Elastyczne harmonogramy: najlepszy przewodnik biznesowy

Praca z elastycznym harmonogramem to rosnący trend dla pracodawców, szczególnie biorąc pod uwagę zapotrzebowanie pracowników. Przeanalizujmy, czym jest elastyczny harmonogram, jego zalety i wady dla pracodawców i pracowników, a nawet odpowiedzmy na kilka najczęściej zadawanych pytań na ten temat.

Zapotrzebowanie na elastyczny harmonogram znacznie rosło w ciągu ostatniej dekady.

Jeszcze przed COVID-19 ankiety wykazały, że 87% pracowników przynajmniej przez pewien czas chciało mieć możliwość pracy z domu.

Połowa jest nawet skłonna przyjąć w zamian obniżkę pensji.

Elastyczny harmonogram pracy pozwala pracownikom pracować na najwyższym poziomie produktywności i daje im możliwość prowadzenia zdrowej równowagi między życiem zawodowym a prywatnym. W rzeczywistości elastyczny harmonogram staje się coraz bardziej powszechny, ponieważ coraz więcej pracowników z pokolenia Z i pokolenia Z wchodzi na rynek pracy.

W tym blogu zagłębimy się w cel elastycznych harmonogramów, ich różne zalety i wady zarówno dla pracowników, jak i pracodawców oraz jak skutecznie wdrożyć elastyczny harmonogram w swojej firmie.

Co to jest elastyczny harmonogram?

Elastyczny grafik zapewnia pracownikom alternatywę dla standardowego 8-17, ale nadal wynosi 40-godzinny tydzień pracy. Ogólnie oznacza to, że nie ma ścisłego harmonogramu, który byłby taki sam dla wszystkich. Zamiast tego pracownicy mogą wybierać zmiany lub przedziały czasowe, które najbardziej im odpowiadają w ciągu dnia (lub nocy).

Elastyczny harmonogram pozwala pracownikom zmieniać godziny rozpoczęcia i zakończenia dnia pracy, o ile nadal wykonują tę samą ilość pracy i utrzymują ten sam lub wyższy poziom wydajności .

Jakie rodzaje elastycznych harmonogramów są dostępne?

Niezależnie od tego, czy musisz od czasu do czasu pracować poza biurem, czy tylko w weekendy, elastyczny harmonogram może być scenariuszem korzystnym zarówno dla pracodawców, jak i pracowników i może przybierać różne formy.

Skompresowany tydzień pracy

Skompresowany tydzień pracy jest prawdopodobnie najczęstszym elastycznym harmonogramem, ponieważ obejmuje czterodniowy tydzień pracy z pracownikami pracującymi cztery dziesięciogodzinne dni robocze. Ten rodzaj elastycznego harmonogramu daje Twojemu zespołowi dodatkowy dzień wolny, aby mógł cieszyć się równowagą między życiem zawodowym a prywatnym.

Zazwyczaj skompresowany tydzień pracy działa najlepiej w ustawieniach biurowych. Jeśli jednak dobrze zaplanujesz, może pasować do każdej firmy, takiej jak handel detaliczny, restauracje i tak dalej. Inne zalety skompresowanych tygodni pracy to lepszy odpoczynek i mniej dojazdów.

Elastyczny harmonogram dnia

Dzięki codziennemu elastycznemu harmonogramowi pracownicy mają do dyspozycji kilka opcji:

• Zacznij wcześnie i skończ wcześnie
• Zacznij pracować później i zostań na służbie później
• Poświęć dodatkowy czas podczas przerwy na lunch, którą później nadrobisz
• Praca w nocy
• Miej elastyczne weekendy lub stałe dni w dni niestandardowe zamiast standardowych weekendów

Elastyczny grafik dobowy umożliwia pracę w godzinach od 10:00 do 3:00 lub od 7:00 do 16:00. Taki elastyczny grafik różni się od standardowych godzin i jest ustalany przez pracownika i pracodawcę.

Czas na rozciąganie

W przypadku elastycznego czasu pracy pracodawca nie ma obsesji na punkcie czasu, w którym się odliczasz. Zamiast tego chce, abyś pracował przez standardową ilość godzin, na którą się zgodziłeś, i wykonał wszystkie swoje zadania. Oznacza to, że możesz przyjść do biura, kiedy chcesz i wyjść, kiedy chcesz!

Dopóki pracownik jest odpowiedzialny za swój czas i osiąga swoje cele, tylko to się liczy. Więc jeśli spędzili tylko 15 godzin w biurze, a resztę zrobili z domu, hej, więcej mocy dla ciebie.

Podziel przesunięcie

Dzielony harmonogram zmian oznacza, że ​​dzielisz godziny na cały dzień. Na przykład możesz włożyć cztery godziny rano, dwie kolejne po południu i zakończyć wieczór, wkładając ostatnie dwie godziny.

Innym wariantem jest stawianie 4 godziny rano i 4 godziny w nocy. Podzielony harmonogram zmian oznacza po prostu, że Twój harmonogram na dany dzień jest podzielony, aby umożliwić inne wydarzenia życiowe pomiędzy nimi.

W oparciu o wszystko, co nakreśliliśmy powyżej, elastyczne harmonogramy pracy mogą skutkować efektywnym i wydajnym procesem pracy. Wraz z postępującymi zmianami w kadrze, musisz wyprzedzać trendy, aby zapewnić zaangażowanie i satysfakcję pracowników.

Harmonogram alternatywny

Ten rodzaj elastycznego harmonogramu ułatwia pracownikom, którzy nie mogą pracować w typowym pięciodniowym tygodniu pracy. Pracownicy ci potrzebują harmonogramu, który umożliwia wykonywanie ich obowiązków, takich jak opieka nad dziećmi i inne sprawy osobiste.

Alternatywny harmonogram ułatwia pracownikom pracę w weekendy, branie udziału w drugiej zmianie, a nawet na nocnej (wszystkie rodzaje zmian słownych), dając im większą swobodę w godzinach dziennych.

Flexplace

Flexplace działa jako z góry ustalony harmonogram, zaprojektowany, aby ułatwić pracownikom pracę z domu lub dowolnej lokalizacji zdalnej, która nie jest ich biurem. Może to obejmować od kilku godzin lub dni w tygodniu do pracy w pełnym wymiarze godzin. Harmonogram Flexplace można wdrożyć na trzy sposoby:

• Telepraca : Korzystanie z komputerów i urządzeń cyfrowych do rozwiązywania problemów związanych z czasem i lokalizacją, telepraca umożliwia pracownikom pracę zdalną lub w miejscu pracy.
• Hotelarstwo : Podobnie jak w przypadku telepracy, pracownicy rezerwują oddzielną przestrzeń coworkingową do wykonywania swojej pracy, co zmniejsza koszty powierzchni biurowej.
• Programy Snowbird : Możliwość przeniesienia organizacji pracy do cieplejszego regionu w okresie zimowym. Pracownicy w firmach komunikacyjnych i telemarketingowych czerpią duże korzyści z programów Snowbird.

Praca zdalna

Ten rodzaj elastycznego grafiku umożliwia pracownikom wykonywanie wszystkich prac poza biurem tymczasowo lub na stałe.

Obecnie wiele firm korzysta z pracy zdalnej, dając pracownikom większą niż kiedykolwiek elastyczność w pracy i mieszkaniu, gdziekolwiek zechcą.

Programy pracy zdalnej otwierają rekrutację dla znacznie szerszego grona kandydatów z odpowiednim doświadczeniem i umiejętnościami.

Pozycje w niepełnym wymiarze godzin

Praca w niepełnym wymiarze godzin jest cennym substytutem dla pracowników, którzy nie mogą pracować przez tyle godzin lub dni, co koledzy z harmonogramami pracy w pełnym wymiarze godzin. Ten rodzaj elastyczności jest przeznaczony dla pracowników, którzy mają inne zobowiązania poza pracą, takie jak rodzicielstwo lub nauka.

Dzielenie się pracą

Aby skutecznie i skutecznie wykonywać zadania, menedżerowie mogą rozważyć wdrożenie w swojej firmie programów dzielenia się pracą lub dzielenia się pracą. Jest to w zasadzie podział obowiązków w pełnym wymiarze godzin pomiędzy dwóch lub więcej pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze godzin.

Wybrani pracownicy podzielą między siebie każdy tydzień pracy, zapewniając, że harmonogram pracy „na pełny etat” jest nadal kompletny.

Dodatkowy płatny czas wyłączenia (PTO)

Zwiększając płatny czas wolny pracowników, zapewniasz im motywację do kontynuowania rutynowych czynności, które łatwo mogą stać się monotonne.

Wydłużony czas urlopu, a nawet nieograniczony czas urlopu to zasady, które wiele firm poważnie rozważa, aby zmotywować swoich pracowników do pełnego wykorzystania ich potencjału.

Jak sprawić, by elastyczny harmonogram pracy dla Twojej firmy?

Prawdę mówiąc, elastyczne środowisko pracy może bardzo utrudnić życie pracodawcy. W końcu może to być koszmar logistyczny, próbując znaleźć odpowiednich pracowników do wykonania określonych zadań w zależności od ich dostępności. To może być skomplikowany sposób na prowadzenie firmy, zwłaszcza jeśli pracujesz z pracownikami w różnych lokalizacjach i strefach czasowych.

Jednak dzięki kilku prostym krokom pracodawcy mogą sprawić, że elastyczne harmonogramy będą działać płynnie z korzyścią dla ich firmy.

1. Ustal podstawowe godziny pracy

Nakłonienie zespołu do współpracy z różnych stref czasowych i lokalizacji może być trudne. Dlatego niezbędne jest ustanowienie wspólnego okna pracy.

Na przykład to główne okno pracy może trwać od 11 do 16 oraz w ciągu tygodnia. Tylko w tym czasie mogą odbywać się spotkania zespołu i delegowanie zadań.

Dzięki tej zdyscyplinowanej bazie pracownicy dokładnie wiedzą, kiedy jest optymalny czas na komunikowanie się ze sobą i wyższą kadrą zarządzającą, a jednocześnie mają zapewnioną autonomię, której potrzebują.

2. Poznaj swoich pracowników na poziomie osobistym

W dzisiejszych czasach nie wystarczy po prostu znać swoich pracowników pod kątem wykonywanej pracy i umiejętności, które wnoszą do stołu.

Jeśli masz jasny obraz tego, kim są jako jednostki i jakie mają zobowiązania poza pracą, wtedy lepiej rozumiesz ich dostępność i istnieje większe prawdopodobieństwo, że wszyscy będą sobie ufać.

Dzięki temu zadania mogą być zarządzane bardziej efektywnie. Oznacza to również, że wiesz, które osoby najlepiej nadają się do określonych zadań. Zmniejsza to również szanse na konieczność mikrozarządzania pracownikami.

Poznanie pracowników zdalnych na poziomie osobistym może być trudne. Ale jest kilka kroków, które możesz zrobić, aby to ułatwić:

• Przeprowadzaj regularne rozmowy wideo : ważne jest, aby regularnie kontaktować się z pracownikami, codziennie lub co tydzień. Zwykłe minimum 15-30 minut dziennie nadrabiania zaległości może sprawić, że komunikacja na odległość będzie znacznie bardziej efektywna.
• Bądź wyrozumiały : ważne jest, aby dać zdalnym pracownikom korzyść z wątpliwości, ufając, że wykonują pracę, nawet gdy nie ma ich w pobliżu.
• Zadawaj pytania : Poświęć mniej czasu na skupienie się na sobie lub zadaniu do wykonania i poświęć trochę uwagi swoim pracownikom. Okaż zainteresowanie ich życiem. To buduje wzajemny szacunek i pokazuje pracownikom, że Ci na nich zależy.

3. Zmaksymalizuj spotkania zespołu

Chociaż spotkania zespołowe mogą być czasochłonne i przeszkadzać w rzeczywistej pracy, są niezbędne do budowania ducha zespołu i morale. Aby jak najlepiej wykorzystać te spotkania i dopasować się do napiętych harmonogramów wszystkich, powinieneś:

• Bądź bezpośredni : nie pozwól drużynie iść na bezsensowną styczną. Zachowaj zwięzłość i temat.
• Wyślij agendę : Wcześniejsze przekazanie zespołowi planu spotkania dotyczącego tego, co będzie dotyczyło spotkania, może sprawić, że się przygotują.
• Podsumuj : przekaż swoim pracownikom praktyczne wskazówki, które mogą zastosować w swojej pracy poza spotkaniem.

4. Korzystaj z oprogramowania do planowania cyfrowego

Oprogramowanie do cyfrowego harmonogramowania może pomóc pracodawcom w przygotowaniu szczegółowych, łatwych do odczytania elastycznych harmonogramów dla ich pracowników. Pracownicy mogą wprowadzać osobiste zmiany w harmonogramie, korzystając z wygodnego urządzenia mobilnego, aby mieć pewność, że wszystkie zmiany są przygotowywane z wyprzedzeniem.

Oprogramowanie tego typu, takie jak Connecteam, pozwala menedżerom na:

• Duplikuj lub ustawiaj cykliczne harmonogramy, używaj przeciągania i upuszczania lub otwieraj zmiany do zgarnięcia.
• Otrzymuj alerty, jeśli godziny przekroczyły wstępnie zdefiniowane dzienne lub tygodniowe ograniczenia.
• Dodaj informacje do każdej zmiany, takie jak czas, lokalizacja, zadania, notatki, załączniki itp.
• Otrzymuj powiadomienia, jeśli pracownicy zaakceptują lub odrzucą zmianę, spóźnią się lub ukończą zadanie.
• Dodawaj lub edytuj zmiany, zamieniaj użytkowników, przypisuj zadania i nie tylko.
• Planuj zmiany na wiele sposobów (pojedynczy, wielokrotny, import lub szablony).

Jeśli nadal nie jesteś przekonany, że potrzebujesz elastycznego harmonogramu, przyjrzyjmy się zaletom i wadom z perspektywy pracodawcy i pracownika.

Plusy i minusy elastycznych harmonogramów dla pracodawców

Plusy dla pracodawców

Ty, jako pracodawca, możesz skorzystać na wdrożeniu elastycznych grafików pracy na różne sposoby. Obejmują one:

• Większe zaangażowanie i morale pracowników: pracownicy zachowujący równowagę między życiem zawodowym a prywatnym są o wiele szczęśliwsi i spełnieni, co prowadzi do lepszego morale i zaangażowania pracowników. Co więcej, oznacza to również, że nie będą zawracać sobie głowy szukaniem nowej pracy gdzie indziej.
• Łatwiejsza rekrutacja : uwzględnienie elastycznego harmonogramu daje znacznie większe możliwości przyciągnięcia aktualnych najlepszych talentów. Nie jest tajemnicą, że dzisiejszy rynek pracy jest bardzo konkurencyjny. Musisz więc zadbać o obecną siłę roboczą dzięki odpowiednim zachętom i korzyściom, jeśli chcesz wyprzedzić konkurencję.
• Zmniejszona rotacja pracowników : elastyczny harmonogram pracy może stać się kluczowym elementem strategii utrzymania pracowników, co może zmniejszyć rotację pracowników. Kiedy pracownicy są zaangażowani, szczęśliwi i usatysfakcjonowani, nie szukają pracy gdzie indziej.
• Wyższy poziom produktywności : badania wskazują na znacznie wyższy poziom produktywności i zwiększone morale, gdy pracownikom oferuje się elastyczny harmonogram.
• Mniej nieobecności lub spóźnień : pracownicy z elastycznym harmonogramem są w stanie łatwo zaplanować swoje własne harmonogramy na zmiany, więc zarejestrowanie się na czas odbywa się naturalnie. W rzeczywistości badanie to pokazuje, że pracownicy, którzy mają możliwość tworzenia alternatywnych harmonogramów pracy, dostosowanych do ich potrzeb, są bardziej skłonni do wykonywania pracy na czas. Dzięki elastycznemu harmonogramowi i dokładnej aplikacji do śledzenia czasu możesz znacznie obniżyć liczbę niepojawień i spóźnień.

Wady dla pracodawców

Biorąc to wszystko pod uwagę, elastyczne harmonogramy pracy niekoniecznie są idealnym rozwiązaniem dla pracodawcy. Na przykład:

• Może wywołać brak zaufania : większość menedżerów jest przyzwyczajona do tego, że pracownicy rejestrują się, wykonują swoją pracę i wychodzą. Pozwala im to nadzorować to, co robią ich pracownicy przez cały dzień. Jednak elastyczny harmonogram opiera się na zaufaniu. Niektórzy menedżerowie mogą nie mieć całkowitego zaufania do swoich pracowników, co może powodować negatywne relacje.
• Pracownicy mogą nadużywać elastyczności : Pracownicy pracujący w domu mogą brać udział w pracach domowych, oglądać telewizję lub zdrzemnąć się. Niektórzy z ich współpracowników, którzy pracują regularnie od 9 do 5, mogą uważać ich za próżniaków, ponieważ pracodawcy nie mogą na własne oczy monitorować produktywności.
• Zmniejsza satysfakcję klientów : niektórzy klienci mogą czuć się zirytowani, gdy określony pracownik jest niedostępny. Jeśli masz rolę zorientowaną na klienta, może ona pozwolić tylko na elastyczne planowanie. Może praca w domu przez cały dzień po prostu nie jest możliwa.

Plusy i minusy elastycznych harmonogramów dla pracowników

Plusy dla pracowników

Twoi pracownicy mogą również skorzystać na różne sposoby z elastycznego harmonogramu pracy. Obejmują one:

• Zdrowa równowaga między życiem zawodowym a prywatnym: od obowiązków rodzinnych i realizowania innych pasji po walkę z problemami zdrowotnymi lub unikanie długich dojazdów – powody są nieograniczone. Według badań 16,8% millenialsów wybrało swoją pracę, ponieważ mogą osiągnąć równowagę między życiem zawodowym a prywatnym. Ponadto przy podejmowaniu decyzji o miejscu pracy elastyczność jest najwyższym priorytetem.
• Oszczędność czasu i pieniędzy na dojazdy : dzięki elastycznemu harmonogramowi pracownicy mogą pracować zdalnie, co oznacza, że ​​mogą uniknąć korków i innych stresujących wydarzeń podczas dojazdów. Ponadto pracownicy mogą zaoszczędzić pieniądze na paliwie i straconym czasie podczas dojazdów.
• Więcej możliwości rozwoju : jeśli chodzi o zatrudnianie i utrzymanie pracowników, firmy muszą oferować możliwości rozwoju pracownikom, zwłaszcza że tego wymagają milenialsi i pokolenie Z. W rzeczywistości Gallup poinformował, że „87% milenialsów uważa rozwój zawodowy lub możliwości rozwoju zawodowego za ważne dla nich w pracy”. Dzięki elastycznemu harmonogramowi Twoi pracownicy mogą uczestniczyć w profesjonalnych kursach lub zajęciach, gdy nie pracują, dzięki czemu mogą osiągnąć swoje cele edukacyjne i osiągnąć wyższe umiejętności zawodowe związane z ich rolami zawodowymi.

• Niższe koszty opieki nad dziećmi : Skrócone, codzienne i elastyczne harmonogramy pracy oferują rodzicom możliwość znacznego obniżenia kosztów opieki nad dziećmi. Jeśli jeden rodzic pracuje w tradycyjnych godzinach, rodzic z elastycznym harmonogramem może być dostępny do porzucania szkoły, podczas gdy drugi odbiera. Ta równowaga zapewnia rodzicom łatwość zarządzania dwoma pracami w pełnym wymiarze godzin bez potrzeby opieki nad dziećmi.
• Zdrowe samopoczucie : 68% pracowników o nieelastycznych harmonogramach zgłosiło „nieuzasadniony poziom stresu w pracy”. Jednocześnie osoby z elastycznym harmonogramem zgłaszały znacznie mniejszy poziom stresu związanego z pracą. Zdrowie fizyczne i psychiczne Twojego zespołu jest ważne dla wyników finansowych, dla klientów, dla wskaźnika rotacji i dla ich własnego zdrowia psychicznego w życiu osobistym.

Wady dla pracowników

Podobnie jak pracodawcy, elastyczne harmonogramy pracy również mogą stanowić wady dla pracowników. Obejmują one:

• Planowanie może stać się skomplikowane : pracownicy, którzy regularnie pracują w środowisku biurowym, mogą mieć trudności z najlepszą pracą, gdy ich współpracownicy nie mają takiego samego harmonogramu pracy. Planowanie spotkań zespołu może być skomplikowane, ponieważ koordynowanie elastycznych godzin pracy wszystkich osób może powodować ból głowy.
• Nie pasuje do wszystkich ról : nie wszystkie stanowiska pracy nadają się do elastycznego planowania, jak np. stanowiska skierowane do klientów. Dlatego te role wymagają ustalonych, regularnych godzin pracy. W przypadku takich pracowników mogą urazić swoich współpracowników, którzy mają więcej swobody w swoim harmonogramie.
• Może tworzyć niebezpieczne praktyki : jeśli pracownik pracuje dużo wcześniej lub później niż jego współpracownicy, często przebywa w biurze sam lub prawie sam. Może to prowadzić do problemów z odpowiedzialnością, ponieważ w razie wypadku lub zagrożenia pracownik nie ma do kogo się zwrócić.

Często zadawane pytania

Jaki jest cel elastycznego harmonogramu?

Elastyczny harmonogram pozwala pracownikom dostosować godziny pracy tak, aby niekoniecznie odpowiadały tradycyjnym harmonogramom pracy, takim jak 9-5 do 8-6. Jak sama nazwa wskazuje, elastyczne harmonogramy zapewniają elastyczność zarówno pracownikom, jak i pracodawcom, o ile ci pierwsi nadal realizują zakontraktowaną liczbę godzin tygodniowo.

Jakie czynniki należy wziąć pod uwagę przy tworzeniu elastycznego harmonogramu?

Aby stworzyć odpowiedni elastyczny harmonogram dla swoich pracowników, musisz ocenić obecną kulturę swojej siły roboczej i zidentyfikować indywidualne i zbiorowe potrzeby swoich pracowników.

Od tego momentu możesz zacząć tworzyć zasady i struktury, które sprawią, że elastyczne harmonogramy w Twoim miejscu pracy będą realistyczne i zrównoważone. Musisz znaleźć skuteczne narzędzie do tworzenia rzeczywistego harmonogramu, niezależnie od tego, czy będzie to proces ręczny, czy rozwiązanie cyfrowe. Po wdrożeniu ważne jest, aby monitorować sukces harmonogramu i dostosowywać go w miarę postępów.

Jakie pytania należy zadać pracownikom przy tworzeniu elastycznego grafiku?

Niektóre pytania, które warto zadać swoim pracownikom podczas projektowania dla nich elastycznego grafiku, to:

• Czy Twoja rola może być wykonywana zdalnie?
• Czy można go wykonywać o każdej porze dnia?
• Czy elastyczne harmonogramowanie jest już prowadzone w firmie? Czy to się udaje?
• Czy pracownicy mają obecnie skuteczną równowagę między życiem zawodowym a prywatnym?

Podsumowanie elastycznych rozkładów

Ważne jest, aby rozważyć zalety i wady zapewnienia elastycznego harmonogramu pracy zarówno dla pracownika, jak i dla firmy. Podkreśliliśmy wiele korzyści, od zwiększonej produktywności po mniejszą rotację pracowników.

Chociaż mogą występować pewne wady, dzięki starannemu planowaniu, skutecznej strategii zarządzania pracownikami i aplikacji do planowania pracowników, możesz łatwo zwalczyć wspomniane wady.