Prowadzisz firmę w wielu stanach? Co musisz wiedzieć

Świat własności małych firm często może wydawać się zniechęcający, zwłaszcza jeśli chodzi o prowadzenie firmy w wielu stanach.

Jest to szczególnie złożony obszar, który może powodować zamieszanie i nieporozumienia, sprawiając wrażenie, że oczekuje się od Ciebie biegłości w takich dziedzinach, jak prawo podatkowe i stanowe, nawet jeśli Twoja podstawowa wiedza może leżeć gdzie indziej.

Kiedy Twoja firma, założona początkowo w jednym stanie rejestracji lub w formacji LLC, zaczyna rozszerzać swój zasięg i prowadzi działalność biznesową w dodatkowych stanach, napotyka nowe warstwy prawne.

Zgodnie z wytycznymi prawnymi konieczne staje się zarejestrowanie firmy w tych innych stanach.

Proces ten, oficjalnie nazywany „kwalifikacją zagraniczną” , gwarantuje, że Twoja firma działa zgodnie z przepisami i regulacjami każdego stanu, w którym prowadzi działalność.

Na przykład…

• Masz restaurację na Florydzie i postanawiasz rozszerzyć działalność na Georgię i Karolinę Południową. Po otwarciu lokalizacji w tych stanach prowadzisz tam działalność i będziesz musiał złożyć zagraniczną kwalifikację zarówno w Georgii, jak i Karolinie Południowej.
• Zarejestrowałeś swoją firmę jako Delaware LLC, ale fizycznie znajdujesz się w Nowym Jorku. Aby prowadzić działalność w Nowym Jorku, musisz złożyć zagraniczny dokument kwalifikacyjny. (Z tego powodu często najlepiej jest, aby małe firmy z mniej niż pięcioma udziałowcami zostały włączone do ich stanu macierzystego).
• Mieszkasz w Waszyngtonie, a Twój partner biznesowy w Kalifornii. Zarejestrowałeś swoją firmę w Waszyngtonie, ale ostatnio Twój partner spotykał się z większością Twoich klientów w pobliżu swojego domu w Kalifornii. Będziesz musiał złożyć zagraniczną kwalifikację w Kalifornii.
• Jesteś konsultantem, który większość swojej pracy wykonuje online, z klientami w wielu stanach. W takim przypadku nie trzeba składać zagranicznej kwalifikacji. To, że zarabiasz na klientach w innych stanach, nie oznacza, że ​​zgodnie z prawem prowadzisz tam interesy.

Co to znaczy „robić interesy”?

To pytanie może wydawać się proste, ale w dzisiejszym coraz bardziej mobilnym i wirtualnym świecie definicja może być złożona i wieloaspektowa.

Ponieważ firmy mogą działać w różnych stanach, a nawet na arenie międzynarodowej za pomocą środków cyfrowych, nie zawsze jest jasne, co oznacza prowadzenie działalności w określonej jurysdykcji.

Tradycyjna definicja została rozszerzona i obejmuje teraz zakres działań, które mogą nie być od razu widoczne.

Jeśli nie masz pewności, czy Twoja konkretna działalność biznesowa wymaga zagranicznych kwalifikacji, zdecydowanie zalecamy zasięgnięcie profesjonalnej porady u swojego prawnika lub księgowego.

Posiadają niezbędną wiedzę fachową, aby poruszać się po zawiłościach prawa stanowego i mogą udzielić konkretnych porad dostosowanych do Twojej sytuacji.

Zanim zwrócisz się o profesjonalną poradę, warto zacząć od zadania sobie kilku ogólnych pytań. Mogą one zapewnić wstępny wgląd w to, czy może być konieczne rozważenie kwalifikacji zagranicznych:

• Czy Twoja spółka LLC lub korporacja działa poza jakąkolwiek fizyczną obecnością w stanie (tj. w biurze lub sklepie detalicznym)?
• Czy często prowadzisz osobiste spotkania z klientami w stanie (a nie tylko prowadzisz interesy przez e-mail/telefon)?
• Czy znaczna część przychodów Twojej firmy pochodzi od państwa?
• Czy któryś z twoich pracowników pracuje w państwie? Czy płacisz stanowe podatki od wynagrodzeń?
• Czy złożyłeś wniosek o zezwolenie na prowadzenie działalności w stanie?

Jeśli odpowiedziałeś twierdząco na którekolwiek z tych pytań, Twoja firma może potrzebować złożyć zagraniczną kwalifikację w odpowiednim stanie.

Poniższa tabela przedstawia listę kontrolną, która pomaga ustalić, czy Twoja działalność biznesowa może być uznana za „prowadzenie działalności gospodarczej” w stanie innym niż stan rejestracji. W zależności od twoich odpowiedzi może być konieczne rozważenie uzyskania kwalifikacji zagranicznych w tych stanach.

Pamiętaj, że jest to ogólny przewodnik i aby uzyskać bardziej ostateczną odpowiedź, zalecamy skonsultowanie się z prawnikiem lub specjalistą ds. rachunkowości.

Dlaczego kwalifikacje zagraniczne są ważne?

Zagraniczna kwalifikacja Twojej firmy w krajach, w których prowadzisz działalność jest Twoim prawnym obowiązkiem. Niewłaściwa rejestracja firmy może skutkować:

• Grzywny i odsetki za czas, w którym nie posiadałeś kwalifikacji zagranicznych (oprócz uiszczenia standardowych opłat, które powinny były zostać uiszczone)
• Odpowiedzialność za zaległe podatki za czas, gdy nie posiadałeś kwalifikacji zagranicznych
• Brak możliwości pozwania w państwie, w którym nie jesteś zarejestrowany

Rozszerzając swoją działalność biznesową, korzystne jest ograniczenie liczby stanów, w których musisz uzyskać kwalifikacje zagraniczne. W tym podejściu nie chodzi tylko o bycie oszczędnym; to strategiczne posunięcie mające na celu uproszczenie obowiązków administracyjnych Twojej firmy.

Każda dodatkowa kwalifikacja zagraniczna wiąże się ze wzrostem formalności, opłat za zgłoszenia czy opłat rocznych oraz koniecznością zapoznania się z nowym zestawem obowiązków i regulacji prawnych.

Chociaż proces ten może wydawać się uciążliwy, ważne jest, aby zrozumieć, że nie jest to obszar, który można zaniedbać. Zagraniczne kwalifikacje są prawnym wymogiem prowadzenia działalności poza granicami stanu, a ich nieprzestrzeganie może prowadzić do poważnych reperkusji.

Pomimo początkowej inwestycji czasu i zasobów, zapewnienie, że Twoja firma jest zgodna z prawem stanowym, zawsze będzie opłacalne w dłuższej perspektywie.

Niezgodność może prowadzić do kar finansowych i problemów prawnych, które mogą znacznie przekroczyć początkowe koszty kwalifikacji zagranicznych.

CorpNet oferuje formacje biznesowe, zgłoszenia, stanowe rejestracje podatkowe i usługi zgodności korporacyjnej we wszystkich 50 stanach. Ekspresowe i 24-godzinne pilne usługi archiwizacji dostępne na żądanie. Kliknij tutaj, aby dowiedzieć się więcej.