Organizacja dnia pracy: jak poprawić wydajność

Bycie swoim własnym szefem może być wspaniałe, ale może być trudno dostosować się do faktu, że musisz być swoim własnym szefem. Osoby zatrudnione w tradycyjny sposób często mają przed sobą określone zadania – ci, którzy pracują dla siebie, muszą sami rozłożyć swoje; następnie muszą je wypełnić.

Jednak nie wszystkie zadania można wykonać w ciągu jednego dnia, a nawet tygodnia. W związku z tym ustalanie priorytetów, struktura i dyscyplina są kluczem do sukcesu. Coraz bardziej popularne stają się freelancery w pełnym i niepełnym wymiarze godzin – solidna organizacja może Cię wyprzedzić.

W tym poście omówimy znaczenie wydajności i podamy kilka prostych wskazówek, jak najlepiej zorganizować dzień pracy. Przedstawimy również kilka narzędzi, które pomogą Ci zarządzać saldem. Wskoczmy!

Dlaczego ważne jest, aby zmaksymalizować wydajność

Nieefektywność to termin często używany w świecie korporacji do opisywania takich rzeczy, jak przerost personelu i zbędne procedury. Chociaż Twoja firma może nie musieć „przycinać tłuszczu” w ten sam sposób, podstawowe elementy nieefektywności są prawdziwe od start-upu po międzynarodową firmę: słaba komunikacja, słabe wykorzystanie czasu i słabe wykorzystanie pieniędzy.

Jeśli jesteś samozatrudniony, możesz mieć pojedyncze bezproduktywne dni z prawie każdego powodu; nawet zły sen może zebrać swoje żniwo. Jednak ciągła nieefektywność jest zwykle spowodowana większym problemem. Może to obejmować wszystko, od bałaganu w miejscu pracy lub może sprowadzać się do złej komunikacji z klientem i złego planowania.

Załóżmy, że budzisz się w poniedziałek i rozpoczynasz ekscytującą pracę w środę. W pośpiechu zapominasz o szybkiej pracy, która ma się odbyć w poniedziałek po południu, co prowadzi do niedotrzymania terminu i złości klienta. Nawet najbardziej trzeźwo myślący może popełnić taki błąd – ale takich błędów może uniknąć jakaś prosta organizacja.

Ciągłe problemy z organizacją mogą drogo kosztować małe firmy i osoby prywatne. Może to nie tylko negatywnie wpłynąć na relacje z klientami, ale także obniżyć jakość pracy i zaszkodzić wynikom finansowym.

3 sposoby na zorganizowanie dnia pracy

Dokonując kilku prostych rozważań dotyczących planowania i struktury, możesz zachować kontrolę nad swoimi zadaniami. Oto trzy wskazówki, które pomogą Ci zacząć!

1. Podejdź realistycznie do swojego przepływu pracy

Realistyczne podejście do tego, co możesz, a czego nie możesz robić – zarówno jako firma, jak i jako człowiek – znacznie ułatwi Ci życie. Chociaż odrzucenie pracy jest uciążliwe, pospieszny projekt w dłuższej perspektywie odbije się znacznie gorzej niż grzeczne odrzucenie go. Jeśli nie możesz wykonywać pracy, możesz rozważyć polecenie kogoś, kto może – może pewnego dnia zrewanżować się.

Ustawiając sobie proste, realistyczne parametry, nigdy nie odgryziesz więcej, niż możesz przeżuć. W związku z tym pomyśl o godzinach, w których chcesz pracować, czasie, jaki zajmą Twoje projekty, i dotrzymuj terminów na pierwszym planie każdego dnia roboczego.

Gdy już pomyślisz o swoim obciążeniu pracą, warto przedstawić je wizualnie. Evernote to świetne narzędzie do tego. Utrzyma Twoje projekty w jednym miejscu i pomoże Ci spokojnie nadać im priorytety i wyjaśnić.

Jeśli chcesz delegować lub planować pracę etapami, możesz wypróbować Trello. Ten poręczny program pozwala koordynować projekty za pomocą wirtualnych karteczek samoprzylepnych – przenosząc je, przypisując i wykonując w razie potrzeby lub utrzymując je na backburner do późniejszego terminu.

2. Twórz cele i harmonogramy (i trzymaj się ich)

Po zajęciu się codziennym przepływem pracy nadszedł czas, aby spojrzeć na szerszy obraz: co chcesz osiągnąć w tym miesiącu, a nawet w tym roku? Być może chcesz załatwić konkretnego klienta, zakończyć dużą partię pracy lub zarobić określoną kwotę. Bez względu na cel, wyznaczanie sobie celów (i harmonogramów ich realizacji) to świetny sposób na płynne szybowanie w kierunku mety.

Prosty Kalendarz Google sprawi, że będziesz mieć oko na przysłowiową nagrodę – czy to za tydzień, czy za rok. Jest łatwy do dodawania adnotacji i doskonale działa na wielu urządzeniach, dzięki czemu masz do niego dostęp nawet wtedy, gdy nie ma Cię przy biurku.

Innym przydatnym narzędziem jest wunderlist.com, które pomoże Ci powoli odcinać się od zadań i pomagać Ci w dążeniu do celu. Po ustawieniu list rzeczy do zrobienia i terminów będziesz otrzymywać przydatne aktualizacje i powiadomienia, dzięki którym będziesz na bieżąco. Co więcej, możesz łatwo kategoryzować swoje listy i udostępniać je innym.

3. Użyj narzędzia do zarządzania czasem

Wreszcie, korzystanie z narzędzia do zarządzania czasem zapewni, że będziesz w stanie ograniczyć rozpraszanie do minimum i śledzić czas, w którym faktycznie pracujesz. Jest to ważne, aby zapewnić prawidłowe fakturowanie, wydajną pracę i prowadzenie ewidencji.

Jednym z takich narzędzi jest Focus Booster, który dzieli całą pracę na 25-minutowe kawałki. Jest to również znane jako technika Pomodoro i może pomóc Ci skupić się na pracy i zachować zdrową równowagę między życiem zawodowym a prywatnym. Jego pulpit nawigacyjny będzie również wizualizować, gdzie jest miejsce na poprawę wydajności.

Jeśli chodzi o zapewnienie, że Twój czas jest prawidłowo rejestrowany i rozliczany, zintegrowany Time Tracker Hiveage jest tylko biletem. Pozwala śledzić godziny, w tym wydatki, przebieg i stawki, przed bezproblemową konwersją na fakturę.

Wniosek

Dezorganizacja i nieefektywność mogą mieć bardzo negatywny wpływ na Twój biznes — tworząc cykl straconego czasu i straconych szans. Utrzymując kontrolę nad swoim przepływem pracy i zarządzaniem czasem, będziesz mógł być swoim własnym szefem!

W tym artykule omówiliśmy, jak możesz poprawić swoją wydajność i lepiej zorganizować swój dzień pracy. Aby to zrobić, musisz:

1. Podejdź realistycznie do swojego przepływu pracy.
2. Twórz cele/harmonogramy i trzymaj się ich.
3. Wyposaż się w narzędzia do zarządzania czasem.

Masz pytania dotyczące efektywnego zarządzania czasem? Daj nam znać w sekcji komentarzy poniżej!