6 Przykłady szablonów wiadomości e-mail z przypomnieniem

Potrzebujesz wysłać klientowi przyjazne przypomnienie o zbliżającym się spotkaniu lub płatności? Szablony przypomnień e-mail to świetny sposób na zaoszczędzenie czasu i zapewnienie płynnego działania firmy.

Mając gotowe przypomnienia e-mail, możesz szybko wysyłać wiadomości do klientów lub klientów bez konieczności wpisywania za każdym razem tego samego. W tym artykule udostępnimy sześć przykładów szablonów przypomnień e-mail, które możesz wykorzystać w swojej małej firmie. Zacznijmy!

Co to jest wiadomość e-mail z przypomnieniem?

E-mail z przypomnieniem to wiadomość wysyłana do kogoś w celu przypomnienia mu o czymś, co miał zrobić, o poprzednim e-mailu lub zbliżającym się wydarzeniu. Wiadomości e-mail z przypomnieniami mogą być bardzo pomocne w utrzymywaniu porządku i na bieżąco, zwłaszcza jeśli dane zadanie lub wydarzenie jest ważne. Aby wiadomość e-mail z przypomnieniem była skuteczna, ważne jest, aby wiadomość była jasna i zwięzła, a odbiorca wiedział, kiedy się jej spodziewać.

• CZYTAJ WIĘCEJ: 16 aplikacji pocztowych idealnych dla małej firmy

Jak pisać e-maile z przypomnieniem

Uprzejme e-maile z przypomnieniem to świetny sposób, aby nie zapomnieć o ważnych zadaniach. Wysyłając uprzejmą wiadomość e-mail z przypomnieniem, możesz upewnić się, że odbiorca otrzyma przypomnienie o tym, co należy zrobić i kiedy należy to zrobić. Oto krótki przewodnik krok po kroku, jak dokładnie napisać wiadomość e-mail z przypomnieniem, zaczynając od wiersza tematu:

Krok 1: Napisz wyraźny temat

Wiersz tematu przypomnienia e-mail jest ważny, ponieważ jest pierwszą rzeczą, którą zobaczy odbiorca. Tematy powinny być jasne, zwięzłe i na temat. Na przykład „Przypomnienie: Nadchodzące spotkanie w środę” lub „Przypomnienie: Termin płatności w piątek”.

Krok 2: Otwórz z uprzejmym powitaniem

Po wierszu tematu następną rzeczą, którą zobaczy odbiorca, jest otwarcie wiadomości e-mail. Ważne jest, aby rozpocząć od uprzejmego powitania, na przykład „Szanowna Pani Smith” lub „Witam, panie Jones”. Możesz być uprzejmy, jednocześnie uwzględniając porę dnia w swoim powitaniu. Możesz na przykład powiedzieć „Dzień dobry” lub „Dzień dobry”.

Krok 3: Szybko przejdź do sedna

Treść e-maila powinna być zwięzła i na temat. Nie ma potrzeby owijać w bawełnę – po prostu od razu określ cel wiadomości e-mail. Na przykład: „Piszę tylko, aby przypomnieć Ci o naszym spotkaniu w środę” lub „Chciałem Ci przypomnieć, że płatność jest należna w piątek”.

Krok 4: Dołącz wszelkie istotne szczegóły

Jeśli istnieją jakieś istotne szczegóły, które odbiorca powinien znać, pamiętaj o uwzględnieniu ich w wiadomości e-mail. Na przykład „Nasze spotkanie odbędzie się o 10:00 w sali konferencyjnej” lub „Twoja płatność jest należna do 17:00 w piątek”.

Krok 5: Podziękuj odbiorcy z góry

Zakończ e-mail uprzejmym podziękowaniem, takim jak „Dziękuję za poświęcony czas” lub „Dziękuję za zwrócenie uwagi na tę sprawę”. Pomoże to stworzyć poczucie dobrej woli i zwiększy prawdopodobieństwo, że odbiorca spełni prośbę.

• CZYTAJ WIĘCEJ: Square Appointments obsługuje branżę kosmetyczną dzięki nowym aktualizacjom

Szablon przypomnienia e-mail

Rzućmy okiem na nasz pierwszy szablon uprzejmej wiadomości e-mail z przypomnieniem, zawierający temat, którego możesz użyć jako inspiracji podczas tworzenia własnego e-maila z przypomnieniem…

Wiersz tematu: Przypomnienie – Nadchodzące spotkanie w dniu ________

Witam pana/panią ______,

Piszę tylko, aby przypomnieć Ci o naszym spotkaniu w dniu __________. Nasze spotkanie odbędzie się o godzinie __am/pm w sali konferencyjnej. Daj mi znać, jeśli jest coś, czego potrzebujesz, aby przygotować się na spotkanie.

Dziękuję za Twój czas,

(Twoje imię)

Skuteczniejsze szablony e-maili z przypomnieniami

Jak widać, powyższy e-mail z przypomnieniem był krótki, uprzejmy, profesjonalny i na temat. Ważne jest, aby wiadomości e-mail z przypomnieniami były jasne i zwięzłe, aby uniknąć dezorientacji lub frustracji odbiorcy. Oto jeszcze pięć przykładowych wiadomości e-mail z przypomnieniem, których możesz użyć w swojej firmie w różnych sytuacjach.

Szablon przypomnienia o spotkaniu

Szablon wiadomości e-mail z przypomnieniem o spotkaniu jest idealny do przypominania klientom o zbliżającym się spotkaniu, niezależnie od tego, czy chodzi o konsultację, spotkanie czy usługę. Ważne jest, aby podać wszystkie istotne szczegóły, takie jak data, godzina i miejsce spotkania, aby uniknąć nieporozumień lub pomyłek.

Wiersz tematu: Przypomnienie – Nadchodzące spotkanie w dniu _________

Witam pana/panią ______,

Piszę tylko, aby przypomnieć Ci o zbliżającym się spotkaniu z __________ w dniu __________ o __________. Twoja wizyta jest zaplanowana na __am/pm. Daj mi znać, jeśli musisz przełożyć wizytę lub jeśli jest coś, co mogę zrobić, aby się do niej przygotować.

Dziękuję za Twój czas,

(Twoje imię)

Szablon przypomnienia o płatności

Szablon wiadomości e-mail z przypomnieniem o płatności jest idealny do przypominania klientom o należnych płatnościach.

Wiersz tematu: Przypomnienie – termin płatności przypadający na ________

Witam pana/panią ______,

Piszę tylko, aby przypomnieć Ci, że termin Twojej płatności upływa __________. Płatność należy uregulować do __ am/pm tego dnia. Daj mi znać, jeśli potrzebujesz planu płatności lub jeśli jest coś, co mogę zrobić, aby Ci pomóc.

Dziękuję za Twój czas,

(Twoje imię)

Tekst potwierdzenia spotkania

Wysłanie SMS-a z potwierdzeniem spotkania na zbliżające się spotkanie z klientem lub klientem to świetny sposób, aby upewnić się, że pamięta on spotkanie i jest na nie przygotowany.

Witam pana/panią ______,

To tylko krótki SMS potwierdzający zbliżające się spotkanie w dniu __________. Nasze spotkanie jest zaplanowane na am/pm w ______ pokoju. Jeśli masz jakieś pytania lub chcesz zmienić termin, daj mi znać.

Dziękuję Ci,

(Twoje imię)

Delikatny e-mail z przypomnieniem

Delikatny e-mail z przypomnieniem jest idealny do przypomnienia klientom o czymś ważnym, bez brzmienia zbyt wymagającego lub nachalnego.

Temat: Delikatne przypomnienie – ________

Witam pana/panią ______,

Mam nadzieję, że masz się dobrze. Chciałem ci tylko delikatnie przypomnieć o ________. Daj mi znać, jeśli masz jakieś pytania lub potrzebujesz pomocy.

Dziękuję za Twój czas,

(Twoje imię)

E-maile z przypomnieniem o wydarzeniu

Szablony wiadomości e-mail z przypomnieniem o wydarzeniu są idealne do przypominania klientom o zbliżającym się wydarzeniu, takim jak wyprzedaż, seminarium internetowe lub szkolenie.

Wiersz tematu: Przypomnienie — Nadchodzące wydarzenie w dniu ________

Witam pana/panią ______,

Piszę tylko, aby przypomnieć Ci o naszym nadchodzącym wydarzeniu w dniu __________. Nasze wydarzenie odbędzie się _________ o godzinie __am/pm. Daj mi znać, jeśli masz jakieś pytania lub potrzebujesz pomocy.

Dziękuję za Twój czas,

(Twoje imię)

• CZYTAJ WIĘCEJ: Ułatw sobie planowanie spotkań, 36% klientów unika firm, które tego nie robią

Wskazówki e-mail z przypomnieniem

Po zapoznaniu się z kilkoma przykładowymi wiadomościami e-mail z przypomnieniem nadszedł czas, aby poznać kilka wskazówek dotyczących pisania własnych wiadomości e-mail z przypomnieniem. Oto pięć wskazówek, których powinieneś przestrzegać, gdy następnym razem będziesz musiał utworzyć krótką wiadomość e-mail z przypomnieniem dla swoich klientów:

Mów krótko i słodko

Najlepsze e-maile z przypomnieniem są krótkie, treściwe i na temat. Nie ma potrzeby pisania powieści – po prostu przypomnij swoim klientom, co muszą zrobić, kiedy muszą to zrobić i dlaczego jest to ważne.

Być profesjonalistą

Pisząc wiadomość e-mail z przypomnieniem, ważne jest, aby zachować profesjonalizm. Unikaj brzmienia wymagającego lub natarczywego i trzymaj się uprzejmego i uprzejmego tonu. Pomoże Ci to utrzymać dobre relacje z klientami lub klientami.

Spersonalizuj swój e-mail

Jeśli to możliwe, spersonalizuj swoje e-maile z przypomnieniami, zwracając się do klientów po imieniu. To sprawi, że poczują się docenieni i docenieni, a także pomoże im zapamiętać e-mail. Pokaże również, że poświęcasz czas na napisanie osobistego e-maila, zamiast zwykłego przypomnienia.

Bądź jasny

Pisząc wiadomość e-mail z przypomnieniem, upewnij się, że jasno określasz, co należy zrobić i kiedy. Pomoże to Twoim klientom lub klientom zachować porządek i być na dobrej drodze. Pomaga to również uniknąć nieporozumień i nieporozumień.

Sprawdź swój e-mail

Przed wysłaniem e-maila z przypomnieniem sprawdź, czy nie zawiera błędów gramatycznych i ortograficznych. Pomoże Ci to zachować profesjonalny wizerunek i uniknąć nieporozumień. Nie ma nic gorszego niż e-mail z przypomnieniem z błędami!

Jak grzecznie wysłać e-mail z przypomnieniem?

Czasami ludzie potrzebują tylko przyjaznego przypomnienia o zbliżającym się wydarzeniu lub terminie. W takich przypadkach uprzejmie jest wysłać im krótką wiadomość e-mail. Możesz to zrobić, zaczynając adres e-mail od osoby, do której wysyłasz przypomnienie. Następnie poinformuj tę osobę, dlaczego wysyłasz do niej e-maila. I na koniec poinformuj osobę, co musi zrobić, na przykład potwierdzić swoją obecność, dokonać płatności lub wykonać zadanie.

Czy wiadomość przypominająca jest skuteczna?

Nie ma jednej uniwersalnej odpowiedzi na to pytanie, ponieważ skuteczność wiadomości e-mail z przypomnieniem będzie się różnić w zależności od indywidualnej firmy i jej klientów. Jednak ogólnie wiadomości z przypomnieniami mogą być skutecznym sposobem na kontakt z klientami i upewnienie się, że są oni świadomi ważnych aktualizacji lub terminów. Udane e-maile z przypomnieniem mogą zwiększyć szanse, że klient podejmie pożądane działanie.

MOŻE CI SIĘ SPODOBAĆ RÓWNIEŻ:

Obraz: Elementy Envato