Skaluj swoją firmę ochroniarską za pomocą aplikacji Security Guard nr 1

Zarządzanie firmą ochroniarską wymaga wielu ruchomych części. Od zarządzania pracownikami, przez klientów, po codzienne operacje, wszystko jest bardzo ważne i bardzo pilne. Do tego dochodzą liczne regulacje i podstawowa nadzieja, że ​​pod koniec miesiąca będziesz zarabiać.

Po tym, jak ponad 100 firm ochroniarskich zostało klientami Connecteam, chcieliśmy stworzyć przewodnik, w jaki sposób inne firmy ochroniarskie mogą korzystać z aplikacji ochroniarskiej Connecteam do skalowania swojej działalności. Przyjrzeliśmy się dwóm podstawowym aspektom:

1. Z jakimi wyzwaniami mierzyły się firmy zajmujące się bezpieczeństwem, zanim wybrały Connecteam?
2. Dlaczego wybrali Connecteam i jak korzystają z aplikacji?

Poniżej znajdują się wnioski, które znaleźliśmy, abyś mógł skalować swoją firmę ochroniarską za pomocą aplikacji ochroniarza nr 1.

Wyzwania, przed którymi stanęły firmy zajmujące się bezpieczeństwem przed Connecteam

Trudno utrzymać wszystkich na tej samej stronie

„Ponieważ wszystko regularnie się zmienia, wyzwaniem jest utrzymanie wszystkich na tej samej stronie”.

„Bardzo trudno jest uzyskać pełny wgląd w to, kto otrzymał wiadomość, a otrzymywanie informacji z terenu od naszych pracowników trwa zbyt długo”.

„Uzyskiwanie informacji w czasie rzeczywistym w terenie jest kłopotliwe, a używamy różnych narzędzi, więc nic nie jest rejestrowane, a każda wiadomość jest chaotyczna i pozbawiona formatu”.

Brudny proces tworzenia efektywnego harmonogramu i dystrybucji zmian

„Stworzenie z wyprzedzeniem przewidywalnego harmonogramu, który będzie odpowiedni dla wszystkich, nie jest zadaniem łatwym do wykonania, a używanie długopisu i papieru lub stosów arkuszy Excela do wykonania zadania po prostu tonie w papierkowej robocie”.

Dokładne śledzenie godzin dla listy płac nie jest łatwe

„Posiadanie pracowników bez biurek stwarza koszmar, jeśli chodzi o śledzenie godzin pracy. Podobnie jak w przypadku tworzenia harmonogramu, mamy stosy papierów i kart perforowanych lub niekończące się e-maile, w których pracownicy zgłaszają swoje wejścia i wyjścia. Ponadto musimy przestrzegać przepisów regulacyjnych, więc musimy mieć pewność, że wszyscy nasi pracownicy mają prawidłowe godziny pracy”.  

Wdrożenie i szkolenie

„Bycie ochroniarzem oznacza wzięcie na siebie większej odpowiedzialności i umiejętności, które wymagają dużego doświadczenia i szkolenia. Musimy przygotować naszą kadrę na wszystkie wyzwania, pomóc im działać na wysokim poziomie i uchwalać rozporządzenia rządowe. Jednak okazuje się, że wdrażanie i regularne szkolenia są czasochłonne i trudne do zorganizowania, zwłaszcza gdy wszyscy nie znajdują się w tym samym miejscu.

„Mamy wielu pracowników tymczasowych, więc potrzebujemy szybkiego, ale dokładnego procesu wdrażania, który nie powinien nas kosztować”.

Zapewnij klientowi najlepsze wrażenia

„Moi klienci oczekują najlepszego i nowoczesnego doświadczenia. Ciężko pracuję, aby wyróżnić się na tle konkurencji i oferować wartość dodaną”.

Jak firmy ochroniarskie korzystają z aplikacji Connecteam Security Guard

1. Łatwa, usprawniona komunikacja wewnętrzna

Nigdy nie przegap rytmu ze swoimi ochroniarzami i utrzymuj wszystkich na tej samej stronie jednym kliknięciem przycisku. Wewnętrzna komunikacja z zespołem jest niezbędna do zadowolenia z pracy, a nawet zadowolenia klienta!

Dodatkowo możesz śledzić wszystkie wyniki z pulpitu nawigacyjnego, aby wiedzieć, kto przeczytał Twoją wiadomość, a kto nie. Wyślij przypomnienie tym, którzy przegapili Twoją wiadomość, aby mieć pewność, że wszyscy są na bieżąco.

Przykłady typów komunikacji, które można wysyłać za pośrednictwem aplikacji Connecteam Security Guard:

• Ukierunkowana komunikacja : zwracaj się do wszystkich lub określonej grupy pracowników (takich jak przełożeni lub osoby w określonej lokalizacji) i wysyłaj aktualizacje, istotne informacje, nowe protokoły, uznanie pracownika miesiąca i nie tylko.
• Katalog pracowników: łatwo jest znaleźć dane kontaktowe swojego zespołu dzięki pełnemu zarządzaniu uprawnieniami.Rozpocznij rozmowę z kimkolwiek, kto jest istotny, jednym dotknięciem
• Grupy czatu: łatwo i wydajnie usprawnić codzienną komunikację, wysyłając wiadomości do odpowiedniej grupy lub za pośrednictwem prywatnego czatu jeden na jednego.Poinformuj swój zespół, jaką trasą najlepiej obrać lub czy w jednym z miejsc odbywa się wydarzenie lub czy doszło do wypadku, o którym powinni wiedzieć. Niezależnie od tego, jakie informacje muszą otrzymać, aby skutecznie wykonywać swoją pracę – udostępniaj im je w czasie rzeczywistym, bez potrzeby niekończących się łańcuchów WhatsApp, niechlujnych połączeń telefonicznych lub nieaktualnych wiadomości tekstowych.
• Powiadomienia push i aktualizacje: wysyłaj zarówno formalne, jak i nieformalne ogłoszenia, takie jak informacje o operacjach, aktualności dotyczące dyrektora generalnego, uznanie pracowników, aktualizacje administracyjne i inne.Dzięki temu wszyscy są informowani od góry do dołu we wszystkich sprawach firmy.

2. Szybsze, zależne planowanie i wysyłanie

Connecteam umożliwia wysyłanie zadań lub tworzenie zmian jednym kliknięciem! Przypisz swoich ochroniarzy do określonych zmian w oparciu o różne lokalizacje i bazę klientów, obsługuj planowanie wielu zespołów na zmianę pracy, a także możesz dołączyć szczegółowe informacje o zmianie, aby upewnić się, że wszystko zostanie wykonane prawidłowo, takie jak adres, zadania, przypomnienia i inne.

Wszyscy Twoi pracownicy mają natychmiastowy dostęp do swojego harmonogramu z dowolnego miejsca, dzięki czemu mogą zaakceptować lub odrzucić zmianę, zobaczyć, czy zmiana jest otwarta i nie tylko.

Z łatwością planuj z wyprzedzeniem i uzyskuj przegląd w czasie rzeczywistym stanu projektów, wiedząc, gdzie są Twoi pracownicy.

• Przypisuj ochroniarzy do zmian w oparciu o różne lokalizacje i bazę klientów
• Wspieranie planowania wielu zespołów na zmianę
• Prowadź zapisy czasu i miejsca wejścia i wyjścia, a nawet pozwalaj na notatki i komentarze dotyczące zmian
• Zezwalaj pracownikom na akceptowanie/odrzucanie zmian (opcjonalnie – można wyłączyć)
• Uzyskaj czas wolny i wnioski urlopowe oraz możliwość natychmiastowego sprawdzenia, czy zostały zatwierdzone, czy odrzucone

3. Dokładne godziny pracy i lepsze zarządzanie listą płac

Connecteam sprawia, że ​​rejestrowanie wejść i wyjść jest proste, wystarczy, że pracownicy klikną duży przycisk i to wszystko! Jako menedżer możesz mieć pewność, że pracownicy są tam, gdzie mówią, że są, więc płacisz im dokładnie, ponieważ znacznik czasu GPS jest oznaczany dla każdej funkcji wejścia i wyjścia zegara. Pomaga to ograniczyć uderzanie kumpli, a marnowanie czasu należy już do przeszłości – co oznacza, że ​​zarządzasz mądrzejszą i dokładniejszą listą płac dla wszystkich.

Oszczędź czas na liście płac i kartach czasu pracy dzięki automatyzacji śledzenia czasu Connecteam:

• Do rejestrowania zmian i wyjść ze stemplem lokalizacji GEO
• Wykorzystanie predefiniowanych ustawień przypomnień, aby upewnić się, że pracownicy rejestrują się i wychodzą na czas
• Wykorzystanie notatek i tagów w celu zaspokojenia określonych potrzeb (takich jak filtrowanie według klienta lub określonych dat)
• Eksport arkuszy płac, na zmianę lub łącznie
• Bezpośrednio integruje się z QuickBooks Online i Gusto, zapewniając bezproblemową listę płac

Pamiętaj, że istnieją ograniczenia zegara, które możesz ustawić, aby upewnić się, że ochroniarze mogą rejestrować się tylko W MIEJSCU im przydzielonym i tylko KIEDY powinni.

4. Zautomatyzuj codzienne procesy

Zarządzanie raportami w terenie może być trudne, często występują luki i często spędzasz dużo czasu na gonieniu za niektórymi raportami, ponieważ nie zostały one wysłane do Ciebie na czas. I nawet nie próbuj rozszyfrować niechlujnego pisma, jeśli twoi ochroniarze wciąż wypełniają wszystko długopisem i papierem.

Spraw, aby wszystkie listy kontrolne, formularze i raporty były cyfrowe, aby Twoi pracownicy mogli je wypełniać w dowolnym miejscu i czasie. Jednym kliknięciem uzyskujesz natychmiastową informację zwrotną z poziomu gruntu, dzięki czemu możesz podejmować trafne decyzje biznesowe. Na przykład raporty podsumowujące, dzienniki dzienne, raporty o incydentach, zwrot kosztów, listy kontrolne sprzętu i wiele innych. Jeśli chcesz, wszystkie te przepływy pracy mogą być nawet automatycznie udostępniane Twoim klientom.

Z łatwością usprawnij swoje codzienne operacje, wysyłając raporty z terenu do biura w ciągu kilku sekund. Podczas podróży pracownicy mogą wypełniać następujące i inne zadania:

• Raport początku lub końca zmiany
• Protokół kontroli przełożonego
• Raport powypadkowy
• Sprawozdanie z wypadku
• Raport odpowiedzi na alert
• Raport o zagrożeniu bezpieczeństwa/obserwacji
• Raport reklamacyjny klienta
• Jednolity formularz zamówienia
• Żądanie konserwacji pojazdu

Dodatkowo udostępnij w aplikacji wszystkie najczęściej używane materiały, takie jak:

• Standardowe procedury operacyjne (SOP)
• Podręcznik pracownika
• Protokoły bezpieczeństwa i awaryjne
• Kodeks etyczny
• Jednolita polityka
• Polityka dotycząca molestowania seksualnego

5. Usprawnij szkolenia i wdrożenie dla wszystkich ochroniarzy

Branża ochroniarzy często boryka się z dużą rotacją, co oznacza, że ​​godziny spędzone na szkoleniu każdego nowego pracownika mogą Cię kosztować na dłuższą metę.

Dzięki Connecteam masz pewność, że wszystkie informacje są dostępne na smartfonie Twojego pracownika, od materiałów szkoleniowych po procedury, protokoły, filmy i nie tylko. Możesz śledzić ich postępy w czasie rzeczywistym, wysyłać powiadomienia do każdego, kto ma zaległości, a co najważniejsze, Twoi pracownicy szkolą się we własnym tempie, we własnym czasie. Nawet w podróży!

Za każdym razem, gdy do zespołu dołącza nowy pracownik, zapewnij mu najlepszy pierwszy dzień, oferując doświadczenie XXI wieku:

• Oficjalne pismo witające pracownika w firmie
• Przejrzyj „Listę kontrolną nowego pracownika”, aby upewnić się, że nic nie zostanie pominięte
• Formularz danych osobowych (dane osobowe, dane kontaktowe, kontakt w nagłych wypadkach)
• Umowa o zachowaniu poufności i nieujawnianiu informacji
• Wniosek o wpis do rejestru karnego
• Uzyskaj kopię dowodu tożsamości nowego pracownika i innych odpowiednich dokumentów
• Szkolenie BHP
• Mundur, odznaka i inne oznaczenia wyposażenia

Regularnie doskonal umiejętności zawodowe, udostępniając wszystkie istotne materiały za jednym kliknięciem:

• Szkolenie BHP
• Szkolenie z molestowania seksualnego
• Użytkowanie i konserwacja sprzętu
• Testy i quizy

6. Zwiększ zgodność w całej firmie

Connecteam jest używany przez firmy ochroniarskie do celów zgodności, prawie nic nie jest ważniejsze niż przestrzeganie przepisów federalnych i stanowych.

Powszechne są formularze „Przeczytaj i podpisz”, podobnie jak okresowe szkolenia odświeżające. Wszystkie dokumenty są rejestrowane i automatycznie wysyłane jako kopie PDF na predefiniowane e-maile, które można dostosować do każdego formularza, a użytkownicy mogą w dowolnym momencie wyeksportować raport podsumowujący.

„Zapisywanie pewnych dokumentów to jedna z funkcji, które tak bardzo lubię, ponieważ pracownicy mogą podpisywać wszystko na swoich telefonach. Stworzyłem zasady dotyczące molestowania seksualnego, zasady medyczne, w tym arkusz zbierający preferencje dotyczące świadczeń zespołu, zasady bezpieczeństwa i inne. Pracownicy potwierdzają to i podpisują się w aplikacji bez konieczności fizycznej obecności w biurze. Oszczędza nam to dużo czasu i unikamy kłopotów związanych z ciągłym sprawdzaniem”.– Parfait Vandi, prezes i menedżer ds. kwalifikacji w UGS Private Security Inc.

Przeczytaj i podpisz dokumenty:

• Potwierdzenie podręcznika pracownika
• Jednolita umowa
• Polityka dotycząca molestowania seksualnego
• Inne czytać i podpisywać dokumenty

Okresowe szkolenie odświeżające:

• Szkolenie z molestowania seksualnego
• Szkolenie z protokołów awaryjnych
• Szkolenie ze znajomości kampusu
• Szkolenie odświeżające protokół

Cokolwiek jeszcze jest potrzebne Twojej firmie ochroniarskiej, aby uzyskać lepszą zgodność we wszystkich obszarach, można zarządzać za pomocą Connecteam.

7. Łatwiejsze zarządzanie zadaniami HR

Zautomatyzuj procesy i uzyskaj lepszą kontrolę nad kwestiami związanymi z personelem:

• Poleć znajomemu: Twoi pracownicy mogą w prosty sposób polecać znajomych na stanowisko, co pomaga zwiększyć zasięg rekrutacji.
• Zarządzanie wnioskami urlopowymi/zwolnieniami chorobowymi: użytkownicy otrzymują automatyczne aktualizacje, jeśli wnioski zostały odrzucone lub zatwierdzone.
• Formularz danych osobowych do wdrażania nowych pracowników (dane osobowe, dane kontaktowe, kontakt w nagłych wypadkach, dokumenty, takie jak formularze podatkowe / dokument tożsamości ze zdjęciem itp.)
• Aktualizowanie informacji kontaktowych, takich jak adres, imię i nazwisko, adres e-mail, konto bankowe i inne.
• Ankieta satysfakcji pracowników , którą możesz wysyłać co tydzień, co miesiąc lub w dowolnym momencie.

Zarządzaj wewnętrznym działem kadr za pomocą bezpośredniego, działającego w czasie rzeczywistym rozwiązania, które jest łatwe w użyciu i zapewnia pracownikom natychmiastowy dostęp do wszystkich informacji związanych z firmą.

Dlaczego firmy ochroniarskiewybierają aplikację Connecteam Security Guard

Chcesz otrzymywać więcej świetnych artykułów prosto do swojej skrzynki pocztowej? Zapisz się tutaj