Minimalizowanie ryzyka związanego z używaniem WhatsApp w pracy
Opublikowany: 2023-07-04
WhatsApp stał się wiodącą platformą do przesyłania wiadomości, a około 2 miliardy użytkowników na całym świecie wysyła łącznie ponad 100 miliardów wiadomości każdego dnia.
Chociaż korzystanie z WhatsApp może być wygodne, nie jest stworzone do bezpiecznej komunikacji wewnętrznej.
Organizacje, zwłaszcza w sektorze opieki zdrowotnej, muszą zatem rozpoznać i zareagować na ogromne ryzyko związane z jego używaniem i zamiast tego rozważyć użycie bezpiecznej i profesjonalnej platformy komunikacji wewnętrznej.
Jeśli jednak obecnie używasz WhatsApp w swojej organizacji, nadal możesz podjąć natychmiastowe działania, aby ograniczyć te zagrożenia.
Przyjrzyjmy się kluczowym problemom i omówimy kroki, które możesz podjąć, aby je zminimalizować.
Główne zagrożenia i sposoby ich minimalizowania
Ryzyko 1: Organizacje nie mają kontroli administracyjnej
WhatsApp nie ma podstawowych funkcji administracyjnych i uprawnień, co utrudnia zarządzanie grupami czatu, kontrolowanie możliwości użytkowników i zapewnianie nadzoru w miarę rozwoju organizacji.
Jak zminimalizować ryzyko:
- Regularnie oceniaj wszystkie grupy czatu: przeprowadzaj regularną ocenę, aby zidentyfikować istniejące grupy czatu WhatsApp w Twojej organizacji. Zbierz informacje od członków zespołu, aby stworzyć przegląd tych grup i określić ich znaczenie. Aktualizuj listy uczestników grup, zamykaj niepotrzebne grupy i twórz listy swoich grup w programie Excel lub Word, aby zapewnić pełną identyfikowalność.
- Przypisz jasne role administratora grupy: Jasno zdefiniuj i wyznacz administratorów dla każdej grupy czatu. Określ ich obowiązki, takie jak zarządzanie działaniami grupy, zatwierdzanie nowych członków i egzekwowanie wytycznych dotyczących komunikacji. Zwiększa to odpowiedzialność i nadzór. Upewnij się, że administratorzy są godnymi zaufania członkami zespołu, którzy mogą odpowiednio odzwierciedlać organizację.
- Ogranicz liczbę administratorów: ogranicz liczbę administratorów do każdej grupy do minimum. Zbyt wielu administratorów zwiększa prawdopodobieństwo niewłaściwego zarządzania lub nieautoryzowanych działań.
Ryzyko 2: Odpowiedzialność za obraźliwe i nieodpowiednie treści
Brak możliwości usunięcia obraźliwych lub nieodpowiednich wiadomości na WhatsApp naraża Twoją organizację na działania prawne, szkody finansowe i reputacyjne oraz utratę morale pracowników.
Jak zminimalizować ryzyko:
- Ustal zasady komunikacji WhatsApp: Jasno zdefiniuj i przekaż oczekiwania oraz wytyczne dotyczące akceptowalnego zachowania podczas przesyłania wiadomości. Opracuj zasady określające rodzaje wiadomości i zachowania, które nie są tolerowane w grupach WhatsApp.
- Komunikuj wytyczne od samego początku: Poinformuj wszystkich członków grupy o wytycznych, których muszą przestrzegać podczas tworzenia nowych grup. Użyj funkcji opisu grupy WhatsApp, aby dodać podsumowanie zasad postępowania jako stałe przypomnienie.
- Niezwłocznie odpowiadaj na nieodpowiednie treści: natychmiast odpowiadaj na obraźliwe lub nieodpowiednie wiadomości. Jasno komunikuj, że takie treści są niedozwolone, żądaj ich usunięcia i wzmacniaj zaangażowanie organizacji w pełną szacunku i odpowiedzialną komunikację.
Ryzyko 3: Ręczna konserwacja podatna na błędy
Ręczne zarządzanie grupami WhatsApp może prowadzić do błędów, opóźnień w dodawaniu i usuwaniu pracowników oraz utraty kontroli nad grupami, gdy administratorzy opuszczają firmę.
Jak zminimalizować ryzyko:
- Postępuj zgodnie z ustrukturyzowaną procedurą dodawania nowych i usuwania byłych pracowników: Dodawaj nowych pracowników do firmowych grup WhatsApp w ramach procesu wdrażania i niezwłocznie usuwaj byłych pracowników po ich odejściu. Chociaż byli członkowie zachowują dostęp do historii rozmów, nie powinni już otrzymywać nowych wiadomości.
Ponieważ do wykonania tych czynności może być potrzebnych wielu administratorów, wyznacz jedną osobę odpowiedzialną za wykonanie tego zadania przez wszystkich administratorów.
- Upewnij się, że odejście odzwierciedla przegląd roli danej osoby: jeśli odchodzący pracownik jest administratorem grupy, przypisz nowego administratora w ramach procesu odejścia, aby mieć pewność, że kontrola nad wszystkimi grupami WhatsApp pozostanie w Twojej organizacji.
Ryzyko 4: Wyciek poufnych informacji
WhatsApp stwarza ryzyko wycieku poufnych informacji, zwłaszcza gdy byli pracownicy nadal mają dostęp do rozmów WhatsApp, w których brali udział, nawet po usunięciu.
Jak zminimalizować ryzyko:
- Zdefiniuj jasne zasady dotyczące tego, jakie informacje mogą być udostępniane przez WhatsApp: najlepiej udostępnij przykłady informacji, których nie należy udostępniać. W przypadku organizacji opieki zdrowotnej zaleca się ograniczenie udostępniania informacji dotyczących pacjentów i zamiast tego korzystanie z bezpiecznej platformy, za pośrednictwem której firma może kontrolować i rejestrować poufne dane.
- Szkol zespół: włącz rozdział o korzystaniu z WhatsApp i związanych z nim zagrożeniach do swoich bieżących programów szkoleniowych. Podkreśl, że informacji udostępnianych przez WhatsApp nie można całkowicie usunąć i że każdy powinien dokładnie przemyśleć udostępnianie dokumentów, informacji biznesowych lub chronionych informacji zdrowotnych.
- Stwórz przejrzystą reprezentację wizualną dla grup: chociaż niewiele można zrobić po udostępnieniu informacji lub obrazów niewłaściwej grupie, możesz zminimalizować ryzyko wystąpienia takiej sytuacji, używając wyraźnych nazw grup i obrazów, aby przyciągnąć uwagę użytkownika przed udostępnieniem jakichkolwiek informacji.
- Poproś swój zespół, aby unikał udostępniania swoich urządzeń: Niezależnie od tego, czy jesteś w domu, czy z przyjaciółmi, podkreślaj, jak ważne jest, aby nie zapewniać innym dostępu do urządzenia, które może zawierać poufne informacje.
- Zachęcaj do korzystania z ustawień zabezpieczeń: Upewnij się, że Twój zespół aktywuje ustawienia zabezpieczeń na swoich telefonach, takie jak kod dostępu, rozpoznawanie twarzy lub uwierzytelnianie odciskiem palca, aby ograniczyć ryzyko uzyskiwania dostępu do poufnych informacji przez inne osoby. Urządzenie powinno automatycznie zablokować się chwilę po tym, jak nie jest używane.
Ryzyko 5: Pozwy pracownicze i pracownicze
Używanie WhatsApp do komunikacji w miejscu pracy naraża organizacje na ryzyko związane z pracą i zatrudnieniem, ponieważ pełne historie rozmów i informacje przechowywane przez pracowników mogą być wykorzystywane jako dowód w postępowaniu sądowym.
Jak zminimalizować ryzyko:
- Ogranicz do minimum korzystanie z WhatsApp do komunikacji związanej z pracą: jeśli to możliwe, ogranicz korzystanie z WhatsApp i staraj się unikać spraw związanych z pracą, takich jak omawianie godzin nadliczbowych, komunikacja związana z wypowiedzeniem lub konkretne ogłoszenia.
- Zapewnij menedżerom dedykowane narzędzia do komunikacji związanej z pracą: Rozważ wyposażenie menedżerów w specjalistyczne narzędzia przeznaczone specjalnie do komunikacji związanej z pracą. Narzędzia te powinny ułatwiać skuteczną komunikację z członkami zespołu w zakresie codziennych informacji związanych z pracą.
- Przejrzyj rozmowy po zwolnieniu pracownika: przed zwolnieniem pracownika warto przejrzeć wcześniejszą komunikację WhatsApp z nimi, aby zidentyfikować potencjalne ryzyko sporów pracowniczych, ponieważ kompleksowe zrozumienie pełnego kontekstu może pomóc w skutecznym zarządzaniu takimi roszczeniami.
Ryzyko 6: Kwestie bezpieczeństwa i prywatności
WhatsApp nie ma zobowiązań handlowych z organizacjami korzystającymi z wersji konsumenckiej. Nie obejmuje odpowiedzialności i zobowiązań innych dostawców oprogramowania, takich jak tworzenie kopii zapasowych i odzyskiwanie danych lub zgłaszanie naruszeń bezpieczeństwa.
Jak zminimalizować ryzyko:
- Bądź na bieżąco z lukami w zabezpieczeniach i ich aktualnym stanem: bądź na bieżąco z najnowszymi informacjami dotyczącymi luk w zabezpieczeniach platformy WhatsApp, śledząc artykuły i publikacje śledzące te zmiany.
- Oceń możliwość migracji do wyspecjalizowanych narzędzi pracy: takie platformy powinny być wspierane umowami prawnymi i dokładnymi ocenami, upewniając się, że one i ich dostawcy ponoszą odpowiedzialność i zobowiązania wobec Twojej organizacji.
Dolna linia
Ogólnie rzecz biorąc, chociaż WhatsApp oferuje wygodną i szeroko stosowaną aplikację, organizacje muszą być świadome zagrożeń związanych z jej używaniem w miejscu pracy, szczególnie w wrażliwych branżach, takich jak opieka zdrowotna.
Niemniej jednak, jeśli obecnie używasz komunikatora do komunikowania się ze swoimi pracownikami, skorzystaj z powyższych zaleceń, aby zwiększyć bezpieczeństwo i zminimalizować potencjalne ryzyko związane z używaniem WhatsApp w pracy.
Ponadto zdecydowanie zaleca się zbadanie alternatywnych rozwiązań komunikacji wewnętrznej, które zapewniają lepszą kontrolę nad udostępnianiem danych i są zaprojektowane specjalnie pod kątem potrzeb biznesowych.