Numer faktury — co musisz wiedzieć

Wysyłanie faktur jest ważnym i niezbędnym elementem prowadzenia biznesu: to w końcu sposób, w jaki otrzymujesz zapłatę (poprzez ułatwienie procesu rozliczania zobowiązań Twojego klienta). Dlatego dobre zarządzanie procesem fakturowania jest ważne dla zarządzania kondycją finansową firmy. W tym artykule omówimy jeden kluczowy element faktury: numer faktury.

Co to jest numer faktury? Dlaczego to jest ważne? Jaki powinien mieć format? Oto niektóre z pytań, na które odpowiemy szczegółowo. Zwróć uwagę, że jest to artykuł uzupełniający do naszego poradnika, jak napisać fakturę.

Co to jest numer faktury?

Numer faktury — czasami nazywany identyfikatorem faktury — to unikalny numer lub kod przypisany do każdej wysyłanej faktury. Celem numeru faktury jest identyfikacja konkretnej faktury wśród wszystkich wysłanych przez Ciebie faktur.

Numer faktury może być alfanumeryczny i czasami może zawierać znaki specjalne, takie jak myślnik lub myślnik. Wraz z innymi danymi na fakturze, takimi jak nazwa firmy i dane kontaktowe nadawcy, numer faktury ułatwia zarówno dostawcy, jak i klientowi odwołanie się do transakcji finansowej bez żadnych nieporozumień.

Na przykład dwóch Twoich klientów może kupić dokładnie ten sam produkt lub usługę. Będziesz mógł łatwo zidentyfikować każdą transakcję po prostu na podstawie powiązanego numeru faktury, bez konieczności zaglądania do innych szczegółów faktury. Twoi klienci będą również mogli łatwo komunikować się z Tobą w sprawie swoich płatności itp., powołując się na numer na fakturze, którą otrzymali od Ciebie.

Dlaczego numeracja faktur jest ważna?

Jak już wspomnieliśmy, numery faktur są niezbędne do łatwego wyszukiwania i identyfikacji Twoich transakcji. W trakcie prowadzenia działalności będziesz wysyłać liczne dokumenty, w tym wyceny, rachunki i zamówienia. Najłatwiejszym sposobem odniesienia się do każdego z nich będą numery lub identyfikatory, które im przypiszesz — w przypadku faktur byłby to identyfikator faktury.

W wielu jurysdykcjach wymagane jest również numerowanie faktur. Mogą nawet wymagać przypisania określonej sekwencji jako systemu numerowania faktur. Przed podaniem numeru faktury swojej firmie lub każdemu projektowi, sprawdź wymagania prawne i zawodowe swojego kraju lub stanu.

Numeracja faktur jest również niezbędna dla Twojego systemu księgowego. Niezależnie od tego, czy korzystasz z profesjonalnych usług księgowych, czy zatrudniasz wewnętrznego księgowego, będą oni wymagać numerów faktur do zarządzania Twoją dokumentacją finansową.

Jak wygląda numer faktury?

Aby śledzić swoje fakturowanie, każda faktura powinna mieć unikalny numer, który następuje po sekwencji. W ten sposób każdy numer faktury będzie odrębny, ale będzie łatwo zrozumiała kolejność ich przypisywania do faktur.

Numer faktury może być czystą liczbą lub kombinacją cyfr i liter, a dokładny układ zależy od tego, jak zdecydujesz się organizować i przypisywać numery faktur. Na przykład, jeśli organizujesz faktury według roku, liczba może brzmieć 2020-2435: pierwsze cztery cyfry są tutaj oparte na roku, a reszta kodu reprezentuje miejsce, w którym faktura znajduje się w sekwencji. Jeśli korzystasz z oprogramowania do fakturowania online, takiego jak Hiveage, tę sekwencję numerów faktur można zdefiniować raz, a następnie automatycznie zarządzać podczas tworzenia faktur.

Gdzie znajdę numer faktury?

Układ faktur różni się w zależności od dostawcy, ale wszystkie przestrzegają wspólnego ogólnego standardu. Faktura będzie zawierać nazwę firmy, imię i nazwisko klienta, datę wystawienia faktury, terminy płatności, całkowitą kwotę do zapłaty, oferowane produkty lub usługi, podatki i inne opłaty . . . oraz numer faktury.

Numer faktury powinien pojawić się w łatwym do znalezienia miejscu, zwykle u góry faktury. Ich rozmieszczenie powinno być spójne na wszystkich fakturach, aby zarówno Ty, jak i klient nie musieli ich szukać. Niektóre faktury mogą mieć numer w kilku miejscach na fakturze, ale nie jest to wymagane.

Od jakiego numeru faktury powinienem zacząć?

Nie ma konkretnych zasad dotyczących konfiguracji formatu numeru faktury. W dalszej części omówimy kilka opcji. Jeśli korzystasz z oprogramowania do fakturowania online, takiego jak Hiveage, będziesz mieć możliwość wyboru spośród zestawu standardowych opcji lub zdefiniowania własnych. Oprogramowanie zadba również o automatyczne zwiększanie sekwencji numerów faktur, dzięki czemu nigdy przypadkowo nie zduplikujesz liczby faktur.

Czy numer faktury jest taki sam jak numer rachunku?

Pamiętaj, że numer faktury różni się od numeru rachunku. Numer rachunku to całkowita suma pieniędzy należnych Twojej firmie. Suma pieniędzy na rachunku pochodzi z sumy wszystkich faktur.

Załóżmy na przykład, że wykonujesz projekt, który wymaga materiałów z kilku firm. Po zakończeniu pracy musisz wystawić klientowi fakturę za wszystkie materiały plus robociznę. Każda z tych pozycji może znajdować się na osobnej fakturze, z własnym numerem faktury. Wygodniej byłoby wtedy stworzyć jeden rachunek ze wszystkimi tymi cyframi, z własnym numerem, tak aby klient mógł odwoływać się do jednego dokumentu zamiast wielu oddzielnych faktur.

Co to jest kopia faktury?

Kopia faktury brzmi dokładnie tak, jak brzmi: jest po prostu kopią istniejącej faktury, która służy do generowania szczegółów identycznej transakcji. Na przykład, jeśli masz klienta, który rutynowo kupuje ten sam produkt lub usługę, zamiast tworzyć nowe faktury za każdy zakup, możesz po prostu utworzyć kopię oryginalnej faktury. Wtedy zakupione przedmioty, ilość, cena i podatek pozostaną takie same.

W Hiveage ułatwiamy to dzięki funkcji „Duplikat faktury”.

Najlepsze praktyki dotyczące numerów faktur

Poniżej znajduje się kilka wskazówek dotyczących generowania numerów faktur: dzięki nim komunikacja między Twoimi klientami a Tobą będzie łatwiejsza i mniej niejednoznaczna.

Co robić

• Upewnij się, że numery faktur są uporządkowane po kolei
• Utwórz format liczb, który ma sens teraz i w przyszłości
• Używaj oprogramowania do fakturowania, gdy tylko jest to możliwe (Hiveage oferuje nawet bezpłatny plan)
• Sprawdź lokalne przepisy dotyczące prowadzenia dokumentacji finansowej
• Spraw, aby numer faktury był łatwy do znalezienia na fakturze
• Umieść numer faktury w tym samym miejscu na każdej fakturze (zwykle w nagłówku faktury)
• Dołącz numer faktury do wszystkich wezwań do zapłaty od klienta, aby ułatwić komunikację i księgowość
• Zachowaj spójność układu i struktury faktury
• Uwzględnij datę, kiedy płatności są należne i aby przyszłe fakturowanie przebiegało w odpowiedniej kolejności

Nie!

• Nie rób zbyt skomplikowanego formatu numeru faktury
• Nie przypisuj arbitralnie numerów faktur
• Nie zmieniaj numeru faktury w trakcie transakcji

Różne sposoby organizowania numerów faktur

Nie ma jednego uniwersalnego podejścia do systemu numerowania faktur. Dzieje się tak nawet w przypadku korzystania z oprogramowania do fakturowania.

Poniżej przedstawiono kilka typowych metod przypisywania numerów faktur. Znajdź ten, który Ci odpowiada i trzymaj się go. Ciągłe zmienianie unikalnej metodologii numerowania faktur wprowadza zamieszanie dla Ciebie i Twoich klientów.

Prosty system numerowania faktur sekwencyjnych

Najprostszym sposobem numerowania faktur byłoby rozpoczęcie od 1 i zwiększanie liczby kolejnych faktur. Powszechną praktyką jest, aby numer faktury był kilkucyfrowy, więc może pojawić się jako 001, 002, 003 i tak dalej. Możesz również dodać prefiks do faktur, aby oddzielić je od innych typów dokumentów (np. kosztorysów). Domyślna opcja w Hiveage używa INV jako prefiksu numeru faktury dla faktur. Prosta sekwencja numerów faktur oparta na powyższym to: INV-001, INV-002, INV-003 . . .

Przypisz numery faktur według klienta

Jedną z opcji, którą możesz wybrać, jest nadanie każdemu klientowi unikalnego kodu. Na przykład może to być liczba taka jak 760 lub kod literowy oparty na nazwie klienta. Za każdym razem, gdy fakturujesz tego konkretnego klienta, 760 może być prefiksem w numerze faktury. Pierwszym numerem faktury dla tego klienta może być 760-001, kolejne numery to 760-002, 760-003 i tak dalej.

Numery faktur według daty lub roku

Innym popularnym sposobem tworzenia numerów faktur jest według daty. Może to być prosty sposób na śledzenie faktur, a także wskazywanie, kiedy faktury zostały wystawione. Jedną z takich opcji jest użycie daty jako prefiksu w formacie RRRRMMDD (np. 20201025-001).

To jednak powoduje, że numery faktur są długie. Możesz zdecydować się na ich skrócenie, po prostu używając roku jako prefiksu. Taka sekwencja może przybrać formę 2020-001, 2020-002 i tak dalej.

Numery faktur według projektu

Jeśli wykonujesz pracę opartą na projektach, innym sposobem formatowania numeru faktury jest podanie kodu projektu jako prefiksu. W związku z tym każdy z Twoich projektów musi mieć również unikalny kod. Następnie każda z faktur wystawionych dla tego konkretnego projektu może mieć kod projektu jako prefiks numeru faktury.

Na przykład, jeśli kod projektu to WAB25, kolejność numerów faktur dla tego projektu przybierze formę WAB25-001, WAB25-002 i tak dalej.

Wiele z tych prac można łatwo zautomatyzować za pomocą oprogramowania do fakturowania, takiego jak Hiveage: wystarczy ustawić format numeru faktury za pomocą dowolnej z powyższych opcji, a następnie kontynuować tworzenie faktur bez konieczności generowania prawidłowego numeru dla każdej faktury. W ten sposób Twoje faktury są zawsze systematycznie numerowane, co ułatwia znalezienie i aktualizację faktury.

Jak używać numerów faktur w innych wyciągach

Numery faktur prawdopodobnie pojawią się w różnych innych dokumentach oprócz faktury końcowej. Pozwala to na zidentyfikowanie wszystkich rekordów związanych z określonym zadaniem.

Załóżmy na przykład, że przygotowujesz wycenę dla klienta. Podejmują pracę, a teraz chcesz śledzić i identyfikować zakup związany z tą pracą. Wszystkie faktury utworzone dla zadania musiałyby wówczas odnosić się do zamówienia zakupu, podając jego numer. Dodatkowo, po wysłaniu końcowej lub częściowej płatności, chcesz mieć pewność, że Twoje dane są aktualizowane. Wszędzie tam, gdzie rejestrowana jest transakcja związana z fakturą, warto mieć podany prawidłowy numer faktury w celu łatwego odniesienia.

Jak działają numery faktur w Hiveage

Oprogramowanie do fakturowania może być najłatwiejszym sposobem obsługi numeracji faktur. Hiveage umożliwia zdefiniowanie formatu numerowania faktur i automatycznie zwiększa go za każdym razem, gdy tworzysz nową fakturę. Eliminuje to kłopoty z koniecznością śledzenia sekwencji numeracji i pozwala skupić się na kluczowych elementach faktury: kliencie i produktach lub usługach, za które rozliczasz się. Wszystko inne, w tym podatki, rabaty, opłaty za wysyłkę i metody płatności, można wstępnie ustawić i automatycznie zastosować do wszystkich faktur.

Hiveage obsługuje również rozliczanie cykliczne, w ramach którego można ustawić regularny harmonogram faktur dla konkretnego klienta (np. subskrypcje miesięczne lub roczne). W takich przypadkach Hiveage może użyć następnego dostępnego numeru faktury podczas generowania tych automatycznych faktur lub zdefiniować oddzielną sekwencję numerowania faktur dla harmonogramu rozliczeń cyklicznych. W ten sposób możesz mieć zarówno domyślną sekwencję numerów faktur, jak i profile cykliczne, które do niej pasują lub używają własnych sekwencji.

Obecnie jednym ograniczeniem w Hiveage są oddzielne, oparte na projektach sekwencje numerów faktur (gdy nie są powiązane z profilem cyklicznym). Jest to jedna z nadchodzących funkcji, które znajdują się obecnie w naszej mapie drogowej produktu, w chwili pisania tego tekstu.

Automatyzacja numeru faktury to tylko jedna z wielu wygodnych funkcji Hiveage, która sprawia, że ​​zarządzanie finansami jest proste i łatwe. Naszym celem, jak zawsze, jest ograniczenie tych problemów administracyjnych, abyś mógł skupić się na rozwijaniu swojej kariery jako freelancer lub małej firmy. Wypróbuj Hiveage, rejestrując się na w pełni funkcjonalny bezpłatny okres próbny (nie jest wymagana karta kredytowa) i przekonaj się, jak znacznie uprościć wystawianie faktur.

Często zadawane pytania dotyczące formatu numeru faktury

Co to jest numer faktury?

Jest to unikalny numer przypisany do każdej z Twoich faktur. Faktury profesjonalne mają kolejne numery faktur. Upewnij się, że unikasz zduplikowanych numerów faktur. Większość programów księgowych automatyzuje ten proces za Ciebie.

Czy potrzebuję numeru faktury?

Tak, ze względów księgowych, prawnych i podatkowych nadawanie numerów faktur jest niezbędne.

Jak znaleźć numer faktury?

Numer faktury pojawia się w nagłówku faktury i jest wyraźnie określony jako taki.

Ile cyfr ma numer faktury?

Nie ma żadnych reguł co do systemu numeracji faktur, poza tym, że są alfanumeryczne (mogą zawierać cyfry i litery). Numery faktur zazwyczaj nie zawierają specjalnych symboli ani znaków. Większość firm numeruje faktury od trzech do czterech cyfr.