Kluczowe role i obowiązki skutecznego menedżera ds. szkoleń

Rola kierownika ds. szkoleń jest wymagająca, ale satysfakcjonująca. Dobrzy menedżerowie ds. szkoleń pomagają wypełnić luki w umiejętnościach pracowników firmy — zwiększając produktywność, zmniejszając liczbę błędów i zwiększając zadowolenie klientów. Pomagają również poprawić zaangażowanie pracowników i nie tylko.

Jednak menedżerowie ds. szkoleń są często oddzieleni od reszty HR, a ich rola jest łatwo źle rozumiana.

Niezależnie od tego, czy chcesz zatrudnić świetnego menedżera ds. szkoleń, czy sam nim zostać, trafiłeś we właściwe miejsce. Poniżej przyjrzymy się 10 typowym obowiązkom skutecznego menedżera ds. szkoleń, aby podkreślić ich kluczowe role i obowiązki.

Menedżerowie ds. szkoleń mają trudne zadanie tworzenia planów szkoleniowych, które odpowiadają potrzebom ich pracowników, organizacji i lokalnym przepisom.

Aby to zrobić, muszą w pełni zrozumieć i połączyć się z misją i celami swojej firmy. Tylko wtedy mogą ocenić wyniki pracowników pod kątem tych celów.

Przeglądanie opinii klientów i wydajności pracowników to świetny sposób na identyfikację braków w umiejętnościach i wiedzy. Ponadto od kierowników ds. szkoleń można wymagać tworzenia praktycznych ocen w celu wykrycia obszarów wymagających poprawy wśród pracowników.

Wreszcie, ich zadaniem jest również upewnienie się, że ich plany szkoleniowe są zgodne z wymogami regulacyjnymi i zgodnością.

Wszystkie opisy stanowisk kierowników ds. szkoleń mają jedną kluczową wspólną rolę: tworzenie programów szkoleniowych.

Zróżnicowani pracownicy będą mieli różne style uczenia się, potrzeby i tempo. Skuteczny menedżer ds. szkoleń musi wziąć pod uwagę te różnice.

Ważne jest zbadanie grupy docelowej i zaprojektowanie programu szkoleniowego, który wykorzystuje różne metody realizacji — takie jak platformy e-learningowe, techniki szkoleniowe w klasie i uczenie się w miejscu pracy.

Na przykład dzisiejsza siła robocza składa się głównie z millenialsów i zespołów pokolenia Z. Dorastali w epoce mediów społecznościowych i technologii. Menedżerowie ds. szkoleń mogą tworzyć dla nich kursy online, które są zabawne, spersonalizowane i wciągające.

Role i obowiązki kierownika ds. szkoleń wykraczają poza projektowanie kursów. Muszą planować i zarządzać wydarzeniami edukacyjnymi i rozwojowymi, takimi jak seminaria, warsztaty i konferencje. Zadania mogą obejmować wybieranie tematów, rezerwowanie lokalizacji, pozyskiwanie prelegentów i nie tylko.

Czasami może być konieczne zapewnienie alternatywnych rozwiązań, gdy wydarzenia są drogie lub niewygodne. Na przykład kierownik ds. szkoleń może organizować seminaria internetowe dla rozproszonych zespołów, które nie mogą uczestniczyć osobiście. W ten sposób pracownicy mogą uczyć się, nawiązywać kontakty i łączyć się z kulturą firmy z dowolnego miejsca.

Rola kierownika ds. szkoleń obejmuje również wspieranie pracowników w rozwoju ich karier. Na przykład mogą szkolić nowych przełożonych w zakresie umiejętności zarządzania zespołem lub poprosić starszych menedżerów o zapewnienie coachingu dotyczącego konkretnego stanowiska.

Mogą również potrzebować organizować, prowadzić i śledzić skuteczność programów mentorskich. Rolą kierownika ds. szkoleń jest pozyskiwanie i dopasowywanie pracowników do odpowiednich mentorów, którzy mogą pomóc im w realizacji celów zawodowych.

Pomaganie nowym pracownikom w integracji i przyczynianiu się do realizacji celów firmy może być trudne, ponieważ nowi pracownicy mają różne poziomy umiejętności. Muszą również zostać przyspieszone w określonych ramach czasowych.

Menedżerowie ds. szkoleń mogą to ułatwić, tworząc i udostępniając proste kursy i materiały szkoleniowe. Na przykład mogą napisać standardowe procedury operacyjne (SOP), aby bardziej szczegółowo wyjaśnić zadania. Ponadto kierownicy ds. szkoleń powinni upewnić się, że SPO są łatwe do zrozumienia dla nowych pracowników.

Mogą również prowadzić szkolenia wprowadzające, aby zapoznać pracowników z kulturą firmy i praktykami pracy. Ponadto, jeśli nowemu pracownikowi brakuje wiedzy specjalistycznej, kierownik ds. szkoleń może dopasować go do partnera wprowadzającego lub poprosić o pomoc doświadczonych kolegów.

Istotne jest, aby menedżerowie szkoleniowi upewnili się, że pracownicy wykonują przydzielone im czynności. Dzięki platformom e-learningowym mogą śledzić postępy pracowników w czasie rzeczywistym. Ponadto mogą wysyłać przypomnienia do pracowników, którzy nie ukończyli wymaganych kursów.

Dzięki osobistym lub wirtualnym klasom monitorowanie obecności jest łatwym sposobem śledzenia ukończenia. Jednak niektórzy menedżerowie ds. szkoleń wykraczają poza to. Na przykład śledzą poziomy uczestnictwa za pomocą sesji interaktywnych. Lub ograniczają korzystanie z telefonów komórkowych podczas treningu.

Wreszcie, ich zadaniem jest również zgłaszanie lub podejmowanie działań dyscyplinarnych wobec pracowników, którzy nie przestrzegają.

Ocena sukcesu programów należy do obowiązków kierownika szkolenia. Ustanawiają kluczowe wskaźniki wydajności (KPI), które muszą spełniać programy szkoleniowe, takie jak zwrot z inwestycji (ROI). Mierzenie ROI szkolenia jest jednak trudnym zadaniem. Łatwo oszacować koszty szkoleń, trudniej określić zwroty.

Dlatego odnoszący sukcesy menedżerowie ds. szkoleń stosują również inne wskaźniki KPI! Opracowują ankiety i kontaktują się z pracownikami, aby zebrać opinie na temat tego, jak pracownicy sądzą o szkoleniu, które otrzymali.

Mogą również zastosować bardziej obiektywne miary, takie jak wskaźniki ukończenia i wyniki quizów szkoleniowych. Ponadto mogą przeglądać oceny wydajności, aby sprawdzić, czy po szkoleniu nastąpiła poprawa.

Rolą kierownika ds. szkoleń jest trzymanie się budżetu szkoleniowego firmy. Priorytetowo traktują kursy, które są zgodne z celami firmy i zapewniają najlepszy stosunek jakości do ceny. Ponadto negocjują z zewnętrznymi trenerami, sprzedawcami i innymi dostawcami, aby obniżyć koszty lub otrzymać zniżki.

Do ich obowiązków należy również śledzenie wydatków na szkolenia. Obejmuje to opłaty trenerskie, koszty podróży, koszty technologii i sprzętu i inne.

Menedżerowie ds. szkoleń muszą również często łączyć się z pracownikami i menedżerami. W ten sposób mogą zebrać informacje zwrotne na temat tego, jakie treści szkoleniowe działają i gdzie występują luki w wiedzy.

Muszą także budować relacje z liderami wyższego szczebla, na których mogą liczyć w zakresie coachingu i mentoringu dla innych pracowników.

Częścią pracy jest również współpraca z zewnętrznymi dostawcami. To świetny sposób, aby dowiedzieć się o najnowszych ofertach i wynegocjować najlepszą cenę z odpowiednimi dostawcami.

Jednak zarządzanie tak wieloma relacjami może być trudne, zwłaszcza jeśli interesariusze znajdują się w wielu lokalizacjach. Menedżerowie ds. szkoleń również muszą znaleźć sposób na wirtualne wzmocnienie tych relacji.

Skuteczni menedżerowie szkoleń regularnie przeglądają i aktualizują swoje materiały. Dzisiejsza siła robocza składa się z jeszcze większej liczby pracowników bez biurek, zdalnych i hybrydowych niż kiedykolwiek wcześniej. Dlatego też menedżerowie ds. szkoleń muszą dostosowywać swoje metody, aby być na bieżąco z potrzebami swoich pracowników.

Na przykład nauka mobilna umożliwia pracownikom dostęp do szkoleń z dowolnego miejsca, a symulacje w świecie rzeczywistym oferują nowy sposób szkolenia pracowników pierwszej linii.

Streszczenie

Kierownicy szkoleń mają trudne zadanie utrzymania wykwalifikowanej i kompetentnej siły roboczej. Skuteczny kierownik ds. szkoleń stworzy atrakcyjne programy szkoleniowe dla pracowników, zgodne z odpowiednimi przepisami.

Poruszają się również w pracy z ograniczonymi budżetami szkoleniowymi, jednocześnie upewniając się, że ich programy są znaczące i skuteczne.

Wreszcie, bycie na bieżąco z najnowszymi trendami w zakresie uczenia się i rozwoju pomaga menedżerom ds. szkoleń wyprzedzać konkurencję i gwarantować, że ich oferty są najwyższej jakości.