Jak korzystać z systemu ciągłych inwentaryzacji w biznesie e-commerce?

Zapasy to siła napędowa Twojej firmy. Potrzebujesz wystarczającej ilości zapasów w magazynie, aby nadążyć za popytem klientów, ale nie za dużo, aby przepłacać za koszty przechowywania. W tym miejscu do gry wchodzi system ekwipunku.

System ciągłej inwentaryzacji to niezawodny sposób na śledzenie zapasów w czasie rzeczywistym. Czytaj dalej, aby dowiedzieć się, czym jest system ciągłego inwentaryzacji i jak działa.

Co to jest system ciągłego inwentaryzacji?

System ciągłej inwentaryzacji to system służący do śledzenia i rejestrowania stanów magazynowych, w którym każdy zakup i sprzedaż zapasów jest automatycznie i natychmiast rejestrowany. W tym systemie za każdym razem, gdy dochodzi do transakcji, oprogramowanie rejestruje w czasie rzeczywistym zmianę stanu zapasów.

Co to jest inwentaryzacja wieczysta?

Inwentaryzacja wieczysta to metoda księgowa, w której firma stale śledzi poziom zapasów w czasie rzeczywistym. Ta metoda sprawia, że ​​firma ma stały dostęp do bardziej precyzyjnych inwentaryzacji.

Inwentaryzacja wieczysta różni się od systemu inwentaryzacji wieczystej , który zwykle odnosi się do oprogramowania lub programu realizującego metodę księgowania wieczystego inwentarza.

Jakie są zalety systemu stałego inwentaryzacji?

System ciągłych zapasów ma wiele zalet dla firm e-commerce każdej wielkości. Nie tylko pomaga śledzić dane o zapasach w czasie rzeczywistym, ale także pomaga wyeliminować koszty pracy i błędy ludzkie. Przyjrzyjmy się, dlaczego firmy zajmujące się handlem elektronicznym decydują się na korzystanie z systemu stałego asortymentu.

Rejestruje dane w czasie rzeczywistym

System wieczysty rejestruje aktualizacje i ruchy zapasów na bieżąco. Oznacza to, że możesz ufać, że liczenie zapasów będzie zawsze dokładne.

Zapewnia szczegółowy ślad papieru

System ciągłej inwentaryzacji śledzi ruchy zapasów i interakcje w całym łańcuchu dostaw e-commerce. Te dane dostarczą więcej informacji na temat wąskich gardeł w procedurach, dzięki czemu znajdziesz sposoby na optymalizację łańcucha dostaw.

Zmniejsza koszty zarządzania zapasami

Dzięki aktualizacjom w czasie rzeczywistym koszty przechowywania i uzupełniania zapasów są kontrolowane i minimalizowane. Ponieważ systemy ciągłej inwentaryzacji automatyzują wiele procesów, które byłyby wykonywane ręcznie, pozwala to zaoszczędzić na kosztach pracy.

Oblicza stan zapasów na koniec roku

Ponieważ system ciągłych zapasów rozlicza zapasy w sposób ciągły, saldo zapasów na koniec roku jest obliczane natychmiast po zakończeniu roku. Pomaga to upewnić się, że dysponujesz dokładnymi numerami inwentaryzacyjnymi, o których można raportować do celów księgowych.

Prognozy wymagają dokładniejszych wymagań

System inwentaryzacji w czasie rzeczywistym ułatwia prognozowanie popytu . Historyczne dane o zapasach i sprzedaży można wykorzystać do przewidywania przyszłych cykli sprzedaży i zapewnienia optymalnej ilości zapasów w różnych porach sezonu, na przykład w święta.

„Narzędzie analityczne ShipBob jest również naprawdę fajne. Bardzo nam to pomaga w planowaniu ponownych zamówień zapasów, sprawdzaniu, kiedy SKU się wyczerpią, a nawet możemy skonfigurować powiadomienia e-mail, aby otrzymywać alerty, gdy pozostało mniej niż określona ilość SKU. Ich technologia ma dużą wartość”.

Oded Harth, dyrektor generalny i współzałożyciel MDacne

Jak działa system ciągłej inwentaryzacji?

System ciągłej inwentaryzacji działa poprzez ciągłe aktualizowanie stanów magazynowych w miarę kupowania i sprzedawania towarów. Ta metoda księgowania zapasów zapewnia dokładniejszy i bardziej wydajny sposób rozliczania zapasów niż system okresowych zapasów. Oto szczegółowe omówienie działania tego typu systemu inwentaryzacji.

Krok 1: System POS aktualizuje stany magazynowe

Za każdym razem, gdy produkt jest sprzedawany, system zarządzania zapasami podłączony do systemu POS (punktu sprzedaży) natychmiast obciąża główne zapasy we wszystkich kanałach sprzedaży. Skanery kodów kreskowych lub RFID (identyfikacja radiowa) sprawiają, że proces ten jest szybki i łatwy.

Załóżmy na przykład, że prowadzisz firmę, która sprzedaje świece zapachowe. Klient kupuje 3 świece o zapachu wanilii (innymi słowy 3 jednostki jednej jednostki SKU) za 10,00 USD za świecę lub 30,00 USD łącznie.

Kiedy komisant magazynowy wybiera każdą jednostkę, komisjoner skanuje kod kreskowy każdej świecy. Jak tylko każdy kod kreskowy zostanie zeskanowany, oprogramowanie Twojego systemu ciągłej inwentaryzacji zmniejsza ogólną liczbę zapasów dla tej jednostki SKU o 3.

Dzięki systemowi ciągłych zapasów sprzedaż klientom powoduje również dwa zapisy w dzienniku księgowym w rachunku zysków i strat oraz dwa w bilansie.

W rachunku zysków i strat kwota pieniędzy, jaką klient płaci za pozycje — w tym przypadku 30,00 USD — jest rejestrowana jako kredyt w przychodach. W bilansie ta sama kwota jest rejestrowana jako obciążenie należności lub środków pieniężnych.

Krok 2: Koszt sprzedanych towarów jest aktualizowany automatycznie

Za każdym razem, gdy produkt jest sprzedawany lub otrzymywany, koszt sprzedanych towarów (COGS) jest ponownie obliczany.

Kontynuując powyższy przykład, założymy, że COGS dla każdej świecy o zapachu wanilii (która uwzględnia wydatki takie jak surowce, praca magazynowa i koszty ogólne) wynosi 5,00 USD za sztukę. Za każdym razem, gdy skanowana jest świeca, 5,00 USD jest dodawane do ogólnego KWS firmy — co oznacza, że ​​po zeskanowaniu 3 świec KWS wzrasta o 15,00 USD.

Te 15,00 USD należy odnotować w dwóch kolejnych wpisach do dziennika księgowego. Na rachunku zysków i strat kwota 15,00 USD jest rejestrowana jako debet na rzecz KWS. W Twoim bilansie ta sama kwota zostanie zaksięgowana w Twoim ekwipunku.

Krok 3: Punkty zmiany kolejności są często dostosowywane

W oparciu o dane historyczne, system ciągłego inwentaryzacji automatycznie aktualizuje punkty ponownego zamawiania w miarę wzrostu lub spadku sprzedaży, aby przez cały czas utrzymywać optymalny poziom zapasów.

Idąc za poprzednim przykładem, załóżmy, że Twój sklep oferuje specjalną świecę świąteczną, a przez ostatnie 4 lata sprzedaż tej świecy zawsze rosła w IV kwartale.

System ciągłych zapasów będzie się uczyć na podstawie danych sprzedaży z ostatnich 4 lat i automatycznie podniesie próg ponownego zamawiania z 25 do 50 sztuk. W ten sposób możesz zmienić kolejność zapasów szybciej niż zwykle i zapobiec wyczerpaniu zapasów.

Krok 4: Zamówienia zakupu są generowane automatycznie

Za każdym razem, gdy towar lub SKU trafi do punktu ponownego zamawiania, system generuje nowe zamówienie zakupu i wysyła je do dostawcy bez interwencji człowieka.

Na przykład sprzedaż świecy o tematyce świątecznej gwałtownie wzrosła w czwartym kwartale, tak jak przewidywałeś. Jak tylko będziesz mieć tylko 50 sztuk tej świecy na stanie, Twój system ciągłej inwentaryzacji automatycznie wygeneruje nowe zamówienie zakupu na 500 dodatkowych świec (do kupienia po 3,00 USD za sztukę) i wyśle ​​je do Twojego dostawcy.

Ta transakcja zakupu wyzwala kolejny zapis księgowy, tym razem tylko w Twoim bilansie. W tym przykładzie suma 1500 USD (500 jednostek x 3,00 USD każda) powinna zostać zarejestrowana jako obciążenie zapasów i uznanie na kontach płatniczych lub gotówce.

Krok 5: Otrzymane produkty są skanowane do inwentarza

Gdy zapasy zostaną wysłane do Twojego magazynu, magazynier zeskanuje produkt za pomocą oprogramowania do zarządzania magazynem (WMS), dzięki czemu pojawią się one w panelu zarządzania zapasami i udostępni je do zakupu we wszystkich lub wybranych kanałach sprzedaży.

W naszym przykładzie załóżmy, że zamówienie jest realizowane, a po tygodniu lub dwóch do magazynu dociera przesyłka 500 świec od dostawcy.

Gdy pracownicy magazynu przechodzą przez proces odbioru, każda jednostka jest sprawdzana pod kątem jakości i skanowana za pomocą skanera kodów kreskowych, zanim zostanie przeniesiona do magazynu. Natychmiast po zeskanowaniu jednostki system ciągłych zapasów automatycznie zwiększa stan zapasów dla tej jednostki SKU o 1. Po zeskanowaniu wszystkich 500 jednostek stan zapasów powinien wzrosnąć o 500.

Jaka jest różnica między systemem ciągłej inwentaryzacji a systemem okresowej inwentaryzacji?

Systemy okresowego i ciągłego inwentaryzacji to dwie różne metody śledzenia zapasów, z których korzystają firmy e-commerce do śledzenia i monitorowania zapasów towarów. System wieczystej inwentaryzacji jest bardziej zaawansowany i częściej stosowany niż system okresowy.

System ciągłej kontroli zapasów śledzi zapasy w czasie rzeczywistym i centralizuje dane o zapasach. Dane o zapasach są dostępne dla wszystkich części systemu w celu prognozowania trendów sprzedaży, obliczania punktów ponownego zamawiania i pozyskiwania towarów, których aktualnie nie ma w magazynie.

System okresowej inwentaryzacji jest aktualizowany przez fizyczne liczenie towarów w określonych odstępach czasu w celu obliczenia KWS przy użyciu metod wyceny zapasów, takich jak FIFI, LIFO i średnie ważone . Dzięki systemowi okresowej inwentaryzacji firma oblicza bieżące stany magazynowe na koniec okresu rozliczeniowego lub roku obrotowego i dopiero wtedy raportuje.

Inwentarz wieczysty a inwentarz książkowy

Inwentarz księgowy odnosi się do ilości zapasów, jakie firma ma pod ręką, zgodnie z zapisami księgowymi. Niekoniecznie jest to to samo, co rzeczywiste zapasy (czyli rzeczywista ilość zapasów, które firma ma pod ręką), ponieważ zapasy mogą zostać uszkodzone, zagubione, skradzione lub w inny sposób zawyżone lub zaniżone w księgach.

Systemy ciągłej inwentaryzacji pomagają utrzymać dokładniejsze księgi inwentaryzacyjne, ponieważ jest mniej prawdopodobne, że szybciej przeoczysz transakcje, uszkodzenia, utracone zapasy i inne niespójności dzięki szczegółowym zapisom w czasie rzeczywistym.

Formuły stosowane w metodach ciągłej inwentaryzacji

W celu doprecyzowania przy zamawianiu pozycji magazynowych można zastosować formuły. Istnieje kilka formuł, których właściciele firm mogą używać do śledzenia inwentaryzacji fizycznych. Oto lista naszych ulubionych.

EOQ

EOQ, czyli ekonomiczna ilość zamówienia, ma na celu znalezienie optymalnej ilości zamówienia dla firm, aby zminimalizować pewne rzeczy, takie jak koszty, przestrzeń magazynowa i braki.

Wzór: EOQ = pierwiastek kwadratowy z: [2SD] / H

S = Koszty instalacji (na zamówienie, zazwyczaj z wysyłką i obsługą)

D = Stopa popytu (ilość sprzedawana rocznie)

H = Koszty utrzymania (rocznie, na jednostkę)

Wyroby gotowe

Zapasy wyrobów gotowych oznaczają zapasy dostępne dla klientów do zakupu, które można zrealizować. Dzięki formule zapasów wyrobów gotowych sprzedający mogą obliczyć koszt zapasów.

Formuła: (COGM – COGS) + Wartość wyrobów gotowych z poprzedniego roku

FIFO

FIFO (pierwsze weszło, pierwsze wyszło) to metoda wyceny zapasów, która sprzedaje towary zakupione jako pierwsze przed towarami zakupionymi później. Teoretycznie oznacza to, że najstarsze zapasy są wysyłane do klientów przed nowszymi.

LIFO

LIFO (ostatnie weszło, pierwsze wyszło) to metoda wyceny zapasów, która wykorzystuje koszt najnowszych zakupionych produktów do obliczenia kosztu sprzedanych towarów (COGS), podczas gdy starsza wartość zapasów jest uważana za kończącą zapas w bilansie.

Średni ważony koszt

Średni ważony koszt to system księgowy, który używa średniej ważonej do określenia ilości pieniędzy, które trafiają do KWS i zapasów.

Wzór: Koszt towarów dostępnych do sprzedaży / Całkowita liczba sztuk w magazynie

Jak zoptymalizować procesy zarządzania zapasami

Wybór systemu ciągłej inwentaryzacji zamiast systemu ręcznego i czasochłonnego to pierwszy krok w zarządzaniu zapasami. Ale potrzebujesz również odpowiedniej technologii i partnerów, aby zoptymalizować systemy i procesy śledzenia zapasów.

Realizacja zamówienia nie może się odbyć prawidłowo bez odpowiedniego procesu zarządzania zapasami. Logistyka stron trzecich (3PL) umożliwia sprzedawcom zlecanie realizacji zamówień na zewnątrz , w tym magazynowania, zarządzania zapasami, kompletacji i pakowania oraz wysyłki. Dzięki ShipBob możesz spędzać mniej czasu na zadaniach związanych z zarządzaniem zapasami, zachowując jednocześnie pełny wgląd w proces realizacji.

Skubana współpracuje z ShipBob i oferuje zaawansowane, wieczyste, wielokanałowe funkcje zarządzania zapasami, takie jak automatyczne magazynowanie, raportowanie o zapasach i zaawansowane funkcje analityczne.

„Wygląda na to, że sieć realizacji, na którą się przeszliśmy, oferuje rozwiązanie tego problemu, automatycznie obliczając tę ​​liczbę i synchronizując ją bezpośrednio ze stroną produktu.

Jednak dowiedzieliśmy się, że nie można ufać liczbom z inwentarza. Na przykład nasz widok sklepu pokaże ujemne jednostki produktu w magazynie, ale liczniki zapasów realizacji pokażą tysiące dostępnych jednostek.

Dzięki ShipBob byliśmy w stanie oznaczyć dowolną kombinację jednostek SKU jako unikalny pakiet i wybrać jednostki SKU komponentów bezpośrednio na pulpicie nawigacyjnym.

Za każdym razem, gdy ten pakiet był realizowany przez ShipBob, mogliśmy zobaczyć poszczególne komponenty, które zostały fizycznie odebrane, i wiedzieliśmy, że zamówienie zostało zrealizowane zgodnie z oczekiwaniami. ShipBob umożliwił nam również wprowadzanie zmian w pakietach na bieżąco z pełną kontrolą i widocznością.

Gerard Ecker, założyciel i dyrektor generalny Ocean & Co.

Wniosek

System ciągłego inwentaryzacji to najlepszy wybór dla szybko rozwijających się firm e-commerce. System okresowej inwentaryzacji charakteryzuje się dużym prawdopodobieństwem rozbieżności i słabszej kontroli zapasów. Dzięki systemowi ciągłej inwentaryzacji możesz scentralizować zarządzanie zapasami, zoptymalizować poziom zapasów i wiele więcej.

Technologia realizacji ShipBob zawiera wbudowane narzędzia do zarządzania zapasami, w tym prognozowanie popytu , zarządzanie zamówieniami oraz dane i analizy . Aby dowiedzieć się więcej o tym, jak ShipBob może wspierać Twój biznes e-commerce, kliknij przycisk poniżej, aby poprosić o informacje.

Masz własny magazyn?

ShipBob ma najlepszy w swojej klasie system zarządzania magazynem (WMS) dla marek, które mają własny magazyn i potrzebują pomocy w zarządzaniu zapasami w czasie rzeczywistym, redukując błędy kompletacji, pakowania i wysyłki oraz z łatwością skalując.

Dzięki Merchant Plus marki mogą nawet korzystać z usług realizacji ShipBob w dowolnym centrum realizacji ShipBob w Stanach Zjednoczonych, Kanadzie, Europie i Australii, aby usprawnić wysyłkę transgraniczną, obniżyć koszty i przyspieszyć dostawy.

Często zadawane pytania dotyczące systemu stałego inwentaryzacji

Śledzenie zapasów jest ważną częścią Twojego biznesu e-commerce. Jest to klucz do posiadania zapasów dostępnych na sprzedaż i zapewnia utrzymanie KWS na minimalnym poziomie. System stałego inwentaryzacji jest najczęstszą metodą stosowaną przez szybko rozwijające się firmy e-commerce.

1. Co to jest system ciągłej inwentaryzacji?

System ciągłej inwentaryzacji to metoda inwentaryzacji, która śledzi zmiany poziomu zapasów w czasie rzeczywistym. Zapewnia szczegółowy przegląd stanów magazynowych i sprzedanych towarów.

2. Jak działa system ciągłej inwentaryzacji?

Za pomocą oprogramowania do zarządzania zapasami system ciągłej inwentaryzacji śledzi w czasie rzeczywistym stany magazynowe i zamówienia oraz centralizuje dane w jednym miejscu.

3. Dlaczego firmy korzystają z systemów ciągłej inwentaryzacji?

System ciągłej inwentaryzacji daje firmie e-commerce dokładny wgląd w poziom zapasów w dowolnym momencie bez ręcznego procesu wymaganego w systemie okresowej inwentaryzacji. Automatyzacja , jaką zapewnia system ciągłej inwentaryzacji, uwalnia czas i kapitał.

4. Jaka jest zaleta systemu ciągłego inwentaryzacji?

System ciągłej inwentaryzacji jest dokładniejszy niż mniej zaawansowany system okresowej inwentaryzacji. Dokładniejsze zliczanie zapasów przez cały czas zapobiega brakom zapasów i problemom z nadmiernymi zapasami.