Jak poprosić klienta o płatność bez bycia niegrzecznym?

Niestety, freelancerzy i solopreneurs muszą nauczyć się prosić o zapłatę bez bycia niegrzecznym, ponieważ nieopłacone faktury są na porządku dziennym w branży. Bez względu na to, jak dobrą usługę świadczysz, zawsze znajdzie się klient, który wystawi na próbę Twoją cierpliwość.

Oto obszerny przewodnik po tym, jak profesjonalnie żądać płatności, nie będąc niegrzecznym. Poznasz kilka wskazówek, jak to zrobić przed i po terminie płatności. Możesz także uzyskać dostęp do przydatnych skryptów telefonicznych i e-mailowych.

Oprócz żądania płatności, zdobędziesz kilka pomysłów na to, co zrobić, jeśli Twój klient odmówi zapłaty. Na koniec odkryjesz, jak możesz uniknąć lub przynajmniej zminimalizować szanse na współpracę z niepłacącymi klientami.

Co jest niegrzeczne, jeśli chodzi o żądanie należnej zapłaty?

Opóźnione płatności niosą ze sobą wiele frustracji. Wpływa na przepływ środków pieniężnych i może zmienić działalność całej firmy.

Jednak nigdy nie powinieneś pozwolić, aby frustracja wygrała z tobą, gdy żądasz płatności. Po pierwsze, unikaj używania ostrych i nieprofesjonalnych słów. Utrzymywanie profesjonalnych relacji z klientami jest niezbędne nawet wtedy, gdy nie płacą na czas.

Używanie ostrych słów, gróźb i oskarżeń służy jedynie zrazeniu klienta.

I pamiętaj, że Twój klient może mieć problem finansowy. Więc ostatnią rzeczą, jakiej chcesz, jest zrujnowanie relacji z klientem, który przechodzi tylko chwilową porażkę.

Potrzebujesz więcej klientów?

Uzyskaj więcej pracy jako freelancer dzięki naszej BEZPŁATNEJ książce: 10 nowych klientów w 30 dni . Wpisz swój adres e-mail poniżej, a wszystko jest twoje.

Pobierz teraz

Zamiast tego powinieneś zachować uprzejmość. I tak, możesz poprosić o płatność bezpośrednio i konsekwentnie, nie będąc niegrzecznym.

Wskazówki, jak poprosić o płatność bez bycia niegrzecznym

Większość freelancerów i samotnych przedsiębiorców uważa walkę o płatności za część swojej pracy. Oto jak powszechny jest ten problem. Oto kilka wskazówek, jak grzecznie poprosić o płatność:

Potwierdź, że faktura została dostarczona

Przed wysłaniem wielu e-maili z prośbą o płatność upewnij się, że klient otrzymał Twoją fakturę. Jeśli prowadzisz małą firmę z działem księgowości, porozmawiaj ze swoim personelem i potwierdź, że faktura została wysłana.

Jeśli jesteś freelancerem, przejrzyj swoje dane. Rozważ inwestycję w aplikację lub oprogramowanie do wystawiania faktur, aby mieć pewność, że Twoje faktury będą zawsze wysyłane na czas.

Wyślij prośbę o płatność

Po potwierdzeniu, że klient otrzymał fakturę, nadszedł czas, aby poprosić o płatność. Większość firm woli e-maile, ponieważ są one bardziej profesjonalne.

Jeśli zaczynasz biznes online i jedynymi sposobami komunikacji są e-mail i telefon, trzymaj się tych samych kanałów. Jeśli z drugiej strony komunikujesz się ze swoimi klientami również za pomocą wiadomości SMS, to nie zaszkodzi poprosić o płatność SMS-em. Tylko upewnij się, że prowadzisz rejestr wiadomości.

Niezależnie od tego, który kanał wybierzesz, zachowaj uprzejmość przez całą wiadomość. Oto kilka rzeczy, o których należy pamiętać:

Być przyjaznym

Ton Twojej wiadomości powinien być przyjazny i profesjonalny. Powinieneś również wspomnieć klientowi, że nie możesz się doczekać wspólnej realizacji kolejnych projektów.

Bądź bezpośredni

Twoja prośba musi być tak bezpośrednia, jak to możliwe, bez nadmiernego narzucania się.

Utwórz krótką i prostą wiadomość. Jeśli masz inną sprawę do omówienia z klientem, zaplanuj ją na inny termin.

Dołącz fakturę

Dobrą praktyką jest dołączanie faktury za każdym razem, gdy żądasz płatności. Dzięki temu klient może łatwiej zobaczyć, o jakiej płatności mówisz i ile jest Ci winien.

Rozważ ten przykład:

Witaj [NAZWA KLIENTA]

Mam nadzieję, że wszystko w porządku. To tylko krótka informacja, że ​​faktura [INVOICE NUMBER] na łączną kwotę [AMOUNT] USD jest płatna za siedem dni od teraz. Załączam kopię faktury w celach informacyjnych.

Uprzejmie daj mi znać, jeśli masz jakiekolwiek pytania dotyczące faktury lub sposobów płatności.

Dziękuję, [NAZWA KLIENTA] !

Z wyrazami szacunku,

[TWOJE IMIĘ]

Skrypt e-mail zaznacza wszystkie pola. Jest super bezpośredni, co pozostawia niewiele miejsca na rozproszenie. Ton jest również ciepły i przyjazny.

Dokonaj dalszych działań w sprawie płatności

Kontynuacja jest niezbędna, gdy termin zbliża się, a klient jeszcze nie dokonał płatności. Dalsze wiadomości e-mail muszą przekazywać poczucie pilności, pozostając jednocześnie profesjonalnym.

Możesz użyć kolejnych e-maili, aby przypomnieć klientowi o uzgodnionych warunkach płatności. Jeśli na przykład masz opłatę karną, przypomnij klientowi o tej opłacie i dacie jej wejścia w życie.

Jak poprosić o płatność bez bycia niegrzecznym, gdy jest późno

Dokonałeś niezliczonych działań następczych, minął termin; co teraz? To w tym momencie większość ludzi zaczyna tracić spokój.

Nie dopuść do tego.

Zacznij od wysłania kolejnego e-maila z przypomnieniem o płatności, tym razem z zaznaczeniem, że płatność jest już należna. To także idealny moment, aby wspomnieć o opłacie karnej, jeśli ją posiadasz.

Witaj [NAZWA KLIENTA]

Mam nadzieję, że masz wspaniały dzień. To jest krótkie przypomnienie, że faktura [INVOICE NUMBER] była należna dwa tygodnie temu. Należy pamiętać, że kara za opóźnienia w płatnościach w wysokości 3% miesięcznie będzie naliczana począwszy od [DATA] zgodnie z warunkami płatności.

Prosimy o rozliczenie faktury jak najszybciej, aby uniknąć opłaty za spóźnienie.

Chętnie pomogę, jeśli wystąpią problemy z przetworzeniem płatności.

Dzięki. Z poważaniem,

[TWOJE IMIĘ]

Jeśli klient nie odpowie na maila, zadzwoń. Rozmowa telefoniczna jest super bezpośrednia, a ponadto uniemożliwia klientowi chowanie się za komputerem.

Podczas rozmowy zacznij od przedstawienia się. Powiedz im swoje imię i projekt, nad którym pracowałeś. Pomocne jest również wskazanie dat.

Następnie wspomnij krótko o e-mailach uzupełniających, które napisałeś.

Nie oskarżaj klienta o ignorowanie Twoich e-maili. Zamiast tego użyj czegoś w stylu: „ Wydaje mi się, że przegapiłeś moje prośby o płatność za projekt, nad którym pracowaliśmy ”. Jest o wiele bardziej przyjazny i równie skutecznie przekazuje wiadomość.

Oto ładny przykład skryptu telefonicznego:

Witaj [NAZWA KLIENTA] . To jest [TWOJE IMIĘ] . Pracowaliśmy razem nad [NAZWA PROJEKTU] o [GDY WSPÓŁPRACOWAŁEŚ] . Wysłałem kilka e-maili dotyczących płatności za projekt, ale myślę, że je przegapiłeś. Podczas komunikacji z Tobą użyłem następującego adresu e-mail; [TWÓJ ADRES E-MAIL] .

Bycie profesjonalnym i przyjaznym podczas rozmowy pomoże Ci uzyskać pozytywny wynik bez rujnowania związku. Po zakończeniu rozmowy wyślij kolejnego e-maila.

Odwołaj się do właśnie odbytej rozmowy telefonicznej i jeszcze raz wyślij fakturę ze szczegółami płatności.

Szablony, jak poprosić o płatność bez bycia niegrzecznym

Ogólnie rzecz biorąc, potrzebujesz dwóch rodzajów szablonów. Pierwsza dotyczy przypomnień e-mail wysłanych przed terminem. Pozostałe szablony są przeznaczone do działań następczych po terminie.

Oto kilka skryptów, których możesz użyć:

Szablon 1

Użyj tego szablonu na tydzień przed terminem.

Witaj [NAZWA KLIENTA] ,

Mam nadzieję, że masz wspaniały dzień. To tylko krótkie przypomnienie, że płatność za [NAZWA PROJEKTU] jest należna za tydzień od [TERMINY] .

W załączeniu faktura do wglądu.

Nie wahaj się skontaktować, jeśli masz jakiekolwiek pytania.

Dzięki. Z poważaniem,

[TWOJE IMIĘ]

Szablon 2

Wyślij kolejne przypomnienie o płatności, jeśli jest to termin płatności, a klient jeszcze nie zapłacił. Oto skrypt e-mail, którego możesz użyć.

Witaj [NAZWA KLIENTA] ,

Mam nadzieję, że tam wszystko jest w porządku. Naprawdę podobała mi się praca z tobą nad [NAZWA PROJEKTU] .

Przypominamy, że faktura dla [INVOICE NUMBER] jest płatna dzisiaj. Możesz dokonać płatności dowolną z metod wskazanych na fakturze.

Załączam również kopię faktury dla Twojej wygody.

Skontaktuj się z nami, jeśli masz dodatkowe pytania.

To ty, [NAZWA KLIENTA] .

Z poważaniem,

[TWOJE IMIĘ]

Szablon 3

Jeśli klient nie zapłacił kilka dni po terminie, nadszedł czas, aby stworzyć poczucie pilności w swoich e-mailach. Oto jeden sposób, aby to zrobić:

Witaj [NAZWA KLIENTA] .

Mam nadzieję, że u Ciebie jest wszystko w porządku. To jest przypomnienie, że płatność za fakturę [INVOICE NUMBER] była należna w dniu [DATA] .

Prosimy o jak najszybsze rozliczenie płatności.

Dziękuję Ci,

[TWOJE IMIĘ]

Szablon 4: Tydzień po terminie

Od tego momentu musisz być stanowczy. Zwróć więc uwagę, że płatność jest zaległa.

Witaj [NAZWA KLIENTA] ,

Mam nadzieję, że wszystko w porządku. Z moich danych wynika, że ​​nie otrzymałem jeszcze płatności za fakturę [NUMER FAKTURY] . Prosimy pamiętać, że płatność była należna tydzień temu.

Prosimy o jak najszybsze przesłanie płatności,

Dla Państwa wygody załączam fakturę z należną kwotą i sposobem płatności.

Dziękuję Ci. Z poważaniem,

[TWOJE IMIĘ]

Szablon 5: Miesiąc po terminie

Czas być bardziej poważny. Wspomnij o karze za opóźnienie, a jeśli opłata jest już aktywna, przekaż klientowi zaktualizowaną fakturę. Oto skrypt dla Ciebie:

Witaj [NAZWA KLIENTA] ,

Mam nadzieję, że masz się dobrze. Z moich danych wynika, że ​​płatność za fakturę [NUMER FAKTURY] jest zaległa o miesiąc. Dodano karę za spóźnienie w wysokości [KARA KARNA] . Daje to całkowitą kwotę należną [KWOTA ZMIENIONA] .

Uprzejmie daj mi znać, kiedy płatność zostanie dokonana. Jestem do dyspozycji, jeśli masz jakieś pytania.

Dziękuję Ci. Z poważaniem,

[TWOJE IMIĘ] .

Szablon 6: Skrypt wiadomości tekstowych

Oto skrypt, którego możesz użyć, jeśli chcesz poprosić o płatność SMS-em.

Cześć, [NAZWA KLIENTA] . Tu jest [TWOJE IMIĘ] . Pracowałem z tobą nad [NAZWA PROJEKTU] . Chciałem tylko skontaktować się z bazą w sprawie zaległej płatności za projekt. Czy to dobry czas?

Szablon 7: Skrypt rozmowy telefonicznej

Rozważ ten skrypt, jeśli chcesz zadzwonić.

Witaj, [NAZWA KLIENTA] . Tu jest [TWOJE IMIĘ] . Pracowałem z tobą nad [NAZWA PROJEKTU] . Wysłałem kilka e-maili o płatności za ten projekt. Myślę, że mogłeś je przegapić.

Teraz, gdy mam do ciebie telefon, byłoby wspaniale porozmawiać o płatności za projekt. W tej chwili należy mi się [KWOTA] . Trwa to do dnia [DATA] . Czy miałeś problemy z dokonaniem płatności?

Czy mogę coś zrobić, aby ułatwić tę płatność?

Twoim celem jest uzyskanie potwierdzonej daty płatności i kilku jasnych dalszych kroków. To pomaga w ustaleniu oczekiwań. Możesz nagrać tę rozmowę, jeśli planujesz wszcząć postępowanie sądowe w późniejszym terminie.

Powiedzmy, że robisz to wszystko, a klient nie płaci; co zrobisz następnie?

Wskazówki dotyczące terminowego otrzymywania zapłaty

Radzenie sobie z niepłacącymi klientami jest emocjonalnie wyczerpujące. Nie wspominając o tym, że jest to niepotrzebnie kosztowne i może sparaliżować Twój biznes.

Niestety, nie ma niezawodnego sposobu na całkowite uniknięcie niepłacących klientów. Jednak kilka kroków może zminimalizować ryzyko pracy z problematycznym klientem. Oto, co możesz zrobić:

Przeprowadź dokładne badanie klienta

Unikaj większości problemów z płatnościami, sprawdzając historię każdego nowego klienta. Przejdź do trybu online i wyszukaj firmę lub nazwę klienta. Jeśli to duży biznes, sprawdź ich ocenę w Better Business Bureau.

Możesz również użyć swoich sieci, aby uzyskać więcej informacji o kliencie.

Na co zwrócić uwagę podczas badania?

Najpierw sprawdź, czy nie ma żadnych skarg dotyczących opóźnień lub braku płatności. Po drugie, zwróć uwagę na wszelkie szczegóły, które mogą sugerować, że klient przechodzi przez trudności finansowe.

Pamiętaj, że tylko dlatego, że klient ma kilka skarg dotyczących opóźnionych płatności, nie oznacza to, że powinieneś ich unikać. Badania służą jedynie ocenie ryzyka. Musisz więc również zadać sobie pytanie, ile ryzyka jesteś w stanie podjąć.

Po drugie, czy istnieje sposób na zmniejszenie ryzyka?

Utwórz umowę prawną

Zawarcie umowy prawnej pomoże zapewnić Ci wypłatę. Nie zakładaj, że klient jest zbyt dużą firmą, aby nie płacić na czas. Uzyskaj umowę na piśmie.

Umowa prawna czyni Twoją umowę oficjalną i wyjaśnia kilka krytycznych szczegółów. Rozwiązywanie sporów dotyczących faktur i innych spraw jest również znacznie łatwiejsze, gdy istnieje pisemna umowa.

Umowa powinna zawierać następujące dane:

• Szczegóły dotyczące zleconej pracy – powinny wskazywać rodzaj pracy, którą masz wykonywać.
• Termin płatności – kiedy spodziewana jest płatność po zafakturowaniu? Upewnij się, że te informacje są zawarte w umowie.
• Forma płatności – jaki sposób płatności zostanie zastosowany?
• Termin – kiedy jest dokładna data płatności?
• Opłaty za opóźnienia w płatnościach – jeśli masz politykę dotyczącą opóźnień w płatnościach, uwzględnij ją w umowie.

Dodaj wszelkie inne szczegóły, które dotyczą Twojego modelu biznesowego. Jeśli na przykład masz harmonogram płatności, dołącz te informacje.

Oferuj elastyczne opcje płatności

Możesz uniknąć niektórych problemów z płatnościami dzięki elastycznym opcjom płatności.

Załóżmy, że pracujesz nad projektem o wartości 20 000 USD. Zamiast prosić o pełną kwotę po zakończeniu, rozłóż ją na raty. Na przykład płatności miesięczne.

Możesz także użyć kamieni milowych projektu. Na przykład możesz zgodzić się na otrzymanie pierwszej raty po wykonaniu 30% projektu. I tak dalej.

Takie podejście zmniejsza obciążenie Twojego klienta, ułatwiając mu nadążanie za płatnościami. Zapewnia również stały przepływ gotówki. Model kamieni milowych zmniejsza ryzyko i zwiększa szansę na otrzymanie zapłaty.

Rozważ poproszenie o wpłatę

Rozważ poproszenie o wpłatę przed rozpoczęciem pracy nad projektem. To zawsze dobry znak, jeśli klient bezproblemowo wpłaca depozyt. Depozyt zmniejsza ryzyko. A jeśli okażą się problematyczne, przynajmniej nie będziesz gonił za 100% płatności.

Jeśli nie możesz poprosić o depozyt, rozważ elastyczny model płatności ratalnej.

Wprowadź kary za spóźnienie

Wreszcie, możesz wykorzystać kary za opóźnienie, aby zmusić klientów do terminowego rozliczania faktur.

Jeśli masz politykę dotyczącą spóźnionych kar, poinformuj o tym wcześniej swojego klienta. Powinieneś również wspomnieć o tym w wiadomości e-mail z kolejną prośbą o płatność.

Końcowe przemyślenia

W tym artykule omówiliśmy cztery główne tematy. Po pierwsze, nauczyłeś się, jak prosić o zapłatę bez bycia niegrzecznym. Przeprowadziłem Cię przez wskazówki, jak poprosić o płatność przed i po terminie.

W obu przypadkach podkreśliłem, jak ważne jest, aby zachować spokój i być miłym. Strategia pomaga uzyskać należne pieniądze przy jednoczesnym utrzymywaniu relacji roboczych z klientem.

Następnie dałem Ci szablony, jak żądać płatności za pośrednictwem połączeń telefonicznych i e-maili. Zachęcamy do korzystania z tych szablonów i dostosowywania ich w razie potrzeby.

Następnie przyjrzeliśmy się, co możesz zrobić, jeśli klient nie zapłaci na czas. Są tu zasadniczo trzy opcje. Wynajmij agencję windykacyjną, złóż pozew w sądzie ds. drobnych roszczeń lub ogranicz straty i puść klienta.

Na koniec omówiliśmy, co możesz zrobić inaczej, aby uniknąć niepłacących klientów. Udostępniłem sześć praktycznych wskazówek, które są dość łatwe do wdrożenia. Mając wszystkie te informacje pod ręką, jestem przekonany, że lepiej poradzisz sobie z żądaniem płatności od swoich klientów.

Podtrzymuj konwersację...

Ponad 10 000 z nas prowadzi codzienne rozmowy w naszej bezpłatnej grupie na Facebooku i bardzo chcielibyśmy Cię tam zobaczyć. Dołącz do nas!