Profesjonalne szablony wiadomości e-mail: formatowanie wiadomości e-mail i przykłady

Kate Erwin

• 8 grudnia 2021

Pozbądź się stresu związanego z pisaniem formalnych wiadomości e-mail dzięki tym profesjonalnym szablonom wiadomości e-mail i przykładom formatowania wiadomości e-mail.

Nieformalne a formalne pisanie e-maili

Piszemy e-maile z wielu różnych powodów, ale zwykle dzielą się one na dwie kategorie: nieformalne i formalne.

Oficjalny e-mail może być wysłany do znajomego lub członka rodziny. Szybkie nadrabianie zaległości, zaproszenie na obiad, rekomendacja świetnego przepisu — coś tak prostego.

Formalne e-maile są zwykle używane w środowisku biznesowym. Są powszechne w sprzedaży B2B i B2C oraz w komunikacji wewnątrz biura. Oczywiście granica między nieformalnymi a formalnymi wiadomościami e-mail może być niewyraźna i czasami możesz użyć elementów każdego z nich w wiadomości e-mail, ale ważne jest, aby rozpoznać różnicę.

Na przykład możesz mieć dobrego przyjaciela w swoim biurze i sposób, w jaki będziesz się z nim komunikować, będzie zależał od tematu e-maila. Jeśli planujesz spotkanie na lunch, może to być bardziej nieformalne, ale jeśli wysyłasz zalecane zmiany w umowie, prawdopodobnie będzie to znacznie bardziej formalne.

Każdy ma swój własny styl pisania, ale czasami okaże się, że musisz być bardziej formalny, a innym razem możesz użyć bardziej zrelaksowanego stylu.

Podstawowe profesjonalne formatowanie wiadomości e-mail

Gdy wyślesz nieformalny e-mail, konsekwencje na ogół nie są wysokie. Kiedy wysyłasz swojemu przyjacielowi zaproszenie na kolację, nie ma większego znaczenia, czy mieszasz kilka słów i trochę gadasz.

To samo nie dotyczy jednak profesjonalnych wiadomości e-mail, dlatego ważne jest, aby skupić się na formatowaniu. Jeśli podzielisz wiadomość e-mail na jej podstawowe elementy, znacznie łatwiej będzie zaplanować komunikację i skutecznie ją ustrukturyzować.

Profesjonalna wiadomość e-mail powinna składać się z czterech podstawowych elementów:

• Wiersz tematu
• Powitanie
• Treść e-maila
• Podpis E-mail

Aby jak najlepiej wykorzystać wiadomości e-mail, każdy aspekt należy zoptymalizować i dostosować do osoby, do której wysyłasz e-maile.

Wiersz tematu

Temat może wydawać się czymś, co wypełniasz po namyśle, ale jest to niezwykle ważne. Ludzie biznesu otrzymują setki e-maili każdego dnia i zdecydowanie zbyt często, ich skrzynka odbiorcza jest zaśmiecona spamem.

Aby zaoszczędzić czas w swoich napiętych harmonogramach, ludzie używają wierszy tematu, aby zdecydować, czy zamierzają otworzyć wiadomość e-mail. W rzeczywistości 47% osób otwiera wiadomości e-mail na podstawie tematu, więc jest to doskonała okazja do optymalizacji.

Twoje wiersze tematu muszą przyciągać uwagę, a także wskazywać na oferowaną przez Ciebie wartość.

To może być trudne do znalezienia, ale idealny temat będzie miał duży wpływ na odsetek odpowiedzi.

Powitanie

W biznesie ludzie chcą, abyś od razu przeszedł do sedna, ale najpierw musisz załatwić formalności. Jeśli szybko wracasz do wiadomości e-mail, może to nie być konieczne, ale większość Twoich e-maili zaczyna się od powitania.

Dla tych ludzi, którzy spędzili czas na debatach, czy zacząć od „cześć”, „cześć” lub „hej”, często zadawane jest pytanie, jakie jest najlepsze pozdrowienie?

Kluczem jest nie zastanawianie się nad tym i zawsze przeprowadzanie badań na temat osoby, do której wysyłasz e-maila. Skorzystaj z LinkedIn, aby znaleźć preferowane imię odbiorcy (np. Dan vs Daniel) i zachowaj prostotę.

Podczas gdy „hej” może skłaniać się bardziej w stronę nieformalnej strony, „cześć” i „cześć” są całkowicie akceptowalne i stanowią dobry sposób na rozpoczęcie e-maila.

Inne akceptowalne opcje to:

• Drogi [imię]
• Pozdrowienia
• cześć
• cześć wszystkim

Pozdrowieniami wypracujesz swój własny styl, ale nie musisz ich zbytnio komplikować.

Treść wiadomości e-mail

Gdy przyciągniesz uwagę odbiorcy i wyślesz mu miłe powitanie, możesz przejść do treści wiadomości e-mail.

To tutaj stworzysz swoją wiadomość i przekonasz czytelnika do działania.

Jednak nie daj się ponieść emocjom!

E-maile działają najlepiej, gdy są krótkie i zwięzłe. Nikt nie chce oglądać dużego bloku tekstu i czytać esej. Zamiast tego ważne jest, aby wiadomości e-mail były aktualne i wyglądały atrakcyjnie do przeczytania (utrzymuj krótkie akapity i używaj nagłówków, aby rozbić rzeczy).

Zawsze utrzymuj e-maile skupione na jednej wiadomości. Jeśli masz więcej niż jeden punkt do omówienia, lepiej rozdzielić je na różne e-maile. Skoncentruj się na swoim punkcie, przekaż odbiorcy wszystkie informacje, których potrzebuje do podjęcia decyzji i poproś o działanie.

Piszesz e-mail nie bez powodu – chcesz coś osiągnąć. Zakończ e-mail, zaznaczając akcję, którą chcesz, aby osoba wykonała, a prawdopodobieństwo, że to zrobi, jest znacznie większe.

Dołącz podpis e-mail

Tworzenie czystego podpisu w wiadomości e-mail jest łatwym krokiem i sprawia, że ​​wyglądasz o wiele bardziej profesjonalnie. Dzięki temu odbiorca z łatwością dowie się, kim jesteś, czym się zajmujesz i jak się z Tobą skontaktować.

Bardzo często wysyłamy e-maile do osób, których nie znamy, dlatego ważna jest możliwość identyfikacji. Twój podpis e-mail powinien zawierać informacje takie jak:

• Pełne imię i nazwisko
• Adres e-mail
• Numer telefonu
• Link do Twojej witryny
• Link do Twojego profilu na LinkedIn

Pomoże to odbiorcy nakreślić wyraźniejszy obraz tego, z kim rozmawia i zwiększy prawdopodobieństwo, że zareaguje.

Profesjonalny szablon e-mail

Istnieje tak wiele różnych powodów, dla których warto napisać profesjonalną wiadomość e-mail, że trudno jest napisać ogólny szablon, który pasuje do wszystkiego. Każda sytuacja wymaga czegoś innego, więc musisz to poprawić, ale ten profesjonalny szablon wiadomości e-mail może pomóc Ci zacząć.

Wiersz tematu: [Problem] – [Pozdrowienie] [Twoje imię]

Drogi [preferowane imię odbiorcy badania],

Pierwszy paragraf:

Pierwszy akapit powinien być krótki i na temat. Nie owij się w bawełnę, bo czas ludzi jest cenny. Na przykład, jeśli ubiegasz się o pracę, podaj nazwę stanowiska, sposób, w jaki odkryłeś ofertę pracy i jakie działanie chcesz wykonać.

Środkowy akapit:

W tym miejscu prezentujesz wartość, którą oferujesz i pokazujesz, dlaczego odbiorca powinien podjąć działanie. Upewnij się, że nie skupiasz się zbytnio na sobie, ale także rozmawiaj o firmie/osobie, z którą się kontaktujesz.

W przykładzie podania o pracę oznaczałoby to mówienie o wspaniałej pracy wykonanej przez firmę io tym, jak jej wartości odpowiadają Twoim.

Ostatni akapit:

Podziękuj odbiorcy za poświęcony czas i wzmocnij działanie, które chcesz, aby wykonał wezwaniem do działania.

Zamknięcie:

Z poważaniem,

Twój podpis e-mail

Szablony wiadomości e-mail dla określonych sytuacji

Powyższy ogólny szablon wiadomości e-mail można dostosować do każdej sytuacji, ale czasami potrzebujesz czegoś bardziej szczegółowego. Oto kilka typowych sytuacji, w których będziesz pisać firmową wiadomość e-mail, oraz kilka szablonów, które pomogą Ci zacząć.

1. Ogłoszenie

Niekoniecznie potrzebujesz, aby ludzie podjęli działania, gdy wysyłasz wiadomość e-mail z ogłoszeniem, ale potrzebujesz, aby ludzie ją przeczytali. Oto jak możesz się upewnić, że tak się stanie.

Wiersz tematu: Ekscytujące aktualizacje dla zespołu: Poznaj [imię]

Cześć drużyno,

Cieszę się, że mogę przedstawić Państwu nasze nowe [stanowisko nowego członka zespołu]. [imię i nazwisko nowego członka zespołu] wnosi duże doświadczenie w [branża] i będzie [specyfikacja stanowiska]

[imię i nazwisko nowego członka zespołu] to [zabawne szczegóły nowy pracownik może chcieć podzielić się np. wielkim fanem Star Trek], więc możesz się przywitać i rozpocząć rozmowę.

Z poważaniem,

[Twój podpis e-mail]

2. Biznesowy e-mail z kontynuacją

Networking to wciąż bardzo ważna część biznesu. Kiedy poznajesz nowych ludzi, ważne jest, aby zadbać o pielęgnowanie relacji, a jednym ze sposobów, aby to zrobić, jest wysłanie wiadomości e-mail uzupełniającej.

Temat: Miło cię poznać na [wydarzeniu]

Cześć [imię odbiorcy],

Wspaniale było cię poznać [jak się poznałeś]. Naprawdę podobała mi się nasza rozmowa na temat [temat] i chciałbym nadrobić zaległości i porozmawiać o tym w przyszłości.

Twoja praca jako [nazwa stanowiska] w [firma] jest intrygująca i chciałbym dowiedzieć się więcej o tym, czym się zajmujesz. Jeśli masz czas w nadchodzących tygodniach, to byłoby wspaniale napić się kawy.

Generalnie jestem wolny w [dni], czy któreś z nich działa dla Ciebie?

Z poważaniem,

[Twój podpis e-mail]

3. Prośba

Jednym z najczęstszych e-maili biznesowych, które piszesz, jest prośba. Niezależnie od tego, czy chodzi o prośby o dni wolne, prośby o podwyżkę, czy o coś innego, ważne jest, abyś dobrze otrzymał te e-maile. Nawet jeśli denerwujesz się prośbą, nie ma sensu owijać w bawełnę. Zamiast tego przejdź do sedna w prostej, ale dobrze przygotowanej wiadomości.

Wiersz tematu: Wniosek urlopowy w dniu [data]

Szanowny [imię odbiorcy],

Chciałbym używać mojego PTO na wakacje od piątku 5 września do następnego piątku 12 września.

Dopilnuję, aby wszystkie moje zadania i obowiązki zostały załatwione z wyprzedzeniem i omówiłem moje bieżące obciążenie ze współpracownikami, [imię i nazwisko] i [imię], aby były aktualne.

czekam na Twoją aprobatę,

[Twój podpis e-mail]

4. Pytanie

Pytania mogą się wahać od najprostszych tak/nie do bardzo skomplikowanych. Kiedy wysyłasz komuś wiadomość e-mail z pytaniem, ważne jest, aby wszystko było proste i nie odciągać uwagi ludzi od punktów, na które potrzebujesz odpowiedzi.

Temat: Czy aktualizujemy nasze zasady zrównoważonego rozwoju?

Szanowny [imię odbiorcy],

W świetle ostatnich porad rządowych zastanawiałem się, czy dokonamy nieuchronnych zmian w naszej polityce zrównoważonego rozwoju?

Nasza marka od wielu lat jest liderem w dziedzinie zrównoważonego rozwoju, a ponieważ jest to coś, czym jestem głęboko zafascynowany, jest to dla mnie źródłem dumy. Mam nadzieję, że będziemy mogli nadal utrzymywać nasze zaangażowanie w ochronę środowiska zgodnie z nową radą.

Dobrze byłoby wiedzieć, czy planujesz zaktualizować nasze zasady, a jeśli szukasz informacji, z przyjemnością wniesiemy wkład.

Z poważaniem,

[Twój podpis e-mail]

5. Reklamacja

Niestety, będą chwile, kiedy będziesz mieć skargę i będziesz musiał wyrazić swoją frustrację. Jest to część prowadzenia biznesu, ale kontakt z e-mailem może być trudny. Najważniejsze jest, aby jasno przedstawić swój punkt widzenia i zachować prostotę.

Temat: Reklamacja dotycząca [przedmiot reklamacji]

Cześć,

Niedawno kupiłem [przedmiot reklamacji] w Twoim sklepie w [lokalizacja] i nie działa. Kiedy poszedłem go zwrócić następnego dnia, pracownik obsługi nie mógł mi pomóc w naprawie i nie pozwolił mi zwrócić produktu w celu uzyskania zwrotu pieniędzy.

Korzystam z Waszego sklepu od wielu lat i jestem bardzo rozczarowany niskim poziomem obsługi.

Czy mógłbyś przyjrzeć się temu problemowi i rozwiązać go za mnie.

Z poważaniem,

[Twój podpis e-mail]

6. Przeprosiny

W życiu nie zawsze wszystko układa się dobrze, co czasami oznacza, że ​​musimy przeprosić. To nie jest zabawne dla nikogo, ale możesz uwolnić się od stresu dzięki temu prostemu szablonowi przeprosin.

Wiersz tematu: [przedmiot przeprosin]

Cześć [imię i nazwisko klienta],

Znaleźliśmy problem z [co] w [kiedy].

Co to oznacza dla Ciebie?

[uwaga szczegółowo opisująca skutki problemu]

[zwróć uwagę na uspokojenie klientów]

Szybko zauważyliśmy ten problem z [przedmiotem przeprosin] i maksymalnie ograniczyliśmy zakłócenia. Nasz zespół techniczny przez całą dobę pracuje nad rozwiązaniem problemu i możemy Cię poinformować, że od [czas] wszystko wróciło do normy.

Od wszystkich w firmie [firma] przepraszamy za niedogodności, jakie mogło to spowodować. Obecnie analizujemy problem i korzystamy z tych informacji, aby upewnić się, że problem się nie powtórzy w przyszłości.

Z poważaniem,

[Twój podpis e-maila]

7. Wypowiedzenie

Wiele sytuacji biznesowych może być delikatnych. Jedną z sytuacji, która jest szczególnie delikatna, jest wypowiedzenie. Oczywiście nie zamierzasz rozwiązać czyjegoś zatrudnienia przez e-mail, ale być może będziesz musiał zamknąć konto użytkownika lub coś podobnego.

Wiersz tematu: Natychmiastowe zamknięcie Twojego konta

Do tych których może to dotyczyć,

Zamknęliśmy Twoje konto w firmie [firma] ze skutkiem natychmiastowym.

[powód]

Po rozmowie z Tobą w dniu [data i godzina] w sprawie [problemu] nie zaobserwowaliśmy żadnych zmian w [rodzaj użytkowania]. Po wielu wiadomościach nadal naruszasz nasze warunki użytkowania, co oznacza, że ​​nie mamy innego wyboru, jak tylko zawiesić konto.

Z poważaniem,

[Twój podpis e-maila]

Kluczowe dania na wynos

Pisanie profesjonalnych e-maili to ważna część życia. Nawet w naszym życiu osobistym będą chwile, w których będziemy musieli użyć bardziej formalnego stylu pisania.

Kiedy piszesz ważnego e-maila, łatwo jest zastanowić się nad rzeczami, ale jeśli zachowasz prostotę i rzecz, odniesiesz większy sukces. Podziel wiadomość e-mail na sekcje, skup się na personalizacji i postaraj się, aby była krótka i zwięzła.