Zarządzanie finansami małych firm: najlepsze praktyki

Prowadzenie małej firmy to ciężka praca. Jest tak wiele rzeczy, które trzeba śledzić – od sprzedaży i marketingu po rozwój produktów i personel. Ale jednym z najważniejszych aspektów własności małej firmy jest zarządzanie finansami. Ochrona Twojej inwestycji oznacza zwracanie należytej uwagi na szczegóły finansowe.

Skuteczne praktyki zarządzania finansami nie tylko pomogą zwiększyć Twoje zyski, ale Twoja staranność może również ochronić Ciebie i Twoich pracowników przed kwestiami zgodności i problemami prawnymi. Te nawyki mogą również stanowić ważną sieć bezpieczeństwa finansowego w trudnych okolicznościach, takich jak . . . globalna pandemia!

Ochrona zysków

Uważne obserwowanie przepływów pieniężnych, kosztów i dochodów jest koniecznością dla każdej firmy, która chce zwiększyć zarobki, rozwijać się, rozwijać i zatrudniać dodatkową pomoc. Organizacje non-profit wymagają również uważnego obserwowania darowizn, dotacji i wszystkich innych strumieni przychodów w celu zachowania przejrzystości i rozliczania się z audytu lub dochodzenia.

Jeśli nie rozumiesz tych podstawowych wskaźników finansowych, istnieje pewne oczywiste ryzyko: jeśli Twoja firma ma inwestorów, jesteś odpowiedzialny za dostarczenie im wszelkich żądanych informacji finansowych jako właściciel lub menedżer. Ponadto niewłaściwe zarządzanie funduszami może prowadzić do niedoborów przepływów pieniężnych, które mogą powodować zakłócenia w łańcuchu dostaw lub opóźnienia w uzyskiwaniu dostaw od dostawców.

Najlepsze praktyki zarządzania finansami małych firm

Utrzymanie budżetu dla firmy niekoniecznie jest trudne, ale wymaga wysiłku i poświęcenia. Może to w pewnym stopniu wyjaśnić, dlaczego ponad połowa małych firm nie przetrwała piątego roku działalności. Oto kilka wskazówek, których możesz przestrzegać, aby zapewnić długoterminowy sukces finansowy swojej firmy:

Przygotuj budżet

Budżet pozwala śledzić każdą ilość pieniędzy, które trafiają do Twojej firmy i opuszczają ją. Na początek zrób listę wszystkich przewidywanych miesięcznych źródeł dochodu, takich jak sprzedaż, odsetki od inwestycji, dochody z wynajmu nieruchomości i tak dalej. Dane o dochodach można znaleźć w rachunku zysków i strat, który zostanie szczegółowo omówiony później.

Następnie sporządź osobną listę wydatków, które według Twoich przewidywań będzie regularnie ponosić Twoja firma. Zakupy zapasów, płace, składki ubezpieczeniowe, podatki, media, opłaty i spłaty zadłużenia to tylko niektóre z wydatków, które można zaliczyć do tej kategorii.

Poznaj podstawy fakturowania i księgowości

Prowadzenie księgowości to proces śledzenia wszystkich transakcji finansowych wykonywanych przez firmę w określonym czasie, zwykle co miesiąc. Możesz zdecydować się na prowadzenie księgowości w tradycyjny sposób, korzystając z fizycznej księgi.

Masz również możliwość przyjęcia oprogramowania do fakturowania opartego na chmurze, takiego jak Hiveage. Mamy nawet darmowy plan, który jest idealny dla małych firm, które dopiero zaczynają. Niektórzy właściciele firm decydują się zlecić całe to zadanie kompetentnemu księgowemu, który może pracować jako wykonawca lub pracownik w niepełnym wymiarze godzin.

Śledź przepływ środków pieniężnych

Rejestrowanie Twoich wydatków jest istotnym elementem zarządzania pieniędzmi. Według jednego z badań, aż 82% upadłych firm wini za swoją porażkę trudności w przepływie środków pieniężnych. Niestety okazało się, że jest to zbyt powszechne w przypadku obecnej pandemii COVID-19.

Rachunek przepływów pieniężnych to raport finansowy, który szczegółowo opisuje, ile pieniędzy wydano i na jaki cel w określonym przedziale czasowym. Pomaga zapobiegać bezsensownym debetom na rachunku bankowym, nadmiernym wydatkom i krwotokom z płynnych aktywów. Arkusze przepływów pieniężnych są łatwo dostępne online, podobnie jak budżety firmy.

Przygotuj rachunek zysków i strat

Rachunek zysków i strat analizuje łączne przychody, zyski i straty Twojej firmy w określonym okresie (np. kwartalnym, rocznym). Oświadczenie ma kluczowe znaczenie dla pozyskania kapitału obrotowego lub ubiegania się o kredyt biznesowy. Ma to również kluczowe znaczenie dla firm z inwestorami lub udziałowcami, ponieważ zapewnia kompleksowy obraz sytuacji finansowej. Pamiętaj, aby regularnie go aktualizować, aby był gotowy do użycia w razie potrzeby.

Utrzymuj swój bilans

Bilans firmy to dokument, który śledzi jej aktywa, pasywa i kapitał własny. Dokument jest również kluczowy dla utrzymania aktualności, a nadrzędnym celem jest zbilansowanie aktywów z pasywami plus kapitały własne. Kredytodawcy i inwestorzy zwracają uwagę na ten dokument, więc pamiętaj o regularnych aktualizacjach, gdy zmienią się Twoje finanse.

Prognozuj swoje finanse

Jak postrzegasz najbliższą przyszłość firmy? Bardzo ważne jest, aby dobrze wiedzieć, dokąd się wybierasz, aby móc podejmować świadome decyzje o tym, czy nadszedł czas, aby złożyć wniosek o pożyczkę, a także czy nadszedł czas, aby zmniejszyć wydatki.

Istnieje wiele różnych metod przygotowania prognozy przychodów. Kiedy dopiero zaczynasz, przydatna może być współpraca z doświadczonym profesjonalistą, aby opanować to podejście.

Uporządkuj podstawy

Jeśli chodzi o zarządzanie finansami, lista rzeczy do zrobienia może wydawać się zniechęcająca. Oto kilka podstawowych rzeczy, którymi możesz się zająć, aby zwiększyć organizację, wydajność i zgodność.

1. Uzyskaj identyfikator podatkowy dla firmy: jako mała firma prawdopodobnie chciałbyś, aby firma istniała jako osobna jednostka. Sprawdź zasady obowiązujące w Twojej jurysdykcji, aby uzyskać szczegółowe informacje. Na przykład w USA możesz zacząć od uzyskania numeru EIN z IRS.
2. Miej oddzielne konto bankowe: Wszystkie fundusze biznesowe powinny być całkowicie oddzielone od środków osobistych. Postępując zgodnie z powyższym przykładem, po otrzymaniu numeru EIN otwórz komercyjne konto czekowe w banku, w którym możesz go używać do tego celu. Jest to krytyczny krok — wielu kwestii podatkowych można uniknąć, oddzielając finanse firmy od osobistych.
3. Prawidłowo skonfiguruj listę płac: Jeśli masz pracowników, musisz być bardzo ostrożny w prawidłowym ustalaniu listy płac. Rozważ także opracowanie podręcznika dla pracowników, aby ograniczyć konflikty w miejscu pracy do minimum (w tym zasady dotyczące płatnego czasu wolnego, premii i innych kwestii).
</ol>

Pamiętaj, że w Twoim kraju, stanie lub samorządzie lokalnym mogą obowiązywać dodatkowe przepisy dotyczące działalności gospodarczej, których musisz przestrzegać, takie jak uzyskanie zezwolenia na prowadzenie działalności lub poddanie się kontroli. Świadomość tych wymagań sprawi, że cały proces zarządzania finansami będzie dla Ciebie bardziej przejrzysty, a także unikniesz niepotrzebnych kar i grzywien.