Ujawnianie ograniczeń WhatsApp: poszukiwanie lepszych alternatyw dla komunikacji wewnętrznej
Opublikowany: 2023-07-30WhatsApp stał się narzędziem codziennej komunikacji w organizacjach, bardziej dzięki powszechnej popularności i użyciu niż jakiejkolwiek przemyślanej decyzji.
Jednak WhatsApp nie spełnia potrzeb organizacji poszukujących skutecznego narzędzia do komunikacji wewnętrznej – nie wspominając o ryzyku związanym z jego użyciem – i często jest manipulowany, aby nadal próbować to robić pomimo swoich ograniczeń.
W jaki sposób WhatsApp nie zapewnia skutecznej komunikacji?
Komunikacja nie jest mierzalna
„Powiadomiłeś zespół? Wysłałem im wiadomość na WhatsApp, nie jestem pewien, kto ją widział… Poproszę o odpowiedź”.
Skuteczna komunikacja pozwala organizacjom łatwo mierzyć dostarczanie i wpływ wiadomości, co jest trudnym zadaniem w przypadku korzystania z WhatsApp. Niektóre organizacje próbują to zrobić, ręcznie analizując każdą wysłaną wiadomość WhatsApp i przeglądając listę za każdą z nich. W skrajnych przypadkach organizacje nawet dokumentują takie listy w Excelu, aby potwierdzić, że ich zespół przejrzał przekazane im istotne informacje.
Brakuje priorytetyzacji wiadomości
„Przepraszam, nigdy nie widziałem tej aktualizacji. Teraz widzę, że zostało wysłane wcześniej w wątku, a ja po prostu nie zauważyłem”.
W WhatsApp wszystkie wiadomości są traktowane jednakowo. Nie ma możliwości oznaczenia wiadomości jako „priorytetowe”, co powoduje, że łatwo się gubią lub przeoczają w ciągłym strumieniu wiadomości. Jest to krytyczny brak w kontekstach organizacyjnych, w których nie można zignorować pilnych lub ważnych aktualizacji.
Brak historii rozmów dla nowych członków zespołu
„Jak mogę znaleźć informacje, które zostały udostępnione? Właśnie dołączyłem do zespołu i nie mam go w mojej grupie na WhatsApp”.
Za każdym razem, gdy organizacje doświadczają zmian w członkach swoich zespołów, muszą dodawać lub usuwać osoby ze swoich grup WhatsApp. Ponieważ nowi członkowie zespołu nie mają dostępu do konwersacji sprzed dołączenia, ważne informacje udostępnione wcześniej nie są dla nich dostępne. Co więcej, trudno jest śledzić, jakie informacje były widoczne przez kogo, zwłaszcza gdy członkowie zespołu dołączają w różnych momentach.
Brak formatu i struktury
„ Widziałem, że przesłałeś informacje. Masz zdjęcie zdarzenia? Czy pamiętasz, aby poprosić o dane kontaktowe?
Czasami WhatsApp po prostu nie jest odpowiednim narzędziem do tego zadania. Jest często używany do przekazywania informacji, które powinny być dobrze ustrukturyzowane i sformatowane, na przykład podczas zgłaszania incydentu lub podsumowywania konkretnego wydarzenia. Jednak WhatsApp jest darmowym narzędziem tekstowym i nie obsługuje tego, przez co raportowanie jest bardziej żmudne, mniej uporządkowane i mniej kontrolowane.
Nie zbudowany do delegowania zadań
„ Mówiłem ci, żebyś to zrobił…”
Podczas gdy WhatsApp umożliwia szybkie delegowanie zadań, główną wadą jest brak odpowiedniego zarządzania zadaniami i dokumentacji. Gdy zadania są przydzielane przez WhatsApp, śledzenie, o co i od kogo poproszono, jest trudne. Ponadto menedżerowie mają trudności ze śledzeniem postępu i zakończenia zadań oraz prowadzeniem ich rejestrów, co dodatkowo prowadzi do zamieszania i dezorganizacji.
Narzędzie ręczne nie nadaje się do skalowania
„Wciąż czekam, aż Jamie usunie Josha z regionalnej grupy nadzorców. Czy usunąłeś go ze wszystkich innych grup WhatsApp?”
Ponieważ WhatsApp nie został zaprojektowany jako narzędzie komunikacji organizacyjnej, brakuje mu podstawowych funkcji organizacyjnych. Używanie go jako takiego wymaga zatem wielu ręcznych czynności konserwacyjnych. Nawet podstawowe administrowanie członkami grupy staje się trudne, gdy użytkownicy muszą być ręcznie usuwani z grup. Niektóre organizacje używają do tego arkuszy kalkulacyjnych programu Excel, co skutkuje błędami, takimi jak wykluczanie ludzi z ważnych grup lub zatrzymywanie ich w nich po ich rozwiązaniu.
Ogólnie rzecz biorąc, brak skalowalności i funkcji organizacyjnych sprawia, że WhatsApp jest niepraktycznym wyborem do wydajnej i bezbłędnej komunikacji w dużych organizacjach.
Brak możliwości bezpośredniego dotarcia do całego zespołu na dużą skalę
„P: Ile czasu zajmie nam powiadomienie zespołu? Odp .: Cóż, to zależy od tego, jak szybko nasi regionalni menedżerowie przekażą to dalej…”
WhatsApp zawodzi, jeśli chodzi o kaskadowe przesyłanie informacji między różnymi poziomami organizacji do wszystkich pracowników. Chociaż jest to mniejszy problem dla małych zespołów, informacje musiałyby przechodzić przez różne grupy czatu, aby dotrzeć do zespołów pierwszej linii w większych organizacjach. A bez niezawodnego sposobu zapewnienia, że wszyscy otrzymają i uznają ważne informacje, WhatsApp nie pozwala na spójną komunikację w całej organizacji.
„ WhatsApp nie ma służyć jako narzędzie komunikacji organizacyjnej i jest używany głównie przez organizacje z przyzwyczajenia. Nie zapewnia skutecznej komunikacji w organizacjach ze względu na swoje ograniczenia i brak możliwości. Zdecydowanie zalecamy poszukiwanie lepszych alternatyw dla organizacji, które uważają, że komunikacja jest kluczem do ich sukcesu”.
Amir Nehemia, CEO i współzałożyciel Connecteam
Poszukiwanie lepszych alternatyw dla komunikacji organizacyjnej
Zrozumienie, co sprawia, że komunikacja jest skuteczna i wciągająca, ma kluczowe znaczenie przy poszukiwaniu lepszych alternatyw. Firmy, których zespoły są zawsze w ruchu, wymagają rozwiązania mobilnego, które obsługuje cały zespół, a nie tylko zespół pracujący w biurze. Dlatego obecnie organizacje często korzystają z WhatsApp: jest on łatwo dostępny dla wszystkich pracowników pierwszej linii, którzy czują się poza zasięgiem.
Co zatem sprawia, że organizacyjna platforma komunikacyjna jest wydajna?
Posiadanie bezpośredniego kanału do Twojego zespołu
Skuteczne platformy komunikacyjne umożliwiają organizacjom bezpośrednią komunikację z całym zespołem bez pośredników. Odpowiednia platforma komunikacyjna umożliwi Ci zatem natychmiastowe wysłanie właściwej wiadomości do właściwego zespołu bez konieczności kierowania komunikacji w dół. Możliwość szybkiego segmentowania zespołów i wybierania odpowiednich odbiorców jest niezbędna, aby właściwe informacje docierały do właściwych osób.
Obsługuje różne kierunki komunikacji
To zawiera od góry do dołu, od dołu do góry i peer-to-peer. Chociaż funkcja czatu ma kluczowe znaczenie dla codziennej komunikacji, niekoniecznie jest właściwym narzędziem dla pracownika do zwracania się do dyrektora generalnego lub zachęcania do komunikacji peer-to-peer na różnych poziomach. Skuteczna platforma komunikacyjna zapewni organizacjom różne narzędzia komunikacyjne, wykraczające poza zwykłe wiadomości na czacie.
Wymagający minimalnej pracy ręcznej
Aby odnieść sukces i zintegrować wszystkich członków zespołu, platforma komunikacyjna powinna wymagać od operatorów minimalnej pracy ręcznej i automatyzować jak najwięcej procesów. Jest to jednak tylko punkt odniesienia. Platformy jakości powinny proaktywnie promować efektywną komunikację, zmniejszając obciążenie komunikatora i poprawiając doświadczenie zespołu.
Wspiera zarówno komunikację ustrukturyzowaną, jak i nieustrukturyzowaną
Chociaż czat to świetny sposób na rozmowę o drobnych codziennych sprawach, często wymagane jest bardziej ustrukturyzowane podejście. Skuteczne platformy komunikacyjne umożliwiają organizacjom korzystanie z predefiniowanych, ustrukturyzowanych formatów, zapewniają kompletność raportowania i ograniczają konieczność przesyłania tam i z powrotem.
Zapewnienie dostarczenia wiadomości i mierzenie wpływu
Korzystając ze skutecznej platformy komunikacyjnej, organizacje mogą szybko zidentyfikować, kto otrzymał informacje, i w razie potrzeby poprosić zespół o aktywne potwierdzenie. Zapewnia, że priorytetowe wiadomości nie zostaną utracone w bałaganie i pozwala zamknąć pętlę z każdym pracownikiem w ciągu kilku minut zamiast dni.
Dobrze zarządzany i kontrolowany
Komunikacja jest dużą częścią codziennej pracy każdej organizacji i jako taka powinna być dobrze administrowana i kontrolowana. W przeciwieństwie do WhatsApp skuteczne platformy komunikacyjne oferują narzędzia, ustawienia i uprawnienia, które pozwalają organizacjom nadzorować i kontrolować procesy komunikacji.
Streszczenie
Pomimo zagrożeń związanych z WhatsApp, wiele organizacji używa go dzisiaj do komunikowania się ze swoimi zespołami.
Ponieważ nigdy nie miał służyć jako narzędzie komunikacji organizacyjnej, WhatsApp nie zapewnia bezpośredniej, wymiernej, skutecznej i dobrze zarządzanej komunikacji.
Organizacje powinny zatem ponownie rozważyć swoje cele komunikacyjne i zbadać lepsze alternatywy dla WhatsApp.
W tym świetle zapraszamy do zapoznania się z Connecteam, platformą zaprojektowaną od podstaw w celu zaspokojenia potrzeb komunikacyjnych organizacji, w których wielu członków zespołu jest w ruchu.