Zarządzanie pracownikami mobilnymi: pełny przewodnik

Mobilna siła robocza obejmuje 2,7 miliarda pracowników na całym świecie, w tym tych, którzy nie pracują przy biurku w ramach swojej roli. Pracownicy bez biurka to taksówkarze, pielęgniarki, pracownicy komunalni, pracownicy leśni, kierowcy ciężarówek, ratownicy i inni, którzy wykonują kluczową pracę bez pracy z jednej centralnej lokalizacji.

Pracownicy mobilni mogą pomóc firmom zwiększyć satysfakcję klientów poprzez dostarczanie usług klientom, a także mogą pozwolić na realizację zadań, których po prostu nie da się wykonać z centralnej lokalizacji. Jednak, podobnie jak wszyscy pracownicy, pracownicy bez biurka i ich menedżerowie potrzebują odpowiednich narzędzi do zarządzania. W rzeczywistości, ponieważ pracownicy bez biurka mogą nie mieć przez cały czas dostępu do zasobów tradycyjnego biura, ważniejsze są zaawansowane technologie i rozwiązania do zarządzania pracownikami mobilnymi.

Co to jest zarządzanie pracownikami mobilnymi?

Zarządzanie pracownikami mobilnymi (MWM) odnosi się do narzędzi, technologii i podejścia stosowanego przez firmy do zarządzania zespołami terenowymi, flotami i pracownikami bez biurka. Może obejmować oprogramowanie do zarządzania pracownikami mobilnymi, aplikacje, usługi i inne rozwiązania zaprojektowane z myślą o pomaganiu menedżerom, kierownictwu i pracownikom mobilnym w efektywnej komunikacji i współpracy, nawet na odległość.

Wyzwania związane z zarządzaniem pracownikami mobilnymi — i rozwiązania

Pracownicy bez biurka wymagają innego podejścia, jednak wiele firm z Doliny Krzemowej nieproporcjonalnie koncentruje się na pracownikach biurowych podczas opracowywania rozwiązań do zarządzania zespołem i zadaniami. Te opcje nie działają w przypadku zarządzania usługami mobilnymi i terenowymi, ponieważ pracownicy bez biurka często znajdują się z dala od menedżerów. Chociaż pracownicy bez biurka mogą mieć większą autonomię i swobodę w wykonywaniu swoich ról, nadal potrzebują niezawodnej komunikacji, dostępu do baz danych i informacji w celu wykonywania swojej pracy oraz dodatkowego wsparcia w zakresie zarządzania.

Zespoły mobilne stoją również przed wyjątkowymi wyzwaniami, które wymagają własnych rozwiązań do zarządzania pracownikami mobilnymi.

Wyzwanie: oderwanie się

Pracownicy mobilni mogą nie mieć tylu interakcji społecznych w miejscu pracy, co pracownicy biurowi, co utrudnia im poczucie, że są częścią zespołu. Może to prowadzić do wysokich obrotów, co jest kosztowne — firmy wydają średnio równowartość 70% rocznej pensji pracownika na zastępowanie członka zespołu. Firmy z niezaangażowaniem są również o około 20% lepsze od wysoce zaangażowanych pracowników.

Rozwiązania

• Spraw, aby Twoje miejsce pracy było mobilne: użyj aplikacji mobilnej, aby utrzymać zaangażowanie zespołu mobilnego, zamiast prosić pracowników o korzystanie z komputera lub wykonywanie zadań w lokalizacji biurowej (takich jak rejestrowanie czasu pracy), które można teraz wykonać zdalnie.
• Twórz przestrzenie społecznościowe online: Użyj technologii do tworzenia wirtualnych komitetów lub grup czatów społecznościowych online. Zapewnienie pracownikom przestrzeni do spotkań towarzyskich online za pośrednictwem czatu tekstowego lub wideo pomaga im się poznać, co jest szczególnie ważne, jeśli Twój zespół rzadko spotyka się osobiście. Poznanie większego zespołu pomaga pracownikom poczuć się częścią czegoś większego i pomaga odtworzyć część koleżeństwa, które może pojawić się naturalnie podczas pracy twarzą w twarz.
• Rozpoznawaj pracowników: Każdy lubi być doceniany. W jednym z sondaży 40% pracowników stwierdziło, że włożyliby więcej wysiłku, gdyby częściej byli rozpoznawani w pracy. W przypadku pracowników mobilnych ważne jest, aby korzystać z zarządzania pracownikami mobilnymi lub innego systemu, aby mieć pewność, że publicznie uznasz dobrą pracę i nie przeoczysz pracowników, którzy mogą nie być w biurze lub których pracy nie widzisz na co dzień.

Skonfiguruj program uznawania pracowników, taki jak regularny „pracownik miesiąca” lub inne formalne uznanie, aby upewnić się, że pracownicy czują się widziani i doceniani.

• Stwórz pracownikom możliwości osobistych spotkań: Jeśli to możliwe, stwórz wydarzenia, podczas których pracownicy będą mogli spotykać się regularnie osobiście, zarówno w celu interakcji społecznych z rówieśnikami, jak i rozwoju zawodowego. Dla kultury i więzi może być nieocenione, aby Twoi pracownicy spotykali się na regularne drinki lub kolację po pracy, uroczystości świąteczne, spotkania wszystkich rąk, rekolekcje firmowe i inne wydarzenia. Przejście do trybu offline przez pewien czas pomaga Twojemu zespołowi poczuć się jak zespół.

Wyzwanie: dostęp do informacji

Pracownicy mobilni potrzebują informacji do wykonywania swojej pracy, ale w przeciwieństwie do pracowników biurowych nie mają dostępu do centralnej tablicy ogłoszeń firmy, szafki na akta, a nawet innych pracowników, których mogą poprosić o informacje. Dobre zarządzanie pracownikami mobilnymi oznacza zapewnienie pracownikom łatwego dostępu do tego, czego potrzebują do swoich zadań, a to zaczyna się od dobrej technologii lub potężnej aplikacji, która może przechowywać wszystkie dokumenty, listy kontrolne, szablony, formularze i wszelkie inne narzędzia potrzebne pracownikom .

Rozwiązania

• Stwórz bazę wiedzy: według jednej ankiety pracownicy mogą spędzać do 19% czasu pracy na szukaniu informacji. Dla pracowników biurowych oznacza to wygodne siedzenie przy komputerze w pomieszczeniu. Jednak dla pracowników mobilnych może to oznaczać więcej czasu na świeżym powietrzu przy różnych warunkach pogodowych, więcej czasu w terenie i znaczną frustrację, gdy szukają informacji na swoich urządzeniach mobilnych. Miej jedną zaszyfrowaną przestrzeń online, która umożliwia pracownikom mobilnym dostęp do dokumentów związanych z konkretnymi zadaniami, podręczników pracowniczych, podręczników procedur, zasad firmy, formularzy i nie tylko.

Narzędzie takie jak Baza wiedzy Connecteam może być przydatne, ponieważ jest przeznaczone specjalnie dla pracowników bez biurka i jest gotowe do wypełnienia dokumentami, a jednocześnie jest w pełni konfigurowalne. Możesz ustawić uprawnienia, aby zespoły mogły uzyskiwać dostęp do potrzebnych im dokumentów bez konieczności przewijania nieistotnych informacji, a także organizować dokumenty w taki sposób, aby były łatwe do znalezienia.

• Zarządzanie zadaniami i zleceniami pracy: gdy Twoi pracownicy są w terenie, użyj funkcji zarządzania zadaniami na platformie zarządzania pracownikami mobilnymi, aby przydzielać zadania, dołączać niezbędne dokumenty do każdego zadania, ustalać terminy i nie tylko. Możesz otrzymywać aktualizacje statusu i komunikować się o zadaniach, dzięki czemu pracownicy mogą być zorganizowani i na bieżąco.
• Zarządzanie harmonogramem: Jeśli Twoi pracownicy nie przychodzą do biura, możesz się zastanawiać, skąd możesz wiedzieć, kiedy są dostępni do pracy, a kiedy wrócili. Podobnie pracownicy muszą wiedzieć, kiedy mają się rozpocząć ich zmiany i co oczekuje się od nich. Platforma taka jak Connecteam rozwiązuje ten problem. Twórz i udostępniaj harmonogramy online, sprawdzaj, czy nie nakładają się na siebie, a nawet twórz „otwarte zmiany”, aby Twoi pracownicy mogli się ubiegać.

Funkcja meldowania umożliwia pracownikom zarejestrowanie się po przybyciu na miejsce, nawet jeśli pracują z dala od głównych biur. Możesz nawet skonfigurować lokalizacje z geofencingiem, otrzymywać powiadomienia o przychodzących pracownikach i ustawić limity kontroli nadgodzin, aby zaoszczędzić pieniądze firmy.

Wyzwanie: dostęp do technologii

W jednym z badań 75% ankietowanych pracowników bez biurka stwierdziło, że korzystają z technologii przez co najmniej połowę czasu, gdy są w pracy. Jednak 80% zgłosiło również otrzymywanie laptopów ze swoich miejsc pracy zamiast bardziej odpowiedniej technologii, takiej jak urządzenia mobilne. W niektórych przypadkach pracownicy samodzielnie pracowali nad zabezpieczeniem technologii mobilnej, aby mieć narzędzia potrzebne do wykonywania swojej pracy.

Rozwiązania

• Rozważ zaoferowanie firmowej technologii: kupowanie wysokiej jakości smartfonów lub tabletów dla swojego zespołu mobilnego gwarantuje, że wszyscy korzystają z bezpiecznej, nowoczesnej technologii. Możesz również upewnić się, że wszyscy członkowie Twojego zespołu mają dostęp do technologii, aby wykonywać swoją pracę i obsługiwać platformę zarządzania pracownikami mobilnymi.
• Pozwól pracownikom korzystać z własnej technologii: Niektóre firmy umożliwiają pracownikom korzystanie z własnych urządzeń mobilnych. Chociaż może to budzić dodatkowe obawy dotyczące bezpieczeństwa, może pomóc w kontrolowaniu kosztów. Jeśli pracownicy korzystają z własnej technologii, korzystanie z bezpiecznej aplikacji do zarządzania pracownikami mobilnymi jest ważne, aby zapewnić bezpieczeństwo danych firmy.
• Aktualizuj regularnie: upewnij się, że korzystasz z najnowszych aplikacji mobilnych dla pracowników z aktualnymi aktualizacjami. Jeśli oferujesz urządzenia firmowe, takie jak tablety, regularnie je aktualizuj, aby pracownicy mieli niezawodne narzędzia w terenie i w podróży.

Wyzwanie: zarządzanie flotą

Jeśli masz pracowników bez biurka, często nie musisz tylko zarządzać personelem. Musisz także zarządzać swoją flotą i obsługą klienta zapewnianą przez Twój zespół mobilny. W zależności od Twojej firmy może to oznaczać wysyłanie zespołu do pilnych lub żądanych zadań, śledzenie przesyłek i personelu, prowadzenie harmonogramów konserwacji pojazdów i nie tylko. Umiejętność skutecznego wykonywania tych zadań może zaoszczędzić czas i pieniądze Twojej firmy oraz poprawić doświadczenia klientów.

Rozwiązania

• Użyj modułu śledzącego GPS: moduł śledzący GPS, taki jak ten dostępny w Connecteam, pozwala zobaczyć, gdzie znajduje się Twoja flota w czasie rzeczywistym oraz śledzić prędkość i odległość. Pozwala nawet odtworzyć trasy, które kierowcy przebyli w określone dni i pomaga zachować zgodność z zasadami godzin pracy, zarządzając godzinami jazdy.
• Użyj aplikacji dla pracowników do wysyłki: aplikacja taka jak Connecteam umożliwia planowanie zmian, ale także ponowne wysyłanie ciężarówek lub wprowadzanie w razie potrzeby zmian w ostatniej chwili. Ponieważ jest połączony z funkcją czatu, Ty i Twoje zespoły lub kierowcy możecie łatwo pozostać w kontakcie, gdy trzeba wprowadzić zmiany.

Ten sam system pozwala łatwo zlokalizować najbliższego członka zespołu po złożeniu wniosku i wysłać go do pilnych zadań. Pozwala nawet koordynować zespoły, dzięki czemu można na przykład wysłać różne typy ratowników na miejsce zdarzenia lub wysłać zarówno techników, jak i zespół dostawczy na ten sam adres.

• Stwórz system do zarządzania zapasami: Twoja flota nie jest jedyną rzeczą, którą musisz zarządzać. Może być również konieczne zapewnienie terminowego zwrotu narzędzi i sprzętu roboczego w dobrym stanie.

Platforma zarządzania może pomóc w tworzeniu list kontrolnych dla narzędzi i inwentaryzacji związanych z zadaniami, a nawet umożliwia zbieranie podpisów elektronicznych pracowników po zwrocie narzędzi i sprzętu. Jeśli sprzęt jest uszkodzony, dobry system mobilny umożliwia pracownikom przesyłanie obrazów uszkodzonego sprzętu, dzięki czemu można go naprawić, zanim będzie ponownie potrzebny.

Wyzwanie: problemy komunikacyjne

Pracownicy w terenie nie zawsze mają dostęp do Internetu i mogą znajdować się daleko od zespołów, pracując samodzielnie lub z klientami. Komunikowanie się z innymi w miejscu pracy jest trudniejsze i wymaga większej liczby warstw komunikacji.

Rozwiązania

• Spraw, aby komunikacja była asynchroniczna: w przypadku pracowników, którzy są w terenie, kontaktują się z klientem lub znajdują się poza zasięgiem wieży komórkowej, komunikacja asynchroniczna pozwala im wykonywać swoją pracę, a następnie sprawdzać i zwracać wiadomości, gdy tylko są w stanie. Podczas spotkań lub wysyłania wiadomości pamiętaj, że niektórzy członkowie zespołu mobilnego mogą otrzymać te wiadomości później i wydłużyć czas na odpowiedzi.
• Oferuj jedno miejsce na całą komunikację, aby nic nie umknęło: platforma zarządzania mobilnym miejscem pracy, taka jak Connecteam, jest mobilna i umożliwia pracownikom dostęp do dokumentów, formularzy, zasad, grup czatów i wszystkich form komunikacji w jednym miejscu. W ten sposób pracownicy nie muszą się zastanawiać, gdzie znajduje się ważna lista kontrolna i nie muszą wysyłać wiadomości błyskawicznych i żądań czatu za pośrednictwem wielu platform. Dzięki jednemu systemowi wiadomo, gdzie wszystko jest.
• Korzystaj z systemu mobile-first: ważne jest, aby platforma lub aplikacja do zarządzania mobilnym miejscem pracy nie tylko obsługiwała komunikację mobilną, ale została zaprojektowana z myślą o urządzeniach mobilnych i pracownikach bez biurka. Dobra aplikacja umożliwia pracownikom kontakt z centralą, kierownikiem lub koordynatorem w czasie rzeczywistym, bez konieczności znajomości ich danych kontaktowych.

Funkcja czatu w czasie rzeczywistym może zapewnić jeden z najszybszych sposobów uzyskania pomocy, a katalog firmowy może pomóc pracownikom znaleźć członków zespołu, z którymi muszą się skontaktować. Przydatna jest również funkcja taka jak Connecteam Updates. Ten kanał podobny do mediów społecznościowych umożliwia pracownikom przeglądanie w czasie rzeczywistym aktualizacji dotyczących całej firmy, z filmami i obrazami lub bez nich.

Wyzwanie: nadzór jest trudniejszy

Jak zarządzać kimś, kogo nie widzisz, kto może być w pracy daleko od swojego kierownika lub przełożonego? Czy Twoi pracownicy mobilni są „poza zasięgiem wzroku, z głowy”? Czy jesteś w stanie zapewnić nadzór i wspierać potrzeby swoich pracowników?

Rozwiązania

• Użyj silnego narzędzia do zarządzania flotą: Narzędzia do zarządzania flotą, takie jak Connecteam, ułatwiają koordynację wyjątkowej złożoności zespołu przeprowadzkowego. Dzięki zarządzaniu flotą możesz zobaczyć, gdzie wszyscy są, kto znajduje się najbliżej żądanej pracy i gdzie członkowie Twojego zespołu muszą się udać w następnej kolejności. Możesz nawet zobaczyć, dokąd ktoś zmierza, czy jest w miejscu pracy, a więcej menedżerów informacji może potrzebować, aby w pełni wspierać zespół.
• Oferuj wiele narzędzi i zasobów: niestandardowe szkolenia mogą pomóc pracownikom czuć się pewnie w swojej pracy i zapewnić im umiejętności potrzebne do samodzielnej pracy — oczywiście z odpowiednim wsparciem. Connecteam umożliwia tworzenie quizów, dzięki którym możesz przetestować pracowników na podstawie tego, czego się nauczyli.

Systemy, listy kontrolne i szczegółowe wnioski o pracę pomagają pracownikom dokładnie wiedzieć, czego się od nich oczekuje, umożliwiając im wydajną pracę i większą niezależność. Listy kontrolne i inne narzędzia w systemie takim jak Connecteam również oferują menedżerom informacje o wykonywanej pracy, dzięki czemu mogą efektywnie zarządzać zespołami i zadaniami w czasie rzeczywistym.

• Oferuj łatwe wsparcie w zakresie dokumentacji: jeśli pracownik mobilny nie może znaleźć odpowiedniego formularza do wykonania zadania, może to wpłynąć na zadowolenie klienta. Dobra platforma ma dokumenty zorganizowane tak, aby można je było znaleźć w ciągu kilku minut, i regularnie aktualizuje dokumenty, aby pracownicy mogli uzyskać dostęp do właściwych wersji plików i formularzy, których potrzebują.
• Przeprowadzaj regularne ankiety: kierownictwo może łatwo pomyśleć, że wie, jakiego wsparcia potrzebują pracownicy bez biurka, ale najlepszym sposobem, aby się tego dowiedzieć, jest zapytanie. Korzystanie z funkcji, takich jak ankiety i ankiety Connecteam, pozwala ocenić, jak dobrze technologia działa dla pracowników mobilnych i czy potrzebne są dodatkowe zasoby.

Wyzwanie: praca mobilna może być nieprzewidywalna

Pracownicy w terenie mogą być zmuszeni do samodzielnego radzenia sobie z klientami lub mogą napotkać warunki pogodowe lub inne sytuacje, na które muszą zareagować. Praca mobilna często ma miejsce w nieprzewidywalnym środowisku, a pracownicy w budownictwie, transporcie, ratownictwie i innych dziedzinach mogą napotkać wyjątkowe i awaryjne sytuacje.

Rozwiązania

• Korzystaj z systemów kontaktowych w sytuacjach awaryjnych: Ułatw pracownikom kontaktowanie się z Tobą w nagłych wypadkach i korzystaj z platformy lub aplikacji z powiadomieniami push, aby ostrzegać swój zespół o nadchodzących burzach lub innych niebezpiecznych sytuacjach. Opracuj zasady bezpieczeństwa i procedury awaryjne, aby Twój zespół wiedział, co zrobić, gdy wydarzy się coś nieoczekiwanego.
• Pomyśl offline: posiadanie kilku materiałów pisemnych, które pracownicy mogą mieć przy sobie, zwłaszcza w nagłych wypadkach, może być przydatne, gdy podczas burzy gaśnie prąd lub gdy pracownik w terenie znajduje się w martwej strefie. Lista kontaktów alarmowych lub mały drukowany przewodnik po nagłych wypadkach daje pracownikom możliwość odniesienia się, jeśli ich urządzenia mobilne nie są dostępne.
• Tam, gdzie to możliwe, oferuj elastyczność: jeśli praca na to pozwala, daj pracownikom swobodę w wykonywaniu zadań. Przydzielając zadanie wyjaśnij, na czym polega praca, kiedy należy ją wykonać i jaki jest cel pracy. Jeśli możesz, daj pracownikowi pewną swobodę w decydowaniu, jak wykonać to zadanie. Na przykład pracownik może zobaczyć w terenie warunki, które oznaczają, że w celu wykonania zadania konieczne może być wprowadzenie zmian w zwykłym procesie.

Najlepsze praktyki zarządzania pracownikami mobilnymi i ich pracą

Wybierając system zarządzania pracownikami mobilnymi, należy wziąć pod uwagę dwa główne czynniki. Po pierwsze, potrzebujesz wydajnej aplikacji do zarządzania stworzonej specjalnie dla pracowników bez biurka, oferującej kompleksowe rozwiązanie do obsługi operacji, planowania, HR i komunikacji. Po drugie, potrzebujesz podejścia do zarządzania, które odpowiada na potrzeby pracowników mobilnych. Poniżej przedstawiono najlepsze praktyki, które należy wprowadzić podczas wdrażania systemu zarządzania:

• Spraw, aby pracownicy mobilni poczuli się częścią zespołu: Upewnij się, że uroczystości, imprezy firmowe, ważne ogłoszenia i możliwości są dostępne dla pracowników mobilnych w równym stopniu. Jeśli na przykład masz spotkanie, do którego niektórzy pracownicy dołączają za pośrednictwem wideo z terenu, upewnij się, że mogą je uwzględnić wszystkie działania lub lodołamacze.
• Mierz postępy i zaangażowanie pracowników mobilnych: utwórz funkcję „rekomendacji” online, w której pracownicy mobilni mogą dzielić się tym, co działa, a co nie. Przedstaw te pomysły kierownictwu i pracuj nad ich wdrożeniem, jeśli to możliwe. Jeśli pomysł nie jest możliwy, przydatne może być podzielenie się przyczynami i zaproponowanie alternatyw. Regularnie przeprowadzaj przeglądy pracowników, korzystając z danych z mobilnej platformy zarządzania miejscem pracy, aby wspierać pracowników w doskonaleniu i rozwoju.
• Upewnij się, że komunikacja jest zorientowana na urządzenia mobilne: Zachęć pracowników mobilnych do meldowania się i planowania indywidualnych spotkań, aby omówić, jak sobie radzi każdy pracownik. Podczas gdy spotkania osobiste są doskonałym sposobem komunikacji, gdy jest to niemożliwe, czat mobilny, czat wideo i inne formy komunikacji mobilnej mogą zapewnić kontynuację konwersacji z pracownikami. Twórz bezpośrednią komunikację między pracownikami mobilnymi a kierownictwem, tworząc czaty grupowe i regularnie zaplanowane spotkania kontrolne, aby pracownicy bez biurka czuli się widziani i słyszani.
• Twórz zasoby mobilne: Grupy zasobów pracowniczych, komitety ds. kultury wirtualnej i czaty grupowe dają pracownikom mobilnym możliwość poznania się nawzajem i innych w firmie. Pomaga to poznać pracowników mobilnych w Twoim zespole, dzięki czemu wiesz, jak pracować z ich unikalnymi osobowościami i potencjalnym wkładem.
• Oferuj mentoring i możliwości rozwoju: możliwości rozwoju zawodowego i osobistego mogą pomóc pracownikom mobilnym w kształtowaniu ich ról na stanowiskach, których chcą. Możliwości te pozwalają im również rozwijać nowe umiejętności, które mogą wykorzystać w pracy, a możliwość rozwoju w ramach stanowiska może zachęcić pracowników do pozostania.
• Wykorzystaj dane do zarządzania pracownikami pracującymi bez biurka: Analiza przepracowanych godzin, recenzje klientów, arkusze kalkulacyjne zarządzania zapasami, wyniki ankiet wśród klientów i inne wskaźniki pozwalają zorientować się, jak radzą sobie pracownicy mobilni. Priorytetem jest od czasu do czasu przeglądanie danych firmy i indywidualnych wskaźników dotyczących pracowników, aby upewnić się, że wszyscy są obsługiwani.

Zarządzanie mobilną siłą roboczą to upodmiotowienie miejsca pracy

Zarządzanie mobilną lub mieszaną siłą roboczą oznacza pracę z bardziej niezależnymi pracownikami. Gdy Twoi pracownicy są w terenie, w domach klientów lub w innych odległych lokalizacjach, odpowiednia technologia może zapewnić pracownikom wszystko, czego potrzebują do rozwoju. Zapewnia również menedżerom narzędzia i dane, których potrzebują, aby zapewnić pełne wsparcie pracownikom i kierownictwu.

Solidne narzędzia do zarządzania pracownikami mobilnymi oferują realne rozwiązania i pozwalają radzić sobie ze złożonością miejsca pracy, oferując jednocześnie praktyczne rozwiązania największych wyzwań.