Samodzielne prowadzenie listy płac dla małej firmy

Opublikowany: 2020-12-28

Twoja firma się rozwija, a przed nami ekscytujące czasy. Kiedy zatrudniasz ludzi, musisz mieć system wypłacania im pensji. Musisz sam poznać tajniki prowadzenia listy płac. Rozwijający się biznes często ma więcej możliwości niż gotówki. Dlatego często muszą obrać trudną drogę, aby zrobić to wszystko sami. Obejmuje to zaprojektowanie i wdrożenie systemu płac.

Dlaczego potrzebujesz systemu płac?

Najbardziej oczywistym powodem, dla którego go potrzebujesz, jest posiadanie systemu do płacenia pracownikom. Są większe powody, takie jak ograniczanie ryzyka i usprawnianie działalności biznesowej. Jeśli nie masz wdrożonego systemu, będziesz mieć wiele ustawień i czasu na koniec pracy, aby rozliczyć się za każdym razem, gdy będziesz musiał dokonać wypłaty wynagrodzenia.

Jak prowadzić listę płac w małej firmie

Jako mała firma masz następujące możliwości prowadzenia listy płac:

Korzystaj z oprogramowania płacowego – Oprogramowanie płacowe można kupić jako pakiet lub można uzyskać do niego dostęp za pośrednictwem chmury. Wykonują ciężkie prace związane z obliczaniem wynagrodzeń i potrąceń, generowaniem odcinków wypłat, generowaniem zeznań podatkowych i prowadzeniem dla Ciebie ewidencji płac.

Odpowiedzialność właściciela firmy ogranicza się zwykle do przeglądu i zatwierdzenia listy płac. Oprogramowanie Payroll znacznie upraszcza proces, w którym właściciel firmy samodzielnie zajmuje się listą płac.
Outsourcing płac księgowemu – Jeśli nie chcesz się uczyć, jak prowadzić listę płac dla swojej małej firmy, możesz zlecić pracę księgowemu dostawcy usług. Księgowy jest zwykle przeszkolony w zakresie obsługi listy płac, ale może to kosztować wysokie, często wyższe niż oprogramowanie do obsługi płac. Zaletą jest posiadanie interfejsu człowieka, który odpowiada na Twoje pytania, podczas gdy oni przejmują proces.
Zatrudnij księgowego we własnym zakresie – Jeśli chcesz prowadzić rozliczanie we własnym zakresie, możesz również zatrudnić księgowego lub zlecić rozliczanie kompetentnemu pracownikowi. Możesz wyszkolić osobę administracyjną, która przejmie od Ciebie proces.
Zrób to sam – jest to opcja, z którą możesz zostać, jeśli masz więcej czasu niż pieniędzy. Omówmy tę opcję dalej.

Jak samodzielnie prowadzić listę płac

Opcja „zrób to sam” cieszy się największą popularnością wśród właścicieli małych firm, przynajmniej na samym początku ich podróży. Właściciele małych firm mogą uznać to za frustrujące, ale na dłuższą metę zrozumieją sami proces płacowy przed zatrudnieniem. W rzeczywistości małe etapy to najlepszy czas na naukę, ponieważ staje się to trudniejsze, gdy zatrudniasz więcej pracowników.

Największą korzyścią z samodzielnego wykonywania listy płac jest to, że zachowujesz kontrolę nad procesem. Masz możliwość przeglądania i poprawiania błędów w miarę ich pojawiania się bez zbytniego poruszania się tam iz powrotem. Nie musisz też doświadczać nieprzyjemnych niespodzianek, gdy Twój usługodawca popełni błąd.

Jednak wadą listy płac „zrób to sam” jest czas potrzebny na skonfigurowanie i cykliczny czas potrzebny na przetworzenie każdego okresu rozliczeniowego. Ponadto niewielu właścicieli firm rozumie system podatkowy tak dobrze, jak przeszkoleni księgowi. Często są zagubieni, gdy pojawia się problem podatkowy i muszą zwrócić się do zewnętrznego księgowego.

Warunki wstępne prowadzenia listy płac dla małej firmy

Małe firmy zatrudniające kilku pracowników mogą skorzystać na outsourcingu płac. Jeśli jednak masz tylko kilku pracowników i zamierzasz utrzymać małą firmę, lepiej będzie samodzielnie prowadzić listę płac, ponieważ będzie to bardziej opłacalne.

Zanim zaczniesz rozmawiać z ludźmi, jest kilka rzeczy, które musisz skonfigurować jako nowy pracodawca, w jaki sposób możesz samodzielnie rozliczać płace:

Uzyskaj numer identyfikacyjny pracodawcy (EIN) – Jako pracodawca prowadzący listę płac, musisz zarejestrować się w IRS w celu uzyskania numeru EIN. Jest to numer używany przez IRS do śledzenia podatków od wynagrodzeń i zgodności. Uzyskanie numeru EIN jest bezpłatne i można się o nie łatwo ubiegać na stronie IRS.
Zarejestruj się w elektronicznym systemie płatności podatku federalnego (EFTPS) — ważnym elementem prowadzenia listy płac jest terminowe i aktualne informacje o podatkach od wynagrodzeń. EFTPS to bezpłatna usługa rządowa, która pomoże Ci płacić federalne podatki od wynagrodzeń i podatki od bezrobocia, a wszystko to z Twojego komputera.
Zarejestruj się jako pracodawca — zanim będziesz mógł dokonać listy płac, musisz spełnić specyficzne wymagania dotyczące rejestracji firmy. Każdy stan ma inną procedurę rejestracji, więc koniecznie sprawdź te informacje.
Poznaj federalne i stanowe prawo pracy – Zanim sam zaczniesz rozliczać płace, ważne jest, aby zapoznać się z odpowiednimi przepisami prawa pracy. Wiele z tych przepisów ma wpływ na to, jak często przetwarzasz listy płac, płacę minimalną, obliczanie nadgodzin, wymagania dotyczące podatku u źródła oraz informacje, które mają być zawarte na odcinkach wypłat pracowników.
Przygotuj dokumentację pracowniczą – Kiedy zatrudniasz nowego pracownika, będzie on musiał wypełnić niektóre obowiązkowe dokumenty pracownicze. Dokumentacja zawiera szczegółowe informacje, których będziesz potrzebować do prowadzenia listy płac dla swojej małej firmy. Najważniejsze formularze, których będziesz potrzebować, aby wypełnić nowe osoby, to:
- Formularz W-4 – Formularz W-4 jest wypełniany przez pracowników, aby poinformować pracodawców, ile podatku należy potrącić od ich płatności, w zależności od osób na utrzymaniu, statusu zgłoszenia, odliczeń podatkowych itp. Pracownik może w tym czasie płacić więcej podatku składania zeznań podatkowych, jeśli nie wypełnili formularza W-4 terminowo lub poprawnie.
- Formularz weryfikacji uprawnień do zatrudnienia I-9 – Formularz I-9 jest wypełniany w celu potwierdzenia tożsamości pracownika i prawnego upoważnienia do pracy w Stanach Zjednoczonych. Formularz jest wymagany i wymagany przez Urząd ds. Obywatelstwa i Imigracji Stanów Zjednoczonych.
- Stanowy formularz potrącenia podatku – Wiele stanów zezwala na stosowanie samego formularza W-4, ale niektóre stany mogą mieć określone wymagania dotyczące potrącania podatku u źródła, które muszą zostać ujawnione przez nowych pracowników.
- Formularz autoryzacji wpłaty bezpośredniej — ten formularz umożliwia dokonywanie wpłat bezpośrednich na konto bankowe pracownika, jeśli planujesz dokonywać wpłat bezpośrednich.
Wybierz okres rozliczeniowy – Musisz zdecydować, jak często będziesz płacić swoim pracownikom. Możesz wybrać opcję tygodniową, dwutygodniową, półtygodniową lub miesięczną. Chcesz dokładnie przemyśleć okres, w którym możesz zebrać środki potrzebne do dokonania płatności. Jednak nie powinno to również pozostawiać pracowników na lodzie bez zapłaty przez nierozsądnie długie okresy. Niektóre stany wymagają, aby pracownicy godzinowi otrzymywali wynagrodzenie co tydzień, więc upewnij się, że zbadałeś wymagania swojego stanu dotyczące harmonogramu płac.

Proces skutecznego prowadzenia listy płac

Pracownicy oczekują terminowej i dokładnej dostawy wypłaty. Zakłócenia i błędy mogą utrudnić działanie Twojej firmy. Zanim przejdziemy do obliczania listy płac, należy pamiętać o kilku podstawowych podstawach:

Zrozumieć różne rodzaje wynagrodzenia – wynagrodzenie brutto odnosi się do kwoty otrzymanej przez pracownika przed potrąceniem. Wynagrodzenie premiowe wskazuje wszelkie otrzymane dodatkowe płatności, wykraczające poza zwykłe wynagrodzenie pracownika, zwykle związane z wysoką wydajnością. Wynagrodzenie netto odnosi się do wynagrodzenia pracownika na rękę po potrąceniach. Ważne jest, aby rozróżniać te różne typy, aby nie popełnić żadnych błędów na liście płac.
Znajomość rzeczywistych godzin przepracowanych przez każdego pracownika – Aby dokładnie prowadzić listę płac, wymagany jest odpowiedni monitoring pracowników. Najłatwiejszym sposobem śledzenia godzin pracy jest arkusz kalkulacyjny. Może to jednak być trochę czasochłonne i może wymagać nadmiernego zaangażowania, zwłaszcza gdy jest kilku pracowników. Wybór solidnego oprogramowania do śledzenia czasu pracy, które integruje się z procesem płacowym, może być kluczem, ponieważ metody ręczne mogą powodować rozbieżności.

Kroki do uruchomienia listy płac

Aby uruchomić listę płac, należy wykonać kilka kroków:

Oblicz wynagrodzenie brutto — Aby obliczyć wynagrodzenie brutto dla pracowników godzinowych, pomnóż stawkę godzinową pracownika przez liczbę godzin przepracowanych w okresie rozliczeniowym. W przypadku pracowników najemnych, po prostu podziel ich roczne wynagrodzenie przez liczbę okresów rozliczeniowych w roku, aby otrzymać miesięczną należność. Płace brutto obejmują premie, napiwki, prowizje, urlopy chorobowe i urlopowe oraz nadgodziny.
Oblicz odliczenia przed opodatkowaniem — odliczenia przed opodatkowaniem są dobrowolnie potrącane przez pracownika i obejmują składki emerytalne, świadczenia zdrowotne, ubezpieczenie rentowe i dodatki do osób dojeżdżających do pracy. Odliczenia te są odejmowane od wynagrodzenia brutto pracownika przed opodatkowaniem, ale należy sprawdzić, czy podlegają one opodatkowaniu, czy nie. Niektóre świadczenia pracownicze są zwolnione z podatku.

Podatki federalne, ubezpieczenie społeczne, podatki lokalne i Medicare również stanowią część odliczeń przed opodatkowaniem, które mają być dokonywane z listy płac pracowników.

Federalny podatek dochodowy i inne podatki od wynagrodzeń

Oblicz federalne zaliczki na podatek – Istnieją dwa główne rodzaje podatków federalnych, które należy potrącać, tj. podatek od wynagrodzeń FICA i federalny podatek dochodowy (FIT). Podatki FICA od wynagrodzeń są dzielone przez pracodawcę i pracownika i trafiają na ubezpieczenie społeczne i Medicare pracownika. Na pracodawcy spoczywa odpowiedzialność za wypłatę podatków FICA na rzecz rządu i wykazania odliczenia na odcinku wypłaty. FIT jest obliczany na podstawie przedziałów płacowych lub procentów, w zależności od zarobków pracownika. Sposób jego obliczania, od 2020 r., zależy również od W-4 złożonego przez pracownika.
Oblicz potrącenie podatku stanowego — w zależności od lokalnych przepisów podatkowych w stanie, może być konieczne potrącenie niektórych podatków stanowych z wypłat pracowników.
Oblicz zajęcie wynagrodzenia — Zajęcie wynagrodzenia odnosi się do innych potrąceń, w których pracownik nie ma nic do powiedzenia, i są one obowiązkowo potrącane z wypłaty. Niektóre przykłady to nieopłacone rachunki medyczne, nieopłacone alimenty na dziecko, zaległe pożyczki studenckie i nieopłacone podatki. Rząd zazwyczaj powiadamia Cię, jeśli pracownik ma zajęcie wynagrodzenia.

Dokonywanie płatności pracowniczych i okres rozliczeniowy

Po obliczeniu wynagrodzenia netto należnego każdemu pracownikowi nadszedł czas na wypłatę płatności. Prawo federalne zwykle nie wymaga od pracodawców przedstawiania odcinków wypłaty, jednak mogą istnieć pewne wymagania specyficzne dla danego stanu.

Odcinki wypłaty

Jeśli Twój stan nie ma wymagań dotyczących odcinka wypłaty, nie musisz dostarczać odcinka wypłaty. Możesz to zrobić, jeśli Ty i Twój pracownik zgodzicie się na to. W większości stanów udostępniasz swoim pracownikom elektroniczny lub fizyczny odcinek wypłaty. Każda z nich może działać, o ile pracownicy mają łatwy sposób na wydrukowanie lub uzyskanie do niej dostępu.

Niektóre stany należą do kategorii stanów opt-in lub opt-out. W stanach rezygnacji pracodawcy są zobowiązani do dostarczenia papierowych odcinków wypłat pracownikom, którzy zrezygnowali z elektronicznych odcinków wypłat. W stanach opt-in pracodawcy dostarczają odcinki papierowe, chyba że pracownik wyraźnie zdecyduje się na formularz elektroniczny.

Zautomatyzowany system może pomóc zaoszczędzić na godzinach prowadzenia listy płac, zwłaszcza jeśli masz więcej niż kilku pracowników. Nie wspominając o tym, że zwykle jest on również skonfigurowany pod kątem wielu przepisów federalnych wbudowanych w system. Może to znacznie zmniejszyć złożoność konfigurowania systemu od podstaw.

Ewidencja płac

Prowadzenie kompleksowej i zorganizowanej ewidencji płac ma kluczowe znaczenie, gdy uczysz się samodzielnego rozliczania płac. Śledzenie, ile zapłaciłeś pracownikowi, jest ważne na wypadek rozbieżności między wynagrodzeniem netto a tym, czego oczekuje. Rejestry są również przydatne na wypadek, gdybyś kiedykolwiek musiał nawiązać kontakt z IRS.

Prowadzenie ewidencji staje się bardzo ważne przy płaceniu podatków od wynagrodzeń. Elektroniczne metody płatności obliczające wynagrodzenie brutto, potrącenia i wynagrodzenie netto zwykle generują automatyczne zapisy, które można następnie przechowywać w jakiejś formie przechowywania w chmurze.

Czeki papierowe i czeki pocztowe będą wymagały prowadzenia jakiejś formy ksiąg lub rejestrów. Chociaż może to zająć tylko kilka minut na pracownika, te minuty mogą być długim ćwiczeniem dla wielu pracowników.

Federalne Podatki Pracodawcy

Jako pracodawca jesteś odpowiedzialny za płacenie dwóch rodzajów podatków federalnych: podatków od wynagrodzeń FICA i federalnych podatków od bezrobocia lub podatków od wynagrodzeń FUTA.

Pracodawca płaci połowę podatku od wynagrodzeń FICA, natomiast drugą połowę pokrywa pracownik. Podatki FICA od wynagrodzeń obejmują ubezpieczenie społeczne i Medicare. Odpowiedzialność pracodawcy dotyczy tylko ubezpieczenia społecznego. Medicare w całości pokrywa pracownik.

Podatki od wynagrodzeń FUTA trafiają do federalnych ubezpieczeń na wypadek bezrobocia. Stosuje się jako górny limit procentowy wynagrodzenia pracownika. Poza tą płytą pracodawca nie musi już płacić podatku FUTA. Płacenie stanowych podatków od zatrudnienia na czas może uprawniać Cię do kredytu lub rabatu, więc upewnij się, że sprawdziłeś, jakie są korzyści z płacenia na czas.

Po obliczeniu należnych podatków będziesz musiał przekazać je rządowi. Jeśli nie musisz tego robić od razu, najlepiej przenieś je na osobne konto, aby przechowywać je do czasu, gdy będziesz musiał je wypłacić.

Kwartalne i roczne formularze podatkowe

Ostatnim etapem samodzielnego zarządzania listą płac jest opracowanie i wdrożenie systemu, dzięki któremu Twoja firma będzie mogła regularnie składać te zwroty na czas. Omówmy te formularze podatkowe nieco bardziej szczegółowo:

Formularz 941 – Formularz 941, kwartalne zeznanie podatkowe pracodawcy, musi być wypełniany przez pracodawcę co kwartał. Formularz ten daje do zrozumienia IRS, ile podatku pracodawca potrącił z wypłat pracowników i ile podatków pracodawcy zostało wypłaconych w ciągu kwartału. Większość pracodawców jest zobowiązana do złożenia formularza 941 do końca miesiąca następującego po kwartale. Jeśli pracodawca dokonał wszystkich płatności podatku od wynagrodzeń online na czas w ciągu kwartału, zyskuje on dodatkowe 10 dni na złożenie formularza.
Firmy zatrudniające pracowników sezonowych, pracowników gospodarstw rolnych, pracowników gospodarstwa domowego i niektóre osoby powiadomione są zwolnione z wymogu wypełnienia formularza 941.
Formularz 940 – Formularz 940, roczne federalne zeznanie podatkowe dla bezrobotnych, musi być wypełniane przez pracodawcę co roku. Pracodawca jest zobowiązany do złożenia zeznania, jeśli spełnia jeden z dwóch poniższych warunków:
- Pracodawca wypłacił co najmniej 1500 dolarów pensji w ciągu roku lub
- Pracodawca kazał każdemu pracownikowi pracować przez co najmniej 20 tygodni w roku, niezależnie od tego, czy 20 tygodni było nieprzerwane.
Formularz 940 należy złożyć 31 stycznia każdego roku, ale 10 dodatkowych dni otrzyma wszyscy pracownicy, którzy terminowo dokonali płatności podatku ^FUTA w ciągu roku.
Formularz W-2 – Formularz W-2 to roczny formularz, który należy złożyć w odniesieniu do każdego pracownika. Ujawnia zarobki, potrącenia i potrącenia podatku pracownika. Należy go złożyć do ³¹ stycznia każdego roku.
Kopie formularza W-2 są wysyłane do pracownika, Zakładu Ubezpieczeń Społecznych oraz wydziału podatkowego miasta lub stanu.
Stanowe formularze podatkowe — może być również konieczne złożenie kwartalnych lub rocznych formularzy podatkowych w stanowym wydziale podatkowym. Skontaktuj się z odpowiednim oddziałem lokalnym, aby uzyskać szczegółowe informacje na ten temat.

Wybierz opcję, która Ci odpowiada

Samodzielne prowadzenie listy płac dla swojej małej firmy sprawi, że poczujesz się pewnie w swoich umiejętnościach i da ci poczucie własności swojej firmy. Często mówi się, że właściciel firmy nosi wiele kapeluszy. Jedna z tych czapek bardzo często przypomina księgowego. Jako właściciel firmy często musisz ubrudzić sobie ręce. Ale nie martw się, jesteś do tego całkowicie zdolny.

Pod koniec dnia spójrz na opcję, która najbardziej Ci odpowiada. Po osiągnięciu pewnego poziomu komfortu w procesie zarządzania listą płac, możesz zdecydować się na outsourcing usługodawcy lub zainwestować w oprogramowanie. Przedstawiliśmy zalety i wady każdej z tych opcji wraz z planem samodzielnego rozliczania wynagrodzeń. Wiesz, co jest dla Ciebie najlepsze, więc wybierz opcję, która Ci odpowiada.