Kompletny przewodnik po zarządzaniu pracownikami zdalnymi

Praca zdalna przed pandemią była często postrzegana jako dodatek, oferowany przez ograniczoną liczbę pracodawców w ograniczonych okolicznościach. Teraz stało się to normą i wygląda na to, że będzie kontynuowane, a niedawne badanie przeprowadzone przez firmę Mercer wykazało, że 83% pracodawców zamierza nadal zapewniać pracę zdalną na większą skalę po pandemii.

Zarządzanie pracownikami zdalnymi wymaga jednak innego podejścia do tradycyjnych strategii biurowych. W tym artykule przyjrzymy się wyzwaniom i możliwościom, jakie niesie ze sobą model pracy zdalnej oraz jak zarządzać pracownikami zdalnymi i pracownikami zdalnymi.

Praca zdalna stanowi wyzwanie

Wyzwania związane z zarządzaniem pracownikami zdalnymi obejmują:

• Brak interakcji twarzą w twarz . Sposób, w jaki pracownicy kontaktują się ze swoimi kolegami i menedżerami, nieuchronnie zmienia się podczas pracy zdalnej. Bez codziennych interakcji z dystrybutorem wody zdalni pracownicy mogą czuć się odizolowani, co wpływa na ich zaangażowanie i motywację. Z perspektywy kierownictwa brak interakcji osobistej może wydawać się przeszkodą w monitorowaniu produktywności.
• „Zmęczenie zoomem”. Podczas gdy rozmowy wideo mogą rozwiązać problem braku bezpośredniej interakcji, spędzanie godzin na spotkaniach zespołu wirtualnego może być równie szkodliwe. Termin „zmęczenie zoomem” został ukuty przez kilka miesięcy pandemii, aby opisać negatywne skutki ciągłego korzystania z wideo. W jednej z ankiet ponad 49% respondentów zgłosiło wyczerpanie w wyniku korzystania z kamery internetowej. Ogólne zasady dotyczące „kamerowania” mogą również sprawić, że pracownicy poczują się, jakby byli obserwowani, tworząc poczucie nieufności.
• Osłabienie więzi zespołowych . Pracownicy zazwyczaj cenią sobie spontaniczne rozmowy, interakcje społeczne i relacje zawodowe z kolegami. Istnieje jednak ryzyko, że te więzi mogą osłabić się podczas pracy zdalnej, spotęgowane przez izolację społeczną, jaką może wywołać przejście na pracę zdalną. Czynniki te mogą podważyć poczucie przynależności pracownika do zespołu i organizacji.
• Kwestie komunikacji . Zdalne środowisko pracy pozostawia mniej miejsca na szybką, nieformalną komunikację, która ma miejsce w biurze, gdy pracownicy chcą uzyskać wyjaśnienia od współpracownika lub przełożonego. Nawet w przypadku technologii istnieje możliwość przeoczenia wiadomości błyskawicznych lub e-maili. Proces zbierania informacji może zająć więcej czasu, co może być frustrujące dla pracowników i wpływać na produktywność. Szczególnie, gdy masz zespoły pracujące w różnych strefach czasowych, skuteczne zarządzanie zdalnymi członkami zespołu może stać się wyzwaniem.
• Rozproszenia . Odwracanie uwagi od pracy w środowisku domowym jest często jednym z głównych problemów kierownictwa związanych z pracą zdalną. Obowiązki domowe, porody i opieka nad dziećmi mogą zakłócać dzień pracy pracownika, wpływając na jego zaangażowanie.

Ale daje też możliwości

Z drugiej strony praca zdalna oferuje organizacjom kilka możliwości, takich jak:

• Potencjalne redukcje kosztów. Praca zdalna zmniejsza koszty ogólne związane z utrzymaniem fizycznego biura, takie jak elektryczność, materiały biurowe, sprzątanie i koszty podróży. W rezultacie organizacje mogą być w stanie przenieść się do mniejszych pomieszczeń lub całkowicie zrezygnować z biura. Praca zdalna zmniejsza również ślad węglowy organizacji, zmniejszając emisje dwutlenku węgla z dojazdów do pracy, zużycia energii i utylizacji odpadów stałych.
• Zwiększa produktywność . To powszechne błędne przekonanie, że pracownicy zdalni są mniej wydajni niż pracownicy na miejscu. Pracownicy zdalni są ogólnie szczęśliwsi ze względu na większą swobodę, elastyczność i autonomię, jaką mają. Brak dojazdów odgrywa w tym znaczącą rolę – jedno z badań wykazało, że 79% respondentów wskazało unikanie dojazdów jako największą korzyść z pracy zdalnej. W rezultacie 52% pracodawców zgłasza poprawę produktywności pracowników od czasu pracy zdalnej.
• Zwiększa satysfakcję z pracy i zaangażowanie pracowników . Praca zdalna została powiązana z wyższą satysfakcją z pracy. Zadowoleni pracownicy są bardziej skłonni do dłuższego pozostania w swojej organizacji, co zmniejsza współczynniki utraty pracowników i ogólnie oszczędza pieniądze organizacji. Elastyczność pracy zdalnej zwiększa również zaangażowanie pracowników, a zaangażowane miejsca pracy cieszą się o 41% mniejszą absencją i 21% wyższą rentownością.
• Dostęp do bardziej zróżnicowanej siły roboczej. Praca zdalna umożliwia pracodawcom dostęp do szerszej puli talentów, dając organizacjom większy wybór w znalezieniu odpowiedniej osoby do pracy. Ponieważ 54% pracowników twierdzi, że zmieniliby pracę, aby wybrać pracę zdalną, praca zdalna jest również kluczową strategią przyciągania i zatrzymywania talentów.

8 strategii efektywnego zarządzania pracownikami zdalnymi

Na początku pandemii ponad 7 na 10 pracodawców zgłaszało trudności z przystosowaniem się do pracy zdalnej. Oto kilka wskazówek dotyczących zarządzania zdalnymi zespołami.

Zasady pracy zdalnej zapewniają ramy określające, w jaki sposób i kiedy praca zdalna będzie zarządzana w Twojej organizacji. Określa, kto może pracować zdalnie, odpowiednie procesy zatwierdzania oraz sposób zarządzania pracą zdalną w zespole.

Jeśli prowadzisz hybrydowy model pracy, Twoja polityka powinna również wyjaśniać przypadki, w których pracownicy muszą być obecni w biurze, na przykład ze względów bezpieczeństwa lub ze względów praktycznych.

Komunikując się ze zdalnym zespołem, nie można przyjąć jednego podejścia uniwersalnego. Zamiast tego dostosuj się do stylów komunikacji poszczególnych pracowników. Niektórzy mogą potrzebować codziennego kontaktu, podczas gdy inni muszą łączyć się tylko raz w tygodniu lub gdy pojawi się konkretny problem.

Podobnie jak w przypadku pracy w biurze, w pewnym momencie będziesz musiał prowadzić trudne rozmowy ze zdalnymi pracownikami, na przykład dotyczące zarządzania wydajnością lub kwestii dyscyplinarnych. Istnieje możliwość, że te rozmowy przybiorą kształt gruszki, gdy będą polegać na technologii i przy braku sygnałów niewerbalnych.

Dlatego powinieneś korzystać z wielu różnych narzędzi do komunikacji z pracownikami i pomiędzy nimi. Rozmowy wideo są dobre w przypadku bardziej wrażliwych rozmów, natomiast wiadomości błyskawiczne mogą być przydatne podczas pracy nad wspólnym projektem lub udostępniania ważnych informacji.

Aby rozwiązać wszelkie obawy dotyczące wydajności, należy jasno określić oczekiwania dotyczące organizacji pracy zdalnej i wyników pracy pracowników. Jasno określ ramy czasowe, priorytety i kamienie milowe oraz upewnij się, że możesz odpowiedzieć na wszelkie pytania pracowników.

Następnie możesz monitorować te cele, formalnie lub nieformalnie. Zamiast trzymać zakładki, śledzenie wydajności pracowników pomaga zidentyfikować potencjalne problemy, takie jak wypalenie. W razie potrzeby możesz następnie rozwiązać ten problem zarówno na poziomie organizacyjnym, jak i indywidualnym.

Aby przezwyciężyć brak interakcji osobistej, poświęć czas na budowanie zespołu i interakcję w zespole zdalnym. Może to być regularne spotkanie zespołu, które zaczyna się od nieformalnego czatu, dedykowanego ćwiczenia budowania zespołu lub nadrabiania zaległości towarzyskich, takich jak piątkowy popołudniowy quiz.

Kieruj się opiniami swoich pracowników podczas planowania interakcji w zespole, jeśli chodzi o to, jak często chcą się spotykać i czy chcą korzystać z aparatu. Wydarzenia mogą odbywać się przez telefon lub za pośrednictwem poczty e-mail, wiadomości lub połączeń wideokonferencyjnych. Nie muszą być długie — aby uniknąć zmęczenia Zoomem, krótsze mogą być bardziej skuteczne.

Pracownicy zdalni muszą dysponować niezbędnymi narzędziami do wykonywania swojej pracy. Upewnij się, że mają taki sam dostęp do technologii i zasobów fizycznych, jak pracownicy na miejscu, z korektami wprowadzanymi w razie potrzeby w celu odzwierciedlenia praktycznych realiów pracy zdalnej.

Obejmuje to cyfrowy dostęp do podręczników zasad i procedur, szablonów, plików klientów oraz oprogramowania, w tym narzędzi do obsługi konferencji i planowania. Konieczne mogą być również narzędzia fizyczne, takie jak laptop, drukarka i firmowa karta kredytowa.

Różni pracownicy wymagają różnych zasobów, zwłaszcza jeśli chodzi o narzędzia komunikacji, więc odpowiadaj na ich indywidualne potrzeby.

Oprócz wydarzeń zespołowych należy również zaplanować regularne indywidualne odprawy z pracownikami. Chociaż możesz dostosować ich częstotliwość i długość, aby dopasować je do potrzeb zespołu i osoby, przewidywalność jest kluczowa, więc postępuj zgodnie z planowanym odprawą.

Indywidualne kontaktowanie się z pracownikami pozwala ocenić ich ogólne samopoczucie, zidentyfikować wszelkie problemy, których doświadczają, i odpowiedzieć na wszelkie pytania, jakie mogą mieć. Komunikuje również ich wartość i pomaga utrzymać motywację.

Te meldunki są dobrym źródłem informacji zwrotnych przy opracowywaniu i udoskonalaniu podejścia do zarządzania zdalnym zespołem. Od czasu do czasu możesz również rozesłać krótką ankietę do pracowników, aby mogli przekazać anonimową opinię na temat pracy z domu.

Dobrym sposobem na motywowanie pracowników i budowanie poczucia wspólnoty jest zbieranie i dzielenie się poradami od pracowników z doświadczeniem w pracy zdalnej, na przykład za pośrednictwem wideo z referencjami lub wiadomości e-mail.

Mogą dostarczyć informacji i wskazówek dotyczących zarządzania czasem, strategii przeciwdziałania izolacji społecznej oraz utrzymania równowagi między życiem zawodowym a prywatnym podczas pracy w domu.

Analiza przeprowadzona przez Gallup wykazała, że ​​pracownicy, którzy czują się niedoceniani i niedoceniani, dwukrotnie częściej deklarują, że odejdą z pracy w ciągu najbliższych 12 miesięcy, a wyzwania związane z pracą zdalną mogą wzmocnić ten sentyment. Podczas zarządzania zdalnym zespołem uznanie pozostaje ważną częścią strategii utrzymania pracowników w organizacji.

Znajdź sposoby na zdalne świętowanie osiągnięć indywidualnych i zespołowych, na przykład wysyłając wiadomość e-mail z podziękowaniem do swojego zespołu, pozdrawiając pracownika na jednym z regularnych spotkań zespołu lub wysyłając pakiet opieki.

Podsumowanie zarządzania zdalnym zespołem

Najlepszym podejściem do zarządzania zespołem zdalnym jest cierpliwość i elastyczność — skuteczna strategia pracy zdalnej powinna być dostosowana do indywidualnych potrzeb członków zespołu.

Stosując się do powyższych wskazówek, możesz mieć pewność, że Twoi zdalni pracownicy pracują efektywnie i nie wpadniesz w pułapkę mikrozarządzania.