Przewodnik po fakturach proforma

Faktura proforma opiera się na założeniu, że przesłanie kupującemu dokumentu związanego ze sprzedażą produktu lub usługi przed sprzedażą może uniknąć niepotrzebnych komplikacji. Mniej komplikacji to mniejsza szansa na utratę pieniędzy. W tym artykule wyjaśniamy, czym jest faktura pro forma, jakie są istotne elementy (takie jak obowiązkowy numer faktury), jak ją utworzyć oraz omawiamy, czym różni się od innych dokumentów finansowych.

Co to jest faktura proforma?

W kategoriach laika faktura proforma to dokument między kupującym a sprzedającym, który zawiera towary lub usługi, które mają zostać dostarczone, wraz z innymi krytycznymi informacjami, takimi jak opłaty za wysyłkę i informacje o dostawie. Ważną rzeczą do zapamiętania jest to, że kupujący otrzymuje fakturę proforma przed otrzymaniem produktu lub usługi.

Teraz, gdy znasz już definicję faktury proforma, omówmy jej przeznaczenie.

Proforma czy proforma?

Faktura proforma jest czasami wymieniana jako faktura pro forma. Odpowiedź na pytanie „co to jest faktura pro forma” jest taka sama jak „co to jest faktura pro forma”. Widzisz to wymienione w taki czy inny sposób, a czasem nawet jako pro-forma, ale wszystkie oznaczają to samo.

Jaki jest cel faktury proforma?

Rozważ następujące wymagania:

• Czy kupujący musi znać wartość tego, co kupuje?
• Czy kupujący powinien wiedzieć, czego się spodziewać, kupując od sprzedawcy? (tj. czy istnieje dobra wiara?)
• Czy proces sprzedaży powinien przebiegać sprawnie?
• Potrzebujesz prawnie wiążącego dokumentu do warunków sprzedaży?

Jeśli pomyślałeś „tak” na większość lub wszystkie powyższe, to faktura proforma może Ci się przydać!

Jak utworzyć fakturę proforma

Chcesz wystawić fakturę? Faktury proforma nie są zbyt skomplikowane, ale warto mieć pod ręką szablon faktury proforma podczas jej tworzenia. W tym celu możesz skorzystać z naszych bezpłatnych szablonów faktur lub bezpłatnego generatora faktur.

Ponieważ jest to prawnie wiążące w niektórych częściach świata, należy wystawić dokładną i ważną fakturę. Faktura proforma powinna zawierać następujące informacje:

• Informacje o kliencie (imię i nazwisko, adres itp.)
• Informacje o Twojej firmie (imię i nazwisko, adres itp.)
• Warunki sprzedaży
• Sprzedawany towar plus indywidualne ceny
• Obowiązujące podatki, rabaty i opłaty za wysyłkę
• Cena całkowita
• Numer faktury
• Terminy wysyłki i terminy płatności
• Wymagane inne różne informacje

W odpowiednim czasie możesz ostatecznie przekształcić swoją fakturę pro forma w fakturę handlową. Jeśli klient zaakceptuje Twoją fakturę pro forma, Hiveage może zamienić ją w użyteczną fakturę handlową.

Jakie informacje są wymagane na fakturze proforma?

Wszystkie towary lub usługi muszą zawierać pewne warunki związane ze sprzedażą. W dobrej wierze należy podać dane kontaktowe obu stron oraz wyżej wymienione dane. Niezwykle ważne jest podanie wszelkich informacji, które pomogą kupującemu zrozumieć, co otrzymuje.

Niezależnie od tego, czy jest to faktura pro forma, czy faktura handlowa, dokument prawny musi być dokładny dla danych towarów. Jeśli jakiekolwiek istotne informacje zostaną usunięte z dokumentacji, może to spowodować niepotrzebne problemy prawne. Powtórzę tylko:

• Cena produktów
• Opisy wspomnianych produktów
• Terminy wysyłki i dostawy
• Szczegóły kontaktu
• Razem do zapłaty

Powyższe są jednymi z najważniejszych danych, które należy uwzględnić na fakturze pro forma, więc nie zapomnij ich uwzględnić! Prawdziwa faktura powinna być jak najdokładniejsza, aby uniknąć potencjalnych pomyłek. Jeśli kiedykolwiek nie masz pewności, zawsze możesz sprawdzić przykłady faktur pro forma i zobaczyć, w jaki sposób obejmują one towary, warunki i cokolwiek innego, co musisz wiedzieć.

Jaka jest różnica między fakturą a fakturą pro forma?

Pomyśl o standardowej fakturze handlowej (czasami nazywanej fakturą sprzedaży) jako o papierkowej robocie potwierdzającej sprzedaż towarów i żądającej zapłaty. Dla porównania, faktura proforma jest bardziej deklaracją tego, co ma nadejść, ponieważ jest wysyłana przed zapłaceniem za towar – swego rodzaju faktura wstępna. Zwykłe faktury są również bardziej wiążące prawnie niż standardowe faktury pro forma.

Pod względem formatowania najważniejszą różnicą między nimi jest to, że faktura proforma musi być oznaczona jako faktura proforma. Poza tym faktura handlowa jest bardziej powiązana z księgowością niż faktura pro forma, ponieważ sama sprzedaż mogła nie mieć miejsca w przypadku faktury proforma.

Pamiętaj, że faktura pro forma jest zwykle wystawiana przed zakupem przez kupującego oferowanych przez Ciebie towarów lub usług. W okresie zakupu tworzona jest oficjalna faktura. To, czy potrzebujesz faktury handlowej, faktury proforma, czy czegoś innego, zależy od warunków przedstawionych kupującemu.

Czy możesz otrzymać płatność na fakturze pro forma?

Technicznie rzecz biorąc, możesz otrzymać płatność na fakturze pro forma, ale zazwyczaj nie otrzymasz tego, dopóki nie zostanie skonfigurowana zwykła faktura. Powinieneś rozważyć fakturę pro forma bardziej zbliżoną do zawiadomienia niż do faktycznego rachunku. Ponieważ faktury pro forma zwykle nie są wykorzystywane w księgowości, nie należy oczekiwać płatności za nie: klienci prawdopodobnie będą czekać na ostateczne faktury.

Porównania z innymi formami zakupu

Faktura proforma różni się od zwykłej faktury, jednak ważne jest, aby odróżnić ją od innych rodzajów formularzy zakupu uwzględnionych w procesie sprzedaży. Faktury są dość odróżnialne od rachunków sprzedaży, paragonów sprzedaży itp.

Faktury pro forma w porównaniu z dowodami sprzedaży

Jeśli faktura proforma pokazuje, co można kupić w przyszłości, paragon sprzedaży pokazuje, co zostało już zakupione: pomyśl o fakturze proforma jako o czymś, co dzieje się przed wystawieniem paragonu sprzedaży.

Faktury pro forma w porównaniu z rachunkiem sprzedaży

Rachunek sprzedaży przenosi własność, podczas gdy faktura proforma nie. Faktura proforma nie może udowadniać sprzedaży jakichkolwiek towarów, podczas gdy dowód sprzedaży może. Podobnie, standardowe faktury mogą być stosowane przed rachunkami sprzedaży.

Faktury międzynarodowe

Ponieważ istnieje 195 krajów, pewne drobne różnice w przepisach (takich jak taryfy, limity wysyłki itp.) mogą mieć wpływ na to, co możesz umieścić na fakturach pro forma. Skontaktuj się z odpowiednimi urzędnikami krajów, z którymi prowadzisz interesy, aby uniknąć potencjalnych nieporozumień.

Wysyłka towarów z jednego kraju do drugiego może trwać dłużej niż w przypadku handlu krajowego, więc przygotuj się na opóźnienia. Ponieważ faktura proforma jest często wystawiana przed wysłaniem towaru, data dostawy może być nieprawidłowa. Niemniej jednak uczestnictwo w dobrej wierze jest nadal doskonałą praktyką.

Najważniejsze informacje dotyczące faktury proforma

Faktury proforma nie są wezwaniem do zapłaty ani żądaniem dostawy towaru. Zamiast tego faktury proforma są wykorzystywane w sposób wstępny, wysyłane do kupujących przed wysyłką lub dostawą. Pomyśl o tym jako o tym, co ma nadejść.

Nie ma w 100% określonych wytycznych dotyczących formatowania. Istnieją przydatne dane, do których należy dążyć, ale wiele faktur proforma różni się od siebie. Pamiętaj, że faktura proforma nie jest fakturą handlową.

Faktura proforma powinna zapewnić kupującemu wystarczającą wiedzę, aby wiedzieć, co może uzyskać, kupując towary. Należy pamiętać, że następuje to przed dostarczeniem ostatecznej faktury do klienta.

Czy należy wysłać fakturę proforma?

Tak, powinieneś wysłać fakturę proforma, aby ustalić linię bazową oferowanych towarów i usług. Twój klient może zobaczyć wymienione przez Ciebie warunki i ewentualnie zakwestionować je, jeśli zdecyduje się to zrobić. Ponieważ zazwyczaj nie dokonuje się płatności, pozwala to na prowadzenie bardziej ufnych negocjacji.

W większości przypadków nie musisz wysyłać faktury proforma, ale zazwyczaj dobrze jest ją dołączyć. Jeśli szczegóły w nim zawarte są takie, jakie ma na myśli klient, nie musi angażować się w długie dyskusje. Powinieneś korzystać z faktury proforma, kiedy tylko możesz, aby uprościć proces transakcji.

Upewnij się, że korzystasz z faktury proforma, jeśli dużo wysyłasz i dostarczasz. Coś tak prostego, jak zrozumienie przez klienta warunków Twojej oferty, może mieć kluczowe znaczenie dla sukcesu Twojej firmy. Oprócz faktur proforma do potwierdzania transakcji należy używać faktur handlowych.

Warunki faktury proforma

Warunki zawarte w tego typu fakturze są podobne do rzeczywistych faktur. Jednak kupujący niekoniecznie musi kupować to, co oferujesz, gdy zobaczy Twoje faktury proforma. Upewnij się, że opis warunków jest atrakcyjny dla kupującego i wystarczająco rozsądny, aby mógł go rozważyć.

Uwagi końcowe dotyczące faktur proforma

Jeśli masz atrakcyjnie ułożone towary i warunki, Twoje faktury proforma powinny być skuteczne. Pamiętaj, aby uwzględnić:

• Opłaty (ceny przedmiotów, rabaty, podatki, opłaty za wysyłkę i łączna wartość)
• Terminy (data wysyłki, data dostawy)
• Opis przedmiotów do zakupu
• Dane kontaktowe kupującego i sprzedającego

Ponieważ tego typu faktury nie mają sztywnego formatu, możesz być elastyczny w kwestii tego, co możesz uwzględnić. Formatowanie, schematy kolorów i inne różne czynniki to rzeczy, które możesz dostosować, aby wyróżnić swoje faktury. Jeśli masz wątpliwości, sprawdź nasz generator faktur, aby uzyskać przejrzysty, łatwy w użyciu szablon.

Uzbrojeni w tę wiedzę o tym, jak działają faktury pro forma, mamy nadzieję, że zdobędziesz większe zaufanie wśród swoich klientów i będziesz pracować nad rozwojem swojej firmy!

Często zadawane pytania dotyczące faktur proforma

Co to jest faktura proforma?

Faktura pro forma to wycena w formacie faktury oferowana przed dostawą towarów i usług do kupującego. Pomaga usprawnić proces sprzedaży i działa jako prawnie wiążąca umowa dotycząca warunków sprzedaży.

Jaka jest różnica między fakturą proforma a fakturą?

Formalna faktura to wezwanie do zapłaty, które zawiera ostateczne dane dotyczące całkowitej należnej kwoty. Faktura proforma to deklaracja sprzedającego o dostawie produktów i usług w określonym dniu i godzinie, wysłana przed faktyczną sprzedażą.

Czy można dokonać płatności na fakturze proforma?

Nie można dokonać płatności na fakturze proforma. Jest generowany przed dostawą towarów i usług. Musiałaby zostać stworzona faktura sprzedaży z warunkami płatności i innymi szczegółami, która zostanie wysłana do działu rozrachunków z dostawcami nabywcy.