13 zasad zarządzania projektami w celu zwiększenia sukcesu projektu

Zarządzanie projektami w pojedynkę lub w zespole może być wyzwaniem. Nieuchronnie trzeba pamiętać o terminach, budżetach, wymaganiach klientów, ryzyku i różnych priorytetach. Wszystko to może szybko stać się przytłaczające.

Dlatego przestrzeganie kilku kluczowych zasad zarządzania projektami może pomóc w zwiększeniu produktywności, ustaleniu realistycznych oczekiwań i zapewnieniu większego sukcesu projektu.

13 zasad zarządzania projektami, które pomogą Ci zwiększyć produktywność

Te 13 zasad zarządzania projektami nie są sztywnymi regułami ani strukturami, których musisz przestrzegać. Zamiast tego stanowią wytyczne dotyczące zwiększania produktywności Twojej lub Twojego zespołu. Przestrzeganie tych podstawowych zasad wprowadzi Cię na właściwą ścieżkę do rozpoczęcia i realizacji dowolnego projektu.

1. Jasno określ cele i zadania projektu

Zanim zaczniesz pracować nad jakimkolwiek projektem, jasno określ swoje cele. Cele i zadania, które wyznaczysz dla swojego projektu, będą kluczowym wyznacznikiem sukcesu lub porażki projektu.

Kiedy definiujesz swoje cele przed rozpoczęciem pracy, zespół, klient i Ty ustalacie realistyczne oczekiwania względem projektu. W ten sposób możesz uniknąć potencjalnych przyszłych nieporozumień i zarządzać oczekiwaniami wszystkich od pierwszego dnia.

Oto przykład wyznaczania kwartalnych celów i oczekiwań za pomocą platformy do zarządzania projektami Monday.com:

Źródło obrazu

2. Nominuj jednego doświadczonego lidera projektu

Chociaż każdy członek zespołu powinien mieć możliwość wyrażenia swojej opinii na temat projektu, potrzebujesz kogoś, kto podejmie ostateczne decyzje i będzie nadzorował realizację każdego zadania i etapu projektu. W przeciwnym razie możesz narazić się na powolne podejmowanie decyzji, niekończące się zadania i ograniczone kontrole jakości.

Nominuj jednego doświadczonego lidera projektu, który może nadzorować cały projekt od początku do końca, delegować zadania i podejmować kluczowe decyzje.

Wybrany lider projektu musi być osobą, która czuje się komfortowo w wielozadaniowości i pracy między interesariuszami, członkami zespołu, menedżerami wyższego szczebla, klientami i interesariuszami. Muszą być solidnymi komunikatorami, którzy potrafią jasno wyrazić swoje oczekiwania i cele dla członków zespołu.

Oprogramowanie do zarządzania projektami, takie jak Kissflow, jest niezbędne do utrzymania pełnego przeglądu projektów od początku do końca. Ułatwia liderom projektów delegowanie zadań, ocenę obciążeń i nadawanie priorytetów różnym ruchomym elementom:

Źródło obrazu

3. Poznaj rezultaty projektu

Po zdefiniowaniu celów i zadań projektu nadszedł czas na wyjaśnienie elementów dostarczanych projektu. Produkty dostarczane to konkretne elementy lub usługi, które przyniesie pomyślne zamknięcie projektu.

Produktem może być dowolny unikalny, możliwy do zademonstrowania produkt, nowa funkcja, wynik lub możliwość usługi.

Możesz określić rezultaty projektu, myśląc o swoich celach.

Na przykład, jeśli celem końcowym jest, aby użytkownicy mogli lepiej zarządzać, śledzić i analizować budżet marketingowy firmy, rezultatem może być oprogramowanie, które umożliwia użytkownikom przesyłanie danych, a następnie monitorowanie, śledzenie i zarządzanie zgodnie z potrzebami.

Możesz także stworzyć przewodniki informacyjne i podręczniki szkoleniowe, aby użytkownicy wiedzieli, jak skutecznie obsługiwać nowe oprogramowanie.

Oto przykład tego, jak mogą wyglądać elementy dostarczane Twojego projektu:

Źródło obrazu

4. Określ jasno role i obowiązki w zespole

Niewiele rzeczy powoduje więcej problemów niż źle zdefiniowane role i obowiązki w zespole. Kiedy ludzie nie wiedzą, co powinni robić lub jak ich zadania odnoszą się do ról innych członków zespołu, projekty mogą się wykoleić.

Niewyraźne linie wokół obowiązków mogą również prowadzić do niepotrzebnych nieporozumień, dwukrotnego ukończenia zadań lub nieukończenia elementów.

Kiedy członkowie zespołu wiedzą, co muszą zrobić, kiedy iw jaki sposób ich obowiązki pasują do szerszego obrazu, Twój projekt będzie miał większe szanse na płynny przebieg i sukces.

W fazie początkowej projektu jasno określ rolę każdego członka zespołu, aby zapewnić efektywną współpracę wszystkich.

5. Oceń ryzyko projektu

Niezależnie od tego, czy jest to ryzyko nieukończenia, przekroczenia budżetu, czy wyczerpania innych zasobów niepieniężnych, istnieje ryzyko związane z zarządzaniem projektami.

Zanim oficjalnie uruchomisz swój projekt, ważne jest, aby zidentyfikować wszystkie potencjalne zagrożenia i spróbować je złagodzić na początku, zamiast dać się złapać na niespodziankę później.

Spraw, aby był to proces oparty na współpracy i poproś wszystkich członków zespołu, aby podzielili ryzyko, które ich zdaniem powinieneś rozważyć.

Rzetelna ocena ryzyka potwierdza, że ​​coś może pójść nie tak. Chociaż nie możesz zapobiec wszystkim możliwym zagrożeniom, możesz odpowiednio się do nich przygotować i uchronić swój projekt przed niepowodzeniem.

6. Poznaj priorytety i kamienie milowe projektu

Czasami, gdy jesteś w trakcie złożonego projektu, łatwo jest dać się zwieść drobnym szczegółom, które wydają się ważne w danym momencie, ale nie są priorytetem.

Znajomość priorytetów projektu i kluczowych kamieni milowych pomoże Ci ocenić postępy i pokazać, gdzie jesteś. Zdefiniowanie priorytetów zadań od samego początku wskaże Ci, na co skierować uwagę zespołu w przypadku konfliktu zadań lub problemu.

Aby określić swoje priorytety:

• Ustaw kluczowe kamienie milowe projektu w fazie planowania, aby Ty i Twój zespół wiedzieli, czy Twój projekt jest na dobrej drodze.
• Zidentyfikuj KPI i wskaźniki, które dają Twojemu zespołowi namacalne poczucie postępu.
• Oceń zadania w skali 1-10 według ich ważności.

Oto wizualny przykład tego, jak mogą wyglądać kamienie milowe Twojego projektu:

Źródło obrazu

7. Stwórz system odpowiedzialności i odpowiedzialności

Utrzymuj poczucie odpowiedzialności, utrzymując członków zespołu zainwestowanych i zmotywowanych przez projekt.

W tym celu wybierz centralny system zarządzania projektami, który umożliwia przypisywanie zadań i terminów poszczególnym członkom zespołu. Upewnij się, że wszyscy wiedzą, nad czym powinni pracować i kiedy oczekujesz, że otrzymasz ukończoną pracę. Zautomatyzowane przypomnienia e-mail i czaty mogą sprawić, że ludzie poczują się odpowiedzialni za swoją pracę, zapewniając, że o niej nie zapomną.

Wszyscy członkowie zespołu powinni mieć dostęp do narzędzia do zarządzania projektami i być w stanie łatwo śledzić postępy i widzieć swoją rolę w projekcie na poziomie ogólnego obrazu.

Kiedy poświęcisz czas na skonfigurowanie skutecznego systemu zarządzania projektami od samego początku, zwolnisz również swój czas jako kierownik projektu. Nie będziesz musiał zarządzać każdym drobnym szczegółem, a zamiast tego dać członkom zespołu pewność, że będą pracować nad ich mocnymi stronami i lepiej zarządzać sobą i swoim czasem.

Korzystając z oprogramowania do zarządzania projektami, takiego jak Trello, możesz łatwo przydzielać zadania członkom zespołu z terminami:

Źródło obrazu

8. Ustaw realistyczny budżet

Każdy projekt ma ograniczone zasoby. Aby zmaksymalizować szanse powodzenia i zakończenia projektu, ważne jest, aby pomyśleć o realistycznym budżecie, aby mieć dostęp do wystarczających zasobów.

Potrzebujesz wystarczających zasobów, aby dać sobie miejsce na nieoczekiwane koszty, opóźnienia i rozsądne terminy. Jednocześnie jak najlepiej wykorzystuj zasoby projektu. Podejmij działania przez cały czas trwania projektu, aby mieć pewność, że w miarę możliwości oszczędzasz wydatki i trzymasz się planu.

Zalecamy przesłanie budżetu do aplikacji do zarządzania projektami, takiej jak ProjectManager, aby można było śledzić swoje koszty i wydatki w czasie rzeczywistym:

Źródło obrazu

9. Stwórz strategię inicjacji

Inicjacja projektu to wszystkie wstępne zadania, które należy wykonać przed rozpoczęciem jakichkolwiek innych działań w ramach projektu. Na tym etapie musisz wykonać wszystkie zadania administracyjne, takie jak tworzenie dokumentów wykonalności, uzasadnienia biznesowe, a także nawiązywanie kontaktów z interesariuszami i innymi menedżerami.

Przestrzeganie właściwej strategii inicjowania zapewnia uporządkowanie wszystkich dokumentów administracyjnych projektu od samego początku. Oznacza to, że gdy jesteś w połowie projektu, a interesariusz poprosi o przedstawienie dokumentu wykonalności, będziesz wiedział, że go masz i gdzie go znaleźć.

Upewnij się, że cała odpowiednia dokumentacja dotycząca rozpoczęcia projektu jest przechowywana w jednym, łatwo dostępnym, centralnym miejscu, aby ludzie mogli sprawdzać dokumenty, kiedy ich potrzebują.

10. Miej strategię wykonania

Realizacja projektu zwykle rozpoczyna się od wstępnego spotkania inaugurującego projekt w celu oficjalnego rozpoczęcia projektu. W tym miejscu dzielisz się swoją wizją i celami projektu, przydzielasz zadania członkom zespołu i pozwalasz wszystkim zacząć.

Na etapie realizacji upewnij się, że masz sposób na zapisanie błędów, zmian kierunku lub innych nieoczekiwanych zdarzeń. W ten sposób możesz sprawnie działać nawet w przypadku zmian.

11. Zbuduj plan komunikacji

Menedżerowie projektów mogą łatwo skonfigurować wiele kanałów komunikacji, takich jak Slack, poczta e-mail i czaty dotyczące zarządzania projektami, aby wszyscy byli na bieżąco z postępami w projekcie. Ale gdy istnieje tak wiele różnych kanałów do śledzenia, może to być przytłaczające dla członków zespołu.

Dlatego jasny i metodyczny plan komunikacji jest niezbędny, aby Twój projekt był na dobrej drodze. Wdrażaj wytyczne dotyczące wybranych kanałów komunikacji, niezależnie od tego, czy jest to e-mail, Slack, czy codzienne spotkania Zoom.

Możesz wybrać różne metody komunikacji dla różnych typów aktualizacji zadań. Na przykład członkowie zespołu mogą być zmuszeni do codziennego aktualizowania pulpitu zarządzania projektami, aby informować innych o postępie zadania. Możesz także organizować cotygodniowe spotkanie zespołu Zoom, aby dzielić się ogólnymi postępami i dyskusyjnymi punktami.

Kluczem jest to, że wszyscy w zespole rozumieją, jak komunikować różne aktualizacje projektu za pomocą odpowiednich kanałów.

Ważne jest również ustalenie realistycznych oczekiwań z interesariuszami i klientami, kiedy mogą spodziewać się aktualizacji projektu. Ludzie muszą wiedzieć, kiedy mogą spodziewać się pewnych informacji o projekcie.

Stwórz jasny plan komunikacji od samego początku, aby wszyscy byli na tej samej stronie na temat oczekiwań komunikacyjnych.

Otagowane komentarze w wybranej aplikacji do zarządzania projektami mogą pomóc wszystkim informować o małych codziennych aktualizacjach zadań:

Źródło obrazu

12. Śledź i monitoruj postęp

Aby postępy były namacalnym elementem, który zespoły mogą łatwiej śledzić, ważne jest skonfigurowanie niektórych wskaźników KPI. Twoje kluczowe wskaźniki wydajności mogą obejmować budżety, oczekiwania jakościowe i harmonogramy projektów.

W trakcie realizacji projektu śledź postęp projektu i regularnie przeglądaj swoje KPI. W ten sposób, jeśli Twój projekt zacznie przekraczać budżet lub nie spełnia oczekiwań względem harmonogramu, możesz wcześnie wykryć problemy i wprowadzić poprawki, zanim wykoleją one Twój projekt.

Oto przykład konfiguracji wizualnego pulpitu nawigacyjnego do śledzenia wskaźników KPI projektu:

Źródło obrazu

13. Przygotuj proces zamykania projektu

Ważne jest, aby stworzyć proces zamykania projektu, aby Twój projekt nie utknął w niekończącej się pętli sprzężenia zwrotnego lub stał się czymś na zawsze niedokończonym.

Nawet jeśli nie zrealizowałeś wszystkich celów i założeń projektu, nadal musisz formalnie zakończyć sprawę. Aby to zrobić, formalnie przekaż gotowy produkt lub nowe funkcje interesariuszowi. Następnie podaj wskazówki dotyczące obsługi i rozwiązywania problemów z nowym produktem.

Jeśli nie ukończyłeś wszystkiego, co miałeś nadzieję zakończyć, stwórz protokół na to, co stanie się dalej. Czy uzupełnisz te pozycje w późniejszym terminie, czy nie są już priorytetem?

Musisz również stworzyć oficjalny dokument podpisu, który oznacza, że ​​Twoja praca nad projektem jest zakończona i jest teraz w rękach interesariuszy lub klienta.

Dobrym pomysłem jest również zorganizowanie spotkania z członkami zespołu i zainteresowanymi stronami na temat wyciągniętych wniosków i możliwości poprawy na następny raz.

Zastosuj te zasady zarządzania projektami, aby zwiększyć sukces swojego projektu

Sukces projektu często sprowadza się do efektywnego zarządzania projektem. Postępuj zgodnie z tymi 13 zasadami zarządzania projektami i zobacz, jak łatwiej współpracować z członkami zespołu i interesariuszami.

Jeśli dążysz do wydajności projektu, usprawnienia procesów i jasnej komunikacji, będziesz na dobrej drodze do zostania solidnym kierownikiem projektu. Gotowy do zarządzania projektami według tych zasad? Najpierw sprawdź AppSumo Store, mamy jedne z najlepszych dostępnych ofert oprogramowania.