8 sposobów na zoptymalizowanie planowania zmian pracowniczych w 2022 r.

Planowanie zmian pracowników powinno być proste, prawda?! Nie chcesz, aby planowanie zajmowało Ci dużo czasu, ale nadal tak jest. Przeciętny menedżer spędza 3,14 godziny tygodniowo na tworzeniu grafiku pracowników . Nawet duże marki i wielkie korporacje mają ogromne problemy z planowaniem i znane są z popełniania milionowych błędów w planowaniu zmian pracowniczych.

Jeśli wielcy ludzie, z całym swoim doświadczeniem i budżetami, popełniają błędy, można by się spodziewać, że w przypadku zarządzania pracownikami małej firmy — planowanie zmian pracowników byłoby skazane na niepowodzenie od samego początku. Ale nie musi tak być.

Pomyśl o swoim harmonogramie zmian jak o maszynie z wieloma ruchomymi częściami, które muszą ze sobą współpracować, aby maszyna działała prawidłowo i, w większości przypadków, automatycznie. Jeśli jedna część zawiedzie, pozostałe muszą nabrać luzu. Jeśli zawiodą, twój komputer wymaga tylko naprawy.

Jeśli chodzi o maszyny, te dobre rzadko wymagają konserwacji, podczas gdy niektóre są ledwo trzymane razem taśmą klejącą i dobrymi intencjami. Jeśli planowanie zmian pracownika jest jednym z tych starych, zardzewiałych harmonogramów opartych na arkuszach kalkulacyjnych lub (nie daj Boże) ręcznego planowania zamiast nowoczesnego oprogramowania do tworzenia harmonogramów zmian, to typowe usterki mogą kosztować cię sporo.

Co się stało z planowaniem pracowników RyanAir

We wrześniu 2017 r. linia lotnicza została zmuszona do odwołania 20 000 lotów z powodu problemów z rozkładem lotów , co spowodowało, że największa linia lotnicza w Europie pod względem liczby pasażerów nie była w stanie obsadzić pilotów samolotów. Skutkiem tego była burza wściekłych klientów, tysiące funtów zwrotów kosztów i grzywien, wielu pilotów wyjeżdżających do pracy dla konkurentów oraz konieczność znacznego podniesienia płac i podwyższenia warunków, aby pozostali pozostali.

Nic dziwnego, że RyanAir został złapany z rozpiętymi pasami bezpieczeństwa. Nie jest to dobry plan lotu dla firmy, której hasłem przewodnim jest „Zawsze coraz lepiej”.

Błędy w planowaniu są kosztowne

Myślę, że wszyscy możemy się zgodzić, że błędy w harmonogramie mogą Cię kosztować. Ile? Cóż, RyanAir został zmuszony do obiecania pilotom lepszych wynagrodzeń i warunków, które, jak twierdzi, przewyższają te oferowane przez rywali. Jednak to nie wystarczy, aby uniknąć takiej sytuacji w przyszłości . Dlatego firma zatrudnia setki pilotów, mając nadzieję na zwiększenie liczby załóg do 11,0 pilotów na samolot, z 10,5, na czas wakacji w Europie.

RyanAir zainwestował również w optymalizację planowania zmian i rejestrowania nieobecności, w tym nową aplikację na telefon komórkowy do sterowania załogą . Optymalizacja procesów i adopcja aplikacji mobilnych dla pracowników nie trafiają na nagłówki prasowe, ale są tak samo integralną częścią planu RyanAir, aby uniknąć kosztownych sytuacji w zarządzaniu harmonogramem pilotażowym.

Jak zaoszczędzić pieniądze na planowaniu zmian (nie bądź kolejnym RyanAirem )

1. Zaplanuj harmonogram zmian z dużym wyprzedzeniem

Czas jest wszystkim. Na przykład można ograniczyć nieobecności i wnioski o nieobecność, po prostu wcześniej udostępniając pracownikom harmonogramy pracy . Więcej czasu na przygotowanie i zamianę zmian zapewnia pracownikom elastyczność niezbędną do przenoszenia rzeczy zgodnie z ich harmonogramami zmian.

Dając wszystkim dużo miejsca na planowanie i dostosowywanie, z pewnością zmniejszy się również tempo szukania w ostatniej chwili zamienników. Wiesz, który — ten pochłaniający te godziny pracy kierownika.

Łatwiej powiedzieć niż zrobić?

Jasne, planowanie rotacji pracowników z dwu- lub trzytygodniowym wyprzedzeniem może wydawać się trudnym zadaniem. Jednak posiadanie aplikacji mobilnej, która umożliwia pracownikom wprowadzanie preferencji zmian z wyprzedzeniem i przeglądanie zaplanowanych i aktualnych harmonogramów na kilka tygodni naprzód, pomaga zmniejszyć ogólny stres i napięcie związane z publikowaniem harmonogramów w ostatniej chwili.

Wszystko sprowadza się do tworzenia procedur i ulepszania sposobu pracy. Jak każdy dobry skaut powie ci, że poświęcenie czasu na przygotowania teraz zaoszczędzi ci czas później i pozwoli ci wejść w rytm, w którym zmiany są przygotowywane z dużym wyprzedzeniem. W ten sposób, nawet jeśli nadejdą zmiany i nadejdą, będziesz na nie gotowy.

Nie wspominając już o przewidywalnym harmonogramie, który sprawia, że ​​Twoi pracownicy są zadowoleni i zaangażowani w Twoją organizację. Mogą prowadzić życie poza pracą, a dla pracujących rodziców to wiele znaczy. Przewidywalny harmonogram może sprawić, że Twoi pracownicy zdecydują się zostać z Tobą na dłużej, rozwiązując prawdopodobnie największą dolegliwość pracy godzinowej — rotację pracowników .

Według badania WPR koszt zastąpienia pracownika wynosi około 16% jego rocznego wynagrodzenia. Utrzymanie przewidywalnego harmonogramu może w efekcie zaoszczędzić więcej niż tylko kawałek zmian, może to zmienić zasady gry dla Twojej firmy.

2. Powiedz „nie” harmonogramom dyżurnym

Planowanie na telefon to praktyka polegająca na proszeniu pracowników o zadzwonienie przed rozpoczęciem zmiany i sprawdzenie, czy są rzeczywiście potrzebni. Planowanie pracowników na zmianę, a następnie wysyłanie ich do domu, jeśli zmiana jest powolna, jest w najlepszym razie wątpliwą praktyką i może w rzeczywistości kosztować więcej pieniędzy niż zaoszczędzi. Bardzo związane z powyższym, harmonogramy muszą być przewidywalne, nie tylko ze względu na kierownika, ale i pracownika.

Do niedawna większość dużych detalistów praktykowała planowanie na telefon, ale ze względu na silną presję regulacyjną i publiczną The Gap, A&F, Starbucks i inne obiecały zakończyć planowanie na telefon. Jednak to tylko niewielka część historii. To, czego nie mówią, to to, że mają akcjonariuszy, o których mogą myśleć, i gdyby istniały duże zyski z planowania dyżurów, nadal by to robili.

Prawdziwa sprawa jest taka, że ​​planowanie na telefon jest nie tylko złe dla PR, ale jest też złym rozwiązaniem narastającego problemu, jakim jest niezoptymalizowane planowanie, które ostatecznie kosztuje Cię pieniądze w postaci przerostu personelu. Istnieją lepsze i bardziej opłacalne sposoby rozwiązania tego problemu, ale wymaga to od menedżerów dużej koncentracji na danych i śledzenia wszystkiego, co dzieje się w ich firmie.

3. Miej oko na nadgodziny

Zoptymalizowany harmonogram jest nie tylko dla sprzedawców detalicznych, ale jest również bardzo ważny w innych branżach. Jeśli chodzi o wykonawców, OT jest tam, gdzie są pieniądze. Istnieje powszechne błędne przekonanie, że nadgodziny w rzeczywistości nic nie kosztują, ponieważ wszystkie stałe koszty ogólne są już rozliczane w standardowym 40-godzinnym tygodniu pracy . Dodatkowe wynagrodzenie i wydatki są kompensowane, ponieważ zostały już rozliczone jako stałe koszty ogólne.

Aby to zadziałało, z jednej strony musisz być bardzo dobry w licytowaniu swoich klientów, az drugiej w zarządzaniu wydajnością swoich pracowników. Samo zrobienie jednego z dwóch może być wystarczającym wyzwaniem. Jeśli potrafisz zarządzać obydwoma na bieżąco, to masz już wymyśloną sprawę kontraktowania.

Dla całej reszty ludzi tak się zwykle dzieje (przykład dzięki uprzejmości WoodWeb):

Załóżmy, że masz pracę o stałej cenie i z jakiegokolwiek powodu spóźniłeś się o dzień, nie z własnej winy i bez kary (innymi słowy, spóźniłeś się z powodu opóźnienia spowodowanego deszczem, a nie tylko z powodu coś trwało dłużej niż zwykle).

Czy pracowałbyś w weekend, płacąc swoim ludziom OT, nawet jeśli obliczyłeś pracę według normalnej stawki czasowej, tylko po to, abyś mógł rozpocząć inną pracę, którą wcześniej zaplanowałeś rozpocząć w poniedziałek, a zatem odłożyć jej rozpoczęcie do wtorku? Odpowiedź brzmi: pracujesz w weekendy OT na normalnych stawkach (to pranie), ale ponieważ jesteś w stanie, możesz rozpocząć następną pracę na czas i nie straciłeś żadnych dni przerobowych.

Drugi przykład ilustruje, w jaki sposób należy jak najdokładniej zawczasu rozliczyć nadgodziny, w przeciwnym razie będzie to kosztować Cię: Na przykład Twoje koszty ogólne opierają się na 320 roboczogodzinach w miesiącu (2 mężczyzn w 40-godzinnym tygodniu pracy przez 1 miesiąc) i wykorzystujesz tylko 240 z tych godzin, a 40 z tych 240 to nadgodziny. Innymi słowy, pracujesz ze swoimi dwoma mężczyznami po 60 godzin każdy w tygodniu 1 w oparciu o termin pracy, następnie wysyłasz ich do domu z powodu braku czegokolwiek do zrobienia w tygodniu 2 i 3, a następnie pracujesz po 60 godzin każdy w tygodniu 4 , ponownie w oparciu o termin pracy, ale prawdopodobnie brakuje materiałów i/lub informacji, aby rozpocząć w ciągu dwóch tygodni, w których nie mają nic do roboty (nigdy nie byłoby to tak oczywiste, ale aby zilustrować mój punkt widzenia, wybrałem ten przykład dla uproszczenia).

Dla firm, które zapewniają swoim pracownikom wynagrodzenie za nadgodziny, nadgodziny prawie zawsze stają się problemem. Rozwiązanie jest proste: po prostu powiedz „nie” OT . jeśli masz pracowników, którzy muszą pracować dłużej niż 40 godzin tygodniowo, warto poświęcić im czas na zatrudnienie pracowników etatowych. Przenoszenie pracowników z prawa do nadgodzin na pracowników najemnych jest taktyką stosowaną przez firmy takie jak Walgreens.

4. Odpowiadaj szybko

Scenariusz koszmaru: Połowa pracowników, którzy mają jutro otworzyć sklep, zachoruje na tę paskudną grypę, która się kręci. Albo wyobraź sobie szczęśliwy i cudowny scenariusz, w którym Twoja firma otrzymuje nieoczekiwaną pozytywną recenzję od jakiejś gwiazdy mediów społecznościowych, a klienci roją się w . To, co zwykle byś zrobił, to panikował, wpadał w panikę, a następnie dzwonił do każdego pracownika, prawdopodobnie oferując im dodatkową płacę za zmianę zmiany w ostatniej chwili.

W obu przypadkach musisz szybko reagować, jeśli chcesz mieć niezbędną siłę roboczą na zegarze, aby wszystko działało płynnie. Gorączkowe rozmowy telefoniczne nie są najskuteczniejszym sposobem radzenia sobie z nieoczekiwanymi zmianami w planowanej rotacji. W idealnym przypadku, gdy zmiana staje się dostępna dla pracowników do „zgłoszenia roszczenia”, są oni automatycznie powiadamiani i mogą ją odebrać, jeśli są wolni i mogą skorzystać z dodatkowej zmiany.

W rozdziale 1 wspomnieliśmy już o korzyściach płynących z angażowania pracowników io tym, jak pozytywnie wpływa to na rotację pracowników. Technologia jest również Twoim przyjacielem, jeśli chodzi o skuteczną komunikację z pracownikami . Istnieje kilka narzędzi, które mogą zmienić koszmar komunikacyjny w łatwy i skuteczny proces, nawet jeśli musisz dotrzeć do personelu zapasowego poza obecnymi pracownikami płacowymi.

5. Sprawiedliwa (i inteligentna) dystrybucja zmian

Ludziom trudno jest być obiektywnym. Tak więc, planując harmonogram zmian pracowników, mogą na nas wpływać nawyki, które wypracowaliśmy z biegiem czasu. Niektórzy pracownicy są niezadowoleni, ponieważ (myślą), że grasz w faworytów. Inni dostają mniej zmian lub mniej opcji nadgodzin.

W wielu przypadkach powodem jest różnica w umiejętnościach i doświadczeniu. Potrzebujesz co najmniej jednego pracownika, który może zamknąć sklep na wieczornej zmianie, ale może to szybko doprowadzić do tego, że ci sami pracownicy będą otrzymywać tę rolę noc po nocy, co może być dobrą lub złą rzeczą.

Komputery nie grają w ulubione. Po prostu skonfiguruj i ruszaj. Możesz przypisać „role” i umiejętności pracowników, jednocześnie ustalając idealną rotację, aby uwzględnić preferencje pracowników i potrzeby Twojej firmy.

Jeśli jeszcze tego nie zrobiłeś, zaopatrz się w oprogramowanie do dyżurów, czyli oprogramowanie do zarządzania zmianą, które pomoże Ci zoptymalizować zmiany . Jest kilka dobrych, których konfiguracja nie będzie wielkim problemem i nie opróżni twoich kieszeni.

6. Uprość przydzielanie zmian

Ręczne zmiany zmian i zamiany powodują znaczne obciążenie zarówno pracowników, jak i menedżerów. Wszyscy widzieliśmy, jak to się dzieje, zmiana zmiany jest wymagana lub zatwierdzona osobiście, ale gdzieś po drodze jest zapomniana lub źle przekazana.

Szybki i skuteczny proces zamiany i zatwierdzania zmian może ułatwić wszystkim pracę, zapewniając jednocześnie, że na każdej zmianie pracują ludzie z niezbędnymi umiejętnościami i „rolami” .

Stwórz idealny harmonogram zmian dla swoich pracowników za darmo

7. Jak analityka predykcyjna pomaga kierownikom zmiany

Liczą się szczegóły, wystarczy zapytać dowolnego przełożonego pracownika. Niedobór personelu oznacza, że ​​Twoi klienci nie otrzymują usług, na jakie zasługują, a Twoi pracownicy sami się przepracowują. Nadmierne zatrudnienie oznacza, że ​​tracisz pieniądze na niepotrzebne zarobki dla pracowników, którzy marzą o odlocie na wakacje (jeśli loty nie zostaną odwołane z powodu niedoboru personelu). Musisz to zrobić dobrze.

Możliwość rozliczenia wszystkich kosztów i przychodów na zmianę jest tym, co odróżnia dobrych kierowników zmian od najlepszych. Zanim zaczniesz myśleć o technologii, musisz wiedzieć, jak chcesz z niej korzystać. Podobnie jak w przypadku personelu, nie chcesz mieć niedostatecznych lub przepełnionych zapasów, wszystko musi być odpowiednio zoptymalizowane. Ale i tutaj trzeba się pochylić, musi być zoptymalizowany nie na wczorajszą zmianę, ale na jutrzejszą i przyszłotygodniową zmianę.

Ty i twoi kierownicy zmian, kierownicy projektów lub brygadziści musicie być czarodziejami statystycznymi i przewidywać przyszłe koszty i przychody.

Co to jest analityka predykcyjna?

Mówiąc najprościej, modelowanie predykcyjne wykorzystuje statystyki, takie jak historia przychodów dla zadania instalacyjnego lub przychody dla zmiany obiadowej, do przewidywania przyszłych wyników.

Na przykład, jako wykonawca HVAC, możesz użyć modelu predykcyjnego do analizy danych ze wszystkich prac związanych z instalacją kanałów w ubiegłym roku, takich jak koszt części, listy płac, przychód z przepracowanej godziny, i wykorzystać te dane do przewidywania kosztów następne zadanie związane z instalacją kanałów.

Co można zrobić z modelami predykcyjnymi?

• Podejmij pracę w rozwijających się segmentach przemysłu, które będą bardziej opłacalne w przyszłości
• Obsadzaj swoje zmiany z większą liczbą wysoko wykwalifikowanych pracowników
• Personel zmniejsza powolne zmiany
• Precyzyjne przewidywanie kosztów i przychodów na pracę/zmianę
• Przewiduj wydajność swoich pracowników
• Przewiduj koszty rozwoju firmy i przewidywane przychody

3 główne modele analizy predykcyjnej do optymalizacji zmian

Istnieją trzy główne modele predykcyjne istotne dla optymalizacji zmian:

1. Modele skłonności — Analiza istniejących zmiennych w celu przewidzenia działania
2. Modele klastrowe — Sortuje użytkowników algorytmicznie na segmenty na podstawie ich zachowania
3. Filtrowanie zespołowe — wykorzystuje sieci bayesowskie do analizy danych, ukrytej semantyki i innych technik w celu znalezienia podobieństw (jeśli podoba Ci się Ojciec chrzestny , polubisz Scarface )

Większość rozwiązań oprogramowania do planowania, które oferują model optymalizacji, współpracuje z jednym z tych modeli. Jednak oprogramowanie do planowania predykcyjnego może być bardzo drogie, więc jeśli chcesz zaoszczędzić trochę gotówki i nauczyć się czegoś nowego, możesz dowiedzieć się więcej o tym, jak korzystać z każdego modelu, klikając powyższe linki.

8. Porzuć papier, przełącz się na oprogramowanie

Powyższe kroki w celu optymalizacji harmonogramów pracowników wymagają zastosowania technologii i wyjścia poza przestarzałe papierowe tabele i niewiarygodne arkusze kalkulacyjne. Dzięki elastycznym i przyjaznym dla użytkownika rozwiązaniom oprogramowania do tworzenia harmonogramów dostępnym dla firm każdej wielkości, naprawdę nie ma powodu, aby nadal korzystać z przestarzałych metod tworzenia harmonogramów zmian w 2018 roku. W rzeczywistości przejście na aplikację do tworzenia harmonogramów zmian z pewnością pozwoli zaoszczędzić więcej pieniędzy niż oprogramowanie prawdopodobnie będzie kosztować.

A papier? Nadal można z niego robić papierowe samoloty i wysyłać je latać po biurze bez pilota. Ponieważ w przeciwieństwie do RyanAir nie musisz zarządzać grafiką tysięcy pilotów, którzy chcą wziąć wolne na wakacje. A jeśli Twoi pracownicy nie są techniczni, oto pomocny przewodnik, który może pomóc.

Konkluzja dotycząca optymalizacji harmonogramu zmian pracowników

Jeśli jesteś podobny do naszego przeciętnego menedżera sprzed lat, prawdopodobnie spędzasz sporo czasu na tworzeniu grafiku zmian. Ale to nie koniec. A co z zamianą zmian? planowanie zmian? Wyobraź sobie, co Ty i Twój zespół moglibyście zrobić, gdyby planowanie nie było do bani! Co jeśli powiem Ci, że możesz to zrobić, jednocześnie eliminując wydatki związane z nieplanowanymi nieobecnościami, a także koszty niedoboru i przerostu personelu.

1. Zaplanuj harmonogram zmian z dużym wyprzedzeniem
2. Powiedz „nie” planowaniu dyżurów
3. Miej oko na nadgodziny
4. Odpowiedz szybko
5. Sprawiedliwa (i inteligentna) dystrybucja zmian
6. Uprość przydzielanie zmian
7. Jak analiza predykcyjna pomaga kierownikom zmiany
8. Porzuć papier, przełącz się na oprogramowanie