana jest technologia, zarządzanie zapasami może być trudne.

Właśnie dlatego ShipBob oferuje system zarządzania magazynem (WMS) oparty na technologii vloud, który zawiera odpowiednie narzędzia i techniki, które pomogą Ci być na bieżąco z zapasami.

Dzięki ShipBob możesz scentralizować zapasy w wielu lokalizacjach, aby uzyskać dokładny przegląd poziomów zapasów w czasie rzeczywistym.

„Program umieszczania zapasów ShipBob zapewnia wgląd w ruch zapasów, który jest absolutnie kluczowy dla każdego, kto prowadzi firmę. Dane są łatwo dostępne i pokazują dokładnie, w jaki sposób zapasy są dzielone w sieci magazynów ShipBob.

Jest to również bardzo dobre dla naszego uzgadniania produktów, ponieważ możesz zobaczyć, co zostało odebrane w lokalizacjach hubów i poszczególnych centrach realizacji. Jest o wiele większa przejrzystość i o wiele łatwiej jest sprawdzić, czy nasze wysłane zapasy zostały odebrane”.

Mithu Kuna, współzałożyciel i dyrektor generalny Baby Doppler

Ponadto więcej lokalizacji oznacza większe prawdopodobieństwo przechowywania zapasów bliżej klientów. Na przykład możliwość wysyłki ze stref 1-4 pozwala dostarczać produkty szybciej i taniej niż wysyłka z jednej lokalizacji.

Wreszcie, skrócenie czasu transportu od dostawcy do magazynu oznacza, że ​​nie trzeba przepełniać zapasów, co zmniejsza opłaty za zapasy. Ponadto rozwiązanie FreightBob firmy ShipBob oferuje o 50% szybszą wysyłkę frachtu morskiego, co znacznie skraca czas potrzebny na uzupełnienie zapasów.

Nie tylko znacznie skróciliśmy czas wysyłki z Hongkongu do Los Angeles, ale nawet zaoszczędziliśmy na tym pieniądze. Dzięki programowi frachtowemu ShipBob nie mieliśmy stresu i byliśmy bardzo dobrze zaopatrzoni przez resztę roku i do 2022 r., bez żadnych problemów z zapasami, które nękały nas w przeszłości.

Byliśmy w trudnej sytuacji i nie sądzę, abyśmy byli w stanie zrealizować wszystkie nasze zamówienia detaliczne dla każdego SKU przez cały okres świąteczny BFCM bez tego. To przyszło w naprawdę przełomowym momencie!”

Nathan Garrison, współzałożyciel i dyrektor generalny Sharkbanz

Często zadawane pytania dotyczące narzędzi do inwentaryzacji

Poniżej znajdują się odpowiedzi na często zadawane pytania dotyczące narzędzi do inwentaryzacji.

W jaki sposób narzędzia inwentaryzacyjne mogą pomóc w prognozowaniu popytu?

Narzędzia inwentaryzacyjne mogą gromadzić i analizować dane dotyczące sprzedaży w czasie, aby identyfikować wzorce i trendy. Informacje te można wykorzystać do przewidywania przyszłej sprzedaży, pomagając firmom odpowiednio planować zapasy.

W jaki sposób narzędzia inwentaryzacyjne odgrywają rolę w zarządzaniu zwrotami?

Narzędzia inwentaryzacyjne mogą usprawnić proces zwrotów, automatycznie aktualizując poziomy zapasów podczas przetwarzania zwrotu. Mogą również śledzić przyczyny zwrotów i pomagać w zarządzaniu odsprzedażą, recyklingiem lub wyrzucaniem zwróconych produktów.