Jak zwiększyć produktywność dzięki rozwiązaniom do komunikacji biznesowej

W ciągu ostatniej dekady byliśmy świadkami rewolucji w świecie komunikacji wewnętrznej. W mgnieniu oka telefony komórkowe stały się powszechne i popularne praktycznie dla każdego. I to nie tylko w naszym życiu osobistym.

Operacje biznesowe zmieniły się diametralnie, od codziennych zadań, przez komunikację wewnętrzną, po zadowolenie klientów i nie tylko – wszystko to można było zrobić jednym kliknięciem, a nawet w podróży.

Pracownicy i menedżerowie, którzy kiedyś byli rozłączeni i nieosiągalni, teraz mieli możliwość pozostawania w kontakcie w czasie rzeczywistym. Miało to ogromny wpływ na produktywność i zaangażowanie. Dziś trudno sobie wyobrazić, że kiedyś pracownicy i menedżerowie mogli spotykać się tylko twarzą w twarz, potem wszyscy byli zdani na siebie. Jeśli coś się zmieniło, jeśli zdarzył się incydent lub doszło do ogromnej sprzedaży, pracownicy i menedżerowie musieli czekać do końca dnia, aby zakomunikować którykolwiek z tych przypadków.

Ale teraz telefony komórkowe są głównym narzędziem w naszym codziennym życiu. To najłatwiejszy sposób dla menedżerów na dotarcie do pracowników i zarządzanie ich codziennymi potrzebami biznesowymi. Pomyśl o tym: ile telefonów odbierasz lub wykonujesz codziennie? Badania mówią, że dzwonisz lub odbierasz telefon około trzy razy na godzinę.

Ale po prawie dekadzie polegania na naszych telefonach w codziennych zadaniach możemy również dostrzec wady tej łączności. Zwłaszcza jeśli chodzi o niekończące się rozmowy telefoniczne.

Jeśli nie jesteś całkowicie przekonany, po prostu czytaj dalej, aby podkreślić wady rozmów telefonicznych, zwłaszcza ich negatywny wpływ na produktywność. Ale istnieje rozwiązanie i zajmiemy się tym za chwilę.

Jak rozmowy telefoniczne szkodzą produktywności

1. Rozmowy telefoniczne są uciążliwe

Nieplanowana rozmowa telefoniczna odciąga Cię od tego, co Ty i Twój pracownik próbujecie osiągnąć, a jeśli to nie jest definicja utraty produktywności, to nie wiemy, co nią jest. W rzeczywistości powrót do zdrowia po nieplanowanej rozmowie zajmuje pełne 23 minuty. Za każdym razem, gdy dzwonisz do swojego pracownika, powodujesz, że przerywa on dowolne zadanie, a powrót do niego zajmuje mu więcej czasu.

2. Czas jest wszystkim

Istnieje sto powodów, dla których połączenia pozostają bez odpowiedzi, albo jesteś na spotkaniu, albo Twój pracownik jest z klientem. Pomyśl, ile razy w ciągu dnia twoi pracownicy bezskutecznie próbują się z tobą skontaktować? A ile razy próbujesz do nich dotrzeć? Ta niekończąca się gra w tagi telefoniczne tylko pożera Twój czas.

3. Obrazy są warte tysiąca słów

Niestety, podczas rozmowy telefonicznej ograniczasz się tylko do komunikacji werbalnej. Pełne wyjaśnienie czegoś może być naprawdę trudne, gdy obraz może wykonać zadanie znacznie wydajniej. Na przykład poinformowanie klienta o przebiegu projektu, do wykonania którego go zatrudniłeś, statusie sprzątania, nieoczekiwanym problemie podczas prac budowlanych, zakresie wypadku w pracy i tak dalej.

4. Udostępnianie i otrzymywanie informacji

Co się stanie, jeśli łatwe, szybkie zadanie okaże się skomplikowane i czasochłonne? Być może będziesz musiał wykonać wiele połączeń telefonicznych, aby podzielić się prostymi informacjami i znaleźć rozwiązanie. Co powiesz na udostępnienie szczegółów nadchodzącego wydarzenia firmowego? A może zagłębianie się w zasady bezpieczeństwa po wypadku?

Jasne, możesz zaplanować połączenie konferencyjne lub zabrać wszystkich w to samo miejsce, aby móc to wszystko przekazać. Jednak koordynacja tych wydarzeń jest kłopotliwa, ponieważ żaden dzień ani pojedynczy czas nie zadziałają we wszystkich przypadkach. Będziesz tylko ścigał wszystkich, którzy przegapili połączenie lub nie mogli dotrzeć na spotkanie, aby upewnić się, że są na bieżąco; i tak po prostu cały dzień, a nawet tydzień jest stracony!

Ponadto Twoi pracownicy nie mają łatwego rozwiązania w czasie rzeczywistym, aby móc udostępniać Ci informacje.

5. Dane nie mają struktury

Załóżmy, że ktoś zadzwonił do Ciebie, aby zgłosić zepsutą lampę w sklepie i potrzebuje naprawy w ciągu dwóch dni. Potem odkładasz słuchawkę, ale uświadamiasz sobie, że zapomniałeś zapytać, co to za lampa i kiedy serwisant może przyjść do sklepu. Teraz musisz ponownie zadzwonić do swojego pracownika, aby uzyskać wszystkie informacje, gdy to zrobisz i zadzwonisz do mechanika, zobaczysz, że nadal brakuje informacji, więc musisz ponownie zadzwonić do pracownika. Cykl trwa w kółko. Tak się dzieje, gdy informacje są nieustrukturyzowane.

6. Priorytety nie istnieją

Nie zawsze masz możliwość decydowania, co jest ważniejsze, jeśli chodzi o rozmowy telefoniczne. Na przykład przejrzenie tuzina e-maili może być łatwiejsze do ustalenia priorytetów na podstawie tematu lub tego, od kogo jest. Ale kiedy przychodzi połączenie, jeśli jest to rozpoznany numer, nie wiesz, jaka jest pilność połączenia. Może to twój szef właśnie się melduje, a może czekasz, aż załoga pojawi się w miejscu pracy, ale utknęli w korku lub to tylko połączenie spamowe. Jeśli nie odpowiesz dokładnie w tym momencie i nie przerwiesz tego, co robisz, nie masz żadnego sposobu, aby wiedzieć, czy musisz odebrać połączenie od razu, czy może to poczekać.

7. Nie ma żadnych zapisów

Ponieważ nic nie jest rejestrowane, nie możesz odzyskać informacji z rozmowy, która miała miejsce trzy dni temu. Nie istnieje żadna analityka, która pokazałaby, jaki był temat rozmowy. A jeśli nie robisz notatek z każdego przychodzącego połączenia, nie będziesz w stanie łatwo przypomnieć sobie informacji na pierwszy rzut oka.

Oto rzecz. Zdajemy sobie sprawę, że rozmowy telefoniczne zostaną z nami, zwłaszcza że coraz więcej pracowników przechodzi na pracę zdalną, a rozmowy wideo wydają się być nową normą. Ale znając problemy związane z rozmowami telefonicznymi, właściciele i menedżerowie firm zwracają się ku bardziej nowoczesnym rozwiązaniom, takim jak rozwiązania do komunikacji biznesowej, aby zapewnić wydajność i produktywność.

Co to są biznesowe rozwiązania komunikacyjne?

Wyposażając swoją firmę i pracowników w rozwiązania do komunikacji biznesowej, możesz lepiej zwiększyć wydajność, zwiększyć zaangażowanie pracowników i usprawnić dzielenie się wiedzą w zespole.

Ale dobrze, czym są rozwiązania komunikacji biznesowej? Rozwiązania do komunikacji biznesowej umożliwiają udostępnianie informacji i współpracę z pracownikami z dowolnego miejsca iw dowolnym czasie. Nie myśl o rozwiązaniach do komunikacji biznesowej tylko jako o mechanizmie usprawniającym komunikację wewnętrzną, ale także o sposobie usprawnienia zarządzania zadaniami, zarządzania raportami, omawiania harmonogramów pracy, zarządzania przetwarzaniem listy płac i wielu innych.

Mając powyższe na uwadze, wielu wybiera Connecteam jako swoje rozwiązanie do komunikacji biznesowej, ponieważ jest to wszechstronna aplikacja do zarządzania pracownikami.

Funkcje komunikacyjne Connecteam zapewniają przejrzystość firmy, oferują mechanizm informacji zwrotnej, aby zaangażować pracowników w ankiety i ankiety na żywo, a także obejmują jedno miejsce do współpracy, zarządzania zadaniami i nie tylko.

Funkcje potrzebne w biznesowych rozwiązaniach komunikacyjnych

Na blogu wskazaliśmy na trzy problemy związane z rozmowami telefonicznymi – są one uciążliwe, nieodebrane połączenia są nieskończone, a zdjęcia są kluczowe – a rozwiązanie do komunikacji biznesowej, takie jak czat, może pomóc zmniejszyć lub usunąć wszystkie te trzy problemy. Zamiast przeszkadzać pracownikom rozmową telefoniczną, po prostu wyślij im wiadomość za pośrednictwem aplikacji czatu, aby mogli kontynuować pracę i nie przerywać tego, co robią, aby Ci odpowiedzieć. Jeśli pracownik otrzyma powiadomienie push, może również przerwać to, co robi. Jest to jednak niewielka przerwa w porównaniu z rozmową telefoniczną, która wymaga niemal całkowitego przerwania wykonywanej czynności lub po prostu zabiera zbyt dużo uwagi.

Zamiast angażować się w grę w tagowanie telefonu, ponownie możesz łatwo wysłać czat grupowy, aby przekazać wszystko, czego potrzebujesz. Możesz także szybko wysłać zdjęcie, film lub lokalizację do swojego przełożonego lub pracownika, zamiast spędzać czas na rozmowie, gdy obraz jest wart tysiąca słów.

Czat upraszcza komunikację wewnętrzną; łatwo twórz czaty zespołowe lub rozpocznij dialog jeden na jednego, aby zaoszczędzić czas i uniknąć utraty produktywności. Connecteam to rozwiązanie do komunikacji biznesowej online, które zawiera zaawansowane narzędzia do zarządzania stworzone specjalnie do użytku wewnątrz organizacji; tworzyć ankiety, pole sugestii, katalog pracowników i nie tylko.

Przypomnij sobie podany przez nas przykład: jeśli pracownik skontaktuje się z Tobą w sprawie zepsutej lampy w sklepie. Zamiast dzwonić do Ciebie, mogą po prostu otworzyć gotowy raport cyfrowy w aplikacji do komunikacji biznesowej i wypełnić wszystkie istotne informacje, możesz nawet uzyskać podpis cyfrowy. Oszczędza to czas i gwarantuje, że żadne informacje nie zostaną utracone, a ponadto masz historię wszystkich dokonanych wpisów.

Rozwiązania do komunikacji biznesowej powinny ułatwiać tworzenie formularza, raportu lub listy kontrolnej. Dzięki Connecteam możesz zacząć od zera lub edytować istniejący szablon i wybierać spośród różnych opcji pól, takich jak dowolny tekst, wielokrotny wybór, przesyłanie obrazów, skaner dokumentów, podpis cyfrowy, lokalizacja GPS i wiele innych, zwłaszcza dla urządzeń mobilnych.

Wysyłaj natychmiastowe aktualizacje za pomocą powiadomień push, aby łatwo dotrzeć do wszystkich pracowników z możliwością komentowania lub bez niej. W ten sposób Twoi pracownicy uzyskują potrzebne im informacje wtedy, gdy ich potrzebują, a Ty możesz łatwo śledzić wskaźniki zaangażowania i dokładnie wiedzieć, kto i kiedy przeglądał Twoją aktualizację. Większość rozwiązań do komunikacji biznesowej jest obecnie oparta na chmurze, więc historia będzie osadzona we wszystkich funkcjach, dzięki czemu żadne dane nie zostaną utracone.

Podsumowanie rozwiązań komunikacji biznesowej

Celem tych rozwiązań do komunikacji biznesowej jest pomoc Tobie i Twoim pracownikom w usprawnieniu komunikacji, skróceniu czasu poświęcanego na rozmowy telefoniczne i zwiększeniu produktywności. Marzenie menedżera.

Nie ma znaczenia, czy jesteś menedżerem dużej firmy, czy firmy rodzinnej, komunikacja wewnętrzna jest na pierwszym planie sukcesu i satysfakcji. A dzięki rozwiązaniom do komunikacji biznesowej zarządzanie komunikacją wewnętrzną jest prostszym procesem.