Oprogramowanie do zarządzania przepływem pracy w projektach: co to jest? Które narzędzie jest dla Ciebie odpowiednie?

Opublikowany: 2019-11-27

W miarę rozwoju firmy wykonywanie zadań staje się uciążliwe i trudne. Stajesz się częścią statystyk, które Project Management Institute odkrył w swoim badaniu z 2018 roku: Średnio ponad jedna trzecia projektów nie osiąga swoich celów – podobnie jak w 2012 roku.

Wykres Project Management Institute 2018 przedstawiający wskaźniki wydajności projektu

Źródło: Instytut Zarządzania Projektami

I tak jak wyjaśnia Project Management Institute, ty, podobnie jak właściciele firm i menedżerowie na całym świecie, rozumiesz, że kiedy projekty się nie udają, spadają też zyski, ponieważ organizacje mają mniejsze szanse na osiągnięcie celów strategicznych.

W swoim badaniu z 2017 roku PMI rozmawiało z Barrym O'Reilly, współautoremLean Enterprise: How High Performance Organizations Innovate at Scalei powiedział: „przedsiębiorstwa odnoszące sukcesy nieustannie eksperymentują, aby dowiedzieć się, co działa, a co nie. Koncentrują się na zaspokajaniu potrzeb klientów poprzez wyjaśnianie celów, skracanie pętli informacji zwrotnych i mierzenie postępów na podstawie wyników, a nie wyników”.

Wykres Project Management Institute 2018 dotyczący dostarczania wartości

Źródło: Instytut Zarządzania Projektami

Z powyższego wykresu widać, że organizacje, które mają 80% lub więcej projektów ukończonych na czas i zgodnie z budżetem, a także spełniają pierwotne cele i intencje biznesowe, osiągną wysoką dojrzałość w zakresie realizacji korzyści. PMI wskazuje również w swoim badaniu z 2017 r., że „37% projektów kończy się niepowodzeniem z powodu braku jasnych celów, co potwierdzają liderzy biznesowi”.

IBM (International Business Machines Corporation) sam powiedział: „IBM ma 3 kluczowe jasne cele dla projektów – harmonogram, budżet i jakość. Tylko 40% projektów spełnia te kluczowe cele”.

Tak więc, jak wszyscy inni, decydujesz się na integrację rozwiązań technologicznych w swojej działalności, mając nadzieję na bardziej efektywny rozwój firmy. Ale potem okazuje się, że wybór odpowiednich narzędzi nie jest tak łatwy, jak myślałeś.

Mam na myśli, że nie brakuje rozwiązań, które pomogą Ci załatwić sprawy. W zależności od branży i wielkości Twojej firmy możesz mieć do wyboru dziesiątki (jeśli nie setki) oprogramowania i usług.

Ale jakie kryteria należy wziąć pod uwagę i jak znaleźć najtrafniejsze rozwiązania dla celów i działalności konkretnego biznesu?

Zarządzanie projektami a zarządzanie przepływem pracy

PMChat informuje, że „korzystanie z dostępnego na rynku oprogramowania PM zwiększa wydajność i satysfakcję”, jednak „44% kierowników projektów nie używa żadnego oprogramowania”.

Jeśli to ty, korzystanie z rynku narzędzi może być przytłaczające. Zanim więc porozmawiamy o narzędziach i rozwiązaniach programowych, wyjaśnijmy różnicę między zarządzaniem projektami a zarządzaniem przepływem pracy, aby pomóc Ci zrozumieć, czego szukać.

Chociaż te dwa pojęcia są ze sobą powiązane, nie są tożsame .Jak sugerują nazwy, jeden służy do zarządzania projektami, a drugi do zarządzania operacjami i procesami – lub, mówiąc inaczej, przepływami pracy.

Co dziwne, PWC odkryło, że „cyfrowe oprogramowanie do zarządzania projektami zwiększa wydajność i odkryło, że 77% wysokowydajnych projektów korzysta z oprogramowania do zarządzania projektami, ale odkryto, że 44% kierowników projektów nie wierzy w wykorzystanie oprogramowania do zarządzania projektami”. Ponadto Access Group stwierdziła, że 66% kierowników projektów zauważa, że kluczowa decyzja dotycząca inwestowania w oprogramowanie należy do organizacji. Przy tak mieszanych komunikatach wybór odpowiedniego oprogramowania do zarządzania projektami ma kluczowe znaczenie nie tylko dla ukończenia projektu, ale także dla przekonania użytkowników oprogramowania do zarządzania projektami, że to naprawdę działa. Znalezienie odpowiedniego narzędzia jest różnicą między sukcesem a porażką. W końcu „na każdy 1 miliard dolarów zainwestowany w Stanach Zjednoczonych 122 miliony dolarów zostało zmarnowanych z powodu braku wydajności projektu”, mówi PMI.org. Powiemy to jeszcze raz, odpowiednie oprogramowanie do zarządzania projektami pomoże Twojej firmie tylko w osiągnięciu jej celów.

Zarządzaj swoimi pracownikami i biznesem z Connecteam

Connecteam to najlepsze oprogramowanie do zarządzania projektami, które pomoże Twojej firmie osiągnąć cele. Możesz łatwo zarządzać projektami i usprawniać bieżące operacje organizacyjne w podróży.

Dowiedz się więcej

Czym jest zarządzanie projektami?

Według Project Management Institute zarządzanie projektami to „ stosowanie wiedzy, umiejętności, narzędzi i technik do działań projektowych w celu spełnienia wymagań projektowych. ”

Chcesz zobaczyć, jak wygląda dzień z życia kierownika budowy? Zobacz ten stary, ale dobry film:

Jak widać na filmie, projekty to pojedyncze operacje, niepowtarzalne i przejściowe, ograniczone czasem i zakresem . Dlatego narzędzia do zarządzania projektami są często budowane do pracy, która ma linię startu i linię mety. Ich celem jest pomoc w planowaniu i zarządzaniu dużym obrazem każdego przedsięwzięcia.

Tym różnią się od narzędzi do zarządzania przepływem pracy.

Co to jest zarządzanie przepływem pracy?

Zarządzanie przepływem pracy koncentruje się na drobnych szczegółach, które zmieniają ogólny obraz w rzeczywistość. Według TaskTrakz „ przepływ pracy to… [a] seria etapów, a także sposób poruszania się między nimi ”.

Specjalizujące się w tym narzędzia pomagają zarządzać indywidualnymi zadaniami i obciążeniami pracowników oraz tworzyć dobrze zdefiniowane procesy biznesowe, które stają się rutyną .

Celem jest stworzenie i zautomatyzowanie powtarzalnych procesów, które dostosowujesz i optymalizujesz w czasie, aby zwiększyć produktywność, a tym samym zwiększyć wzrost.

Możesz wykorzystać te narzędzia zarówno do lepszego zarządzania projektami, jak i usprawnienia bieżących działań organizacyjnych.

Brzmi skomplikowanie…

Oto świetna wizualizacja zarządzania przepływem pracy. Zobaczysz między innymi, jak pracownicy służby zdrowia, którzy pobierają płatności tylko za 60% swoich faktur – ze względu na złożoność i biurokrację w branży – mogą wreszcie otrzymać wynagrodzenie za całą pracę, którą wykonują, gdy w końcu zoptymalizują i zautomatyzują swoją działalność procesy.

Krytyczny aspekt, którego brakuje w większości narzędzi do zarządzania projektami i zarządzania przepływem pracy

Co ciekawe, nawet jeśli nie można urzeczywistnić pełnego obrazu zarządzania projektami bez drobnych szczegółów, które zarządzanie przepływem pracy umożliwia optymalizację, zarządzanie przepływem pracy jest na rynku w niekorzystnej sytuacji .

Wystarczy, że można znaleźć o wiele więcej metodologii i narzędzi do zarządzania projektami, podczas gdy rozwiązania do zarządzania przepływem pracy często oferują jedynie chwalebne listy kontrolne.

Jednak najbardziej frustrujące jest to, że podobnie jak w przypadku zarządzania projektami, w większości narzędzi do zarządzania przepływem pracy brakuje opcji współpracy i komunikacji. Wiele narzędzi zbyt mocno polega na rozwiązaniach zewnętrznych, takich jak poczta e-mail, w zakresie koordynacji i komunikacji.

W rezultacie często będziesz zarządzał zespołem, w którym różni ludzie używają różnych narzędzi do pracy nad tym samym przedsięwzięciem . Na przykład niektórzy używają Dokumentów Google, aby ułatwić współpracę, podczas gdy inni nadal trzymają się starego, dobrego programu Microsoft Word.

Nic dziwnego, że 62% firm uważa, że zrozumienie, ile czasu i pieniędzy kosztuje ich projekt, jest wyzwaniem nr 1 w zarządzaniu projektami.

Aby temu zaradzić, potrzebne jest całościowe podejście do projektów i procesów operacyjnych firmy. Wprowadź zarządzanie przepływem pracy projektu.

Zarządzanie przepływem pracy w projekcie: połączenie tego, co najlepsze z obu światów, w celu uzyskania całościowego rozwiązania

Zarządzanie przepływem pracy w projekcie to bardziej podejście niż kategoria oprogramowania. Wdrażając metodologie zarządzania projektami do zarządzania przepływem pracy (i odwrotnie), możesz uzyskać to, co najlepsze z obu światów przy minimalnej liczbie zaangażowanych systemów.

To oczywiście oznacza wyższą produktywność, szybszy wzrost i większe zyski.

Według Dana Epsteina, który ma ponad 25-letnie doświadczenie w branży, jednym z powodów, dla których zarządzanie przepływem pracy w projektach jest tak skuteczne, jest to, że tworzy ono bezbłędne zarządzanie projektami . Obejrzyj cały jego webinar na ten temat tutaj:

Jak wybrać dla siebie najlepsze narzędzie do zarządzania przepływem pracy w projekcie

Na szczęście istnieją programy, które pozwalają optymalizować zarówno zarządzanie projektami, jak i zarządzanie przepływem pracy, zachowując elastyczność i wszechstronność w ekonomiczny sposób.

Narzędzia te umożliwiają komunikację z zespołami bez względu na to, gdzie wszyscy się znajdują, przydzielanie zadań i podzadań w tę iz powrotem oraz szybszą i skuteczniejszą współpracę z innymi członkami zespołu. To z kolei przekłada się na oszczędności i większy rozwój biznesu.

Co każde świetne oprogramowanie do zarządzania przepływem pracy w projektach musi oferować

Większość narzędzi do zarządzania przepływem pracy zawiera po prostu kilka powtarzających się list kontrolnych, ale to nie wystarczy, aby oprogramowanie było naprawdę uważane za narzędzie do zarządzania przepływem pracy w projekcie.

Narzędzie musi raczej zapewniać bardziej holistyczną perspektywę i być w stanie zademonstrować, w jaki sposób zadania współpracują ze sobą w ramach planu działania projektu, z określonymi celami, zastrzeżeniami i zadaniami. Oprogramowanie musi być w stanie zapewnić odpowiedzialność na poziomie pojedynczego pracownika i dostarczać te spostrzeżenia w łatwy do przyswojenia sposób. Ponadto narzędzie musi być w stanie zapewnić całościowe rozwiązanie do współpracy zespołowej nad konkretnym projektem, a także między projektami.

5 innych krytycznych kwestii, które pomogą Ci wybrać dokładne narzędzie do zarządzania przepływem pracy w Twojej firmie

Twoje potrzeby. Najpierw zaplanuj je, a następnie wybierz oprogramowanie, które pomoże Ci osiągnąć najważniejsze priorytety.
Twój budżet. Wybierz produkt, który ma sens dla Twoich przepływów pieniężnych i czasu, który zaoszczędzisz.
Jak dużo czasu to zajmuje? Jak łatwe lub złożone jest to zadanie?
Łatwość użycia. Pozwól swojemu zespołowi wypróbować to podczas bezpłatnego okresu próbnego, aby upewnić się, że dobrze pasuje.
Rzetelność i doświadczenie. Zobacz, komu jeszcze służą w Twojej konkretnej branży. Przeczytaj referencje i studia przypadków od swoich rówieśników.

Nasze ulubione narzędzia do zarządzania przepływem pracy w projektach: porównanie

Aby ułatwić Ci produktywność, zdecydowaliśmy się wykonać wszystkie ciężkie zadania i przedstawić porównanie naszych ulubionych narzędzi do zarządzania przepływem pracy w projekcie.

cennik

Bezpłatna długość okresu próbnego

Realizacja

Niezawodność i doświadczenie

74-149 $ / miesiąc. Więcej dla przedsiębiorstw, mniej dla startupów na wczesnym etapie. 20% zniżki na zakupy roczne.

30 dni

Oferuje świetną bazę wiedzy (w tym filmy), aby zacząć.

Historie sukcesu obejmują LinkedIn, Siemens, OkCupid.

29-49 USD miesięcznie dla maksymalnie 30 użytkowników, a ponadto możesz dodać więcej użytkowników i dostępny jest plan Enterprise. Connecteam jest idealny dla pracowników bez biurka.

14 dni plus plan na zawsze za darmo dla maksymalnie 10 użytkowników

Wdrażanie sesji indywidualnych, centrum pomocy, wbudowane samouczki i posty na blogu.

Historie sukcesu obejmują Sodastream, FOX Group, Centennial Sweeping, Canada Restoration, SodexoMAGIC,

33-111 USD miesięcznie za wersję chmurową. Więcej, jeśli masz ponad 100 użytkowników. Dostępne roczne rabaty na zakup. Wersje serwerowe: jednorazowa płatność od 559 do 2239 USD. Więcej, jeśli ponad 100 użytkowników.

14 dni

Baza wiedzy zawiera bogactwo instrukcji.

Historie sukcesu obejmują Gita Technologies, World Innovation Technologies, Lear Corporation.

Oblicz swoją cenę, wybierając liczbę członków zespołu, gości, kierowników projektów i tych z pełną przepustką dostępu, a także długość abonamentu. Rabaty zaczynają się od 3-miesięcznej subskrypcji.

14 dni

Baza wiedzy zawiera przewodniki użytkownika i samouczki (w tym samouczki wideo).

Klientami są CLH, Repsol, Loewe, Elavon.