Fakturowanie dla projektantów: 8 prostych kroków, aby otrzymać płatność na czas

Projektantom zawsze zależy na dostarczeniu najlepszego rozwiązania dla swoich klientów. Nie jest jednak tajemnicą, że ta sama grupa zaangażowanych profesjonalistów przywiązuje mniejszą wagę do śledzenia swoich płatności i zarządzania fakturami. Rzeczywistość jest taka, że ​​używanie odpowiednich narzędzi i procesów jest tak samo ważne, jak posiadanie odpowiednich narzędzi do prac projektowych.

Zarządzanie przepływami pieniężnymi jest integralną częścią firmy: jeśli nie otrzymasz na czas zapłaty za wykonaną już pracę, będzie to miało duży wpływ na wyniki finansowe. Dla projektantów generowanie faktur dla klientów czy przypominanie im o opóźnieniach w płatnościach nie jest najprzyjemniejszą częścią ich pracy. Wolałbyś raczej spędzić czas na wymyślaniu kolejnego rozwiązania projektowego. Jednak śledzenie faktur i rejestrowanie płatności jest niezbędne, jeśli prowadzisz agencję projektową.

W tym artykule przyjrzymy się, jak projektanci mogą opanować sztukę fakturowania na osiem łatwych sposobów. Spójrzmy:

1. Zdecyduj się na swoją cenę

„Ile powinienem obciążyć klienta?” to pytanie za milion dolarów, czasem nawet dosłownie. Wycena jest zawsze elementem, którego projektanci nie mogą pominąć i na podstawie doświadczenia, konkurencji, poziomu usług (zwłaszcza szybkości obsługi) i lokalizacji projektanci mogą decydować o cenie.

Choć wydaje się, że w przypadku niektórych projektów ceny są stałe, zawsze można je negocjować. Projektanci mają tendencję do myślenia, że ​​negocjacje są częścią ich gry, ale przez większość czasu klienci po prostu tego odmawiają. Jednak większość projektantów uważa proces negocjacji za praktyczny, ponieważ pomaga lepiej komunikować się z klientem i wywierać pozytywny wpływ na relacje z nim – sytuacja korzystna dla obu stron.

Użytkownik Hiveage i założycielka RC Design, Rachel Christmas, powiedziała:

Najważniejszą częścią fakturowania klientów zajmujących się projektowaniem graficznym jest dokładne informowanie o kosztach, więc nie ma niespodzianek i nie lekceważ przy tym swojego talentu. Dbam o to, aby każdy element zamówienia był bardzo szczegółowy – badania, edycje, poniesione twarde koszty projektantów – aby zdali sobie sprawę z pełnej wartości usługi.

Mimo to projektowanie to zawód, który wymaga wielu umiejętności i talentów. Opanowanie oka, aby wybrać idealną kombinację kolorów lub naszkicować idealny układ, zajmuje lata. Dlatego ważne jest, abyś pobierał tyle, ile naprawdę jesteś wart: nie ograniczaj się do przekonania, że ​​stracisz swoich klientów, jeśli pobierzesz wyższą opłatę. Praca z klientami, którzy zawsze wymagają najtańszej opcji, nigdy nie jest łatwa. Negocjuj cenę, a nawet oferuj znaczną zniżkę użytkownikom, z którymi widzisz większą wartość w utrzymaniu klientów.

2. Twórz lepsze warunki

Kiedy klient początkowo skontaktuje się z Tobą w celu uzyskania Twoich danych, nie gwarantuje to, że otrzymasz projekt. Aby zabezpieczyć transakcję, musisz określić odpowiednie warunki płatności dla swojego klienta: musisz przeprowadzić własne badania, aby stworzyć wycenę/oszacowanie, które dostarczy klientowi jasnych informacji o twoich warunkach. Co najważniejsze, te terminy powinny również odzwierciedlać Twoje umiejętności i talenty.

Zgodnie z tym artykułem, oto niektóre z podstawowych terminów, które należy uwzględnić w oszacowaniu:

• Twoja ostateczna cena
• Termin płatności
• Rodzaj płatności
• Opłata za opóźnienia w płatnościach
• Zaliczka: pełna czy częściowa?
• Liczba poprawek w zestawie
• Polityka zwrotów

Wymienienie tych ważnych terminów pozwoli uniknąć zamieszania i niespodzianek podczas projektu. Bardziej prawdopodobne jest, że otrzymasz zapłatę z opóźnieniem (a może nawet ani grosza), jeśli będziesz ciągle zaskakiwać klienta późnymi dodatkami.

Ustalenie jasnych oczekiwań z klientem jest niezbędne do szczęśliwej i zdrowej relacji dostawca/klient. Dlatego najważniejszym krokiem, jaki projektant powinien wykonać, wystawiając fakturę klientowi, jest jasne określenie, co zawiera projekt, za który wystawiona jest faktura. Rzeczy, takie jak formaty plików, które zostaną dostarczone, ile rund poprawek jest uwzględnianych i warunki płatności, to tylko niektóre z elementów, które należy poruszyć podczas dostarczania faktury. Im bardziej jesteś szczery i bezpośredni w tym, co zawiera, tym mniej miejsca na nieporozumienia i fałszywe założenia. W końcu im bardziej szczegółowa faktura, tym lepiej.

W O Design zawsze umieszczamy spersonalizowaną notatkę w stopce naszej faktury. Ta notatka dziękuje klientowi za jego działalność i podkreśla preferowane metody płatności i warunki płatności. Uważamy, że pomaga nam to w szybkich płatnościach od naszych klientów, a spersonalizowana notatka pomaga pokazać, że cenimy ich zwyczaj.

Posiadanie odpowiednich warunków płatności od samego początku zapewni zdrowe relacje z klientami, Kay Mankoo z Delve Design powiedziała:

Warunki płatności pozwolą Twojemu klientowi dokładnie wiedzieć, jak i kiedy oczekujesz zapłaty. Warunki te powinny obejmować, czy rozliczasz się godzinowo, czy według projektu, kiedy klient musi ci zapłacić, oraz konsekwencje, jakie poniesie, jeśli przegapi termin płatności. Jako firma potrzebujemy stałego przepływu środków pieniężnych, a ustalenie takich warunków płatności w procesie fakturowania naprawdę pomaga nam w terminowym otrzymywaniu płatności.

Daj klientom określoną ilość czasu na dokonanie płatności i wyjaśnij, czy są jakieś opłaty, jeśli nie płacą na czas. Dzięki temu wszyscy dokładnie wiedzą, czego się oczekuje i kiedy, a także oznacza, że ​​masz większe szanse na otrzymanie zapłaty na czas, ponieważ ustaliłeś konkretną datę. Lubię informować moich klientów, że wyślę im fakturę z pewnym wyprzedzeniem, więc nic nie jest niespodzianką!

3. Wybierz usługę fakturowania online

Korzystanie z oprogramowania do fakturowania online dla projektantów pomoże Ci na bieżąco sprawdzać status Twoich faktur i efektywnie nimi zarządzać. Korzystanie z takich usług zawsze przyspieszy Twoje prace związane z fakturą. W przeciwieństwie do utrzymywania arkuszy kalkulacyjnych lub dokumentów ręcznych, usługa online zapewnia lepszą organizację i wysoką dokładność danych finansowych, jednocześnie znacznie redukując koszty i czas. Hiveage to łatwa w użyciu usługa fakturowania online z zaawansowanymi funkcjami, które pomogą Ci wysyłać faktury i szacunki, śledzić czas, wydatki i przebieg za pomocą jednej platformy.

4. Projektuj profesjonalnie wyglądające faktury

Dlaczego nie wykorzystać swoich niesamowitych umiejętności projektowania, aby wyczarować fakturę, która wygląda pięknie? Dobrze udokumentowana faktura z eleganckim, ale prostym designem, nie tylko oznaczy Cię jako świetnego projektanta, ale również jako dobrze zorganizowanego biznesmena z profesjonalną przenikliwością. Poświęć kilka minut na dopracowanie swojego projektu. Twoja faktura mówi o Tobie i Twojej marce: nie lekceważ tego.

Dobra faktura musi jasno odzwierciedlać wszystko, co obiecano dostarczyć podczas projektu. Wymienione przedmioty powinny być znajome klientowi, w przeciwnym razie może natknąć się na coś, za co nie zgodził się na pobranie opłaty. Nie trzeba dodawać, że dobry system fakturowania działa tylko wtedy, gdy komunikacja do niego prowadząca jest prowadzona prawidłowo. Dlatego projektant powinien zawsze pracować nad idealnie jasnym kosztorysem, propozycją lub zestawieniem pracy. Ten pierwszy krok sprawi, że fakturowanie będzie proste po zakończeniu pracy.

Tworzenie dobrego doświadczenia dla klientów nie kończy się tylko wtedy, gdy kończy się praca; komunikaty, które piszemy na naszych fakturach, są kolejną okazją do nawiązania kontaktu z naszymi klientami. Lubię personalizować wiadomości, które zamieszczam przy wysyłaniu faktury. Poinformowanie klientów, że nie mogę się doczekać ponownej współpracy z nimi i jestem podekscytowany ich projektami, to jeden krok w kierunku budowania silniejszych relacji.

5. Szybko przygotuj faktury

Po gorączkowym projekcie projektowym wielu projektantów chciałoby zrobić sobie zasłużoną przerwę. To, co zwykle dzieje się z tymi długimi przerwami, polega na tym, że projektanci zapominają o fakturze, którą musieli wysłać klientowi kilka dni wstecz. Doprowadzi to do opóźnień w płatnościach i nieprzyjemnych starć z klientem. Możesz winić tylko siebie, ponieważ nie wysłałeś faktury na czas.

Dla Ariki Yager z Arika Kay Designs fakturowanie było problemem od dłuższego czasu. Po tylu próbach i błędach przekonała się, jak ważne jest wypełnianie faktury od czasu do czasu, zamiast długiego siedzenia na niej:

Odkryłem, że kiedy ktoś prosi o wycenę lub podejmuję się projektu, ważne jest, abym usiadł tego wieczoru i wystawił fakturę. Najważniejszym krokiem jest regularne wystawianie faktur. Po utworzeniu wysyłam go lub czekam, aż będę dalej w procesie i żądam zapłaty przed zakończeniem.

Wielu projektantów sugeruje, że powinieneś zacząć pracę nad fakturą, zanim ją faktycznie skończysz. Oczywiście nie wyglądałoby to na 100% kompletne, ale dodanie pozostałych szczegółów zajęłoby tylko 10-15 minut po zakończeniu projektu. Lepiej też, aby przepływ gotówki szybko wystawiał faktury i odbierał pieniądze od klienta.

Użytkownik i projektantka Hiveage Margaret Weinberg uważa, że ​​ważne jest posiadanie harmonogramu fakturowania i trzymanie się go.

W przeszłości odkładałem to, ponieważ wydawało mi się, że przeszkadza mi to w mojej pracy twórczej. Jednak zwlekanie z rozliczeniami jest szkodą dla moich klientów i może ostatecznie zdyskredytować mój status profesjonalisty, powodując zirytowanie klientów i brak płatności. Teraz podejmuję wspólny wysiłek, aby wystawiać rachunki co miesiąc i natychmiast wystawiać rachunki klientom, jeśli o to poproszą. To równie ważne, jak każdy termin wykonania projektu.

6. Upewnij się, że dodałeś wszystkie niezbędne szczegóły

Ułatw klientom wyszukiwanie Twoich danych, dodając je w treści wiadomości e-mail. Upewnij się, że umieściłeś je również na fakturze, aby łatwo było im szybko zapłacić.

Niektóre dane, które należy podać na fakturze:

• Dane Twojego konta bankowego
• Zasady płatności
• Termin płatności
• Opłaty za opóźnienia w płatnościach

Odpowiednie dane na fakturze tworzą platformę dla lepszej komunikacji między Tobą a klientem. Jeśli klient unika Twoich płatności, te same dane mogą zostać wykorzystane do celów prawnych.

„Najważniejszym krokiem w wystawianiu moim klientom faktur za mój biznes projektowy jest dokładny opis pozycji rozliczeniowych. Chcesz usunąć wszelkie tajemnice otaczające proces projektowania i optymalizacji, opisując w pełni, jaką pracę wykonałeś, ile czasu zajęło jej wykonanie i jaka będzie opłata.”

Na fakturze należy podać, jakie usługi zostały wykonane dla klienta oraz jakie są opłaty za te usługi. Klientowi wyraźnie pokaże, co dla niego zrobiłeś, pomoże mu zidentyfikować elementy, za które został rozliczony i za co już zapłacił. Pomoże Ci w zarządzaniu rejestrami i poznaniu danych klientów, którzy zostali już zafakturowani.

Millicent Flynn, założycielka Millicent Design podzieliła się swoimi przemyśleniami na temat jasnego określenia szczegółów, którymi zamierzasz podzielić się ze swoim klientem.

Najważniejszym krokiem podczas wystawiania faktury klientowi jest uzasadnienie wartości Twoich usług poprzez jasne przedstawienie tego, co zostało osiągnięte w opisie faktury. Musimy pamiętać, że nasi klienci nie są projektantami i mogą zakwestionować fakturę, jeśli uważają, że nie przynosisz natychmiastowych rezultatów. Od generowania pomysłów przez badania rynkowe po konceptualizację – uwzględnij to wszystko. Pomoże to klientowi rozpoznać proces i wartość projektu. Jest mniej prawdopodobne, że będą kwestionować Twoją fakturę i będą bardziej skłonni zapłacić na czas!

Najważniejszą rzeczą jest bycie przejrzystym. Klient powinien być w stanie odtworzyć to, za co płaci, dlatego zawsze dołączam krótki opis pakietu pracy, za który klient płaci. Jeśli korzystasz z systemu biletowego, takiego jak JIRA, zawsze odnoszę się do numeru biletu w opisie, aby mógł uzyskać pełny opis w systemie biletowym.

Jason Bumblis z Pacer Studios powiedział, że szczegółowe fakturowanie z pewnością pomogło jego organizacji szybciej otrzymywać płatności.

„Najważniejszym krokiem podczas wystawiania faktury klientowi jest poświęcenie czasu i podanie szczegółów. Nikt nie lubi płacić, gdy nie jest pewien, za co płaci. Z biegiem lat stwierdziliśmy, że szczegółowe informacje na temat rozliczeń pozwalają nam szybciej płacić i zmniejszają liczbę zapytań od klientów, do czego służą opłaty”.

Bardzo ważne jest wyszczególnienie Twoich usług na fakturze. Nie mów tylko „praca projektowa”: klienci chcą dokładnie wiedzieć, za co płacą.

Artykuł w Entrepreneur omawia znaczenie umieszczania wszystkich niezbędnych szczegółów na fakturze, używając odpowiedniego języka. Może to znacznie skrócić czas oczekiwania na zapłatę, a także stworzyć więź z klientem, zdefiniować proces otrzymywania zapłaty i usunąć przeszkody, które w przeciwnym razie utrudniałyby płatność.

[Szacunek] dostarcza klientowi dokładny zakres tego, za co ma zapłacić. Ponadto (miejmy nadzieję) złagodzi to wszelkie zamieszanie i niejasności co do oczekiwań i obowiązków projektanta oraz, oczywiście, za co płaci klient. Zasadniczo wymaga to zgadywania i stwierdzam, że klienci są bardziej skłonni do przekazywania płatności, gdy dokładnie wiedzą, co dostają!

7. Ułatw klientom płacenie

Zapewnij swoim klientom możliwość zrealizowania płatności zaraz po otrzymaniu faktury. Po dodaniu wszystkich istotnych danych do faktury, jak wspomniano powyżej, jest to tylko kwestia czasu, kiedy otrzymasz płatność na swoje konto bankowe.

Elisa Gutierrez z Elisa Design zaleciła rozbicie płatności na różne elementy na różnych etapach fakturowania. Oto, co powiedziała:

Na przykład, jeśli płatność jest podzielona na trzy części, pierwsza płatność będzie oczekiwana po zatwierdzeniu kierunku projektowania. Tak więc natychmiast po zatwierdzeniu kierunku projektowego należy wysłać do klienta powiadomienie, informujące go, że pierwsza faktura zostanie wysłana i jest należna natychmiast. Druga płatność zostanie zafakturowana po przedstawieniu pierwszego kompletnego dowodu projektu. Znowu przed przedstawieniem dowodu można wysłać notatkę informującą klienta o wysłaniu nowej faktury. I wreszcie, płatność końcowa zostanie zafakturowana po zatwierdzeniu i przygotowaniu plików, ale przed wysłaniem plików do drukarki.

Dlaczego nie wypróbować metody płatności online? Możesz łatwo włączyć bramkę płatności na swojej fakturze, aby klient mógł wygodnie zapłacić. Włączenie tych bramek umożliwi Ci przyjmowanie płatności kartą kredytową lub poleceniem zapłaty bez konieczności ustanawiania specjalnych udogodnień w swoim banku. Hiveage obsługuje wiele bramek płatności online i umożliwia akceptowanie płatności online od użytkowników.

8. Kontynuacja, aby uniknąć opóźnień w płatnościach

Prowadząc biznes, spotykasz klientów, którzy nie mają ochoty płacić za faktury, i kolejną grupę, która zniknie bez płacenia. To dość frustrujące.

Gdy nieopłacone faktury zbliżają się do terminu płatności, ten artykuł w Vandelay Design sugeruje, abyś poświęcił chwilę na skontaktowanie się z klientem, przypomnienie mu i sprawdzenie, czy płatność jest w drodze lub czy są jakieś problemy. Po prostu wyślij im zwykłego e-maila. Zapytaj ich, jak się czują i bardzo uprzejmie przypomnij im o zapłacie, używając słów takich jak „proszę” i „dziękuję”. Możesz też wykonać uprzejmy telefon. Nie bądź niegrzeczny i proś o pieniądze: po prostu porozmawiaj z nimi i wykorzystaj idealny moment, aby przypomnieć o płatności.

Ramon Thompson z Newsaturday Design Studio powiedział:

Klienci, w przeciwieństwie do nas, martwią się o milion innych rzeczy związanych z ich biznesem. Wysłanie przypomnienia pomaga zachować kontrolę nad fakturą, zmniejszając ryzyko przeoczenia płatności. Klienci dziękują mi za przysłanie przypomnień i nalegają, abym to robił, bo zapomną.

Jeśli to wszystko nie zadziała, bądź bardzo stanowczy i poproś o zapłatę. Nie zapomnij przypomnieć im, jak szybko wykonałeś im usługę bez pytań i to samo należy zrobić, płacąc za oferowane usługi.

Wniosek: fakturowanie online dla szybszych płatności

Fakturowanie nie tylko pomaga rozwijać firmę i zarabiać na czas jako projektant, ale także budować profesjonalizm w prowadzeniu interesów z klientami. W tym artykule zagłębiliśmy się w 8 prostych, ale skutecznych wskazówek, których powinien przestrzegać każdy projektant, aby zarobić na czas poprzez prawidłowe fakturowanie swoich klientów. Oni są:

1. Zdecyduj się na strategię cenową
2. Stwórz praktyczne warunki dla swoich klientów
3. Wybierz usługę fakturowania online
4. Projektuj piękne faktury
5. Działaj szybko, aby wypełnić faktury
6. Dodaj wszystkie istotne szczegóły
7. Włącz łatwe metody płatności
8. Śledź postęp płatności

Czy masz jakieś inne wskazówki, które sprawią, że wystawianie faktur będzie przyjemnym doświadczeniem dla projektantów? Podziel się z nami swoimi przemyśleniami w sekcji komentarzy poniżej!