Zasady zarządzania operacjami na rok 2023 i kolejne lata

Ponieważ firmy dążą do większej wydajności, rentowności i zdolności adaptacyjnych — niezależnie od warunków ekonomicznych — zasady zarządzania operacjami odgrywają kluczową rolę w sukcesie firm we wszystkich branżach.

Nakaz robienia więcej za mniej pozostanie niezmienny, ponieważ organizacje różnej wielkości poruszają się po ciągle zmieniających się rynkach. Popraw wydajność. Ciąć koszty. Dostosuj procesy. Zapewnij zadowolenie klientów dzięki wysokiej jakości produktom, usługom i doświadczeniom.

Menedżerowie operacyjni muszą podchodzić do coraz bardziej złożonego i szybko zmieniającego się świata biznesu w sposób holistyczny i elastyczny, wykorzystując najlepsze możliwości cyfrowe dla wielu aspektów każdego procesu, w tym projektowania produktu, rozwoju i kontroli jakości, a także logistyki związanej z prognozowaniem, zakupami, zarządzanie zapasami oraz wysyłka i dostawa. Wszystko to musi być zrównoważone z utrzymaniem doskonałego doświadczenia pracowników i klientów.

Chociaż praktyczne narzędzia i teoretyczne podejścia do każdego procesu biznesowego mogą się różnić i nieuchronnie ulegną zmianie, niektóre podstawowe zasady mogą poprowadzić Twoją firmę do uzyskania i utrzymania wydajności operacyjnej i przewagi konkurencyjnej, tak kluczowych dla sukcesu w 2023 roku i później.

10 zasad zarządzania operacjami

Zasady zarządzania operacjami równoważą zdyscyplinowaną kontrolę nad podstawowymi elementami efektywności operacyjnej, kreatywne rozwiązywanie problemów i zwinne zarządzanie zmianami.

Być może najczęściej cytowanym wytycznymi na ten temat jest prezentacja Randalla Schaefera na Międzynarodowej Konferencji Association for Supply Chain Management (APICS) w 2007 roku. Opisał 10 zasad:

1. Rzeczywistość
2. Organizacja
3. Podstawy
4. Odpowiedzialność
5. Zmienność
6. Przyczynowość
7. Zarządzana pasja
8. Pokora
9. Powodzenie
10. Zmiana

Schaefer obwiniał naruszenie tych podstawowych zasad jako główną przyczynę walk wielu firm. Przedsiębiorstwa praktykujące podstawowe zasady zarządzania operacyjnego są najbardziej rentowne i konkurencyjne.

Chociaż firma Schaefer przedstawiła te zasady w kontekście tego, dlaczego amerykańscy producenci pozostają w tyle za konkurentami z całego świata, główny nacisk nadal dotyczy dzisiejszej globalnej gospodarki oraz różnych sektorów i branż.

Przyjrzyjmy się bliżej zasadom zarządzania działalnością firmy Schaefer i zastosujmy je we współczesnym biznesie.

1. Rzeczywistość zarządzania operacjami

Równowaga między zarządzaniem wysoce kontrolowanymi i przewidywalnymi operacjami biznesowymi a przyjmowaniem szybkich, nieuniknionych zmian jest dobrze dopasowana do odniesienia sukcesu w niestabilnych czasach. Pomyśl o połączeniu fizyki Newtona i teorii chaosu.

Teorie, myślenie i zasady są świetne, ale żadna z nich nie może rozwiązać wszystkich twoich problemów. To dlatego, że rzeczywistość jest chaotyczna i porusza się szybciej i w innych kierunkach niż nasze najlepsze schematy i ramy.

Uniwersalne rozwiązania nie istnieją. Zasady i ramy są narzędziami, a skupienie się na nich jest łatwiejsze i wygodniejsze niż problem lub zestaw problemów, które są okropnie chaotyczne.

Ale aby być skutecznym, skup się na problemie (problemach), a nie na narzędziu (narzędziach). Problemy są teraz rzeczywistością; narzędzia pochodzą z przeszłych problemów, które nie zawsze są takie same jak dzisiejsze problemy. To, co zadziałało ostatnim razem, może nie zadziałać tym razem w ten sam sposób.

2. Dążenie do zasady organizacji

W miarę możliwości zorganizuj wszystkie aspekty swojej działalności w spójny, samowystarczalny ekosystem. Szukaj maksymalnej spójności. Pozwala to na przewidywalność i pomiar, a co za tym idzie kontrolowaną poprawę, prowadzącą do wzrostu wydajności i rentowności.

Organizacja przekłada się na stałe, przewidywalne zyski. To jest cel, ideał. Pamiętaj, że rzeczywistość wkrada się z nieuporządkowanymi problemami, więc nie zdziw się, gdy wydarzy się coś innego.

Poza tym zmiana jest nieunikniona, a zmiana jednej rzeczy zmienia coś innego, często w nieoczekiwany sposób. Trzecie prawo Newtona ma swoje ograniczenia.

3. Trzymanie się podstaw operacji

Innowacja to jedno z ulubionych haseł kapitalizmu i nie bez powodu. Czy to w nauce, sztuce czy biznesie, innowacja często prowadzi do wielkich przełomów zmieniających świat.

Innowacje to zabawne i ekscytujące rzeczy w centrum uwagi. Ale zwykle jest to możliwe tylko dzięki staranności w zakresie podstaw operacji biznesowych i zarządzania operacjami, które odbywają się w dużej mierze za kulisami, w tym prowadzenia dokładnych rejestrów zapasów, sprawnej logistyki, zasobów ludzkich i zarządzania łańcuchem dostaw.

Te funkcje i procesy zapewniają, że ludzie, informacje i materiały przychodzą i odchodzą oraz docierają tam, gdzie muszą być na czas, a wydajnie to podstawowe operacje, które utrzymują produktywność i rentowność firmy, tworząc margines dla innowacji.

Ścisłe trzymanie się podstaw, dzień po dniu, to najlepsza szansa dla firm na przetrwanie trudnych czasów, jednocześnie pielęgnując innowacje i przygotowując się do wzrostu.

4. Menedżerowie operacyjni i odpowiedzialność

Pociąganie ludzi do odpowiedzialności za ich wkład i wyniki jest świetnym motywatorem. Menedżerowie operacyjni są odpowiedzialni za ustanowienie celów, standardów i wskaźników, a następnie ocenę wyników w celu określenia odpowiedniego pozytywnego lub negatywnego wzmocnienia.

Te cele i standardy muszą być dobrze zakomunikowane, aby każdy wiedział, czego się oczekuje i jak mierzone są wyniki.

5. Wszystko o kontekście: wariancja

W zależności od kontekstu, celów i perspektywy wariancja może być dobra lub zła. Kiedy szukasz większej kontroli nad procesami, aby zmaksymalizować wydajność i obniżyć koszty, odchylenia są zawsze złe.

Jednakże, gdy celem jest większa różnorodność i szerszy zakres opcji, wariancja może być dobra. W końcu innowacja wymaga wariancji, aby się rozwijać i wyłonić jako coś nowego z wysoce kontrolowanego procesu lub systemu.

Ale faktem jest, że pewien stopień wariancji jest nieunikniony. Czasami wariancja jest twórcza, a nawet zaprojektowana w systemie, a czasami jest objawem leżącego u podstaw problemu.

Marketing w dobie zmian o wysokiej częstotliwości

Codziennie mamy do czynienia z ciągłym zalewem zakłóceń, ale strategia oparta na danych daje marketerom elastyczność pozwalającą im wyprzedzić działania.

6. Przyczynowość: Nie skupiaj się na objawach

Dotrzyj do źródła problemu i rozwiąż go, zamiast leczyć objawy, które będą powracać w kółko, dopóki istnieje podstawowa przyczyna.

Oczywiście należy zająć się objawami, ale kuszące może być skupienie się tylko na objawach i kontynuowanie dnia po ich złagodzeniu.

7. Ludzie i zasady: Zarządzanie pasją

Podczas gdy kontrola i dyscyplina mogą pomóc firmom przetrwać trudne czasy gospodarcze, ważne jest, aby pamiętać, że twoi ludzie to, no cóż, ludzie. To one tworzą lub niszczą Twoją organizację.

Menedżerowie są odpowiedzialni za prowadzenie biznesu w sposób jak najbardziej efektywny i rentowny, co wymaga kontroli nad wszystkimi aspektami operacji, uczynienia ich jak najbardziej przewidywalnymi, aby zmniejszyć liczbę i zmienność zmiennych.

Skuteczni menedżerowie wiedzą również, jak motywować i zarządzać pasją pracowników poprzez odpowiedzialność, a także nagrody i konstruktywną krytykę.

8. Pokora: prawdziwie mądry kierownik operacyjny

Sokrates i Szekspir mieli podobne rzeczy do powiedzenia na temat mądrych ludzi, którzy byli świadomi granic własnej wiedzy. Duma jest kolejną z tych sił, które mogą być dobre lub złe.

Duma może być twórcza, gdy wzmacnia pewność siebie, pozwalającą podejmować nowe wyzwania i wykonywać najlepszą pracę. Kiedy duma powstrzymuje cię przed przyznaniem się, że czegoś nie wiesz, proszeniem o pomoc lub szukaniem mądrej rady, szybko staje się kosztowna. Napotkasz problemy, z którymi wcześniej nie miałeś do czynienia.

Dobrzy menedżerowie potrafią przyznać się, kiedy nie wiedzą, co robić. Następnie proszą o pomoc, wyciągają wnioski z sytuacji i zabierają się do pracy.

9. Równoważenie zasad ze zwinnością dla sukcesu

Wiele z tych zasad może na pierwszy rzut oka wydawać się sztywnych i przytłaczających, a niektóre z pewnością takie są, ale ważne jest, aby zrównoważyć potrzebę ścisłej dyscypliny i kontroli w zarządzaniu operacyjnym ze zrozumieniem, że zdolność adaptacji jest również kluczową zasadą dla firmy.

Zdolność adaptacji pomaga w zakładaniu i utrzymywaniu działalności, ale także w przetrwaniu trudnych ekonomicznie czasów, takich jak recesja, oraz we wspieraniu wzrostu. Definiujesz sukces swojej firmy, wyznaczasz cele za pomocą KPI i OKR. Jednak w miarę jak zmieniają się rynki i gospodarki (czytaj: jak zmieniają się klienci) — ważne jest, aby ponownie przyjrzeć się, przemyśleć i zrewidować to, co składa się na sukces.

Operacje wewnętrzne mają kluczowe znaczenie dla sukcesu każdej firmy, a powodem, dla którego Twoja firma działa, jest dostarczanie klientom doskonałych produktów, usług i doświadczeń.

10. Zarządzanie zmianą

Jedyną stałą jest zmiana. Rozwiązania są tymczasowe. Pojawią się nowe problemy i wyzwania, które nie pasują do aktualnego podręcznika lub zestawu dostępnych narzędzi.

Pierwsze narzędzie nie było samotne przez długi czas. Nowe zagadnienia wymagały nowego myślenia i nowych narzędzi. Menedżerowie mogą mieć ulubione heurystyki i metody oceny i rozwiązywania problemów, ale ważne jest, aby unikać skupiania się na jednym spojrzeniu, jednym narzędziu lub jednej teorii.

„Zarządzaj stabilnością w krótkim okresie” — powiedział Schaefer. „Zrozum, że wszystko w końcu się zmieni i zarządzaj zmianami w dłuższej perspektywie.”[/h2 ]

Nie oznacza to prób przewidywania przyszłości — chociaż pojawienie się analityki danych, uczenia maszynowego i internetu rzeczy pomogło menedżerom uzyskać lepszy wgląd w operacje i informacje, co umożliwiło podejmowanie trafniejszych decyzji). „Zdolność zarządzania zmianami odróżnia dobrych menedżerów od słabych” — powiedział Schaefer.

Dlaczego zarządzanie operacjami jest tak ważne

Oto kilka sposobów dostosowania zasad zarządzania operacjami do 2023 r., gdy firmy poruszają się po gospodarce, która może, ale nie musi, osiągnąć miękkie lądowanie.

Boom lub kryzys, zasady odnoszą się do osiągania efektywności operacyjnej w wielu obszarach:

• Efektywność
• Jakość
• Elastyczność
• Prędkość
• Kontrola kosztów
• Rzetelność
• Ciągłe doskonalenie
• Obsługa klienta
• Innowacja
• Reakcja na coś
• Skalowalność
• Zrównoważony rozwój

Dwa aspekty zarządzania operacjami — zarządzanie łańcuchem dostaw i logistyka — obejmują większość lub wszystkie z tych cech i odgrywają ważną rolę w zapewnieniu rentowności i sukcesu firmy.

Dyscyplina i kontrola są istotą zasad zarządzania operacjami. Zwiększanie wydajności i obniżanie kosztów to wiecznie aktualne kwestie związane z utrzymaniem konkurencyjności i rentowności. Ale kiedy gospodarka kurczy się i zbliża się zagrożenie recesją, firmy muszą przygotować się na chude czasy. Budżety się kurczą, a cięcia kosztów stają się priorytetem.

Podstawy, które wytrzymują próbę czasu

Dostosowując zasadę Pareto (regułę 80/20) do zarządzania operacjami, Schaefer powiedział, że staranne przestrzeganie podstawowych zasad może zapewnić Twojej firmie 80% sukcesu.

Adaptacyjność, zarządzanie zmianą, kreatywne rozwiązywanie problemów oraz stosowanie odpowiednich zasad i teorii do pierwotnych przyczyn problemów może napędzać pozostałe 20%, niezależnie od tego, jak ta definicja wygląda w tej chwili.

Schaefer nazwał zasady specjalnie dla prezentacji APICS, więc późniejsze wersje pojawiają się w różnych formach przez różnych ekspertów. Ale prawie trzy dekady później jego prezentacja pozostaje aktualna. Jasne, lista została dostosowana i powtórzona, ale esencja zasad jest kontynuowana, służąc jako przypomnienie, że im bardziej rzeczy się zmieniają, tym bardziej pozostają takie same.