Błędy w liście płac, które kosztują Cię pieniądze i jak je naprawić

Nadal używasz długopisu i papieru do prowadzenia ewidencji czasu pracy pracowników? Polegasz na harmonogramach zmian do obliczania listy płac? W takim razie Twoja firma przecieka pieniądze i prawdopodobnie jesteś narażony na procesy sądowe i kary IRS.

Jeśli to jakieś pocieszenie, nie jesteś sam. Według IRS 33% pracodawców popełnia błędy w płacach, które kosztują miliardy dolarów rocznie. American Payroll Association pokazuje, że poziom błędu wynosi od 1 do 8% całkowitej listy płac w firmach korzystających z tradycyjnych kart czasu pracy, a około 40% małych firm ponosi średnio 845 USD rocznie kar IRS w wyniku źle zarządzanych procesów płacowych.

„Będą się zdarzać błędy” — powiedział Bill Dunn, dyrektor ds. relacji rządowych w American Payroll Association, w rozmowie z CNBC Make It. „Nie są powszechne, ale się zdarzają”.

Wiesz już, że błędy w płacach szkodzą Twojej firmie z punktu widzenia przychodów netto. Nie zapominaj jednak, że błędy w płacach jeszcze bardziej szkodzą Twoim pracownikom.

Pracownicy powinni zwracać uwagę na te błędy w liście płac

Nie trać pieniędzy, na które tak ciężko pracowałeś, zamiast tego upewnij się, że regularnie przeglądasz odcinek wypłaty i zwracasz szczególną uwagę na:

• Spójrz na wynagrodzenie brutto lub netto, czy widzisz jakieś zmiany?
• Czy Twoje zarobki zostały prawidłowo zarejestrowane? (Jeśli pracujesz na godziny, czy otrzymałeś wynagrodzenie za wszystkie przepracowane godziny? Jeśli jesteś pracownikiem najemnym, czy Twoje wynagrodzenie zostało prawidłowo zarejestrowane za okres rozliczeniowy?)
• Jakie podatki zostały potrącone (federalne i stanowe)?
• Czy Twoje składki 401(k) są prawidłowe?
• Czy inne świadczenia pracownicze, takie jak opieka zdrowotna, ubezpieczenie na życie, niepełnosprawność lub dojazdy do pracy, są prawidłowo wstrzymywane?

Ponadto Ty i Twój przełożony powinniście zapoznać się z zasadami zegara czasu pracy, abyście oboje przestrzegali tego, co jest wymagane przez prawo.

Jeśli zauważysz błędy, możesz zgłosić to do działu kadr, aby szybko poprawić błąd i zapobiec ponownemu wystąpieniu błędów w liście płac. Chodzi o naprawianie błędów płacowych, zanim wymkną się one spod kontroli.

Błędy płacowe, z którymi codziennie spotykają się menedżerowie

Jako właściciel małej firmy robisz wszystko, co w Twojej mocy, aby efektywnie i bezbłędnie zarządzać listą płac. No może nie wszystko . W końcu masz firmę do prowadzenia, a Ty lub Twój zespół HR (jeśli faktycznie taki istnieje) możecie zainwestować tylko tyle czasu w sprawdzanie i ponowne sprawdzanie kart czasu pracy pracowników.

Jednak niektóre błędy ukrywające się w tym stosie kart czasu pracy już Cię kosztują i mogą kosztować więcej w przyszłości.

Dlatego tak wiele firm inwestuje w oprogramowanie płacowe Connecteam, aby ograniczyć błędy w płacach i zautomatyzować procesy śledzenia czasu.

Z łatwością napraw wszystkie błędy w liście płac dzięki Connecteam

Ucz się więcej

Oto tylko kilka problemów nękających firmy, które nadal polegają na przestarzałych praktykach pomiaru czasu:

Jedną z głównych wad nośników papierowych w porównaniu z nośnikami cyfrowymi jest konieczność utrzymywania aktualnych kopii zapasowych. Papierowe karty czasu pracy i karty perforowane są delikatne i nietrwałe. To odpowiedzialność! Można je wymieniać, zmieniać ręcznie bez rejestrowania dokonanych zmian, niszczyć lub po prostu zgubić.

Wyobraź sobie, że masz do czynienia z pożarem lub powodzią w swojej firmie, a jednocześnie wariujesz, że nie masz ewidencji godzin pracy pracowników do obliczania listy płac.

Jako właściciel małej firmy musisz poprawnie obliczyć wynagrodzenie za nadgodziny – wynagrodzenie za nadgodziny jest zupełnie inne niż zwykłe wynagrodzenie. Będziesz winien wynagrodzenie, kary i odsetki, jeśli nie zapłacisz prawidłowej stawki za nadgodziny. Naprawa błędów w liście płac oznacza dokładne przyjrzenie się wynagrodzeniu za nadgodziny.

Dowiedz się więcej o nowych przepisach dotyczących nadgodzin, które weszły w życie w 2020 roku.

Według FLSA masz obowiązek płacić pracownikom 1,5-krotność ich zwykłej stawki wynagrodzenia, czyli półtora etatu, za czas przepracowany powyżej 40 godzin w tygodniu pracy. Na przykład, jeśli pracownik otrzymuje regularnie 10 USD za godzinę, to jesteś mu winien 15 USD za godzinę za przepracowane nadgodziny. Pamiętaj, że w większości stanów i miast obowiązują różne przepisy dotyczące wynagrodzenia za nadgodziny, więc koniecznie przestudiuj, czy musisz przestrzegać bardziej rygorystycznych zasad.

W zależności od tego, jak obliczasz listę płac i na jakich źródłach danych polegasz (zegary czasu pracy, harmonogramy zmian, raporty pracownicze), możesz natknąć się na nakładające się wpisy zegara czasu i przypadkowo błędnie sklasyfikowany czas do zapłaty .

W najlepszym przypadku tego rodzaju pomieszanie będzie wymagało czasu, aby się zorientować. W najgorszym przypadku możesz zapłacić znacznie więcej, niż potrzebujesz.

Weźmy na przykład pod uwagę pracownika na urlopie, który nagle musi pracować, aby zająć się pilną sprawą. Twoje akta mogą wtedy mieć pracownika na płatnym urlopie rejestrującego w godzinach pracy. Uporządkowanie tego całego bałaganu może przysporzyć trochę bólu głowy, gdy masz kilkunastoosobowy zespół. Ale wraz ze wzrostem siły roboczej tego rodzaju nakładanie się może przekształcić się w pełnowymiarowe migreny płacowe.

Jeśli masz szczęście, masz personel płacowy lub korzystasz z outsourcingu. Jeśli nie jesteś. zrób to sam (na przykład obsługa płac w restauracji). Ostatecznie jednak nie da się wyeliminować 100% błędów.

Możesz je tylko zmniejszyć. Nie ma znaczenia, czy to ty, czy ktoś inny popełnia błędy – wszyscy jesteśmy tylko ludźmi.

Wszyscy popełniamy literówki i każdy może przypadkowo wpisać 20 godzin zamiast 2. To 18 płatnych godzin zrodzonych z literówki.

Ten problem jest stary, ale dobry… no, może tylko stary. 19 procent pracowników (1 na 5) brało udział w jakiejś formie kradzieży czasu, co może kosztować firmy do 7 procent ich rocznego wynagrodzenia brutto.

Nie chodzi tylko o „bicie kumpla” – pracownicy „zasłaniają” się nawzajem i odliczają czas, aby ukraść czas. Średnia tygodniowa „kradzież” czasu wynosi 4 godziny i 5 minut na pracownika w okresie rozliczeniowym . Obejmowało to długie obiady i przerwy, spóźnienia, wczesne wyjazdy itp.

W dowolnym momencie stawki podatkowe się zmieniają, więc jakiekolwiek stawki, z których zacząłeś płacić swoim pracownikom, mogą teraz nie mieć zastosowania lub nie być prawidłowe. Płacenie niewłaściwej stawki oznacza, że ​​​​musisz uzupełnić wszelkie podatki, kary i odsetki.

Regularnie sprawdzaj stawki podatku od zatrudnienia, ponieważ większość stawek podatkowych jest aktualizowana co roku. Miej oko na następujące sposoby naprawiania błędów w liście płac:

• Podatek federalny od przychodów

  
• Podatek ZUS

• Podatek Medicare

• Federalny podatek od bezrobocia

• Państwowy podatek dochodowy

• Stanowy podatek od ubezpieczenia od bezrobocia

• Lokalny podatek dochodowy

W zależności od lokalizacji miej oko na stawki dodatkowych podatków.

Możesz zatrudniać niezależnych wykonawców, podczas gdy inni są pracownikami pełnoetatowymi. Jednak pomieszanie tych pracowników jest kosztownym błędem. Na przykład wykonawca nie musi otrzymywać płacy minimalnej ani wynagrodzenia za nadgodziny.

Dodatkowo, nie potrącasz podatku od zatrudnienia z ich zarobków. Dlatego jeśli pracownik zostanie sklasyfikowany jako wykonawca, może stracić wynagrodzenie, a rządy stracą wpływy z podatków.

Kiedy błędnie zaklasyfikowasz pracownika, jesteś zmuszony zapłacić pracownikowi i pracodawcy część podatków, plus wszystkie kary i odsetki. Ponadto możesz nawet być winien pracownikowi zaległe wynagrodzenie. Skąd możesz wiedzieć, czy pracownika należy sklasyfikować jako niezależnego wykonawcę, czy jako pracownika?

Amerykański Departament Pracy zaleca skorzystanie z sześcioczęściowego testu realiów ekonomicznych. A jeśli nadal nie masz pewności, wypełnij formularz SS-8, aby uniknąć problemów z błędną klasyfikacją listy płac. Wypełniając ten formularz, prosisz IRS o określenie statusu pracownika.

Czy po prostu nie kochasz audytów IRS?! A pozwy pracownicze o niesprawiedliwe wynagrodzenie?! Możesz pomyśleć, że przepisy, które wymagają od Ciebie dokładnego rejestrowania godzin pracy pracowników, są przeszkodą biurokratyczną, ale tak naprawdę mają Cię chronić. Podobnie jak przepisy stanowe regulujące procesy płacowe.

Jasne, nadal możesz przestrzegać przepisów, korzystając z tradycyjnych rozwiązań lub starego, dobrego długopisu i papieru. Ale z aplikacją jest to po prostu łatwiejsze.

Jak poprawić błędy w liście płac: przejście na technologię cyfrową

Przejście na cyfrowe zarządzanie obecnością i listą płac nie jest tak drogie ani skomplikowane, jak mogłoby się wydawać, lub jak mogło być podczas ostatniej kontroli.

Oparte na chmurze rozwiązania aplikacji mobilnych, takie jak Connecteam, umożliwiają właścicielom i menedżerom firm obsługę niemal każdego aspektu listy płac.

Od łatwego śledzenia czasu pracowników, upewniania się, że rejestrują się bez konieczności sprawdzania ich, lub wysyłania przejrzystych kart czasu pracy pracowników do listy płac, Connecteam obejmuje wszystkie bazy i nie tylko.

Rozbijmy to jeszcze bardziej szczegółowo na temat tego, jak Connecteam pomaga w przypadku błędów płacowych:

1. Różne rodzaje pracy powinny być wynagradzane inaczej: Connecteam zapewnia, że ​​różni pracownicy mogą mieć widoczne kwalifikacje do różnych prac. W rezultacie ich czas przepracowany na każdym zadaniu jest obliczany w ich grafiku.
2. Pracownicy muszą otrzymać zwrot kosztów poniesionych na liście płac: dzięki Connecteam pracownicy mogą dodawać swoje wydatki, przebieg samochodu lub inne istotne informacje do swojego grafiku, aby zwrot kosztów był łatwy.
3. Pracownicy nie mają dostępu do swoich kart czasu pracy, aby wskazać błędy: gwarantuje, że Connecteam może to zrobić bezpośrednio z aplikacji mobilnej. Mogą wysyłać prośby o edycję do swojego menedżera w czasie rzeczywistym, a wszystkie zmiany są automatycznie aktualizowane po zatwierdzeniu.
4. Trudno zauważyć nadgodziny pracowników, co oznacza, że ​​nadgodziny są płacone przypadkowo : Możesz użyć Connecteam do oznaczania kolorami nadgodzin swoich pracowników, co oznacza, że ​​już nigdy nie przegapisz ich na ich kartach czasu pracy.
5. Menedżerowie muszą zbierać karty czasu pracy za każdym razem, gdy muszą wysłać je do listy płac: automatyczne raporty Connecteam ułatwiają ustawienie, kiedy karty czasu pracy mają być automatycznie wysyłane do osoby odpowiedzialnej za listę płac.
6. Konieczność korzystania z wielu programów do obsługi listy płac: Technicznie rzecz biorąc, możesz obsługiwać wszystkie aspekty listy płac za pomocą Connecteam – o ile już korzystasz z QuickBooks Online i Gusto. W takim przypadku możesz bezproblemowo zintegrować oba programy, co oznacza, że ​​jednym kliknięciem możesz wysyłać swoje karty czasu pracy bezpośrednio do QBO.
7. Menedżerowie mają trudności ze śledzeniem godzin pracy/lokalizacji pracowników: dzięki wbudowanej w Connecteam technologii Breadcrumbs za pośrednictwem śledzenia GPS pracownicy mogą rejestrować godziny wejścia i wyjścia zgodnie z harmonogramem, a pomiędzy tymi godzinami zbierane są losowe punkty lokalizacji, co daje menedżerom podstawowe pojęcie gdzie (i kiedy) pracował każdy pracownik.

Dolna linia dotycząca korygowania błędów w liście płac

Ludzie się nie zmieniają, więc technologia musi. Ludzie zawsze znajdą sposób na oszukanie błędu w raportowaniu obecności.

Jednak przechodząc na mobilny zegar czasu, możesz znacznie zmniejszyć częstotliwość błędów, zaoszczędzić pieniądze i zwiększyć wydajność w swoim biznesie.

Chociaż może się wydawać, że przejście na technologię cyfrową jest trudnym zadaniem, gdy weźmie się pod uwagę korzyści płynące z rozwiązań do śledzenia czasu w celu wyeliminowania błędów płacowych, jasne jest, że jest to warte wysiłku.

Oprogramowanie do obsługi płac nr 1 dla Twojej firmy

Zaprojektowany, aby oszczędzać czas dzięki szybkim akcjom i wizualnym flagom wskazującym, co jest ważne: automatycznie obliczane przerwy, nadgodziny, podwójny czas, limit dzienny, automatyczne wyłączanie i wiele więcej!

Odkryj więcej