Co to jest system zarządzania bezpieczeństwem? Przewodnik dla początkujących

Wszystkie umiejętności i kwalifikacje zawodowe na świecie nie powstrzymają potencjalnych wypadków. Kiedy wszystko jest powiedziane i zrobione, potrzebujesz szczegółowych zasad i procedur, aby zapewnić bezpieczeństwo swoim współpracownikom i klientom.

Ale o to chodzi – duży zbiór instrukcji i protokołów bezpieczeństwa to wyjątkowo nieefektywny i przestarzały sposób wdrażania protokołów bezpieczeństwa w każdej firmie. Co najgorsze, podczas wydarzenia związanego z bezpieczeństwem zamienia znalezienie istotnych informacji w koszmar.

W tym miejscu wkracza system zarządzania bezpieczeństwem. Ten zestaw procedur i zasad z pewnością sprawi, że Twój zespół będzie przygotowany na wszelkie potencjalne zagrożenia. Ale czym jest system zarządzania bezpieczeństwem? Jakie przynosi korzyści i jak możesz je wdrożyć?

Co to jest system zarządzania bezpieczeństwem?

System zarządzania bezpieczeństwem (SMS) to sformalizowane podejście obejmujące całą organizację, które pomaga firmie osiągnąć akceptowalny poziom bezpieczeństwa w miejscu pracy. Organizacje muszą traktować SMS z takim samym priorytetem jak wszystkie inne krytyczne procesy biznesowe.

Zorganizowany SMS można zwykle podzielić na zasady, procedury, struktury i obowiązki, które można skalować w zależności od wielkości organizacji.

Zazwyczaj SMS można wdrożyć w celu spełnienia wymogów federalnych, takich jak tytuł 14 amerykańskiego Kodeksu Przepisów Federalnych (CFR), narzucony przez Federalną Administrację Lotnictwa (FAA).

Cel systemu zarządzania bezpieczeństwem

Krótko mówiąc, głównym celem Systemu Zarządzania Bezpieczeństwem jest zapewnienie bezpieczeństwa pracownikom i klientom. Ale to idzie głębiej. Ten rodzaj systemu zapewnia organizacji strukturę zarządzania ryzykiem w miejscu pracy, z uwzględnieniem wszystkich procesów i operacji, w których bezpieczeństwo jest najważniejsze.

Kolejnym celem SMS jest wzmocnienie kultury bezpieczeństwa w miejscu pracy. Ten obszar zarządzania biznesem jest integralną częścią branż wysokiego ryzyka, takich jak przemysł morski, lotniczy i budowlany, żeby wymienić tylko kilka.

Korzyści z systemu zarządzania bezpieczeństwem

Choć wdrożenie systemu zarządzania bezpieczeństwem może być przytłaczającym, skomplikowanym procesem, to zapewnia szereg korzyści, zarówno krótko-, jak i długoterminowych. Obejmują one:

• Poprawia kulturę komunikacji i bezpieczeństwa : zespoły komunikują się i ogólnie lepiej współpracują, gdy wdrożony jest SMS.
• Upraszcza zarządzanie ryzykiem w zakresie bezpieczeństwa : SMS pomaga pracownikom łatwiej identyfikować zagrożenia i ryzyka, zapewniając wcześniejsze egzekwowanie środków kontrolnych.
• Wszystko jest udokumentowane : za pomocą SMS każda inspekcja, procedura i proces są dokumentowane i dostępne do wglądu w przyszłości, co w dłuższej perspektywie poprawia odpowiedzialność.

Inne zalety systemów zarządzania bezpieczeństwem to:

• Zmniejsza wypadki, urazy i choroby

• Bardziej świadome podejmowanie decyzji

• Poprawia bezpieczeństwo organizacyjne

• Zmniejsza koszty operacyjne

• Zwiększa wydajność

• Poprawia dystrybucję zasobów

• Wykazuje należytą staranność

• Zmniejsza błędy

• Egzekwuje przestrzeganie przepisów bezpieczeństwa

• Buduje dobrą wolę i zaufanie w miejscu pracy

• Poprawia reputację marki

• Zmniejsza składki ubezpieczeniowe

Podstawowe elementy systemu zarządzania bezpieczeństwem

Według FAA systemy zarządzania bezpieczeństwem zawsze muszą zawierać cztery kluczowe elementy:

1. Polityki i cele bezpieczeństwa
2. Zarządzanie ryzykiem bezpieczeństwa
3. Zapewnienie bezpieczeństwa
4. Promocja bezpieczeństwa.

W ramach tych komponentów znajduje się 12 elementów, które zapewniają pomyślne wdrożenie i utrzymanie SMS. Każdy komponent zawiera określone elementy. Według Organizacji Międzynarodowego Lotnictwa Cywilnego (ICAO) te komponenty i elementy można podzielić w następujący sposób:

Bezpieczeństwo powinno być wplecione w każdy element działalności firmy, przy czym należy zawsze ustalać i spełniać określone cele bezpieczeństwa. Odpowiedzialność i obowiązki przypisywane bezpieczeństwu powinny być traktowane tak samo poważnie, jak każdy inny obszar działalności. Zadaniem i zobowiązaniem menedżera jest dopilnowanie, aby środki ryzyka zostały podjęte wtedy, kiedy należy.

Gdy firma zidentyfikuje swoich kierowników ds. bezpieczeństwa, należy wprowadzić dokumentację bezpieczeństwa, ponieważ należy przeprowadzać regularne przeglądy. FAA stwierdza również, że dokumentacja SMS może zostać dodana do istniejących procesów ewidencjonowania lub przekształcona w pojedynczą instrukcję.

Elementami Polityki Bezpieczeństwa i Celów są:

• Zaangażowanie kierownictwa
• Odpowiedzialność i obowiązki w zakresie bezpieczeństwa
• Wyznaczenie kluczowego personelu bezpieczeństwa
• Koordynacja planowania reagowania kryzysowego
• Dokumentacja systemu zarządzania bezpieczeństwem

Wyznaczeni pracownicy muszą zostać nauczeni, jak przeprowadzać odpowiednie procesy w celu zarządzania i kontrolowania wszystkich zagrożeń bezpieczeństwa. Kluczową rolę we wdrażaniu skutecznego zarządzania ryzykiem w zakresie bezpieczeństwa odgrywa pięć kroków:

• Opis systemu/analiza zadań : używany do podkreślenia podstawowych szczegółów dotyczących warunków i czynności w miejscu pracy, takich jak pogoda, sprzęt, środowisko itp. Wyznaczony członek personelu analizuje czynniki, które mogą przyczynić się do zagrożeń bezpieczeństwa.
• Identyfikowanie zagrożeń : Potencjalnym zagrożeniem jest wszystko, co może spowodować uraz, chorobę lub śmierć osoby lub może spowodować uszkodzenie sprzętu lub mienia (np. zagrożenia na placu budowy). Czynnikami mogącymi być również czynniki związane z błędami ludzkimi, takie jak brak wiedzy i presja czasu.

• Analiza ryzyka : obejmuje określenie szans i dotkliwości konsekwencji przypisywanych zagrożeniom.
• Ocena ryzyka : podejmowanie decyzji, czy zagrożenie dla bezpieczeństwa jest akceptowalne, czy nie, i ustalanie priorytetów zagrożeń bezpieczeństwa, którymi warto się zająć, aby zapewnić dokładny przydział zasobów (takich jak oceny ryzyka dla samotnego pracownika).
• Kontrola ryzyka : Nazywana również ograniczaniem ryzyka, jest to wdrożenie środków zapewniających bezpieczeństwo pracownikom, mieniu i wyposażeniu. Środki te mogą pomóc zmniejszyć prawdopodobieństwo wystąpienia ryzyka i błędów.

Dwa elementy, które tworzą Zarządzanie Ryzykiem Bezpieczeństwa, to identyfikacja zagrożeń oraz ocena i łagodzenie ryzyka związanego z bezpieczeństwem.

Ten komponent SMS obraca się wokół nadzorowania kontroli ryzyka w środku operacji. Obejmuje również ocenę skuteczności kontroli. Badania, audyty i raportowanie to typowe funkcje zapewniania bezpieczeństwa.

Wszystkie istotne informacje są następnie analizowane i porównywane z aktualnymi trendami i wzorcami ryzyka. Należy podjąć działania naprawcze w przypadku, gdy kontrola ryzyka nie działa. Często można to zrobić za pomocą procesów, takich jak konserwacja sprzętu, nadzór, dalsze szkolenia w zakresie bezpieczeństwa i inne. Oczekuje się również, że menedżerowie będą odgrywać kluczową rolę w zapewnianiu bezpieczeństwa.

Zapewnienie bezpieczeństwa można podzielić na trzy elementy. Są to monitorowanie i pomiary w zakresie bezpieczeństwa, zarządzanie zmianą oraz ciągłe doskonalenie SMS.

Zwana także Kulturą Bezpieczeństwa, Promocja Bezpieczeństwa odnosi się do działań podejmowanych w celu wdrożenia SMS w firmie. Obejmują one dzielenie się wiedzą, szkolenia i komunikację wewnętrzną. Szczegółowa znajomość SMS-ów przez każdego pracownika gwarantuje, że bezpieczeństwo w miejscu pracy stanie się podstawową wartością firmy. Wszyscy menedżerowie powinni być w stanie wyjaśnić znaczenie każdej procedury, aby dalej promować pozytywną kulturę bezpieczeństwa firmy.

Dwoma elementami, które tworzą Promocję Bezpieczeństwa, są szkolenia/edukacja oraz komunikacja w zakresie bezpieczeństwa.

Systemy Zarządzania Bezpieczeństwem w Lotnictwie

Lotnictwo to jedna z najbardziej rozpowszechnionych branż, w których wdrażane są systemy zarządzania bezpieczeństwem. Obejmuje szeroką gamę operacji lotniczych, takich jak zasoby finansowe, prawne i ludzkie.

Zgodnie z najnowszą wersją Doc 9859 ICAO lub Podręcznika Zarządzania Bezpieczeństwem (SMM), wdrożenie SMS jest zdeterminowane wielkością firmy oraz oferowanymi usługami i produktami.

FAA potwierdziło, że systemy zarządzania bezpieczeństwem nie wymagają konkretnego działu bezpieczeństwa, głównie dlatego, że system może i powinien być stosowany w każdym dziale.

Według ICAO, podstawowe funkcje SMS w lotnictwie to:

• Identyfikacja zagrożenia
• Zarządzanie ryzykiem
• Raportowanie zdarzeń
• Analiza wydajności
• Zapewnienie bezpieczeństwa

W przypadku tych ostatnich źródła operacyjne, takie jak harmonogramy załóg, zapisy lotów i raporty o rozbieżnościach statków powietrznych, są cennymi narzędziami monitorowania dla kontroli ryzyka bezpieczeństwa.

Wykorzystanie rozwiązań cyfrowych do wdrażania systemów zarządzania bezpieczeństwem

Chociaż system zarządzania bezpieczeństwem to szerokie pojęcie i odnosi się do zbioru zasad i procedur firmy, które przyjmuje organizacja, wdrożenie takiego systemu może być czasochłonne i nieefektywne, w zależności od używanych narzędzi.

Dostarczanie pracownikom stosów instrukcji i dokumentów dotyczących bezpieczeństwa w formie papierowej okazało się nieefektywnym sposobem zachowania zgodności w firmie.

W dzisiejszych czasach cyfrowe rozwiązania programistyczne, takie jak Connecteam, pozwalają pracodawcom uprościć wdrażanie systemu zarządzania bezpieczeństwem. Ten rodzaj oprogramowania zazwyczaj zawiera odpowiednie funkcje, takie jak zasoby szkoleniowe, cyfrowe formularze raportów o incydentach i listy kontrolne, zarządzanie dokumentacją i dwustronną komunikację.

Często zadawane pytania

W jaki sposób SMS spełnia wymagania bezpieczeństwa firmy?

System zarządzania bezpieczeństwem pomaga firmom analizować ich bieżącą działalność, aby w przyszłości podejmować lepsze decyzje dotyczące bezpieczeństwa. Każdy idealny SMS to:

• Reaktywny : ułatwia reagowanie na incydenty i wypadki w organizacji.
• Proaktywny : analizuje procesy organizacji przed wystąpieniem incydentów/wypadków.
• Predykcyjny : Identyfikuje potencjalne ryzyko i zagrożenia, analizując bieżące środowisko i okoliczności organizacji.

Jakie problemy mogą stwarzać systemy zarządzania bezpieczeństwem?

Pomimo korzyści, istnieje wiele problemów związanych z używaniem SMS-ów. Obejmują one:

• Niektóre narzędzia są zbyt trudne w obsłudze dla pracowników i są zbyt skupione na zawiłościach systemu, a nie na jego użyteczności.
• Wiele systemów zarządzania bezpieczeństwem nie zawiera wersji mobilnych, co utrudnia pracownikom zgłaszanie incydentów lub wykonywanie procedur bezpieczeństwa z dowolnego miejsca.
• Skuteczne zarządzanie bezpieczeństwem wymaga dwukierunkowej komunikacji wewnętrznej. Niestety, wiele systemów SMS nie daje pracownikom i kierownictwu możliwości otwierania kanałów komunikacji o kwestiach bezpieczeństwa i incydentach.

Istnieje jednak wiele rozwiązań SMS, które rozwiązują te problemy.

Jakie branże czerpią korzyści z systemu zarządzania bezpieczeństwem?

Chociaż praktycznie wszystkie firmy mogą z niego skorzystać, niektóre branże wymagają systemu zarządzania bezpieczeństwem, ponieważ nieuchronnie stwarzają one więcej potencjalnych zagrożeń i zagrożeń bezpieczeństwa swoim pracownikom i klientom.

Branże takie jak lotnictwo, transport, budownictwo, przemysł morski, ropa i gaz oraz produkcja są prawnie zobowiązane do wdrożenia SMS do swoich działań w celu zachowania zgodności z krajowymi przepisami i regulacjami. W rzeczywistości norma ISO 45001 stwierdza, że ​​wszystkie organizacje, niezależnie od wielkości czy typu, wymagają pewnego rodzaju SMS-ów.

Podsumowanie dotyczące systemów zarządzania bezpieczeństwem

Coraz wyraźniej widać, że metody wykorzystywane do integracji systemu zarządzania bezpieczeństwem z organizacją są tak samo krytyczne, jak sam system.

Mając to na uwadze, warto zauważyć, że większość rozwiązań cyfrowych, które są zaprojektowane do wdrażania SMS-ów, angażuje tylko 10-20% pracowników, którzy z nich korzystają.

Kluczem do sukcesu jest wdrożenie oprogramowania, które optymalizuje zarządzanie pracownikami, zaangażowanie i komunikację, a jednocześnie umożliwia menedżerom wdrażanie procedur i zasad bezpieczeństwa.

Ostatecznie im łatwiejsze w użyciu oprogramowanie, tym skuteczniejsze będą pracownicy w identyfikowaniu zagrożeń, zarządzaniu nimi i zapobieganiu incydentom w przyszłości.