Jak korzystać z RPA w finansach? Przypadki użycia i przykłady ze świata rzeczywistego

Ręczne przetwarzanie danych, zwłaszcza liczbowych, ma większy zakres błędu ludzkiego. Proces jest nie tylko czasochłonny, ale także dość kosztowny. Skutecznym rozwiązaniem problemu jest RPA, czyli zrobotyzowana automatyzacja procesów w finansach. Instytucje finansowe już od dłuższego czasu stosują RPA w procesach finansowo-księgowych. Technologia rozwija się szybko i może przetwarzać dane wydajniej niż ludzie, jednocześnie oszczędzając ogromne koszty.

Wspomniany powyżej rysunek wyraźnie pokazuje skuteczność wdrożenia RPA w sektorze finansowym. W przeciwieństwie do procesów ręcznych, zautomatyzowane procesy przebiegają płynnie.

Skuteczność RPA w finansach można również mierzyć faktem, że około 80% liderów finansowych wdrożyło lub planuje wdrożyć zrobotyzowaną automatyzację procesów w swoich procesach biznesowych, jak podaje Gartner.

Hiperautomatyzacja nie będzie niewłaściwym słowem opisującym RPA w finansach i księgowości, ponieważ może wykonać do 30 razy więcej pracy niż człowiek. Technologia ewoluowała od wykonywania prostych pojedynczych zadań automatyzacji do przetwarzania w pełni zautomatyzowanych raportów, analizy danych i prognozowania podczas interakcji z innymi technologiami.

Oprócz oszczędności kosztów zasobów ludzkich, dzięki obsłudze ogromnych, powtarzających się zadań związanych z danymi, to samo można wykorzystać w lepszy sposób, koncentrując się na bardziej znaczących wynikach.

Przypadki użycia RPA w finansach

Pozwól nam zbadać niektóre przypadki użycia RPA w finansach, które z pewnością będą warte Twojej inwestycji.

Przetwarzanie PO

Organizacje fintechowe są często mocno zaangażowane w dopływy i wypływy środków pieniężnych. Wielokrotne tworzenie zamówień dla różnych klientów i przekazywanie ich, uzyskiwanie akceptacji jest nie tylko monotonne, ale także podatne na błędy, jeśli wykonywane jest ręcznie.

Przetwarzanie tego samego za pomocą RPA zintegrowanego z AI nie tylko wyeliminuje możliwość błędów, ale także inteligentnie przechwyci dane w celu stworzenia P. Dzięki zautomatyzowanemu systemowi można utworzyć zautomatyzowaną macierz zatwierdzania i przekazać ją do zatwierdzeń bez interwencji człowieka. Prostota, skuteczność, szybkość i oszczędność kosztów to jedne z najbardziej oczywistych zalet ZAP w finansach przetwarzania zamówień.

Przetwarzanie faktury

Przetwarzanie faktur również jest zadaniem powtarzalnym i żmudnym, zwłaszcza jeśli faktury są odbierane lub generowane w różnych formatach.

Jako organizacja zorientowana na klienta, organizacje finansowe mają trudności z terminowym wystawianiem prawidłowych faktur w formatach wymaganych przez klienta. Co więcej, macierz i proces zatwierdzania może prowadzić do wielu przeróbek w zakresie poprawiania formatów i danych. Automatyzacja może podjąć żmudne, powtarzalne zadanie, zapewniając jednocześnie poprawność i błyskawiczne przesyłanie faktur do odpowiedniego organu zatwierdzającego.

Ogólne zobowiązania i należności można w pełni zautomatyzować za pomocą RPA w branży finansowej. Proces tworzenia i sprawdzania można prawie wyeliminować, ponieważ maszyna może wykonywać zadania polegające na dopasowywaniu faktur do odpowiednich PO.

Uzgadnianie kont

Jest to krytyczny proces biznesowy, który może zająć księgowemu lub zespołowi księgowych znaczną liczbę godzin roboczych, aby zapewnić dokładność porównań sald. Odniesienia tam iz powrotem oraz loginy wymagane do różnych systemów wymagają oka jastrzębia, aby upewnić się, że nie popełniono błędów, a liczby są dokładnie porównywane.

Aby lepiej to zrozumieć, organizacja z różnymi funkcjami i podfirmami stosuje różne struktury i procesy w prowadzeniu swoich rachunków. Sprowadzenie ich wszystkich do wspólnego formatu przetwarzania może nie być możliwe w zależności od wymagań biznesowych i potrzeb klienta. Jednak centralny zespół stoi przed wyzwaniami związanymi z uzgodnieniem rachunków wszystkich działów/podfirm. Proces jest żmudny, podatny na błędy i powtarzalny. Wdrożenie RPA może przynieść ulgę zespołowi centralnemu.

Jest to główna zaleta RPA dla księgowości. Boty RPA sprawiają, że zadanie jest szybkie i spójne, dzięki audytowi i uzgadnianiu danych na każdym etapie i procesie przy minimalnej interwencji człowieka polegającej na włączeniu podstawowych elementów tych zadań. Interwencja człowieka jest potrzebna tylko wtedy, gdy dane odzwierciedlają rozbieżności.

Koszty podróży

Zgłaszanie wniosków o podróż, sprawdzanie kategorii wydatków, wymagane zatwierdzenie, wymagane dokumenty potwierdzające itp. zajmuje dużo czasu zespołowi księgowości, który może nawet opóźnić ich przetwarzanie.

Zapewnienie, że ewidencja wydatków jest zgodna z polityką firmy, a tworzenie raportów wydatków staje się łatwiejsze dzięki wdrożeniu RPA w finansach przedsiębiorstw. Zarządzanie zwrotami może odbywać się terminowo poprzez automatyzację procesu. Naruszenia zasad i rozbieżności w danych mogą być przekazywane zainteresowanym osobom/działom za pomocą automatycznych alertów.

Obliczenia podatkowe

Zautomatyzowane i wykonywane za pomocą botów RPA zestawianie danych do kalkulacji podatków, tworzenie podstawy opodatkowania, przygotowywanie raportów itp. zmniejsza powtarzające się redundancje i nieścisłości zadań, które mogą wystąpić podczas wykonywania tego samego ręcznie. Cyfry i cyfry muszą być dokładne z dokładnością do miejsc po przecinku, aby wyeliminować rozbieżności w uzgadnianiu i przetwarzaniu danych.

Chociaż większość firm prowadzi swoje procesy za pomocą oprogramowania do przetwarzania podatków, nadal wiąże się to ze znaczną ilością pracy ręcznej. Większość tej ręcznej pracy można wykonać za pomocą botów RPA, aby skrócić czas i zmniejszyć koszty, zapewniając jednocześnie lepszą dokładność i przestrzeganie parametrów zgodności.

Planowanie i prognozowanie budżetu

Pobieranie szczegółów za pomocą botów RPA z różnych raportów i systemów z dokładnością pomoże w tworzeniu raportów wariancji zapewniających różne kąty przeglądania i analizy danych. Na podstawie danych historycznych i aktualnych informacji można dokonać porównań i trendów, które są sprawdzonymi, skutecznymi sposobami prognozowania i planowania działalności.

Sprawozdawczość finansowa

Codzienne śledzenie transakcji biznesowych oraz zysków i strat pomaga planować z wyprzedzeniem i ostrzega o problemach na czas. Aktywność w zarządzaniu i radzeniu sobie z tymi problemami chroni Cię przed stratami. Zmiany mogą być wprowadzane w celu poprawienia i improwizacji istniejących metod i procesów biznesowych.

Banki i instytucje finansowe są zobowiązane do generowania obszernych raportów, które odzwierciedlają wyniki, statystyki i trendy obejmujące ogromne ilości danych. Dane wyodrębnione ręcznie będą żmudne i niewiarygodne. Jednak zrobotyzowana automatyzacja procesów w finansach i księgowości ułatwia gromadzenie danych z różnych źródeł oraz danych występujących w różnych formatach. Zestawianie, raportowanie i analizowanie tych danych prowadzi do lepszego prognozowania i planowania.

Przetważanie wypłaty

Przetwarzanie listy płac to jeden z najważniejszych procesów w każdej firmie. Terminowe i dokładne przetwarzanie prowadzi do budowania szczęśliwszych pracowników, co z kolei prowadzi do budowania zadowolonej bazy klientów i udanego biznesu.

Ponieważ instytucje finansowe są obecne w wielu lokalizacjach na całym świecie, uchwycenie wydajności, frekwencji i reżimu podatkowego zgodnie z lokalizacją geograficzną staje się nużące. Gromadzenie takich danych i wykonywanie obliczeń jest podatne na błędy, które mogą prowadzić do niezadowolenia pracowników. RPA zapewnia powiew świeżego powietrza, automatyzując cały proces. Terminowe i prawidłowe obliczenia prowadzą do szczęśliwszych pracowników.

Wykonywanie żmudnych zadań walidacji grafików, kalkulacji potrąceń, kalkulacji podatków, wypłat za nadgodziny itp. może być zarządzane przez boty RPA bez błędów i opóźnień.

Prawdziwe przykłady firm korzystających z RPA w finansach

Keybank: Keybank , jeden z wiodących banków komercyjnych, zaadaptował RPA na wczesnym etapie, aby poprawić wydajność w niezwykle realistyczny sposób. Konto należności, które obejmuje wiele etapów powtarzalnych zadań generowania faktur i PO zostało zautomatyzowane. Chociaż głównym celem banku są zwykle płatności, automatyzacja należności sprawia, że ​​proces płatności jest płynny i bezbłędny od pierwszego do ostatniego kroku.

Radius Financial Group: Proces hipoteczny to długi proces dokumentacji i weryfikacji. Koordynacja pomiędzy firmą hipoteczną a klientem w zakresie wymaganej dokumentacji pochłania większość czasu agenta hipotecznego. Pojedynczy błąd popełniony przez pracownika banku lub klienta może dodatkowo opóźnić cały proces. Implementacja RPA zajmuje się tą złożoną czynnością wyszukiwania i weryfikacji szczegółów z różnych źródeł danych, skracając w ten sposób czas przetwarzania o 80%. Dzięki wdrożeniu RPA Radius Financial Group może utrzymać tempo działalności nawet w trudnym okresie pandemii.

Societe Generale Bank, Brazylia : Bycie liderem w usługach finansowych może stać się możliwe dzięki automatyzacji niektórych żmudnych, powtarzalnych zadań poprzez zautomatyzowaną automatyzację procesów. Dane wykorzystywane w branży usług finansowych są ogromne i złożone. Jednak regularne automatyczne raporty pomagają pracownikom być lepiej poinformowanym i przygotowanym do zapewnienia obsługi klienta par excellence. Pozytywna wartość dodana w kierunku poprawy obsługi klienta wykazała znaczną zmianę.

Zurich Insurance : Obecność w różnych krajach na całym świecie polegała na tym, że ich wyzwaniem było przestrzeganie przepisów geograficznych. Dzięki wdrożeniu RPA mogli oddzielić wspólne i ogólne zasady, które można by wygenerować za pomocą zautomatyzowanego procesu automatycznego, oszczędzając ogromną ilość czasu. Ubezpieczyciele mogliby mieć wystarczająco dużo czasu na przeglądanie bardziej złożonych polis. Wynik był zaskakujący, ponieważ mogli zaoszczędzić około 50% kosztów przetwarzania i oczywiście czasu.

Łatwe audyty dzięki RPA w finansach i księgowości

Audyt staje się integralną częścią procesów wspomnianych powyżej, ponieważ boty RPA nigdy nie pomijają żadnego kroku, nawet przez pomyłkę, zmniejszając w ten sposób możliwość wystąpienia problemów ze zgodnością, które mogą pojawić się w przyszłości.

Integrując robotyczną automatyzację ze sztuczną inteligencją i uczeniem maszynowym, narzędzia RPA mogą współdziałać z szeroką gamą aplikacji wewnętrznych, takich jak planowanie zasobów przedsiębiorstwa (ERP) i zarządzanie relacjami z klientami (CRM) . Ta integracja pomaga w skróceniu czasu przetwarzania, zapewniając dokładną analizę danych, uruchamianie automatycznych odpowiedzi dla klientów i interakcję z innymi systemami wewnętrznymi.

Smukły, efektywny kosztowo zespół może skupić się na lepszej obsłudze klienta i improwizować na poprawie jakości obsługi klienta.

Taka integracja ze sztuczną inteligencją i uczeniem maszynowym zwiększa moc RPA. Wszelkimi drobnymi zmianami w algorytmach można łatwo zarządzać przez RPA, co w przeciwnym razie zakłóciłoby proces automatyzacji. Pobieranie szczegółowych raportów, wzorców oraz analiza danych historycznych i bieżących pomaga w procesie podejmowania decyzji.

Zawijanie!

Aby przezwyciężyć wąskie gardła w przepływie pracy i możliwe błędy ludzkie, zacznij od sztucznej inteligencji, zrobotyzowanej automatyzacji procesów w finansach i księgowości z obsługą ML. Pomoże to również w wyeliminowaniu nieefektywności, która prowadzi do złej obsługi klienta. Powtarzające się i monotonne zadania sprawiają, że pracownicy są zwolnieni. Wraz z wdrożeniem zrobotyzowanej automatyzacji procesów zauważalna jest zmiana w następujących obszarach działalności:

• Regularnie analizuj zachowania klientów za pomocą danych i raportów tworzonych przez boty RPA, aby stymulować zrównoważony wzrost.
• Popraw/zwiększ wydajność operacyjną zespołu, eliminując monotonne zadania i pozostawiając to samo botom RPA i uzyskuj analizę danych w czasie rzeczywistym
• Informuj swoich klientów o różnych krytycznych i nowych funkcjach Twoich produktów i usług oraz poprawiaj ich obsługę.
• Automatyzacja doprowadzi również do zmniejszenia liczby oszustw finansowych i proaktywnego oznaczania przypadków potencjalnych oszustw.
• Zapewnij zgodność danych w całym procesie.

Jak Appinventiv może pomóc w RPA w finansach?

Appinventiv jest jedną z najszybciej rozwijających się firm zajmujących się tworzeniem oprogramowania finansowego na świecie. Dzięki silnemu zespołowi ponad 800 entuzjastów technologii zapewniamy rozwiązania RPA, które mogą bezproblemowo zautomatyzować procesy biznesowe w branży Fintech. Nasz zespół podejmuje każdy krok od konceptualizacji do wdrożenia z najwyższym rygorem i entuzjazmem i zapewnia, że ​​przekraczamy Twoje oczekiwania.

Jednym z takich przykładów jest rozwiązanie, które dostarczyliśmy wiodącemu bankowi w Europie, automatyzując jego proces bankowy za pomocą technik uczenia maszynowego i sztucznej inteligencji. Nasze wysiłki doprowadziły do ​​35% redukcji ręcznych procesów banku, co również doprowadziło do 20% redukcji kosztów siły roboczej.

Skontaktuj się z naszymi ekspertami już teraz, aby uzyskać idealne rozwiązanie RPA w finansach dla Twojej firmy!

FAQ

P. Dlaczego ZAP jest ważne w finansach?

O. Znaczenie RPA rośnie, ponieważ może skutecznie obsługiwać zadania o charakterze powtarzalnym, które są podatne na błędy i są czasochłonne, gdy są wykonywane ręcznie. Możesz mieć szczupły, efektywny kosztowo zespół, zmniejszając koszty operacyjne, zapewniając jednocześnie wysokie standardy zgodności i minimalną lub zerową liczbę błędów ludzkich.

Automatyzację większości przyziemnych zadań związanych z zarządzaniem zapasami, regularnymi zobowiązaniami i należnościami, prowadzeniem dokumentacji, przetwarzaniem płac i generowaniem raportów można ograniczyć, wykorzystując zasoby ludzkie do bardziej strategicznych ról planowania i relacji z klientami. Znacznie łatwiej jest zarządzać danymi i systemami przy gwałtownym i znaczącym rozwoju firmy.

P. Jaka jest przyszłość RPA w finansach?

Oczekuje się, że boty RPA całkowicie przejmą zadania transakcyjne jako podstawy. Dzięki integracji RPA z uczeniem maszynowym i sztuczną inteligencją zautomatyzowane zostaną również złożone i strategiczne transakcje. Wraz z przyszłością tworzenia botów bez/z niskim kodowaniem, wdrożenie RPA będzie znacznie wydajniejsze i bardziej opłacalne.

Dalsza integracja z rynkiem RPA zwiększy możliwości, ponieważ żaden pojedynczy dostawca nie jest w stanie zapewnić wszystkich funkcji integracji i automatyzacji różnych procesów, z których może korzystać firma.

P. Jaki jest wpływ RPA na zobowiązania na koncie?

A. Zobowiązania są kluczowym elementem finansów i rachunkowości. Ponieważ zadania te mają charakter powtarzalny, jest to czasochłonne i podatne na błędy. RPA zintegrowane z ML i AI może podjąć żmudne i monotonne zadanie wykonywania powtarzalnych zadań generowania faktur i PO. Pozwoli to na śledzenie porównywania podniesionych faktur z PO, utrzymując kontrolę na miejscu w czasie rzeczywistym.