Zamówienie zakupu a faktura — jakie są różnice?

W większości przypadków utworzenie zamówienia zakupu jest pierwszym krokiem do przeprowadzenia transakcji biznesowej. Kupujący wystawia zamówienie zakupu, które umożliwia sprzedającemu świadczenie usługi lub produktu w określonej cenie. Faktura jest wówczas uznawana za rachunek i przekazywana sprzedawcy po wykonaniu lub dostarczeniu usługi lub produktu, wraz z odpowiednimi warunkami płatności, takimi jak należność przy odbiorze. Oba dokumenty są niezbędne dla działów finansowych i właścicieli małych firm. Dlatego dobrym pomysłem jest zapoznanie się z obiema opcjami i wyjaśnieniem, dlaczego są one tak ważne w domenie rozrachunków z dostawcami.

Co to jest zamówienie zakupu?

Zamówienie zakupu lub PO jest oficjalnym potwierdzeniem zamówienia. Dokument jest wysyłany przez nabywcę do sprzedawcy, autoryzujący zakup.

Co to jest faktura?

Faktura to dokument żądający zapłaty za zakup. Faktury są wysyłane do kupującego od sprzedawcy. Jaka jest różnica między zamówieniem a fakturą?

Podstawowa różnica między zamówieniem zakupu a fakturą polega na sposobie ich użycia. Potrzebujesz potwierdzenia, że ​​zamówienie zostało złożone z PO. Dokumenty faktur pomagają w żądaniu zapłaty za zamówienie. Faktury są dostarczane kupującemu przez sprzedawcę i wysyłane po zrealizowaniu zamówienia i zgodnie z warunkami płatności.

Podobieństwa między zamówieniami zakupu a fakturami

Chociaż dokumenty są różne, istnieje między nimi kilka podobieństw. Oczywiście zamówienie zakupu czegokolwiek jest prawnie wiążącą umową, podobnie jak faktura. Dlatego masz umowę między sprzedawcą a nabywcą i wymagane są pewne działania określone w tych dokumentach.

Oba dokumenty zawierają istotne szczegóły zamówienia, a także informacje o cenie i wysyłce. Faktura składa się z numeru faktury, a także wszelkich korekt płatności (rabatów/kredytów), informacji kontaktowych dostawcy, łącznej kwoty należnej dostawcy oraz harmonogramu płatności. W celach informacyjnych można również podać numer zamówienia zakupu (PO).

Co to jest numer zamówienia zakupu?

Numer zamówienia jest wyraźnie zaznaczony na zamówieniu i jest numerem unikalnym. Możesz użyć go tylko raz na zamówienie, więc ten numer zamówienia zakupu różni się od wszystkich innych. Niektóre programy księgowe automatycznie generują numer zamówienia zakupu podczas przygotowywania nowego zamówienia. Numer ten może być używany przez sprzedawcę i klienta podczas całego procesu zakupu. Następnie sprzedawca używa go do późniejszego wysłania faktury.

Jakie informacje należy zawrzeć w zamówieniu zakupu?

Chociaż każde oprogramowanie jest inne, większość zamówień zawiera podobne informacje. To zawiera:

• Numer zamówienia
• Dzisiejsza data
• Ilość usług lub towarów
• Opis Usług lub Towarów
• Informacje kontaktowe dostawcy (wraz z adresem e-mail)
• Ceny
• Specjalne notatki
• Informacje podatkowe

Dlaczego zamówienia są ważne?

Zlecenie zakupu jest niezbędne z następujących powodów:

Prawnie wiążące

To oficjalna umowa między sprzedającym a kupującym. W pewnym sensie oznacza to, że obie firmy (lub firma i osoba fizyczna) autoryzują ten zakup. W przypadku zamówienia zakupu towarów i usług może nie być potrzebna osobna umowa na konkretną transakcję.

Łatwiejsze śledzenie

Właściciele firm wolą używać zamówienia jako narzędzia podczas całej transakcji. Możesz łatwo odnieść się do numeru zamówienia zakupu, aby określić, gdzie znajduje się przedmiot i kiedy powinien dotrzeć do kupującego.

Upraszcza fakturowanie

Sprzedający może szybko powołać się na numer zamówienia na fakturze, pokazując, że świadczone usługi lub produkty są wstępnie zatwierdzone.

Jak korzystać z zamówienia zakupu

Jako właściciel firmy to od Ciebie zależy, czy użyjesz rzeczy, które ułatwią Ci pracę. Twoja witryna prawdopodobnie ma regulamin, więc warto korzystać z faktur i zamówień zakupu. Pokazuje to, co kupujący jest winien, termin płatności, a także czas dostawy. Kiedy tworzysz szablon zamówienia zakupu, oszczędzasz dużo czasu.

Firmy zwykle mają szablony, więc łatwo jest wysłać i odebrać zamówienie zakupu. Obie strony otrzymują dane, których chcą i potrzebują, aby mogły skupić się na zakupach i gromadzeniu produktów do wysłania.

Kiedy rozmawiasz z kimś o dostarczaniu towarów lub usług, prawdopodobnie masz długie rozmowy i e-maile. Gdy oboje zgadzacie się we wszystkim, potrzebujesz prawnie wiążącego dokumentu, który zawiera to wszystko. Na przykład, jeśli chcesz wykonać niestandardowe krzesła dla swojej firmy, zamówienie zakupu będzie odzwierciedlać wszystkie informacje. Wiesz, kiedy mają zostać dostarczone gotowe towary lub usługi, dzięki czemu możesz później zażądać towarów, jeśli nie zostaną one wysłane w terminie podanym w zamówieniu. Dokumenty PO wyjaśniają również, kiedy należy dokonać płatności i jakie istnieją ustalenia dotyczące płatności.

Aby dokument był legalny, obie strony muszą go podpisać. W ten sposób wiesz, kiedy należy zapłacić, kiedy należy dostarczyć towary lub usługi i całą resztę.

Jak korzystać z faktury

Sprzedawca pracuje nad dostarczeniem produktów lub usług, co może zająć dni lub tygodnie. Jednak płatność jest również dużym problemem. Firma oferująca produkty lub usługi musi otrzymać zapłatę za to, co zrobiła, gdy klient je otrzyma. Dlatego tworzona jest faktura zawierająca niektóre z tych samych informacji. Za każdym razem możesz utworzyć nową fakturę, ale pomocne może być przygotowanie szablonu. W ten sposób możesz zażądać płatności i mieć formularz do przejścia. Powinno to zawierać numer zamówienia, a także inne istotne dane.

Dlaczego firmy wykorzystują zamówienia?

Niezależnie od tego, czy prowadzisz dużą firmę z działem zakupów, czy małą firmę, możesz chcieć skorzystać z zamówienia zakupu z wielu powodów.

Ustaw jasne oczekiwania

Zamówienie umożliwia kupującemu pełne wyjaśnienie swoich potrzeb sprzedającemu. Możesz użyć dokumentu jako odniesienia, aby określić, co zrobić i jak długo masz. Ponadto, jeśli produkt nie zostanie dostarczony zgodnie z zamówieniem, masz dowód, że firma nie zrobiła tego, co twierdziła.

Zarządzaj zamówieniami

Większość firm będzie miała do realizacji kilka zamówień jednocześnie. Znacznie trudniej jest określić, czego chcą klienci, jeśli nie masz zamówienia, na którym można polegać. Po ich wydaniu system online upewni się, że wysłany dokument jest dokładny i trafia na właściwe konto e-mail. Operatorzy zakupu przekazują zespołom ds. zaopatrzenia, operacji i finansów oficjalną dokumentację dotyczącą dostaw przychodzących i oczekujących. Zapewnia to również, że mogą skutecznie nimi zarządzać i śledzić.

Brak problemów prawnych

Jeśli nie korzystasz często z formalnych umów, PO służy jako dokument, który jest prawnie wiążący. Jednak jest to legalne tylko wtedy, gdy sprzedawca i dostawca to zaakceptują.

Ścieżki audytu

Audytorzy muszą szukać wszelkich rozbieżności finansowych. Dlatego podczas wystawiania, przetwarzania i rejestrowania zamówień zakupu masz wszystko, czego potrzeba, aby udowodnić audytorom, że Twoje rachunki są dokładne. Obejmuje to płatności, które zostały dokonane i co zostało uzgodnione w tym konkretnym dniu.

Oczywiście powyższe korzyści dotyczą przede wszystkim kupujących, ale zamówienie zakupu jest również niezbędne dla sprzedawców. Możesz ich użyć do pomocy przy przetwarzaniu płatności i realizacji zamówień. Posiadanie dokumentu zakupu zamówienia może uchronić Cię przed problemami prawnymi i pomóc w śledzeniu tego, co robisz.

Dlaczego firmy wykorzystują faktury

Faktura jest dokumentem niezbędnym z wielu powodów. Obejmują one:

Możliwość zbierania pieniędzy i widoczność wydatków firmy

Czasami dostawcy nie otrzymują zapłaty za usługi lub towary, dopóki faktura nie zostanie wysłana do kupującego. Ogólnie rzecz biorąc, telefony i e-maile z żądaniem zapłaty nie wystarczą. Faktura opisuje, co otrzymujesz za wydane pieniądze. Daje to Twojemu działowi finansowemu większą przejrzystość tego, co kupują działy.

Zarządzaj płatnościami bez problemów prawnych

Oczywiście płacisz za to, co dostajesz, ale to nie może się zdarzyć, jeśli nie wiesz, ile zapłacić i dlaczego to płacisz. W związku z tym faktura służy do wykazania, co zostało sprzedane, ile to kosztowało, czy jakakolwiek płatność została już zaksięgowana i jakie są zaległe opłaty. W pewnym sensie pomagają firmie lepiej wszystko śledzić i jest to bardziej formalne.

Podobnie jak w przypadku zamówienia, faktury są jak umowa prawna. Pokazuje, że usługa lub przedmiot została wykonana, a także ile kosztuje i kiedy należy ją zapłacić. Jest to dowód na to, że firma została za coś obciążona i może być wykorzystana do zakwestionowania roszczeń o płatność, gdy żadne z nich nie zostały zrealizowane.

Podsumowując: Zamówienie zakupu a faktura

Jeśli chodzi o zamówienia zakupu i faktury, oba mają kluczowe znaczenie dla procesu zakupowego. Powinieneś zrozumieć role obu dokumentów, aby używać ich poprawnie. Oczywiście są między nimi różne różnice, ale jest też jedno lub dwa podobieństwa. Dokumenty te mają na celu ochronę kupujących i sprzedających, którzy w innym przypadku nie mieliby dowodu, że coś zostało zapłacone lub kupione. Oba dokumenty mogą zawierać podobne informacje, takie jak imię i nazwisko kupującego i sprzedającego, a także adresy e-mail i inne rzeczy.

Często zadawane pytania dotyczące zamówienia zakupu, faktury zakupu i faktury sprzedaży

Co to jest faktura zakupu i faktura sprzedaży?

Zamówienie zakupu jest wysyłane przez kupującego do sprzedawcy, upoważniające do zakupu określonych towarów/usług. Faktura zakupu to faktura używana w połączeniu z zamówieniem zakupu, wysyłana przez dostawcę do kupującego: służy do wskazania, ile pieniędzy kupujący jest winien sprzedającemu. Faktury sprzedaży są często takie same jak faktury zakupu, ale mogą być oferowane przed dostarczeniem wszystkich towarów i usług — w celu udostępnienia informacji kupującemu.

Kto wystawia zamówienie?

Kupujący wystawia sprzedającemu zamówienie zakupu.

Kto wystawia fakturę zakupu?

Faktura zakupu jest wystawiana przez sprzedawcę/sprzedawcę kupującemu/klientowi.

Czy faktura zakupu jest paragonem?

Faktura nie jest paragonem. Faktura wystawiana jest przed dokonaniem płatności, jako forma żądania odszkodowania za towar lub usługę. Paragony wystawiane są po dokonaniu płatności jako dowód transakcji.