Co to jest inwentarz fizyczny? Jak to zrobić i wskazówki w 2023 r

Wstęp

Prawie w każdym domu na lodówce przyklejona jest lista zakupów. Jeśli czegoś brakuje na magazynie, osoba umieszcza to na liście. Ten sam przepływ pracy obowiązuje w magazynie, w którym obowiązuje protokół spisu z natury. Proces audytu służy do pomiaru poziomu zapasów w magazynie.

W tym artykule zbadamy wiele zawiłości i złożoności otaczających inwentarz z natury. Ta eksploracja pozwoli Ci zrozumieć, jaki jest idealny przepływ pracy w Twoim magazynie i jak poprawić efektywność realizacji zamówień.

Co to jest inwentarz fizyczny?

Inwentarz fizyczny jest dokładnie taki, jak się wydaje. Jest to fizyczny stan zapasów znajdujących się w magazynie. Zwykle odnosi się to również do metody audytu poziomów zapasów w magazynie w porównaniu z poziomami w systemie. Zwykle ma na celu usunięcie rozbieżności i błędów, zapewniając śledzenie zapasów w czasie rzeczywistym.

Rozbieżnościom tym należy zaradzić w sposób priorytetowy. W przeciwnym razie może to prowadzić do zduplikowania SKU lub fałszywych wyczerpań zapasów w Twojej witrynie, co spowoduje utratę przychodów. Ten proces audytu zapewnia również wgląd w kluczowe dane na poziomie podstawowym. Dzięki tym spostrzeżeniom możesz usprawnić pozyskiwanie zapasów i zarządzanie nimi. Możesz nawet prognozować dane dotyczące sprzedaży i wykorzystywać je do planowania i ustalania strategii innych aspektów swojej działalności e-commerce.

3 Metody audytu inwentarza z natury

Zanim zagłębimy się w koncepcję fizycznych zapasów dla firm e-commerce , przyjrzyjmy się klasyfikacji procesów. Oto trzy najpopularniejsze sposoby audytu zapasów z natury.

1) Liczenie ręczne

Kiedy pracownicy chodzą i ręcznie rozliczają każdą jednostkę SKU, proces ten nazywa się liczeniem ręcznym. Metoda ta, wykonywana głównie na bardzo małą skalę, jest najbardziej prymitywną formą audytu zapasów. Większość sklepów raczej tego unika ze względu na duże prawdopodobieństwo wystąpienia nieprawidłowości w liczbach. Jest to jednak jeden z najtańszych sposobów ze względu na jego barebone charakter.

2) Liczenie elektroniczne

W ramach tej metody sklepy korzystają z systemu POS i skanera kodów kreskowych w celu uwzględnienia poziomu zapasów. Kod kreskowy będzie zawierał informacje o poszczególnych jednostkach SKU. Pracownicy skanują te kody kreskowe, aby wprowadzić informację o swojej obecności w swoim systemie.

System POS śledzi wychodzące zapasy, a następnie porównuje tę liczbę z istniejącymi zapasami. Zaletą tej metody jest jej duża dokładność. Jednakże ta metoda audytu może być dość czasochłonna i wymagać również znacznej siły roboczej.

3) Liczenie cykli

W przypadku metody liczenia ciągłego personel dokonuje audytu części zapasów w celu sprawdzenia istniejących poziomów. Ta metoda jest zwykle stosowana przez sprzedawców detalicznych, którzy chcą wdrożyć audyt fizyczny bez wdrażania procesu ręcznego.

W ramach tego procesu produkty są segregowane na różne kategorie. Pozycje są poddawane audytowi zgodnie z ich priorytetem w łańcuchu dostaw firmy, a części są wykorzystywane do rozliczenia całego zapasu. Proces ten jest zazwyczaj szybszy niż metody tradycyjne i jest stosowany w większych magazynach w celu przyspieszenia procesu audytu.

5 najlepszych praktyk, których należy przestrzegać podczas liczenia zapasów z natury

Inwentaryzacja z natury może być żmudnym i długim procesem, ale nadal jest skutecznym sposobem śledzenia poziomu zapasów. Ponieważ jednak proces ten jest ręczny, często możesz napotkać problemy. Oto pięć praktyk pozwalających uniknąć tych błędów i zapewnić niemal bezbłędny proces.

1) Weź pod uwagę wahania sezonowe

Większość e-commerce ma zazwyczaj określoną porę roku, kiedy następuje ogromny napływ zamówień. Podczas fizycznej kontroli zapasów te wahania sezonowe mają tendencję do zaburzania wyników liczbowych. Zwiększony przepływ zapasów prowadzi do wzrostu rozbieżności w liczbie.

Dlatego należy wcześniej uwzględnić te wahania sezonowe. Kolejną dobrą wskazówką jest skupienie się na towarach o dużej wartości lub na które jest duże zapotrzebowanie. Dzięki temu możesz skoncentrować swoje wysiłki na obszarach o największym wpływie i mieć pewność, że nieprawidłowości nie będą miały negatywnego wpływu na wyniki finansowe.

2) Zainstaluj środki kontroli i zarządzania zapasami

Ręczna kontrola nad stanem magazynowym ma ograniczoną funkcjonalność. Jeśli chcesz sprawować lepszą kontrolę, będziesz musiał zainstalować system zarządzania zapasami . System ten będzie pełnił rolę mediatora podczas realizacji zamówień i rejestrował każdy ruch na magazynie.

Taka widoczność pozwala na śledzenie tych zamówień i umożliwia znacznie lepszą kontrolę nad stanami magazynowymi. Oprócz tego synchronizacja w czasie rzeczywistym pozwala przyspieszyć proces audytu zapasów fizycznych. Poprawia to także dokładność procesu, gdyż system uwzględnia każdy ruch w magazynie.

3) Oblicz współczynnik rotacji zapasów

Wskaźnik rotacji zapasów to częstotliwość uzupełniania zapasów wymagana w danym okresie. Stosunek pozwala zrozumieć ogólny ruch zapasów w magazynie. Liczbę tę porównuje się z poziomami z audytu fizycznego, aby wskazać wszelkie nieprawidłowości.

Wskaźnik jest również przydatny do zrozumienia zmieniających się trendów w sprzedaży. Za pomocą liczby możesz określić cykl życia zapasów. Dzięki temu możesz mieć bardziej całościową kontrolę nad fizycznymi zapasami w swoim magazynie. Dodatkowo wskaźnik rotacji umożliwia również łatwe pozyskiwanie zapasów.

4) Zautomatyzuj proces audytu zapasów

Dopóki procesy są wykonywane ręcznie, prawdopodobieństwo błędów i nieprawidłowości jest zawsze widoczne. Aby wyeliminować te nieprawidłowości, należy włączyć funkcje automatyzacji do procesu audytu. Możesz zautomatyzować aspekty procesu liczenia, korzystając z technologii takich jak kody kreskowe i RFID.

Oprócz tego możesz wdrożyć system zarządzania zapasami, który pozwala śledzić poziomy w czasie rzeczywistym w wielu lokalizacjach. Pomoże to w efektywnej ekspansji i umożliwi lepszą kontrolę nad całym łańcuchem dostaw.

5) Uwzględnij prognozowanie zapasów dla zakupów

Wszyscy słyszeliśmy: „Wszystko w proporcji”. To stwierdzenie ma znaczenie również w przypadku zarządzania zapasami. Musisz przez cały czas dbać o odpowiedni poziom zapasów w swoim magazynie. Aby było to możliwe, będziesz musiał skorzystać z audytów inwentarza z natury, aby zrozumieć czas realizacji.

Dzięki czasowi realizacji i analizie danych z przeszłości można niemal dokładnie przewidzieć wymagany poziom zapasów. Następnie możesz przestudiować trendy i opracować optymalny plan zakupów.

3 ważne wskaźniki KPI powiązane z inwentaryzacją fizyczną

1) Wskaźnik rotacji zapasów

Jak wyjaśniono, wskaźnik rotacji zapasów to częstotliwość uzupełniania zapasów. Mówiąc dokładniej, jest to całkowity koszt towarów podzielony przez średni stan zapasów. W przypadku spisu z natury wskaźnik rotacji może pomóc w wykryciu nieprawidłowości bez faktycznego audytu.

2) Stosunek zapasów do sprzedaży

Stosunek zapasów do sprzedaży to stosunek średniej wartości zapasów do wartości sprzedaży netto. Chodzi o zrozumienie poziomu posiadanych zapasów w porównaniu z możliwościami sprzedaży. Za pomocą tego numeru możesz zmniejszyć koszty utrzymywania zapasów i zachować bardziej realistyczny numer zapasów. Pomoże to również w obniżeniu kosztów przechowywania zapasów.

3) Wskaźnik sprzedaży

Wskaźnik sprzedaży oznacza wskaźnik zużycia zapasów w danym okresie. Wskaźnik sprzedaży ma kluczowe znaczenie dla zrozumienia dokładności audytów spisu z natury. Liczba ta ma także znaczenie przy ustalaniu harmonogramu zakupów.

Jaka jest alternatywa dla inwentaryzacji fizycznej?

Inwentaryzacja wieczysta jest idealną alternatywą dla inwentarza z natury. Mówiąc najprościej, ciągła inwentaryzacja to metoda, w której systemy utrzymują poziom zapasów w czasie rzeczywistym, bez konieczności fizycznego potwierdzania. Systemy te stają się coraz bardziej popularne, ponieważ firmy z branży handlu elektronicznego zaczęły korzystać z wielu centrów realizacji zamówień w celu szybszych dostaw.

Główną zaletą spisu z natury jest dokładność. Proces ten niemal całkowicie eliminuje interwencję człowieka poprzez synchronizację liczb w czasie rzeczywistym. Ta synchronizacja w czasie rzeczywistym jest utrzymywana za pomocą systemów POS i skanerów.

Ten typ zapasów jest również przydatny w połączeniu z systemem planowania zapotrzebowania materiałowego (MRP). Takie połączenie przydaje się do poprawy prognozowania zapasów i usprawnienia procesu zaopatrzenia.

Wniosek

Niezależnie od wirtualnego charakteru współczesnego ekosystemu, w istocie zapasy będą miały pewną wartość fizyczną. Dlatego też audyty inwentarza z natury mogą być właściwym początkiem potrzeb firmy e-commerce. Choć może to być proces czasochłonny, umożliwia firmie weryfikację integralności systemów zarządzania zapasami i magazynami .

Często zadawane pytania

1) Jakie są główne składniki kosztów zarządzania zapasami?

Koszty zarządzania zapasami obejmują koszty kapitałowe, koszty utrzymania zapasów i koszty operacyjne magazynu. Prawdopodobnie będzie się różnić w zależności od charakteru towarów i wielkości magazynu.

2) Dlaczego zwykle przeprowadza się audyt spisu z natury?

Audyty fizyczne są zwykle przeprowadzane w celu dopasowania bieżącego poziomu zapasów do stanu fizycznego. Można go również wykorzystać do zrozumienia nieprawidłowości i usterek w systemach POS i zarządzaniu zamówieniami.