20 skutecznych przykładów wiadomości poza biurem, które Cię zainspirują

Jeśli kupisz coś za pośrednictwem naszych linków, możemy zarabiać pieniądze od naszych partnerów stowarzyszonych. Ucz się więcej.

Wiadomość poza biurem, w skrócie OOO, jest kluczową częścią komunikacji biznesowej. Gdy jesteś na wakacjach, jesteś chory lub z jakiegoś powodu nie ma Cię w biurze, możesz ustawić automatyczną odpowiedź, która będzie odpowiadała na każdą nową wiadomość e-mail, informując ich, że Cię nie ma. Są przydatne do komunikowania się informacje i poinformowanie odbiorcy, jak się z Tobą skontaktować.

Przyjrzymy się, czym są wiadomości poza biurem i podamy kilka przykładów, które pomogą Ci utworzyć automatyczną odpowiedź.

Co to jest wiadomość o nieobecności?

Wiadomość o nieobecności to automatyczna odpowiedź, którą możesz skonfigurować w kliencie poczty e-mail, jeśli jesteś poza biurem i nie masz możliwości sprawdzenia konta e-mail. Na przykład możesz założyć go z wyprzedzeniem, ponieważ kupiłeś bilet na konferencję w najtańszy dzień na lot i wiesz, że nie będziesz dostępny w tym dniu.

Możesz uruchomić go przez określony czas i dodać dokładne daty, aby automatyczne odpowiedzi pojawiały się tylko w tych dniach. Wiadomość o nieobecności zostanie automatycznie wysłana do wiadomości przychodzących w dniach, w których zdecydujesz się uruchomić automatyczną wiadomość.

Kiedy potrzebna jest wiadomość o nieobecności?

Istnieje kilka powodów, dla których wiadomość o nieobecności jest potrzebna do komunikacji biznesowej. Przede wszystkim miło jest poinformować ludzi, że nie będziesz w stanie odpowiedzieć w określonych godzinach i jest to dobra etykieta e-mailowa.

E-mail poza biurem może również powiedzieć potencjalnym klientom, jak szybko powinni oczekiwać od Ciebie odpowiedzi, i dostarczyć im instrukcji, jak najlepiej się z Tobą skontaktować w nagłych przypadkach.

Oto kilka głównych powodów, dla których potrzebujesz OOM:

1. Podróże służbowe: wiadomości poza biurem są potrzebne, gdy jesteś poza biurem w podróży służbowej. Dzięki temu ludzie wiedzą, że nie otrzymają natychmiastowej odpowiedzi, i dają im alternatywny punkt kontaktowy, na przykład współpracownika lub przełożonego.
2. Wakacje: urlop jest ważny, aby nabrać sił i zrelaksować się, ale równie ważne jest poinformowanie innych, że wyjeżdżasz. Wiadomość o nieobecności może poinformować innych, że jesteś na wakacjach i kiedy wrócisz.
3. Niedostępny: jeśli musisz wziąć wolne z powodu choroby lub nagłego wypadku, wiadomość o nieobecności poinformuje Twoje kontakty o sytuacji i terminie Twojego powrotu.
4. Spotkania z klientami: wiadomości poza biurem świetnie nadają się do informowania ludzi, że jesteś na spotkaniu z klientem i kiedy możesz spodziewać się aktualizacji lub odpowiedzi od ciebie.
5. Kursy szkoleniowe: jeśli uczestniczysz w szkoleniu, poinformuj o tym swoje kontakty, aby nie pomyślały, że je ignorujesz

Po przeczytaniu koniecznie obejrzyj film „Jak ustawić nieobecność w Microsoft Teams”:

Jak wymyślić niesamowitą wiadomość OOO

Chcesz, aby wiadomość o nieobecności w biurze była ujmująca i zawierała wiele informacji. Oto kilka wskazówek, jak wyróżnić e-mail informujący o nieobecności:

Krok 1: Niech będzie krótki i słodki

Wiadomość o nieobecności w biurze powinna być krótka, zwięzła i przekazywać sedno sprawy. Nikt nie chce czytać długiej wiadomości tylko po to, aby dowiedzieć się, że nie odpowiesz natychmiast.

Krok 2: Bądź miły

Chcesz, aby Twoja wiadomość była uprzejma i profesjonalna, więc unikaj zwrotów takich jak „nieobecny w biurze do odwołania”, ponieważ może to brzmieć nieco lekceważąco.

Krok 3: Uczyń to osobistym

Jeśli jesteś na wakacjach lub imprezie, rozważ dodanie czegoś osobistego na temat tego, co będziesz robić. Dzięki temu Twoja wiadomość będzie się wyróżniać i pokaże, że pochodzi od prawdziwej osoby, a nie zautomatyzowanego systemu.

Krok 4: Daj jasne instrukcje

Pamiętaj, aby podać jasne instrukcje, w jaki sposób ludzie mogą się z Tobą skontaktować w nagłym przypadku lub jeśli czegoś pilnie potrzebują.

Krok 5: Dodaj odrobinę humoru

Jeśli czujesz się kreatywny, dlaczego nie dodać trochę humoru do swojej wiadomości? Pomoże to wyróżnić się z tłumu, a nawet może zainicjować rozmowy z Twoimi kontaktami.

Nie zapomnij również dodać następujących informacji do wiadomości e-mail z autoresponderem:

• Dlaczego jesteś poza biurem
• Kiedy wrócisz, w tym zakres dat (data rozpoczęcia, data powrotu itp.) na czas nieobecności w biurze
• Inne sposoby skontaktowania się z Tobą, takie jak numer telefonu komórkowego, jeśli dotyczy. Możesz umieścić coś w stylu „Jeśli potrzebujesz natychmiastowej pomocy, skontaktuj się (numer komórki)” w wiadomościach e-mail z autoresponderem.
• Inne punkty kontaktowe, z którymi odbiorca może skontaktować się pod Twoją nieobecność w przypadku natychmiastowej pomocy, w tym inny kontaktowy adres e-mail, numer telefonu i/lub witryna firmowa.

Czego nie pisać w wiadomości o nieobecności

1. Unikaj dodawania zbyt wielu szczegółów do odpowiedzi na nieobecność: może być kuszące dodanie długiego wyjaśnienia, na przykład, że jesteś na spotkaniu podczas lunchu , ale najlepiej nie podawać zbyt wielu szczegółów. Zamiast tego, wiadomości e-mail z auto-office powinny być krótkie i zwięzłe.
2. Nie uwzględniaj innych informacji kontaktowych: jeśli to możliwe, w wiadomości należy zawsze podać inny punkt kontaktowy, aby wiedzieć, z kim należy się kontaktować w razie potrzeby.
3. Rozpowszechnianie zbyt wielu danych osobowych: umieszczanie nadmiaru informacji w wiadomościach e-mail utrudnia czytelnikom zebranie potrzebnych informacji. Ponadto dodanie zbyt wielu danych osobowych, aby świat mógł je zobaczyć, może stanowić zagrożenie dla bezpieczeństwa, zwłaszcza jeśli poinformujesz ludzi, że będziesz z dala od miejsc takich jak biuro domowe.
4. Brak pozwolenia na zaangażowanie współpracownika: Jeśli musisz zaangażować współpracownika pod swoją nieobecność, najpierw uzyskaj jego pozwolenie, zanim to zrobisz.
5. Dodanie, że odpowiesz, gdy tylko wrócisz do biura: powiedzenie wszystkim, że odpowiesz, gdy tylko wrócisz, może być miną lądową. Chociaż jest to świetny wskaźnik tego, jak dbasz o swoich klientów i współpracowników, powrót do wszystkich, którzy kontaktowali się z Tobą podczas Twojej nieobecności, może zająć trochę czasu. Zachowaj realizm, aby nikt nie poczuł się zignorowany po powrocie.

Oto tabela tych kroków dla szybkiego odniesienia:

20 niesamowitych przykładów wiadomości o nieobecności

Jeśli nie masz pewności, jak ułożyć wiadomość o nieobecności w biurze, przygotowaliśmy przykładowe wiadomości o nieobecności w różnych sytuacjach, które mogą Ci pomóc .

1. Prosty przykład wiadomości o nieobecności

Ten jest krótki, słodki i na temat:

Dziękuję za Twoją wiadomość. Jestem poza biurem bez dostępu do poczty e-mail do (data), odpowiem po powrocie do biura. Doceniam twoje zrozumienie.

Serdeczne pozdrowienia,

(nazwa)

2. Profesjonalna wiadomość poza biurem

Profesjonalna wiadomość OOO jest świetna dla współpracowników, klientów i kontaktów biznesowych:

Dziękuję za Twoją wiadomość. Jestem poza biurem od (data) do (data) z ograniczonym dostępem do poczty elektronicznej. Jeśli potrzebujesz natychmiastowej pomocy, skontaktuj się ze mną na mój telefon komórkowy (numer) lub z moją sekretarką XX pod numerem (numer telefonu).

Z wyrazami szacunku

(nazwa)

3. Śmieszne wiadomości poza biurem

Zabawna wiadomość o nieobecności może nadać osobisty charakter i pomóc Twoim kontaktom wiedzieć, że wciąż żyjesz i masz się dobrze, i nie traktuj siebie zbyt poważnie. Oto przykład:

Dzięki za wiadomość, ale to jest robot, który odpowiada, ponieważ (imię) jest obecnie poza biurem i bardzo stara się nie sprawdzać poczty w biurze. Wrócą do (data), więc skontaktuj się z nami!

Dzięki

Robot e-mailowy

4. Wiadomości e-mail autorespondera poza biurem

Jeśli chcesz wysłać autoresponder „poza biurem”, gdy jesteś na wakacjach lub gdy jesteś niedostępny z innego powodu, oto przykład:

To jest wiadomość e-mail z autoresponderem pakietu Office, ponieważ jestem niedostępny i nie sprawdzam poczty. Odpowiem na Twój e-mail po powrocie do biura.

To jest automatyczna wiadomość OOO, ponieważ jestem nieobecny w biurze do (data). Odpowiem na Twoją wiadomość niezwłocznie po powrocie. Jeśli potrzebujesz natychmiastowej pomocy, skontaktuj się z XX pod adresem (e-mail), aby uzyskać więcej informacji.

5. Przykład wiadomości o zwolnieniu lekarskim poza biurem

Zwolnienie lekarskie to czas odpoczynku i regeneracji sił. Pamiętaj, aby powiadomić współpracowników i kontakty, że nie będziesz dostępny, wysyłając wiadomość taką jak ta:

Dziękuję za wiadomość, ale obecnie przebywam na zwolnieniu lekarskim lub chorobowym i nie mogę odbierać poczty e-mail. Jeśli potrzebujesz natychmiastowej pomocy, nie wahaj się skontaktować z biurem XX.

Dziękuję za zrozumienie

(nazwa)

6. Wiadomość o urlopie poza biurem

Jeśli wyjeżdżasz na wakacje, oto wiadomość e-mail z informacją o urlopie dla Twoich kontaktów:

Dziekuje za Twoj email. Obecnie przebywam na urlopie i nie mogę odpowiadać na telefony ani wiadomości do czasu powrotu w dniu (data). Jeśli Twoja sprawa jest pilna, możesz skontaktować się z XX w celu uzyskania pomocy pod adresem (e-mail). Alternatywnie możesz wysłać wiadomość e-mail na adres (ogólny firmowy adres e-mail), a ktoś z zespołu skontaktuje się z Tobą.

To, co najlepsze,

(nazwa)

Ponadto, jeśli chcesz podnieść poziom swojej wiadomości, dołącz specjalną automatyczną odpowiedź, aby uczynić ją bardziej zabawną dla czytelnika. Możesz to zrobić, umieszczając link do GIF-a w odpowiedzi na nieobecność.

7. Wiadomość o urlopie macierzyńskim poza godzinami pracy

Bierzesz urlop macierzyński i nie chcesz się denerwować? Automatyczne odpowiedzi, takie jak ta przykładowa wiadomość OOO poniżej, mogą pomóc Twoim kontaktom wiedzieć, kiedy wrócisz do biura, zmniejszyć presję odpowiadania na wiadomości i zapewnić spokój ducha:

Dziękuję za Twoją wiadomość. Obecnie przebywam na urlopie macierzyńskim bez dostępu do e-maili i rozmów telefonicznych do (data). Jeśli Twoja sprawa jest pilna, prosimy o kontakt (e-mail). Alternatywnie możesz skontaktować się z szerszym zespołem pod adresem (adres e-mail zespołu), a ktoś z firmy udzieli Ci pomocy tak szybko, jak to możliwe.

Wszystkiego najlepszego,

(nazwa)

8. Wiadomość dotycząca podróży służbowej poza biurem

Jeśli wyjeżdżasz w podróż służbową, ta przykładowa wiadomość o nieobecności może pomóc Ci zakomunikować swoją nieobecność i podać dane kontaktowe:

Dziękuję za Twoją wiadomość. Jestem w podróży służbowej do (data) i wrócę do biura z ograniczonym dostępem do poczty e-mail. Aby uzyskać natychmiastową pomoc, skontaktuj się z moim współpracownikiem XX pod adresem (e-mail).

Pozdrowienia,

(nazwa)

9. Sabbatical Out of Office

Sabbaticals to świetny sposób na naładowanie baterii i powrót ze świeżymi pomysłami. Ta wiadomość o nieobecności może pomóc w poinformowaniu o nieobecności:

Dzięki za wiadomość. Biorę urlop naukowy od (data) do (data) i nie będę w tym okresie dostępny dla e-maili ani rozmów telefonicznych. Jeśli potrzebujesz pomocy, skontaktuj się z XX pod adresem (e-mail). Nie mogę się doczekać powrotu wkrótce!

Serdeczne pozdrowienia,

(nazwa)

10. Wiadomość poza biurem w nagłym przypadku

Życie może rzucać nieoczekiwane podkręcone kule. Ta wiadomość o nieobecności może pomóc w powiadomieniu o nagłych sytuacjach osobistych:

Dziękuję za Twoją wiadomość. Jestem nieobecny w biurze z powodu nagłej sytuacji osobistej i nie będę dostępny do (data). Jeśli Twoja sprawa jest pilna, skontaktuj się z XX pod adresem (e-mail), aby uzyskać pomoc.

Życzę Ci wszystkiego najlepszego,

(nazwa)

11. Szkolenie poza biurem

Wybierasz się na szkolenie? Ta wiadomość o nieobecności może pomóc w przekazaniu szczegółowych informacji kontaktom:

Dzięki za wiadomość. Do (data) przebywam poza biurem na szkoleniu i nie będę mógł odpowiadać na e-maile ani telefony w tym czasie. Jeśli potrzebujesz pomocy, skontaktuj się z XX pod adresem (e-mail).

Wszystkiego najlepszego,

(nazwa)

12. Nieobecność na czas powołania

Ta wiadomość o nieobecności może pomóc w poinformowaniu o nieobecności, gdy wybierasz się na spotkanie:

Dzięki za wiadomość. Obecnie jestem poza biurem i jestem umówiony na spotkanie i nie będę mógł odpowiedzieć do (data). Jeśli potrzebujesz pomocy, skontaktuj się z XX pod adresem (e-mail).

Pozdrowienia,

(nazwa)

13. Wiadomość o wyprowadzce z biura

Przeprowadzka do nowego biura lub domu? Ta wiadomość o nieobecności może pomóc w poinformowaniu o nieobecności podczas przeprowadzki:

Dziękuję za Twoją wiadomość. Przeprowadzam się do biura i mogę nie być w stanie odpowiedzieć na e-maile lub telefony do (data). Jeśli potrzebujesz natychmiastowej pomocy, skontaktuj się z moim współpracownikiem XX pod adresem (e-mail).

Dbać o siebie,

(nazwa)

14. Spotkanie poza biurem

Ta wiadomość o nieobecności może pomóc w poinformowaniu osób o nieobecności podczas spotkania:

Dzięki za wiadomość. Nie ma mnie w biurze na spotkaniu i nie będę mógł odpowiedzieć do (data). Jeśli potrzebujesz pomocy, skontaktuj się z XX pod adresem (e-mail), aby uzyskać dalsze informacje.

To, co najlepsze,

(nazwa)

15. Wiadomość o wyjściu zespołu z biura

Ta nieobecność jest idealna na wycieczki zespołowe, ponieważ może pomóc w przekazaniu istotnych informacji, które ludzie muszą znać:

Dzięki za wiadomość. Wyjeżdżam z moim zespołem na jednodniową wycieczkę i nie będę mógł odpowiedzieć do (data). Aby uzyskać natychmiastową pomoc, skontaktuj się z moim współpracownikiem XX pod adresem (e-mail) i oznacz pilne wiadomości jako o wysokim priorytecie.

Życzę Ci wszystkiego najlepszego,

(nazwa)

16. Konferencja Wiadomość o nieobecności

Dziękuję za Twoją wiadomość. Obecnie przebywam na konferencji i nie będę mógł odpowiedzieć do (data). Jeśli Twoja sprawa jest pilna, skontaktuj się z XX pod adresem (e-mail), aby uzyskać pomoc.

Wszystkiego najlepszego,

(nazwa)

17. Krótkoterminowa wiadomość o nieobecności w biurze

Wiele razy wiadomości OOO są dostosowane do dłuższego okresu czasu. Z drugiej strony ten jest tworzony na wypadek, gdybyś był poza biurem przez krótki okres czasu i zawiera rzeczy, które można umieścić dla każdego, kto może mieć pilną sprawę, która nie może czekać:

Dzięki za wiadomość. Jestem krótkoterminowo poza biurem i nie będę mógł odpowiedzieć do (data). W sprawach pilnych prosimy o kontakt z XX pod adresem (e-mail).

Pozdrowienia,

(nazwa)

18. Poza zasięgiem Poza biurem

Ta jest przeznaczona dla tych, którzy są poza biurem i nie mogą odpowiedzieć, zazwyczaj z powodu ograniczonego dostępu:

Dziękuję za Twoją wiadomość. Obecnie nie ma mnie dzisiaj w biurze i nie mam kontaktu e-mailowego i nie będę mógł odpowiedzieć do (data). W pilnych sprawach skontaktuj się z XX pod adresem (e-mail), aby uzyskać pomoc.

Z wyrazami szacunku,

(nazwa)

19. Urlop poza biurem Komunikaty

Wykreśl tę świąteczną wiadomość OOO z listy rzeczy do zrobienia, zanim zrobisz sobie przerwę, korzystając z tego uniwersalnego przykładu:

Dziękuję za Twoją wiadomość. Jestem na urlopie od (data) do (data). Aby uzyskać natychmiastową pomoc, skontaktuj się z XX pod adresem (e-mail).

Wesołych Świąt,

(nazwa)

20. Wiadomość dotycząca pracy zdalnej poza biurem

Ten przykład wiadomości OOO jest przeznaczony dla osób, które nie są w biurze, ale nadal pracują zdalnie:

Dzięki za wiadomość. Obecnie pracuję zdalnie i nie będę mógł odpowiedzieć do (data). W sprawach pilnych prosimy o kontakt z XX pod adresem (e-mail).

Z wyrazami szacunku,

(nazwa)

Skorzystaj z tych przykładów wiadomości o nieobecności, aby utworzyć własne

Podane powyżej komunikaty o nieobecności to tylko punkt wyjścia do stworzenia własnych. Pisząc własną wiadomość, zastanów się, co klienci i członkowie zespołu będą potrzebować wiedzieć i kto byłby najlepszą osobą w zespole, która poprowadzi ich pod Twoją nieobecność.

Te przykłady mogą dać wyobrażenie o tym, ile informacji należy uwzględnić (lub wykluczyć) oraz jakie ważne elementy składają się na tworzenie wiadomości.

Nie zapomnij też aktualizować wiadomości o nieobecności zaraz po powrocie do biura, aby Twoi klienci otrzymywali odpowiedzi na czas.

Co to jest dobra automatyczna odpowiedź e-mail? Taki, który będzie generował leady

Zapewniamy, że w krainie internetowej istnieje doskonała automatyczna odpowiedź na wiadomość biurową. Jednak naprawdę dobrze jest pomyśleć o dostosowaniu wiadomości o nieobecności w biurze do generowania leadów. Po pierwsze, stworzenie wiadomości e-mail z autoresponderem poza biurem jest ważne, a nawet ważniejsze dla marketingu e-mailowego.

Dobrą wiadomością jest to, że zaskakująco łatwo jest stworzyć możliwość generowania potencjalnych klientów, która zbierze potencjalnego klienta w osobie odpowiadającej. Ponadto kluczowe są przykłady wiadomości biurowych, które zbierają potencjalnych klientów, zawierają poczucie pilności, zawierają wyraźne wezwanie do działania i wywołują uśmiech czytelnika.

Czy istnieją szablony, których można użyć do wiadomości e-mail poza biurem?

Tak, w Internecie dostępnych jest wiele szablonów, które mogą pomóc w stworzeniu skutecznej wiadomości o nieobecności. Oto kilka kluczowych punktów, na które należy zwrócić uwagę:

Jak usunąć status ze stanowiska?

Aby ustawić status „Nieobecny”, musisz włączyć odpowiedź „Nieobecny”. Jeśli korzystasz z internetowego klienta poczty e-mail, takiego jak Gmail lub Outlook, możesz to zrobić, przechodząc do Ustawień i włączając funkcję Poza biurem.

Możesz także mieć dostęp do automatycznej odpowiedzi w ustawieniach poczty e-mail, która jest doskonałym narzędziem do konfigurowania statusu Poza biurem. Jeśli używasz stacjonarnego klienta poczty e-mail, musisz uzyskać dostęp do ustawień tego konkretnego programu, aby włączyć komunikat o nieobecności.

Jak skonfigurować wiadomość o nieobecności w Gmailu?

Konfigurowanie wiadomości e-mail o nieobecności w Gmailu jest łatwe! Po prostu otwórz ustawienia Gmaila, wybierz kartę „Osoby odpowiadające na wakacje” i zaznacz pole, aby włączyć tę funkcję. Następnie po prostu wprowadź żądaną odpowiedź, ustaw datę początkową i końcową, kiedy nie będziesz mieć dostępu do skrzynki odbiorczej i wrócisz, a następnie zapisz zmiany.

Możesz także dostosować wiadomość „Poza biurem”, aby zawierała konkretne informacje kontaktowe w przypadku pilnych zapytań oraz wszelkie inne istotne szczegóły, takie jak oczekiwany czas odpowiedzi.

Jak skonfigurować wiadomość o nieobecności w programie Outlook?

Konfigurowanie wiadomości e-mail o nieobecności w programie Outlook jest również proste! Wystarczy otworzyć zakładkę „Plik” i wybrać opcję „Wyślij automatyczne odpowiedzi”. Następnie zaznacz pole, aby je włączyć, wprowadź żądaną odpowiedź i zapisz zmiany. Możesz dostosować wiadomość „Poza biurem” tak, aby zawierała określone informacje kontaktowe w przypadku pilnych zapytań, a także wszelkie inne istotne szczegóły, takie jak oczekiwany czas odpowiedzi.

Ostatnie kontrole dla pracownika odpowiadającego na urlop

Przed wyjazdem sprawdź następujące kwestie:

• Dostępność: wszystko w wiadomościach z automatyczną odpowiedzią, w tym osoba odpowiadająca na urlop i ramy czasowe, takie jak daty rozpoczęcia i zakończenia, jest dla Ciebie niedostępne.
• Formatowanie: w zależności od klienta poczty e-mail wiadomość z automatyczną odpowiedzią może czasami zawierać problemy z formatowaniem.
• Wygląd: pamiętaj, aby sprawdzić i zobaczyć, jak wiadomości z automatycznymi odpowiedziami wyglądają na komputerach stacjonarnych i urządzeniach mobilnych, zanim trafią do klientów i członków zespołu.
• Treść: sprawdzaj i dokładnie sprawdzaj swoje automatyczne odpowiedzi, aby upewnić się, że są dokładne, jasne i profesjonalne.
• Pilne sprawy: w pilnych sprawach pamiętaj o podaniu innych informacji kontaktowych, takich jak numer telefonu komórkowego lub adres e-mail.

Gdy Twoja wiadomość o nieobecności jest już skonfigurowana i gotowa do wysłania, możesz się zrelaksować, wiedząc, że na wszystkie e-maile wysłane do Twojej skrzynki odbiorczej otrzymasz odpowiedź w odpowiednim czasie. Dzięki tym 20 przykładowym wiadomościom o nieobecności w biurze z Small Business Trends na pewno stworzysz idealną wiadomość i zaczniesz zdobywać potencjalnych klientów! Powodzenia i szczęśliwego czasu poza domem!

CZYTAJ WIĘCEJ:

• wiadomość o urlopie macierzyńskim poza biurem
• wiadomość o urlopie ojcowskim poza biurem

Obraz: Elementy Envato