Jak zrównoważyć bezpieczeństwo, interoperacyjność i użyteczność w oprogramowaniu komunikacyjnym i operacyjnym

Oprogramowanie do operacji biznesowych i komunikacji wewnętrznej może pomóc zespołom w zwiększeniu produktywności i zaangażowaniu. Zapewniają one pracownikom dostęp do krytycznych informacji i dostarczają menedżerom praktycznych narzędzi wspomagających przywództwo.

Jednak takie platformy przechowują wiele kluczowych i poufnych danych firmy, w tym rozmowy między pracownikami, zasady i najlepsze praktyki oraz zasoby ludzkie. W rezultacie pojawiają się poważne pytania dotyczące bezpieczeństwa, prywatności danych i zgodności z przepisami.

Menedżerowie IT muszą również zapewnić dobrą interoperacyjność z istniejącym oprogramowaniem i dobre ogólne wrażenia użytkownika. W przeciwnym razie operacje ucierpią, a pracownicy mogą zwrócić się do nieautoryzowanych i mniej bezpiecznych rozwiązań, takich jak wysyłanie wiadomości tekstowych.

W tym artykule omawiamy te i inne problemy, o których menedżerowie IT muszą pamiętać przy wyborze lub wdrażaniu oprogramowania do komunikacji wewnętrznej i operacji biznesowych.

Bezpieczeństwo, prywatność danych i łatwość użytkowania

Pracownicy muszą mieć możliwość łatwego udostępniania informacji i zasobów. Od tego zależy zarządzanie zadaniami, bezpieczeństwo pracowników oraz kultura firmy.

Z drugiej strony menedżerowie IT muszą zapewnić bezpieczną wymianę tych danych. Wycieki danych — potencjalnie katastrofalne dla działalności firmy i publicznego wizerunku — zdarzają się regularnie.

Na szczęście najlepsze oprogramowanie operacyjne i komunikacyjne jest tworzone z myślą o dobrym bezpieczeństwie. Na przykład Connecteam umożliwia menedżerom i specjalistom IT monitorowanie i blokowanie dostępu pracowników do czatów grupowych, baz wiedzy i innych zasobów w dowolnym momencie. Dane są również szyfrowane, czy to w chmurze, czy na urządzeniu pracownika.

W rzeczywistości badania wykazały, że największe zagrożenie dla bezpieczeństwa danych stanowią sami pracownicy, których słabe praktyki w zakresie bezpieczeństwa stanowią zagrożenie dla zasobów firmy.

Menedżerowie IT powinni zatem skupić się na:

• Zapewnienie, że pracownicy zostaną odpowiednio przeszkoleni i będą w stanie wykryć ataki phishingowe i inne powszechne podstępy w zakresie bezpieczeństwa cybernetycznego.
• Wdrażanie silnych zasad haseł.
• Ograniczenie dostępu do danych wrażliwych.
• Regularne tworzenie kopii zapasowych ważnych danych lub upewnianie się, że robi to dostawca oprogramowania.

Dzięki temu menedżerowie i pracownicy mogą dzielić się informacjami i efektywnie komunikować, bez konieczności przeskakiwania przez dodatkowe, często uciążliwe przeszkody bezpieczeństwa.

Kompatybilność, integracje i interoperacyjność

Przeciętna firma korzysta z co najmniej kilku różnych programów. Wielu używa dziesiątek. Takie złożone ekosystemy są trudne w utrzymaniu i powodują częste problemy z kompatybilnością i interoperacyjnością.

Platformy typu „wszystko w jednym”, które łączą operacje, komunikację, zasoby ludzkie i inne elementy w jedno rozwiązanie, oferują eleganckie rozwiązanie tego problemu i poprawiają kompatybilność i interoperacyjność w całej firmie.

Ważna jest również zgodność z istniejącymi przepływami pracy i codziennymi praktykami. „Narzucanie” rozwiązania pracownikom, którzy mają już ustalony sposób robienia czegoś, prowadzi do frustracji i cienia IT (wykorzystanie nieautoryzowanych aplikacji jako obejścia dostrzeganych lub rzeczywistych niedociągnięć oficjalnej platformy).

Możliwość dostosowania i elastyczność oszczędzają pod tym względem. Oprogramowanie, które można dostosować do potrzeb biznesowych, gwarantuje, że to oprogramowanie służy pracownikom, a nie odwrotnie.

Zapewnienie zgodności z przepisami

Kwestie prywatności i zgodności z przepisami są równie ważne jak bezpieczeństwo i kompatybilność.

Menedżerowie IT będą chcieli nadać priorytet platformom, które ułatwiają przestrzeganie odpowiednich przepisów o ochronie danych pracowników. Obejmują one:

• Kalifornijska ustawa o ochronie prywatności konsumentów (CCPA);
• ustawa o przenośności i odpowiedzialności w ubezpieczeniach zdrowotnych (HIPAA);
• Ustawa o Niepełnosprawnych Amerykanach (ADA);
• Ogólne rozporządzenie Unii Europejskiej o ochronie danych (RODO).

Ponadto przepisy wymagają od pracodawców bezpiecznego przechowywania określonych rejestrów. Na przykład amerykańska Komisja ds. Równych Szans Zatrudnienia (EEOC) nakazuje pracodawcom przechowywanie dokumentacji dotyczącej zatrudnienia i personelu przez rok po przymusowym rozwiązaniu stosunku pracy. Ustawa o sprawiedliwych standardach pracy (FLSA) wymaga, aby listy płac i akta pracowników były przechowywane przez trzy lata.

Dlatego będziesz potrzebować możliwości archiwizowania, a nie tylko usuwania danych pracowników poza sezonem. Na przykład Connecteam umożliwia cofnięcie dostępu do zasobów firmy przy jednoczesnym zachowaniu dokumentów kadrowych. Można im przypisać określony termin, po którym należy je również usunąć lub zaktualizować.

Spełnienie ograniczeń kosztowych i budżetowych

Oprogramowanie operacyjne i komunikacyjne ma tendencję do stosowania modelu wyceny na użytkownika. Wraz ze wzrostem zespołów rosną koszty. Może to być zbyt kosztowne dla firm każdej wielkości. Ale może to być szczególnie trudne dla małych firm i start-upów, gdzie koszt na pracownika jest zwykle wyższy.

Modele, które pobierają stałą miesięczną stawkę lub bardzo niewielką dodatkową kwotę za każdego pracownika, dają firmom przestrzeń do oddychania i rozwoju. Na przykład płatny poziom Connecteam zaczyna się od 29 USD miesięcznie dla maksymalnie 30 użytkowników, a dodatkowi użytkownicy kosztują zaledwie 0,50 USD. Dostępny jest również bezpłatny plan Small Business dla maksymalnie 10 użytkowników.

Wreszcie, aplikacje, których można bezpiecznie używać na urządzeniach osobistych, oszczędzają firmom konieczności dostarczania sprzętu pracownikom. Aby to zadziałało, platforma powinna być łatwa w instalacji, prosta w użyciu i działać na wszystkich urządzeniach mobilnych.

Jak znaleźć właściwe rozwiązanie

Ostateczny wybór oprogramowania może, ale nie musi, należeć do kierownika IT. Tak czy inaczej, jako menedżer IT powinieneś przyjść przygotowany z listą niezbędnych rzeczy, które pomogą Ci pokierować procesem podejmowania decyzji.

Ta lista powinna zawierać czynniki omówione w tym artykule: interoperacyjność i kompatybilność, koszt, łatwość użytkowania oraz bezpieczeństwo i ochronę danych. Porównaj dostawców, korzystając z tych czynników, aby uzyskać jasny obraz tego, który jest najlepszy dla Twojej firmy.

Jeśli to możliwe, menedżerowie IT powinni również uczestniczyć w praktycznych lub wirtualnych demonstracjach i zapewnić im czas na wypróbowanie oprogramowania przed jego wdrożeniem. Recenzje ze stron internetowych, takich jak Captera i TrustPilot, mogą pomóc w ustaleniu typowych problemów IT.

Właściwe rozwiązanie zapewnia skuteczne i proste narzędzia do operacji i komunikacji, jednocześnie zapewniając spełnienie głównych wymagań menedżerów IT. Wielu menedżerów IT uważa, że ​​Connecteam jest najlepszym rozwiązaniem do komunikacji wewnętrznej i operacje. To ekonomiczne, skalowalne, kompleksowe rozwiązanie.