Jak zarządzać trudnymi pracownikami w małej firmie: kompletny przewodnik

W pewnym momencie spotkasz się z rzeczywistością radzenia sobie z trudnymi pracownikami i sprawisz, że będziesz chciał wyrywać sobie włosy z głowy.

Nie ignoruj ​​jednak trudnych sytuacji pracowniczych.

Musisz stawić temu czoło i to szybko, aby zaradzić tej sytuacji.

Najlepsi menedżerowie polegają na przemyślanym podejściu, takim jak planowanie z wyprzedzeniem i oferowanie konstruktywnej informacji zwrotnej, gdy mają do czynienia z trudnymi pracownikami.(W dalszej części przedstawiamy nasze wskazówki na ten temat.)

Z drugiej strony, najlepsi menedżerowie nie rodzą się do ról przywódczych, jeśli chcesz poprawić własne umiejętności menedżerskie, aby zwiększyć zaangażowanie pracowników, przeczytaj nasz blog ze skutecznymi wskazówkami, jak być lepszym menedżerem.

Pytania, na które należy odpowiedzieć przed rozpoczęciem pracy z trudnymi pracownikami

Kiedy przestudiujesz sytuację spowodowaną przez trudnego pracownika i przygotujesz się do rozmowy z trudnym pracownikiem, zadaj sobie następujące pytania, zanim wykonasz ruch:

• Jak wygląda interakcja pracownika ze współpracownikami?
• Jakie zmiany zauważyłeś w ostatnim czasie w postawie pracownika? (Jak w ciągu ostatnich kilku dni lub tygodni.)
• Czy zmieniło się obciążenie pracą lub obowiązki pracownika?
• Czy w ostatnim czasie wydarzyło się coś w życiu osobistym pracownika, co mogło do tego doprowadzić? Takich jak rozwód lub separacja, śmierć w rodzinie itp.
• Czy ten pracownik ma historię złego zachowania?
• Czy jest to problem pojedynczego pracownika, czy całego zespołu?

Gdy masz już wszystkie odpowiedzi na powyższe pytania i masz pewność, że problem dotyczy jednego pracownika, nadszedł czas, aby rozwiązać problem prywatnie iz szacunkiem. Nie wpadnij w pułapkę obejścia problemu lub po prostu przeczekania go (jak odejście pracownika).

Na tym blogu przedstawiamy najlepsze wskazówki dotyczące radzenia sobie z trudnymi pracownikami.

Nie spiesz się do sytuacji bez wszystkich faktów. Tak, powinieneś zająć się tą sprawą jak najszybciej, ale najpierw potrzebujesz jasnej perspektywy, aby ocenić sytuację. Na przykład obserwuj pracownika w różnych sytuacjach, na przykład podczas przerwy na lunch, kiedy przychodzi i wychodzi, i tak dalej.

Poszukaj stresujących lub toksycznych sytuacji, które mogą powodować złe zachowanie, a także przyjrzyj się, jak inni pracownicy reagują na trudnego pracownika. A ostatnią rzeczą, jakiej chcesz, są zestresowani pracownicy.

Jak powiedzieliśmy, nie spiesz się z problemem. Pamiętaj, aby sprawdzić fakty. Porozmawiaj z pracownikami, którzy są w tym samym zespole lub przyjaźnią się z trudnym pracownikiem. Zbierz wszystkie niezbędne fakty i nie zapominaj, że czasami ludzie mają po prostu zły dzień lub tydzień. Jeśli pracownik, z którym zwykle świetnie się pracuje, nagle staje się trudny, może to wynikać z okoliczności łagodzących.

Stwórz skuteczny program szkoleniowy, aby mieć pewność, że w pełni wykorzystasz możliwości swoich pracowników.

Na podstawie wszystkiego, co zaobserwowałeś i zebranych informacji, musisz określić, czy pracownicy potrzebują coachingu, doradztwa, szkolenia lub dyscypliny.

• Coaching koncentruje się na modyfikowaniu określonych zachowań.
• Poradnictwo koncentruje się na większych problemach z zachowaniami, które mogą prowadzić do działań coachingowych.
• Szkolenia koncentrują się na wspieraniu rozwoju umiejętności pracownika i mogą pomóc wypełnić luki w wiedzy.
• Dyscyplina koncentruje się na natychmiastowej poprawie z implikacjami i będzie obejmować HR.

Czas poświęcony na ustalenie, którą trasę wybrać, może mieć kluczowe znaczenie dla stworzenia spokojnego, otwartego środowiska, które odpowiednio określi sytuację. Rozważ zapisanie punktów do rozmowy, o których chcesz wspomnieć, i pamiętaj, aby zachować spokój.

Cokolwiek robisz, nie odkładaj tego na później. Chociaż jest to nieprzyjemne, jest to kluczowa część pracy menedżera. Problem sam się nie rozwiąże, będzie się tylko pogłębiał. Pamiętaj, że zaplanowałeś konfrontację, więc upewnij się, że ją wykonasz.

Jako menedżer musisz upewnić się, że pracownik jest świadomy problemów, które powodują w miejscu pracy. Czasami pracownik może być ślepy na negatywność i wtedy wkraczasz. Jako kierownik zaplanuj czas na rozmowę z pracownikiem, aby uświadomić mu jego zachowanie – świadomość jest pierwszym krokiem do radzenia sobie z trudnymi pracownikami.

Upewnij się, że skutecznie komunikujesz się ze swoim zespołem, a jeśli nie wiesz, od czego zacząć, ten blog może być bardzo pomocny.

Nie powinieneś traktować tego problemu jako „wygranej”, ale raczej znaleźć rozwiązanie problemu. Nie jesteś tam, aby atakować osobę, ale zamiast tego musisz skupić się na negatywnym zachowaniu. Nie można zakładać, że pracownik celowo wywołuje negatywność, może to wynikać z problemów osobistych, braku motywacji, strachu itp.

Pamiętaj, aby zachować spokój, gdy pojawiają się konflikty. Mogą istnieć trudni pracownicy, którzy lubią siać chaos, więc nie daj się wpaść w pułapkę. Ważne jest, aby nie stracić zimnej krwi!

Wielu dramatów można uniknąć, jeśli zbudujesz zdrową kulturę firmy.

W kontaktach z trudnymi pracownikami nie przestawaj zwracać uwagi na to, co naprawdę się dzieje. Sytuacja może wydawać się beznadziejna, możesz być zirytowany i być może podjąłeś już decyzję bez sprawdzania faktów. Zatrzymywać się. Nie odwracaj się od problemu i nie popadaj w frustrację, najlepsi menedżerowie są uważni w kontaktach z trudnymi pracownikami.

Dobry menedżer wie, że musi dotrzeć do sedna sprawy, a to obejmuje spojrzenie na sprawy z perspektywy trudnego pracownika. Wiedz, że czasami słuchanie jest twoją supermocą, ponieważ czasami ludzie po prostu potrzebują być wysłuchani.

Kiedy masz do czynienia z trudnymi pracownikami, nie słuchajtylko tego, co mają do powiedzenia. Pamiętaj, aby zadawać pytania otwarte, aby nie otrzymywać tylko jednowyrazowych odpowiedzi i nie przerywać.

Kiedy musisz odpowiedzieć, zachowaj spokój i zacznij od podsumowania tego, co właśnie powiedział: „Więc z tego, co rozumiem, mówisz…” W ten sposób pracownik wie, że naprawdę go usłyszałeś. Kiedy możesz odkryć prawdziwy problem, jesteś o wiele bliżej znalezienia rozwiązania.

Zarówno ty, jak i trudny pracownik powinniście uzgodnić rozwiązanie. Bez rozwiązania, złe zachowanie będzie trwało nadal. Pracownik powinien być świadomy tego, co jest nie tak z jego zachowaniem i jak może odpowiednio dostosować swoje zachowanie.

Być może niektóre zachęty dla pracowników wcześnie i regularnie mogą również załatwić sprawę, dzięki czemu wszyscy będą zaangażowani.

Uwolnij pełny potencjał swojej firmy dzięki kompleksowemu oprogramowaniu do zarządzania Connecteam —

Nie narzekaj na pracownika! Zwłaszcza nie w miejscu pracy, gdzie inni mogą cię podsłuchać. Plotki mogą rozprzestrzeniać się lotem błyskawicy.

Zamiast tego przekaż szczerą informację zwrotną na temat tego, jak mogą się poprawić. Choć wydaje się to trudne, tak właśnie robi dobry menedżer. Nie chcesz, aby pracownik był w defensywie i chcesz przekazać mu szczegółowe informacje na temat tego, jak może się poprawić. Bądź krystalicznie czysty!

W przypadku drobnych problemów, takich jak ciągłe spóźnianie się pracownika do pracy, prosta rozmowa może rozwiązać problem. Jednak niektóre problemy mogą wymagać wielu spotkań, dopóki nie zostanie znalezione rozwiązanie. Bądź cierpliwy, natychmiastowe rezultaty są niemożliwe w przypadku poważnych problemów. Dlatego oferuj ciągłe doskonalenie zamiast szybkiej odpowiedzi.

Kiedy masz do czynienia z trudnymi pracownikami, może się okazać, że nie jesteś w pełni przygotowany do pomocy pracownikowi. Na przykład może mieć problemy psychologiczne, które wymagają profesjonalnej pomocy. Ważne jest, abyś wiedział, kiedy próbować dalej, a kiedy pracownik potrzebuje specjalistycznej pomocy.

Jeśli Twoja firma ma problem z pomocą pracowników, zapoznaj się z tym lub polegaj na zasobach społeczności.

W kontaktach z trudnymi pracownikami celem jest znalezienie rozwiązania akceptowanego przez obie strony, takiego, które rozwiąże złe zachowanie i poprawi zespół. Jednak nie zawsze jest to możliwe. Kiedy jesteś w impasie, ponieważ pracownik odmawia zmiany swojego zachowania, rozwiązaniem może być wypowiedzenie.

Upewnij się, że masz wdrożony odpowiedni proces offboardingu.

Jeśli jest jakieś zachowanie, z którym nie jesteś w porządku, czasami nie zgadzaj się z nim. Na przykład, jeśli pracownicy muszą przesłać swoje godziny pracy do końca miesiąca do godziny 16:00, ale czasami zgadzasz się z tym, a czasami nie. Jeśli masz „mniej dobrych” pracowników, nie będą oni trzymać się reguły, więc ustal standardy, których faktycznie będziesz przestrzegać.

Udokumentowanie wszystkiego jest kluczowe dla ustalenia, czy cele zostały osiągnięte, kiedy zaczęły się problemy i co wydarzyło się po drodze. Jeśli nie masz rejestru zachowania pracownika, nie masz „praw” do zwolnienia go. HR będzie potrzebować dowodu, jeśli wypowiedzenie jest bliskie.

Dobry menedżer wie, że dokumentowanie wszystkiego jest kluczem do rozwiązywania problemów, tylko dlatego, że zapisujesz rzeczy, nie oznacza, że ​​zachowujesz się negatywnie, jesteś proaktywny.

Korzystaj z narzędzi cyfrowych, gdy pojawiają się trudne sytuacje pracowników

Jeśli masz pracowników bez biurek lub pracowników pierwszej linii albo wciąż dostosowujesz się do sytuacji związanej z pracą z domu, zaangażowanie zespołu jest ważniejsze niż kiedykolwiek wcześniej, zanim pojawią się trudne sytuacje pracownicze.

Wielu menedżerów polega na aplikacjach do komunikacji z pracownikami, takich jak Connecteam, aby móc kontaktować się ze swoimi zespołami w czasie rzeczywistym. Connecteam pozwala zarządzać komunikacją z pracownikami w pozytywny i zdrowy sposób.

Na przykład dzięki Connecteam menedżerowie korzystają z następujących funkcji, jeśli chodzi o zarządzanie trudnymi pracownikami.

• Czat 1:1 lub czat grupowy pozwala zarządzać, regulować i zachęcać do otwartej komunikacji. W przypadku udostępnienia komentarza, który jest nieodpowiedni lub negatywny, kierownictwo może po prostu usunąć komentarz, aby nie miał on wpływu na nikogo.
• Skorzystaj z kanału społecznościowego , aby udostępniać ogłoszenia, pozytywne wiadomości, pracownika miesiąca i cokolwiek innego, na co masz ochotę. Dołącz pliki GIF, zdjęcia, filmy i inne rodzaje treści, aby komunikacja była przyjemnością.
• Rozpocznij ankietę na żywo , aby wszyscy mieli wrażenie, że mają bezpośredni wpływ na firmę.
• Miesięczna ankieta może być udostępniana regularnie , dzięki czemu możesz śledzić zadowolenie pracowników.
• Upewnij się, że pole sugestii jest łatwo dostępne, aby Twój zespół mógł dodawać swoje przemyślenia i pomysły, gdy tylko nadejdzie odpowiedni nastrój.
• Prześlij materiały do ​​​​pracowników biblioteki , takie jak polityka firmy, filmy dotyczące zarządzania stresem itp.

Najważniejsze informacje na temat zarządzania trudnymi pracownikami

Korzystając z tych wskazówek dotyczących radzenia sobie z trudnymi pracownikami, możesz mieć pewność, że zrobiłeś wszystko, co w Twojej mocy, w najtrudniejszych sytuacjach.

Kluczem jest otwarty dialog, który działa w obie strony, oraz zdrowa kultura firmy, która odwołuje się do zaangażowania i lepszej produktywności.

Kiedy pojawiają się trudne sytuacje pracownicze, chowanie głowy w piasek nigdy nie jest rozwiązaniem. Udostępniliśmy 15 wskazówek, z których możesz skorzystać, zarządzając trudnymi pracownikami, w tym wdrażając narzędzie cyfrowe, aby zarządzać nim w czasie rzeczywistym.