Faktura a paragon – jaka jest różnica?

Firmy różnej wielkości w różnych branżach wymagają wykorzystywania faktur i paragonów do kluczowej dokumentacji finansowej. Jaka jest różnica między fakturą a pokwitowaniem płatności? Jakie są unikalne elementy faktury? Co wyróżnia paragon?

Zarówno faktury, jak i rachunki są związane z płatnościami dokonywanymi na rzecz firmy za jej produkty lub usługi, dokonywanymi ad hoc lub zgodnie z harmonogramem. W tym artykule omówimy czym są faktury i paragony, jakie są między nimi podobieństwa i różnice oraz z których należy korzystać, kiedy.

Co to jest faktura?

Faktura jest wezwaniem do zapłaty. Jest to dokument handlowy wysyłany do klienta przez usługodawcę. Faktury określają oferowane usługi lub produkty, kwotę do zapłaty, warunki płatności oraz preferowaną metodę płatności. Jest to „faktura sprzedaży” dla sprzedających, a dla kupujących „faktura zakupu”. Mogą one być wydawane w formie papierowej lub elektronicznej. Obecnie wiele firm woli wystawianie i otrzymywanie faktur drogą elektroniczną ze względu na korzyści, takie jak niższe koszty produkcji, elastyczność i prywatność informacji dla wszystkich stron.

Faktury są niezbędne do prowadzenia dokumentacji finansowej zarówno dla kupujących, jak i sprzedających produkty lub usługi. Wiele różnych branż wykorzystuje faktury (np. budownictwo, producenci, drukarnie, wydawcy i usługi profesjonalne, takie jak agencje i firmy prawnicze) zarówno w transakcjach typu business-to-business, jak i business-to-consumer. Faktury są środkiem bezpośredniego finansowania, co daje mu przewagę w poufnych ustaleniach między prywatnymi przedsiębiorstwami. Faktury działają również jako przypomnienia o płatnościach należnych sprzedającym od kupujących.

Co to jest paragon?

Paragon jest dowodem zapłaty za wszelkie otrzymane produkty lub usługi. Dzięki temu osoba, która dokonała płatności, zna całkowitą kwotę, którą zapłaciła. Ten dowód wpłaty jest szczególnie przydatny w przypadku dokumentów podatkowych do śledzenia płatności za towary lub usługi. Rachunek zazwyczaj zawiera listę zakupionych produktów, nazwę firmy, od której go kupiłeś, dane kontaktowe firmy oraz cenę. Klient może również pokazać firmie paragon, aby otrzymać zwrot pieniędzy, jeśli produkt nie jest zgodny z oczekiwaniami. Rachunki zawierają również podatek od sprzedaży za zakupione przedmioty, który zależy od stanu, w którym mieszkasz.

Niektóre paragony zawierają również reklamy produktów lub oferty specjalne. Na przykład niektóre firmy z programami lojalnościowymi drukują liczbę punktów lojalnościowych, które klient posiada podczas wystawiania paragonu. W rezultacie paragony mogą być przydatne w marketingu odpowiednich produktów lub usług. Mogą również wymieniać wszelkie gwarancje, oferty zwrotu i kupony oferowane przez firmę. Sprzedawcy detaliczni są prawnie zobowiązani do zaoferowania klientowi paragonu lub przynajmniej umożliwienia mu jego otrzymania.

Różnica między fakturą a paragonem w procesie sprzedaży

Mówiąc najprościej, faktura jest wezwaniem do zapłaty, a paragon informuje o dokonaniu płatności. Całkowita kwota płatności powinna być jasno określona zarówno na fakturze, jak i na paragonie. Właściciel firmy używa zarówno faktury, jak i paragonu do śledzenia transakcji.

Oto kilka przykładów, jak korzystać z faktury i jak korzystać z paragonu, aby lepiej to zilustrować.

Przykład faktury

Załóżmy, że agencja projektowa zostaje wynajęta do wykonania określonego zadania dla klienta, za które otrzyma płatność z góry i płatność po wykonaniu. Agencja następnie wykorzystuje faktury do przekazywania klientowi kwoty należnej na każdym z etapów: przed rozpoczęciem pracy, określając kwotę należną w tym momencie, a następnie na koniec dla pozostałej kwoty.

Faktury mogą mieć zintegrowane metody płatności. Faktury cyfrowe z opcją płatności przez PayPal (takie jak te, które możesz wysłać za pomocą Hiveage), posiadają przycisk umożliwiający klientowi dokonanie płatności online. Wymaga to od dostawcy posiadania konta PayPal połączonego z jego oprogramowaniem do fakturowania. Klient może wtedy dokonać płatności bezpośrednio na samej fakturze.

Faktury muszą zawierać wszystkie dane niezbędne do dokonania płatności: nazwę firmy klienta i dostawcy, dane kontaktowe, informacje rozliczeniowe, opis towarów i termin płatności. Dostępne są szablony faktur, które pomogą Ci napisać profesjonalną fakturę, a także narzędzia, takie jak nasz darmowy generator faktur online: wystarczy wypełnić pola niezbędnymi informacjami, a faktura zostanie dla Ciebie utworzona.

Przykład paragonu

Jeśli pójdziesz do restauracji i zamówisz jedzenie, kelner pod koniec posiłku wystawi ci rachunek. Po zapłaceniu całej należnej kwoty otrzymasz paragon lub dowód zakupu. Zwykle ma to postać małego kawałka zadrukowanego papieru, który informuje o dokonaniu płatności.

Ten przykład pokazuje również, dlaczego rachunek nie jest fakturą. Kelner w restauracji wystawia rachunek do natychmiastowej zapłaty. Dopiero potem otrzymasz pokwitowanie. Faktura informuje firmę o należnych pieniądzach i ma określony czas na dokonanie płatności.

Połączenie rachunku i paragonu jest szczególnie przydatne w przypadku zakupów kartą kredytową, ponieważ stanowią one dowód na nieautoryzowane zakupy. Za każdym razem, gdy używasz karty kredytowej, upewnij się, że masz paragon na zakupiony towar. To powiedziawszy, nie używaj wyciągów z karty kredytowej jako dowodu zakupu: możesz lepiej uporządkować podatki dzięki rachunkom.

Kiedy używać faktury, a kiedy paragonu

Inny sposób rozumienia faktur i pokwitowań jest następujący: gdy wymagana jest płatność za towary lub usługi, faktura jest tym, co dzieje się przed zapłatą, a pokwitowanie jest to, co dzieje się po dokonaniu płatności. Innymi słowy, po wysłaniu faktury oczekujesz zapłaty; jeśli wyślesz pokwitowanie, oznacza to, że już zapłaciłeś.

Jak wspomniano wcześniej, wiele branż wykorzystuje faktury jako skuteczne narzędzie finansowe do płatności. Nie tylko śledzą niezbędne informacje, ale także śledzą bieżące transakcje biznesowe. Ale wpływy mogą również służyć do tworzenia prognoz finansowych, takich jak prognozowanie przyszłej sprzedaży na podstawie danych historycznych. Wreszcie, oba są przydatne do celów podatkowych, ponieważ IRS sprawdza je w celu uzyskania informacji.

Znaczenie paragonów dla firmy

Pokwitowania są ważnym sposobem dokładnego śledzenia sprzedaży i przychodów firmy. Dotyczy to zwłaszcza deklaracji podatkowych i dokumentacji operacji gospodarczych. W tym wyraźnym celu Urząd Skarbowy wykorzystuje rachunki. W większych firmach rachunki za przygotowanie sprawozdań finansowych prowadzi dział księgowości.

Paragony są również sposobem na rejestrowanie zakupów dokonanych w imieniu firmy, dzięki czemu można uzyskać odpowiedni zwrot pieniędzy.

Czy faktura może służyć jako paragon?

Nie, faktura nie jest wymienna z paragonem. Pamiętaj, faktura jest wezwaniem do zapłaty, a paragon dokumentacją wpłaty. Jeśli musisz zwrócić produkt do firmy z powodu złych usług, nie pokazujesz otrzymanej faktury, użyj paragonu, aby poprosić o zwrot pierwotnej płatności.

Czy faktura jest dowodem zakupu?

Ponownie, faktury nie pełnią funkcji pokwitowań płatności. Dowód zakupu jest dowodem zakupu produktu przez klienta. Jest to szczególnie przydatne dla firm zajmujących się sprzedażą lub rabatami. Faktura zawiera szczegółowe informacje o tym, ile gotówki oczekujesz w płatności, ale nie jest dowodem zakupu za nic.

Sprzedawcy mają różne sposoby akceptowania dowodu zakupu. Niektórzy używają numerów referencyjnych, a inni wysyłają do nich e-maile potwierdzające. Tak czy inaczej, paragony są najskuteczniejszym dowodem zakupu.

Co oznacza kopia faktury?

Kopia faktury to szczegółowa wersja oryginału. Może to być w formie cyfrowej lub na papierze.

Faktura powinna mieć numer w celach identyfikacyjnych, a kopia będzie to odzwierciedlać. Numer faktury to numer, który firma jednoznacznie przypisuje każdej fakturze. Numer faktury jest często alfanumeryczny.

Faktury określają również datę i dane kontaktowe konkretnej firmy, która je wystawia, co pozwala na opatrzenie datą faktury i towarów lub usług firmy. Należy zawsze przechowywać kopie wysyłanych lub otrzymywanych faktur, aby śledzić swoje transakcje finansowe.

Co to jest prawidłowe pokwitowanie?

Prawidłowy paragon zawiera nazwę, adres i numer telefonu firmy, która go oferuje, oraz kwotę płatności otrzymanej za listę produktów lub usług. Powinna też być data, kiedy transakcja miała miejsce. Najważniejszą informacją na paragonie jest zapłacona kwota.

Zawsze należy zachować kopię każdego rachunku za zakupione przedmioty. Są to lekkie kawałki papieru, jeśli je drukujesz, ale często możesz je również otrzymać SMS-em lub e-mailem. Niektóre firmy dają taką możliwość przy kasie, gdzie można wpisać numer telefonu lub adres e-mail. Prawidłowy paragon zawiera wszystkie niezbędne informacje potrzebne do zarejestrowania zakupu.

Możesz użyć odpowiednich paragonów ze względów podatkowych. Jeśli chcesz ubiegać się o ewentualne odliczenie, możesz użyć paragonów jako dowodu zakupu. Monitorują wszystkie Twoje wydatki podlegające odliczeniu, dzięki czemu możesz oddzielić dochody podlegające opodatkowaniu i niepodlegające opodatkowaniu dla Ciebie i Twojego gospodarstwa domowego. Następnym razem, gdy będziesz przygotowywać zeznanie podatkowe, użyj tych paragonów, aby uzyskać dodatkowe korzyści. To znacznie ułatwia przygotowanie sprawozdania finansowego dla Twoich podatków.

Wniosek: Kiedy tworzyć faktury, żądać zapłaty i generować paragony

Omówiliśmy różnice między fakturami a paragonami: faktura wymaga wcześniejszego wysłania powiadomienia o płatności, a inne dokumenty płatności później. Faktura nie jest paragonem, ale faktury zawierają informacje niezbędne do dokonania płatności. Faktura to skuteczny sposób informowania klientów o należnych płatnościach. Paragony mają swoje zastosowanie w dowodzie zakupu, co zawsze jest przydatne przy zwrotach podatku i odliczeniach. Konieczne jest zrozumienie tych różnic, aby móc właściwie zarządzać swoją dokumentacją finansową w sposób bezpieczny i bezpieczny.