Integracja Salesforce Sharepoint – korzyści, proces i wyzwania

W dynamicznym świecie biznesu, w którym działają przedsiębiorstwa, integracja wielu samouzupełniających się technologii i platform nie jest już trendem, ale koniecznością. W artykule szczegółowo opisano niuanse tworzenia synergii pomiędzy dwoma gigantami technologicznymi – Salesforce i SharePoint. Łącząc niezawodne możliwości zarządzania dokumentami w programie SharePoint z zarządzaniem relacjami z klientami w Salesforce, firmy przybliżają się o krok do odblokowania ogromnego poziomu współpracy i produktywności.

Jeśli planujesz integrację z Salesforce SharePoint, ale nie jesteś pewien, jakie korzyści przyniesie ten proces i jakie wyzwania mogą się w tym procesie pojawić, tutaj znajdziesz odpowiedzi na swoje pytania.

[Przeczytaj także: Rozwiązania integracyjne Salesforce – kluczowe korzyści, funkcje i podejścia]

Czy integracja SharePoint z Salesforce jest w ogóle konieczna?

Chociaż Salesforce oferuje funkcje przesyłania dokumentów i konserwacji, nie jest ono wolne od ograniczeń. Aby rozwiązać ten problem, zanim zacznie on wpływać na produktywność, firmy zaczynają szukać systemów współpracy opartych na dokumentach, takich jak SharePoint, do przechowywania dokumentów i zarządzania współpracą w całej firmie.

Ale czy ta integracja jest naprawdę konieczna? Oto, co się stanie, gdy ograniczysz swoje procesy do Salesforce.

1. Rozmiar pliku – Salesforce udostępnia dwie opcje przesyłania dokumentów – „Załączniki”, które umożliwiają przesłanie danych o rozmiarze do 25 MB oraz „Plik”, które umożliwia przesłanie danych o rozmiarze do 2 GB. Alokacja danych i zarządzanie dokumentami o większym rozmiarze mogą bezpośrednio zwiększyć koszty przechowywania i z czasem zmniejszyć wydajność systemu ze względu na wielodostępną architekturę platformy.
2. Dostępność dokumentów i prywatność – udostępnianie dokumentów Salesforce użytkownikom spoza Salesforce jest możliwe wyłącznie za pośrednictwem publicznego adresu URL. Wiąże się to jednak z problemami związanymi ze zgodnością z RODO i innymi przepisami dotyczącymi bezpieczeństwa danych, ponieważ dokument jest udostępniany publicznie. Rozwiązaniem tego problemu jest uzyskanie dodatkowych licencji dla użytkowników spoza Salesforce – co może być kosztowną sprawą.
3. Synchronizacja w czasie rzeczywistym – zmiany wprowadzone na dysku lokalnym użytkownika nie są automatycznie synchronizowane z plikami Salesforce i odwrotnie. Jedyną opcją, jaką mają użytkownicy, jest przesłanie/pobranie, a następnie zastąpienie pliku nową wersją.

Chociaż w tym scenariuszu SharePoint w ogóle nie jest brany pod uwagę, może zaistnieć inne zdarzenie, w którym firmy korzystają zarówno z Salesforce, jak i SharePoint, ale nie są one zintegrowane. Oto zagadnienia związane z tym podejściem.

1. Wadliwy proces — ponieważ umowy dostawców, klientów i partnerów opierają się na tym samym procesie zatwierdzania, zwykle są one automatyzowane w ramach jednego rozwiązania do zarządzania przepływem pracy, takiego jak SharePoint. Teraz, jeśli chodzi o zatwierdzanie umów, użytkownicy Salesforce muszą przejść z CRM na SharePoint i odwrotnie.
2. Nieprawidłowa współpraca zespołowa – podczas gdy dane klientów są przechowywane w Salesforce, ich współpraca odbywa się zarówno w SharePoint, jak i Salesforce. W rezultacie użytkownicy Salesforce tracą czas na przełączanie się między systemami, aby pozostać w kontakcie ze swoimi zespołami.
3. Powielanie dokumentów — Kolejnym wyzwaniem wynikającym z braku integracji Salesforce z SharePoint jest to, że zespół sprzedaży zazwyczaj musi pobierać dokumenty z SharePoint, a następnie przesyłać je do Salesforce za każdym razem, gdy musi udostępnić je swojemu zespołowi lub klientom. Proces ten często prowadzi do powielania dokumentów w dwóch systemach, co prowadzi do bałaganu w wersjach plików.
4. Porzucenie treści – zespoły sprzedażowe mogą kopiować łącza do plików SharePoint w Salesforce, ale nie będą w stanie wyświetlić ich podglądu ani nawet znaleźć w wyszukiwarce globalnej Salesforce. W rezultacie treść, która mogła być cenna dla komunikacji z klientami, zostaje ukryta w bibliotekach SharePoint.

Teraz, gdy przyjrzeliśmy się skutkom ubocznym braku integracji SharePoint i Salesforce, przyjrzyjmy się widocznym korzyściom płynącym z jej utworzenia, zanim przejdziemy do etapów integracji.

Jakie są najważniejsze korzyści z integracji SharePoint i Salesforce?

System zarządzania dokumentami SharePoint zintegrowany z Salesforce przynosi ogromne korzyści firmom chcącym usprawnić współpracę pomiędzy zespołami serwisowymi i sprzedażowymi przy jednoczesnym efektywnym zarządzaniu obsługą danych. Połączone możliwości Salesforce jako CRM i SharePoint jako platformy do zarządzania dokumentami i przechowywania plików doskonale się uzupełniają.

Lepsza współpraca w zespole

Integracja SharePoint i Salesforce usprawnia współpracę nie tylko między zespołami sprzedaży i obsługi, ale także innymi dziedzinami, takimi jak marketing i prawo. Spójrzmy na to na przykładach.

Scenariusz 1 – Wyobraź sobie, że dyrektor ds. sprzedaży i autor treści ma za zadanie stworzyć ofertę dla klienta. Dzięki integracji SharePoint z Salesforce zmiany wprowadzone przez dyrektora sprzedaży w dokumencie autora zostaną odzwierciedlone w czasie rzeczywistym i widoczne dla wszystkich członków zespołu (z dostępem do dokumentu). Zapewni to, że wszyscy będą na tej samej stronie, a ryzyko kontroli wersji zostanie zmniejszone.

Scenariusz 2 – Zespół prawny przegląda, a następnie zatwierdza umowę przechowywaną w SharePoint, po czym dyrektor ds. sprzedaży może natychmiast wyświetlić te zmiany w Salesforce. Może to pomóc zespołowi sprzedaży być na bieżąco podczas udostępniania ważnych aktualizacji swoim klientom.

Bezpieczeństwo dokumentów

Integracja z Salesforce SharePoint zapewnia firmom dostęp do niezawodnych funkcji zabezpieczeń SharePoint, takich jak zespoły, role i poziomy uprawnień, co pomaga im przestrzegać przepisów dotyczących zgodności, takich jak HIPAA i RODO itp. Platforma jest wyposażona w inną funkcję, w której można ustawić daty wygaśnięcia dla określonych plików, w ten sposób zewnętrzni dostawcy nie będą mogli uzyskać dostępu do pliku po upływie daty wygaśnięcia.

Analityka i raportowanie

Integracja z SharePoint Salesforce zapewnia łatwe możliwości analityczne i raportowania, ponieważ dane pochodzące z obu platform można łączyć w celu uzyskania wglądu w wyniki sprzedaży, wykorzystanie dokumentów i interakcje z klientami. Na przykład za pomocą narzędzia do raportowania i audytu SharePoint Online zespoły mogą analizować dokumenty, do których często uzyskuje się dostęp w procesie sprzedaży, co daje im wgląd w zasoby, które miały największy wpływ na finalizację transakcji lub rozwiązywanie problemów klientów.

[Przeczytaj także: Kompletny przewodnik na temat analizy danych i analityki dla firm]

Lepsze równoważenie obciążenia

Jedną z kluczowych korzyści integracji Salesforce z SharePoint jest poprawa równoważenia obciążenia. Indywidualne wykorzystanie obu platform powoduje duże obciążenie systemów, co prowadzi do dłuższych przestojów i niskiej wydajności. Ich integracja umożliwia jednak współdzielenie danych i plików pomiędzy dwiema platformami, co prowadzi do lepszego równoważenia obciążenia i zerowego marnowania zasobów z powodu duplikacji i utrzymywania wielu kopii.

Te cztery to tylko ogólne korzyści związane z integracją Salesforce i SharePoint. Na bardziej codziennym procesie i poziomie przepływu pracy ujawnia się kilka innych korzyści, takich jak kontrola udostępniania zewnętrznego, lepsze zarządzanie danymi, zwiększona produktywność i skalowalność.

Prawdopodobieństwo zaobserwowania tych korzyści w Twojej organizacji zależy jednak całkowicie od tego, jak dobrze przeprowadzisz integrację z Salesforce SharePoint. Zanim przejdziemy do tej sekcji, przyjrzyjmy się pokrótce czterem zasadom przewodnim, które mogą zapewnić powodzenie całego procesu.

Zasady przewodnie integracji SharePoint Salesforce

W dzisiejszej gospodarce cyfrowej udane integracje odgrywają bardzo kluczową rolę w budowaniu skutecznej i wydajnej organizacji. Aby Twoja firma mogła to osiągnąć, będziesz musiał przestrzegać kilku zasad przewodnich.

1. Miejsce przechowywania danych – należy upewnić się, że dane znajdują się w określonych granicach geograficznych: gdzie zostały utworzone, gdzie będzie dostępny i gdzie będą przechowywane. Staje się to tym ważniejsze, gdy trzeba przestrzegać przepisów dotyczących prywatności i przechowywania danych.
2. Bezpieczeństwo – Twoja integracja z SharePoint Salesforce powinna traktować bezpieczeństwo jako najwyższy priorytet. Chociaż obie platformy są wyposażone w solidny algorytm bezpieczeństwa, należy zwrócić uwagę na uprawnienia dostępu do plików i śledzenie ich użycia. [Przeczytaj także: Bezpieczeństwo aplikacji w chmurze: ochrona danych w chmurze]
3. Architektura danych – dane, których używasz, powinny być logicznie zorganizowane i ustrukturyzowane, aby jak najlepiej wykorzystać proces integracji. Zwykle obejmuje to etykietowanie, kategoryzację i łączenie powiązanych punktów danych zarówno w Salesforce, jak i SharePoint.
4. Udostępnianie danych – gdy dane zostaną już dobrze zorganizowane i zapisane, kolejnym krokiem jest zaplanowanie ich dostępu i dystrybucji. Aby rozwiązać ten problem, SharePoint udostępnia szereg funkcji, takich jak dodawanie dat wygaśnięcia w dokumentach, pulpit nawigacyjny do przeglądania i śledzenia osób, które uzyskały dostęp do dokumentu itp.

Po omówieniu zasad integracji Salesforce SharePoint, przyjrzyjmy się procesowi łączenia obu platform i dowiedzmy się, czy istnieją jakieś ograniczenia, na które należy się przygotować.

Integracja SharePoint z Salesforce krok po kroku

Kiedy dojdziesz do procesu integracji Salesforce z SharePoint, zazwyczaj dostępne będą trzy opcje – użycie funkcji Files Connect, utworzenie niestandardowego narzędzia do integracji oraz użycie platform innych firm do połączenia obu platform.

Przeanalizujmy tutaj wszystkie trzy opcje.

Pliki Salesforce łączą metodę SharePoint

1. Otwórz Salesforce AppExchange i wyszukaj „Files Connect”. Następnie kliknij przycisk „Pobierz teraz”, aby rozpocząć instalację.
2. Po instalacji będziesz musiał przyznać uprawnienia, przechodząc do sekcji „Zestawy uprawnień” w menu ustawień Salesforce i wybierając „Połącz pliki”. W tym miejscu możesz przypisać niezbędne uprawnienia użytkownika, takie jak możliwość przeglądania, edytowania i usuwania plików.
3. Następnie ustal dostawcę uwierzytelniania, przechodząc do „Dostawca uwierzytelniania” i wybierając „Połącz pliki”. W tym miejscu możesz tworzyć potrzebne ustawienia, takie jak typ uwierzytelniania i użytkownicy, którym udzielono dostępu, oraz zarządzać nimi.
4. Następnie musisz skonfigurować konto SharePoint. Przejdź do sekcji „SharePoint”, a następnie wybierz „Połącz pliki”. Możesz teraz podać niezbędne informacje, takie jak dane logowania i adres URL programu SharePoint.
5. Nadszedł czas na konfigurację opracowanej aplikacji. W tym celu przejdź do sekcji „Rozwój” w menu ustawień Salesforce, a następnie wybierz „Połącz pliki”. Stąd możesz teraz skonfigurować potrzebne ustawienia, takie jak typ integracji i dane, które będą udostępniane pomiędzy systemami.
6. Kolejnym kluczowym krokiem w integracji Salesforce z Sharepoint jest skonfigurowanie narzędzia Salesforce Files Connect. Przejdź do sekcji „Konfiguracja” w menu Salesforce i przejdź do „Files Connect”. Teraz możesz skonfigurować ustawienia, takie jak typ integracji i dane, które będą udostępniane pomiędzy systemami.
7. Ostatnim krokiem integracji Salesforce SharePoint jest zbudowanie połączenia pomiędzy obiema platformami. Aby to ustalić, przejdź do sekcji „Zewnętrzne źródła danych” w menu ustawień Salesforce i przejdź do „Files Connect”. W tym miejscu możesz w łatwy sposób skonfigurować ustawienia takie jak rodzaj integracji oraz dane, które będą udostępniane pomiędzy systemami.

Chociaż jest to najczęściej stosowana forma integracji Salesforce i SharePoint, istnieją pewne niepokojące ograniczenia Files Connect, takie jak ograniczona obsługa systemów zewnętrznych, brak opcji przesyłania, brak kontroli uprawnień, złożoność udostępniania zewnętrznego, opóźnienia, ograniczenia wyszukiwania itp.

Aplikacje do integracji Salesforce z SharePoint innych firm

Celem kilku łączników innych firm jest rozwiązywanie ograniczeń funkcji Files Connect. Przyjrzyjmy się tabelarycznemu widokowi porównania między Files Connect a nimi.

Niestandardowe narzędzie integracji SharePoint Salesforce

Ostatnią opcją, na którą najczęściej decydują się firmy, przeprowadzając integrację online Salesforce i SharePoint, jest zbudowanie niestandardowego narzędzia. Współpraca z dostawcą usług tworzenia oprogramowania, takim jak Appinventiv, może zapewnić zestaw umiejętności potrzebny do niestandardowej integracji, która rozwiąże każdą złożoność i ograniczenia Files Connect i oprogramowania innych firm.

Teraz, gdy znasz już trzy opcje, które zwykle otrzymujesz przy planowaniu integracji SharePoint z Salesforce, chcieliśmy przygotować Cię na kilka typowych wyzwań, które mogą pojawić się niezależnie od wybranego modelu integracji.

Często występujące wyzwania związane z integracją SharePoint Salesforce i sposoby ich przezwyciężenia

Integracja SharePoint z Salesforce może być skomplikowaną podróżą dla wielu firm, którym brakuje technicznych możliwości łączenia dwóch ogromnych platform.

Migracja danych

Migracja danych z Salesforce do SharePoint i odwrotnie może być niezwykle złożonym i czasochłonnym zadaniem, ponieważ firmy muszą upewnić się, że ich dane zostały odpowiednio sformatowane, zorganizowane i przeniesione bez żadnych błędów związanych z powielaniem lub poprawnością. Aby rozwiązać ten problem, mogą skorzystać z narzędzi do migracji danych innych firm lub nawet wynająć specjalistyczne usługi migracji danych, które pomogą w tym podejściu.

Ochrona danych

Zapewnienie, że wrażliwe dane są dokładnie chronione, a dostęp do nich mają tylko upoważnieni użytkownicy, jest kluczem do udanej integracji Salesforce SharePoint. Zalecamy rozwiązanie tego problemu poprzez zastosowanie funkcji bezpieczeństwa, takich jak zapory ogniowe, szyfrowanie i kontrola dostępu.

Dostosowywanie

Dostosowanie integracji i jej wyniku jest niezwykle trudne, jeśli skorzystasz z opcji Files Connect. Brak takiego rozwiązania powoduje, że firmy decydują się na rozwiązanie innej firmy lub nawiązują współpracę z firmą zajmującą się tworzeniem oprogramowania, która pomogłaby w zbudowaniu niestandardowego narzędzia integracji.

W związku z tym przyjrzeliśmy się różnym aspektom integracji Salesforce SharePoint. W skrócie omówiliśmy, dlaczego sama funkcja zarządzania dokumentami Salesforce nie jest w stanie sprostać wymaganiom rozwijającej się firmy wraz z powodami takiego stanu rzeczy. Następnie przyjrzeliśmy się niektórym najważniejszym korzyściom płynącym z integracji, szczegółom opcji, jakie będziesz mieć po połączeniu obu, i na koniec, wyzwaniom, które możesz napotkać.

W jaki sposób Appinventiv może pomóc w integracji Salesforce Sharepoint?

W Appinventiv rozumiemy, że każdy zespół zajmujący się rozwojem biznesu szuka rozwiązania, które będzie bardziej produktywne i zorientowane na wyniki – coś, co obiecuje integracja Salesforce i SharePoint. Ale nawet w przypadku tej integracji niektóre oczywiste ograniczenia można rozwiązać, stosując niestandardowe rozwiązanie. Tutaj właśnie pojawia się nasza wiedza specjalistyczna.

Posiadamy techniczną wiedzę i zmysł biznesowy, aby zrozumieć podstawowe, codzienne problemy pojawiające się z powodu braku integracji, a także dysponujemy rozwiązaniami technicznymi, które nie tylko je rozwiązują, ale nawet wykorzystują możliwości obu platform.

Już dziś skontaktuj się z naszymi ekspertami ds. integracji, aby znaleźć dostosowane do indywidualnych potrzeb i bardziej efektywne rozwiązanie integracyjne umożliwiające połączenie dwóch potężnych programów biznesowych.

Często zadawane pytania

P. Czy Salesforce jest podobny do SharePoint?

O. Chociaż Salesforce ma pewne funkcje zarządzania dokumentami, w istocie jest platformą CRM. Z drugiej strony główną zaletą SharePoint jest to, że jest to system do zarządzania i przechowywania dokumentów.

P. Jakie są korzyści z integracji Salesforce SharePoint?

O. Istnieje kilka korzyści związanych z integracją Salesforce i SharePoint. Oto najlepsze:

• Lepsza współpraca w zespole
• Bezpieczeństwo dokumentów
• Analityka i raportowanie
• Lepsze równoważenie obciążenia
• Kontrola udostępniania zewnętrznego
• Lepsze zarządzanie danymi
• Poprawiona produktywność
• Wyższa skalowalność i nie tylko.

P. Czy Files Connect to jedyna opcja umożliwiająca połączenie obu platform?

O. Chociaż Files Connect jest najczęściej stosowaną metodą integracji, nie jest to jedyny sposób. Możesz także skorzystać z narzędzi integracyjnych innych firm lub stworzyć niestandardową platformę posiadającą możliwości integracji.