Przewodnik po listach przewozowych: definicja, co należy uwzględnić + bezpłatny szablon

List przewozowy może nie jest terminem obcym w sektorze eCommerce, ale nie jest też czymś powszechnie znanym. Sprzedawcy eCommerce i klienci mogą pomylić to z etykietą wysyłkową. Dlatego w tym artykule analizujemy wszystkie elementy, które składają się na list przewozowy i jego wartość, za pomocą naszego ekskluzywnego przewodnika po listach przewozowych.

1) List przewozowy: Konto ze szczegółami przesyłki

W słowniku logistycznym list przewozowy to dokument zawierający szczegółowe informacje o wszystkich produktach umieszczonych w paczce. Jego zwykłe wymiary to 4"×6" lub 8,5"×11" dla kartki papieru lub karty w trybie poziomym.

List przewozowy zazwyczaj zawiera wagę, wymiary i liczbę SKU (jednostek magazynowych) w paczce. Mogą jednak być dynamiczne i mieć dużo miejsca na dostosowania, jeśli marka sobie tego życzy.

Niektórzy korzystają z okazji, aby dołączyć logo swojej marki, wezwanie do działania (CTA), kod kuponu i link do mediów społecznościowych. W ten sposób listy przewozowe stają się doskonałym narzędziem brandingu.

Zwykle listy przewozowe są wypełnione informacjami, które usprawniają procesy związane z pakowaniem i dostarczaniem zamówienia. Po wydrukowaniu w magazynie lub centrum realizacji pomaga personelowi pakującemu upewnić się, że pakują dokładne zamówienie. Alternatywnie pomaga kupującemu sprawdzić, czy w paczce znajdują się wszystkie zamówione przez niego produkty.

2) Szczegółowy widok szablonu listu przewozowego

List przewozowy zawiera wszystkie szczegółowe dane dotyczące wysyłki każdego SKU zamówionego przez klienta. Jednak firma może zdecydować się na uwzględnienie informacji, które pomagają w rozpoznawaniu marki. Oto lista najczęstszych faktów i elementów, które zawiera szablon listu przewozowego:

2.1) Szczegóły wysyłki

Dane do wysyłki są najważniejszą częścią listu przewozowego. Istnieje wiele elementów należących do tej kategorii. Najpierw pojawiają się szczegóły marki, takie jak nazwa marki, adres, strona internetowa i dane kontaktowe.

Następnie pojawia się numer zamówienia lub identyfikator zamówienia, który jest serią unikalnych numerów identyfikujących konkretne zamówienie. Trzecim elementem jest data zamówienia oraz godzina złożenia zamówienia.

Czwarta część zawiera metodę wysyłki, taką jak USPS Priority Mail lub UPS Ground. Ta sekcja zawiera szczegółowe informacje, które pomagają klientom śledzić ich zamówienie i odsyłać do informacji o wysyłce po otrzymaniu paczki.

2.2) Informacje kontaktowe klienta

Po wydrukowaniu początkowych informacji o wysyłce następny krytyczny zestaw informacji dotyczy klienta lub odbiorcy. Ta sekcja zawiera pełne konto klientów, takie jak ich imię i nazwisko, adres, numer telefonu i adres e-mail.

Czasami marki podają również adres zwrotny na wypadek, gdyby klient zażądał takiego zwrotu lub wymiany. Ta sekcja zawiera miejsce docelowe wysyłki. Może się to przydać, jeśli paczka ma być prezentem, dostarczając w ten sposób odbiorcy informacji o nadawcy.

2.3) Zamawianie pozycji i produktów niedostępnych w magazynie

Trzecia sekcja jest kluczowa i zawiera szczegółową listę zamówionych jednostek SKU. W zestawieniu jest kilka wariantów. Niektóre marki zawierają nazwy produktów, podczas gdy inne wymieniają SKU lub UPC (uniwersalny numer produktu).

Oprócz dostarczanych towarów, dokument dostawy zawiera również informacje o towarach, których nie było w magazynie i których nie można było dostarczyć. Ten ważny szczegół pomaga klientom śledzić zamówione produkty. W razie potrzeby mogą zapytać markę o produkty, których nie ma w magazynie.

Podobnie jak nazwa produktu, ilość i cena każdej pozycji SKU jest przedstawiona na dokumencie dostawy. Dlatego przy każdej nazwie produktu lub numerze SKU podane są ilości i cena.

Generalnie format tabelaryczny jest przyjmowany przez marki zawierające kolumny: Ilość, numer SKU, nazwa produktu, cena i cena łączna. Całkowitą cenę detaliczną można podzielić na ceny artykułów, podatki, rabaty itp.

2.4) Uwagi dotyczące marki

Notatka firmowa jest opcjonalną kategorią w dokumencie dostawy. Jednak po dołączeniu dodaje odrobinę personalizacji dla klienta. Firmy mogą dołączyć dowolną wiadomość dla kupującego, od życzeń urodzinowych po podziękowania.

Marki mogą również improwizować, aby dołączyć wiadomość klienta do odbiorcy w przypadkach, gdy zamówienia są prezentami. Listy przewozowe można zatem dostosować w dowolny sposób, aby uwzględnić tożsamość marki, na przykład logo, oraz spersonalizowane doświadczenie rozpakowywania z życzeniami.

3) Narzędzia listów przewozowych

3.1) Pomaga w zarządzaniu zamówieniami

Proces realizacji eCommerce jest żmudnym procesem. Zanim paczka zostanie zapieczętowana, pakowacz magazynu musi sprawdzić, czy wszystkie produkty zapakowane w środku znajdują się na liście zamówień klienta. Obejmuje to dokładne ilości jednostek SKU, kolor, wymiary, wagę i rozmiar. W ten sposób list przewozowy stanowi potwierdzenie dla osoby pakującej, że zamówienie zostało dokładnie zrealizowane.

Ponieważ dokument przewozowy rejestruje i weryfikuje proces realizacji, okazuje się najbardziej przydatny, gdy zamówienie jest podzielone na wiele przesyłek. Ponieważ pracownik magazynu zbiera wiele pozycji SKU dla jednego zamówienia klienta, każdy dokument dostawy zawiera szczegółowe informacje o jednostkach SKU zapakowanych oddzielnie.

Listę można wcześniej wydrukować, aby informowała pakowacza o elementach, które należy zgrupować. To nie tylko upraszcza proces pakowania, ale także zleca weryfikacje, gdy wszystkie paczki trafiają do klienta.

3.2) Poprawia doświadczenie klienta po zakupie

List przewozowy można uznać za instrument posprzedażowy, który jest wyraźnie używany w celu poprawy obsługi klienta. Ma wiele zastosowań w poprawie zaangażowania klientów po zakupie.

Po pierwsze, kwity dostawy pomagają poprawić opinie klientów na temat marki, uwzględniając szczegółowy widok zamówień. Po drugie, stwarza pozytywne wrażenia z rozpakowywania, gdy marki piszą spersonalizowane wiadomości do kupujących. Po trzecie, pomaga klientom rozpoznać markę dzięki firmowemu formatowi listu przewozowego.

3.3) Pomaga w śledzeniu zamówień

List przewozowy zawiera szereg krytycznych szczegółów, które mogą pomóc klientom i marce w śledzeniu zamówień. Jest to szczególnie prawdziwe w przypadku przesyłek podzielonych, w których całe zamówienie klienta jest podzielone na mniejsze zamówienia. Zwykle są wysyłane z różnych magazynów, a sprzedawca może je monitorować za pomocą listów przewozowych.

List przewozowy zawierający numer zamówienia i SKU zapakowane w paczkę informuje kupującego o aktualnym stanie jego zamówienia. Mogą śledzić porcję, która dotarła i oszacować wartość segmentu zamówienia.

3.4) Obsługuje potwierdzenie zamówienia i weryfikuje uszkodzenia

Listy przewozowe pomagają firmom i klientom potwierdzić, że zamówienie zostało dokładnie wysłane i odebrane. List przewozowy pomaga klientom sprawdzać krzyżowo, odsyłać i weryfikować wszystkie pozycje wraz z ich późniejszą ceną, rozmiarem, ilością i szczegółami.

Listy przewozowe pomagają również kupującym uporządkować i zidentyfikować uszkodzone przedmioty w przypadku, gdy przedmioty pękną podczas transportu lub ulegną deformacji. Klient może śledzić zamówiony towar za pomocą jego numeru SKU i sprawdzić, czy przedmiot wygląda tak samo podczas rozpakowywania produktu. Jeśli nie, mogą zażądać zwrotu pieniędzy lub poprosić markę o wymianę produktu.

3.5) Pomoc przy zwrotach i wymianach

Zwroty są prawie zawsze nieuniknione w handlu elektronicznym i przyprawiają o ból głowy zarówno kupującego, jak i firmę. Żądania zwrotu mogą być inicjowane z wielu powodów, takich jak uszkodzone produkty, wady produkcyjne, niedopasowane rozmiary i kolory. Po złożeniu wniosku o zwrot tworzy łańcuch zdarzeń od weryfikacji produktu do zwrotu pieniędzy.

List przewozowy może pomóc w weryfikacji roszczeń klientów i przyspieszeniu procesu zwrotu pieniędzy. Na przykład, gdy produkt jest niezgodny lub uszkodzony, kupujący może porównać produkt z listem przewozowym i zgłosić prośbę o zwrot lub wymianę. Gdy w paczce brakuje jakiegoś elementu, mogą go zgłosić do marki i złożyć wniosek o zwrot pieniędzy.

List przewozowy ma ogromne zastosowanie w branży odzieżowej w handlu elektronicznym, która charakteryzuje się dużą liczbą zwrotów i wymian. Mogą więc dostosować list przewozowy, aby zawierał informacje o zasadach zwrotów. Lub poinformuj klientów o braku produktu w magazynie i zwróceniu pieniędzy, aby zmniejszyć niepokój klientów.

4) Proces tworzenia listu przewozowego

Sprzedawcy eCommerce mogą ręcznie utworzyć list przewozowy lub skorzystać z narzędzia do zarządzania zapasami. W obu przypadkach musieliby najpierw zebrać pewne dane, takie jak wszystkie numery SKU, nazwy produktów, wymiary, waga i ceny. Jeśli używają oprogramowania do zarządzania zapasami, takiego jak ShipSation, takie szczegóły powinny już być dostępne.

Po skompilowaniu danych sprzedawca może skorzystać z bezpłatnego szablonu listu przewozowego lub wypełnić dane. Alternatywnie możesz również wybrać dowolny szablon dostępny w narzędziu SaaS i wprowadzić szczegóły. Większość tego oprogramowania umożliwia sprzedawcom dostosowanie kuponu do własnych preferencji, na przykład logo marki i notatki.

Po przygotowaniu szablonu dokumentu dostawy sprzedawcy mogą go zapisać i wydrukować dokument, który zostanie dołączony do paczki. W przypadku korzystania z oprogramowania sprzedawcy detaliczni mogą tworzyć wiele szablonów na różne okazje. Mogą również zautomatyzować proces drukowania, uderzając w szczegóły zamówienia w określonych szablonach.

5) Czy list przewozowy różni się od faktury?

Biorąc pod uwagę, że list przewozowy zawiera dane prawie identyczne z etykietą wysyłkową i fakturami, nierzadko traktuje się go jako etykietę wysyłkową lub fakturę. Różnica między tymi trzema polega na ich przeznaczeniu.

Faktura to dokument finansowy, który zawiera cenę sprzedaży każdego produktu, status płatności zamówienia, metodę płatności i warunki. Dlatego nawet jeśli list przewozowy zawiera szczegółowe informacje o cenie przedmiotu, nie obejmuje metod płatności ani wszelkich zaległych płatności związanych z przesyłką.

Faktury określają kwotę, którą musi zapłacić odbiorca, gdy klienci korzystają z wielu metod płatności. Na przykład, gdy klienci płacą połowę kwoty za pośrednictwem UPI, a resztę zamawiają w gotówce. W takiej sytuacji faktura pełni funkcję rachunku dla osoby odpowiedzialnej za rozliczenie płatności.

6) Czy list przewozowy to to samo, co etykieta wysyłkowa?

Nie, tym, co odróżnia list przewozowy od etykiety wysyłkowej, jest cel tej ostatniej. Etykieta wysyłkowa zawiera adres rozliczeniowy i wysyłkowy wskazujący miejsce pochodzenia przesyłki i miejsca dostawy.

Może również zawierać szczegóły zamówienia, takie jak pozycje SKU, waga paczki i sposób wysyłki. Zawiera jednak etykietę i numer śledzenia zamówienia oparty na QR, które można zeskanować i śledzić. Tego nie ma na liście przewozowym.

7. Wnioski

Listy przewozowe to świetny sposób na zapewnienie weryfikacji zamówień i dokładności realizacji w sklepie eCommerce. Te małe kartki papieru mogą również wywrzeć na klientach pozytywne wrażenie związane z marką. Wszechstronność listu przewozowego gwarantuje, że firmy mogą uwzględnić dowolne dostosowanie marki wraz ze szczegółami zamówienia.

Posiadanie listu przewozowego jest jak bicie dwóch pieczeni na jednym ogniu. Firmy handlu elektronicznego mogą sprawować kontrolę nad procesem powysyłkowym i zaangażowaniem klientów po zakupie.

8) Często zadawane pytania

8.1) Ile kosztuje utworzenie listu przewozowego?

Listy przewozowe można w większości przypadków utworzyć bezpłatnie. W Internecie dostępnych jest wiele bezpłatnych szablonów listów przewozowych, które można bezpłatnie pobrać i używać. W rzeczywistości oprogramowanie do zarządzania zapasami oferuje listy przewozowe za darmo. Jedynym składnikiem kosztów jest zużyta drukarka, atrament i papier.

8.2) Czy listy przewozowe są przyjazne dla środowiska?

Listy przewozowe mają wpływ na środowisko, przyczyniając się do marnowania papieru. W tym sensie nie jest przyjazny dla środowiska. Jednak marki mogą nadal rozsądnie dołączać listy przewozowe dla określonych przesyłek, paczek międzynarodowych i przesyłek dzielonych. Ponadto w przypadku przesyłek w pojedynczych opakowaniach sprzedawcy detaliczni mogą skoncentrować się na cyfrowej wersji listu przewozowego i wysłać go pocztą na adres e-mail klienta.