Spotkania przed budową: co musisz wiedzieć

Mówią, że czyny mówią głośniej niż słowa.

Ale to nie znaczy, że słowa też nie mają znaczenia; jest to szczególnie prawdziwe w branży budowlanej, gdzie właściwe słowa mogą mieć duży wpływ na czyny.

Podczas pracy na placu budowy spotkanie przed rozpoczęciem budowy może zmienić świat.

Jak sama nazwa wskazuje, spotkanie przedbudowlane odbywa się przed rozpoczęciem prac na budowie.

Ale co dzieje się na spotkaniu przedbudowlanym i dlaczego jest to takie ważne?

W pewnym sensie nazwa to zdradza, ale spotkanie przed budową jest zbyt ważne, by dać prostą odpowiedź. Przyjrzyjmy się bliżej temu, co dzieje się na spotkaniach przedbudowlanych i co warto o nich wiedzieć.

Kto jest obecny

Pierwszym krokiem w prowadzeniu spotkania przed budową jest upewnienie się, że obecni są odpowiednie osoby. Jeśli ktoś ważny zostanie pominięty, może to mieć konsekwencje dla reszty załogi, potencjalnie prowadząc do błędów lub wypadków, które mogą spowodować obrażenia.

W razie wątpliwości nie bój się zaprosić na spotkanie jeszcze kilku osób, tak dla pewności. Jeśli pojawia się pytanie, czy dana osoba powinna tam być, zwykle nie ma nic złego w umożliwieniu tej osobie obecności.

Jednak frekwencja na spotkaniu prawdopodobnie zależy od wielkości firmy i wielkości projektu. Niewielki wykonawca zazwyczaj będzie miał kilka osób noszących wiele czapek podczas projektu, więc frekwencja na spotkaniu przed budową będzie niewielka.

Mówimy o

• właściciel
• lider załogi
• Członkowie załogi
• i estymator.

Ale im większy projekt, tym więcej osób musi być zaangażowanych w spotkanie przed budową.

Ostatnią rzeczą, jakiej chcesz, jest rozpowszechnianie zbyt wielu informacji z drugiej ręki.

Krótko mówiąc, każdy, kto będzie brał udział w wykonywaniu prac w trakcie realizacji projektu lub podejmowaniu kluczowych decyzji podczas realizacji robót budowlanych, powinien być na spotkaniu i zapoznać się ze wszystkimi przekazywanymi informacjami.

Co jest w porządku obrad?

Co to jest spotkanie przed startem? Cóż, zależy to od programu i informacji, które należy udostępnić wszystkim zaangażowanym w projekt. Spotkanie powinno rozpocząć się od przedstawienia właściciela i wszystkich liderów projektu. Nawet jeśli wydaje się to oczywiste, każdy powinien znać wszystkich kluczowych graczy i wiedzieć, kto zarządza projektem. Ogłoszenie struktury dowodzenia dla projektu budowlanego powinno znaleźć się na pierwszym miejscu porządku obrad.

Istotne jest również, aby wyjaśnić odpowiedzialność wszystkich obecnych, w szczególności role kontroli jakości.

Po zakończeniu wstępów, dalsza część spotkania obejmie wszystkie kluczowe dokumenty związane z projektem. Ta część spotkania poprzedzającego budowę może być nużąca, dlatego tym ważniejsze jest, aby wszystko zostało ujęte w porządku obrad. Ułatwia to wszystkim nadążanie i zapewnia, że ​​nic nie zostanie przeoczone lub zapomniane. Jeśli zapomni się o jednej informacji lub punkcie porządku obrad, może to zepsuć całą operację.

Omów podstawy

Jeśli chodzi o prace budowlane, diabeł tkwi w szczegółach. Wszyscy muszą być na tej samej stronie, co oznacza omówienie podstaw i upewnienie się, że wszyscy są na bieżąco. To duża część tego, co dzieje się na spotkaniu przed budową.

Należy przejrzeć najbardziej podstawowe aspekty projektu, aby wszyscy dobrze zrozumieli, co się wydarzy.

Obejmuje to takie elementy, jak harmonogram projektu i harmonogram płatności. Powinno to odpowiedzieć na wszelkie pytania dotyczące tego, jak długo potrwa projekt i kiedy należy wykonać określone prace.

Oczywiście spowoduje to również udostępnienie rysunków i planów wszystkim uczestnikom spotkania. Jest to również ważne, aby wyjaśnić wszelkie niejasności co do tego, jak sprawy będą przebiegać po oficjalnym rozpoczęciu projektu. Wreszcie, spotkania przed rozpoczęciem budowy powinny obejmować wszystkie zasady i procedury specyficzne dla miejsca pracy. Każdy powinien być zorientowany na miejsce, w którym będzie pracował, zwłaszcza że wielu pracowników budowlanych przeskakuje z jednego miejsca na drugie. W szczególności należy szczegółowo omówić procedury bezpieczeństwa, aby pracownicy zrozumieli wszystkie istniejące zagrożenia bezpieczeństwa i wiedzieli, co można zrobić, aby je maksymalnie złagodzić.

Kto tu rządzi

Dużą częścią spotkań poprzedzających budowę jest upewnienie się, że istnieje organizacja związana z przywództwem. Oczywiście każdy członek zespołu musi rozumieć swoją pracę. Równie ważne jest jednak określenie osób odpowiedzialnych za projekt i określenie, jaką częścią projektu będą zarządzać.

Na przykład:

• Kto jest kierownikiem projektu?
• Kto będzie odpowiedzialny za kontrolę jakości?
• Czy na miejscu jest dedykowany kierownik ds. bezpieczeństwa?
• Czy będą różni liderzy dla różnych części projektu?

Po rozpoczęciu pracy pracownicy nie mogą zastanawiać się, co się dzieje iz kim rozmawiają, gdy mają pytanie. Wszyscy liderzy muszą znać pracowników, którzy będą pod ich nadzorem, a pracownicy pierwszej linii muszą wiedzieć, kto jest ich kierownikiem w projekcie. To wszystko powinno zostać wyjaśnione do końca spotkania poprzedzającego budowę, aby uniknąć zamieszania po rozpoczęciu prac.

Jeśli nadal będą pojawiać się pytania o to, kto jest upoważniony do robienia pewnych rzeczy związanych z projektem, spowolni to postęp i opóźni realizację projektu.

Odpowiedz na wszelkie pytania

Na zakończenie spotkania poprzedzającego budowę zawsze należy zarezerwować czas na pytania. Zadaniem liderów jest przyjmowanie wszelkich pytań od osób uczestniczących w spotkaniu, na wypadek gdyby coś, o czym dyskutowano, nie było jasne.

Bez względu na to, jakie pytania są zadawane, zawsze lepiej jest odpowiedzieć na nie przed dużą grupą, aby upewnić się, że wszyscy są na tej samej stronie, niż próbować nadrobić zaległości później.

Najlepiej byłoby zadać przynajmniej kilka pytań po spotkaniu przedkonstrukcyjnym.

W rzeczywistości posiadanie kilku pytań, na które należy odpowiedzieć, jest oznaką udanego spotkania. Jeśli pytań jest za dużo, jest to sygnał, że coś nie było jasne lub na spotkaniu nie ujawniono wystarczającej ilości szczegółów dotyczących projektu.

Nie chcesz też znaleźć się w sytuacji, gdy po spotkaniu nikt nie zadaje pytań.

Oczywiście możliwe, że spotkanie przebiegło idealnie i wszystko zostało jasno wyjaśnione. Ale bardziej prawdopodobne jest, że wszyscy byli zdezorientowani, ale nie chcą, aby ktokolwiek wiedział, że nie rozumieją nadchodzącego projektu.

Prowadź bez wysiłku swoją firmę budowlaną z Connecteam

Prowadzenie spotkań poprzedzających budowę to tylko jeden z aspektów niekończącej się listy zadań na Twoim talerzu.

Jeśli więc chcesz bez wysiłku wykonywać każdy aspekt swojej codziennej pracy, musisz szybko wdrożyć wiodącą aplikację budowlaną Connecteam.

Jest to nie tylko łatwe w użyciu narzędzie, które można skalować wraz z Twoją firmą, można je dostosowywać i jest bardzo przystępne cenowo, ale solidne funkcje mają kluczowe znaczenie dla usprawnienia operacji biznesowych.

• Zautomatyzuj codzienne przepływy pracy i otrzymuj raporty z terenu (raport z kontroli bezpieczeństwa, raport z wypadku, lista kontrolna kontroli narzędzi itp.)
• Planuj zmiany indywidualne lub zespołowe za pomocą przeciągania i upuszczania, powtarzających się zmian, szablonów itp. oraz wysyłaj zadania dla pracowników na miejscu
• Śledzenie czasu GPS dla dokładnej listy płac (którą możesz wyeksportować w dowolnym formacie)
• Aplikacja kiosku brygadzisty, dzięki której wszyscy rejestrują się ze wspólnego urządzenia z unikalnym kodem
• Cyfrowa biblioteka i baza wiedzy do wdrażania i szkolenia załogi, a nawet udostępniania quizów, aby zapewnić pełne zrozumienie omówionego materiału
• Zwiększ zgodność z formularzami odczytu i podpisu
• Bezproblemowa integracja z QuickBooks online i listą płac Gusto
• Zarządzaj wszystkimi prośbami HR, takimi jak czas wolny, aktualizacja danych kontaktowych, wystawianie ocen wydajności i nie tylko
• Łatwo znajduj kontakty w katalogu pracowników w aplikacji
• Rozpocznij czat grupowy lub czat 1:1, aby ulepszyć ogłoszenia operacyjne
• Zwiększ zaangażowanie dzięki ankietom na żywo, polu sugestii i ankietom

Teraz powyższe funkcje to tylko zarysowanie powierzchni. Zacznij od bezpłatnego 14-dniowego okresu próbnego, aby zobaczyć, co Connecteam może naprawdę zrobić dla Twojej firmy budowlanej.

Końcowy wynik spotkania przed budową

Organizując spotkanie przed budową, zawsze najlepiej jest zrozumieć cele spotkania i wyniki, jakich oczekujesz później. Oczywiście jest wiele celów, przede wszystkim ukończenie projektu na czas i bez poważnych wypadków lub obrażeń.

Ale chcesz również, aby wszyscy uczestnicy spotkania odeszli, rozumiejąc swoją dokładną rolę, kiedy muszą to zrobić i jak to przyczynia się do całego projektu.

W pewnym stopniu chcesz zainspirować dyskusje wśród liderów projektu – zwłaszcza, że ​​takie rozmowy zwykle lepiej odbyć przed rozpoczęciem projektu. Nadszedł czas, aby dopracować wszystkie szczegóły dotyczące tego, jak wszystko powinno się połączyć. Jeśli nikt z zaangażowanych osób nie ma żadnych pytań ani wątpliwości dotyczących projektu przed końcem spotkania, można śmiało powiedzieć, że spotkanie przed rozpoczęciem budowy poszło dobrze.

Chcesz otrzymywać więcej świetnych artykułów prosto do swojej skrzynki pocztowej? Zapisz się tutaj