Co samotni właściciele korporacji powinni wiedzieć o dorocznych spotkaniach
Opublikowany: 2023-07-31Kiedy pojawia się zwrot „doroczne zgromadzenie akcjonariuszy”, jaki obraz wywołuje to w Twojej głowie? Czy jest to wielkie zgromadzenie wpływowych postaci na czele branżowych gigantów, takich jak Amazon, Exxon czy Apple?
A może twój umysł kieruje się w stronę bardziej lokalnego scenariusza, wyobrażając sobie kogoś takiego jak Jim, który prowadzi małą firmę zajmującą się architekturą krajobrazu w swoim lokalu mieszkalnym?
Kilku właścicieli małych firm decyduje się na zarejestrowanie, często poprzez założenie korporacji C lub S Corporation).
Robią to przede wszystkim w celu ochrony swoich aktywów osobistych przed potencjalnymi zobowiązaniami biznesowymi. Dodatkowo, obecnie obniżona stawka podatku od osób prawnych sprawia, że C Corporation jest atrakcyjnym wyborem dla firm różnej wielkości.
Za każdym razem, gdy powstaje korporacja C lub S, bardzo ważne jest przestrzeganie korporacyjnych wymagań administracyjnych w twoim stanie, nawet jeśli twoja korporacja składa się tylko z jednej osoby. Te postanowienia wymagają organizacji i dokumentacji zarówno posiedzeń zarządu, jak i posiedzeń akcjonariuszy.
Korporacje jednoosobowe
Ten artykuł zapewni wgląd w korporacje z jednym właścicielem. Zjawisko, które staje się coraz bardziej powszechne, jednoosobowe korporacje niosą ze sobą unikalny zestaw wyzwań i zalet.
W szczególności odpowiemy na niektóre z najbardziej typowych pytań dotyczących jednoosobowej korporacji i wymagań administracyjnych związanych z jej prowadzeniem.
1. Czy mogę mieć spółkę jednoosobową?
Rzeczywiście, możliwe jest posiadanie jednej korporacji akcjonariuszy. W rzeczywistości każdy stan w USA zezwala jednej osobie zarówno na tworzenie korporacji, jak i zarządzanie nią.
Pozwalają również korporacji mieć tylko jednego dyrektora, otwierając możliwość objęcia roli jedynego akcjonariusza, dyrektora i urzędnika Twojej firmy.
Oznacza to, że możesz samodzielnie skutecznie nadzorować i kierować swoją korporacją.
2. Jakie są wymagania dotyczące zgromadzenia administracyjnego dla jednoosobowej korporacji?
Wszystkie korporacje, niezależnie od wielkości lub liczby akcjonariuszy, są prawnie zobowiązane do organizowania co najmniej dorocznego zgromadzenia akcjonariuszy i posiedzenia rady dyrektorów.
Chociaż jest to wykonalne, a czasem konieczne, zorganizowanie dodatkowych spotkań, minimalną liczbę spotkań ustalono na jedno na rok.
Wymóg ten obowiązuje nawet w przypadku jednoosobowych korporacji. Jest to niezbędny element utrzymania dobrego ładu korporacyjnego i wypełniania obowiązków ustawowych.
3. O czym powinienem rozmawiać na Walnym Zgromadzeniu Akcjonariuszy?
Doroczne zgromadzenie akcjonariuszy jest przede wszystkim poświęcone wyborowi zarządu korporacji na nadchodzący rok.
W większych korporacjach proces ten może stać się konkurencyjną i gorącą sprawą, w której różni kandydaci rywalizują o miejsce w zarządzie. Jednak w przypadku korporacji jednoosobowych proces jest znacznie prostszy.
Zasadniczo możesz jednostronnie zdecydować o powołaniu siebie na stanowisko dyrektora. Następnie musisz sporządzić protokół ze spotkania, który wykaże, że jako jedyny akcjonariusz wybrałeś siebie jako jedynego dyrektora zarządu.
4. Co powinienem omówić na posiedzeniu zarządu?
Rada dyrektorów korporacji ma zwykle za zadanie podejmowanie wpływowych decyzji finansowych, które mają znaczący wpływ zarówno na korporację, jak i na jej akcjonariuszy.
Odpowiedzialność ta obejmuje szereg decyzji, takich jak emisja akcji, zatwierdzanie pożyczek lub przejęć, mianowanie funkcjonariuszy, ustalanie wynagrodzeń funkcjonariuszy, zatwierdzanie podwyżek i ogłaszanie dywidend.
W kontekście korporacji jednoosobowych najczęściej powtarzającym się tematem, który prawdopodobnie będziesz „omawiać” i rejestrować, są istotne zmiany w Twoim wynagrodzeniu i dystrybucji dywidend.
5. Jak udokumentować spotkanie?
Zarówno w przypadku posiedzenia rady dyrektorów, jak i dorocznego zgromadzenia akcjonariuszy, niezbędne jest stworzenie tak zwanego protokołu spotkania.
Chociaż te protokoły nie muszą szczegółowo opisywać każdej dyskusji lub zdarzenia, które miały miejsce, muszą dokładnie dokumentować główne punkty i wszelkie podjęte decyzje. Zazwyczaj te protokoły ze spotkań składają się z:
- Data, godzina i miejsce spotkania
- Kto uczestniczył. Uwaga: w przypadku posiedzenia zarządu, na którym jesteś jedyny, musisz udokumentować, że zajmujesz wszystkie trzy stanowiska kierownicze (CEO, CFO/skarbnik i sekretarz) i jesteś obecny.
- Punkty porządku obrad z krótkim opisem każdego punktu
- Akcje głosowania – w przypadku jednoosobowej korporacji i jednego dyrektora będziesz po prostu dokumentować, w jaki sposób głosowałeś
- Godzina odroczenia spotkania
Nie musisz tworzyć protokołów ze spotkań od podstaw. Kilka bezpłatnych szablonów jest łatwo dostępnych online, aby działać jako ramy.
Korzystanie z szablonu nie tylko sprawia, że zadanie jest mniej zniechęcające, ale może również zapewnić szybkie wypełnienie obowiązków administracyjnych.
Co ważne, nie ma wymogu składania protokołów w urzędzie ani w żadnym innym organie. Powinny być jednak bezpiecznie przechowywane wraz z innymi ważnymi dokumentami korporacyjnymi, takimi jak statuty, regulaminy i uchwały.
6. Czy naprawdę muszę się tym przejmować?
Działając jako pojedynczy udziałowiec i dyrektor, może być kuszące obejście formalności korporacyjnych. Na krótką metę może się to wydawać nieistotne, ale zaniedbanie tych wymagań może potencjalnie zagrozić Twojej ochronie przed odpowiedzialnością.
Utrzymanie statusu korporacji jako odrębnego podmiotu prawnego wymaga przestrzegania pewnych formalności korporacyjnych, takich jak organizowanie corocznego zgromadzenia akcjonariuszy lub składanie rocznego raportu.
Jeśli spotkasz się z pozwem, strona przeciwna może twierdzić, że Twoja korporacja nie wypełniła swoich zobowiązań korporacyjnych i jest jedynie przedłużeniem Twoich osobistych spraw.
Jeśli uda im się przedstawić przekonujące argumenty, być może będą w stanie uzyskać orzeczenie dotyczące Twojego majątku osobistego oprócz zasobów Twojej firmy.
Przesłanie na wynos jest jasne: musisz organizować coroczne zgromadzenie akcjonariuszy i coroczne posiedzenie rady dyrektorów, niezależnie od wielkości Twojej korporacji.
Jako jedyny udziałowiec/właściciel, Twoje spotkania i decyzje będą prawdopodobnie proste.
Ważne jest, aby poświęcić trochę czasu na poprowadzenie spotkania i odpowiednio je nagrać. W ten sposób ochronisz dobrą pozycję swojej korporacji i zachowasz swój status ograniczonej odpowiedzialności.
Poświęćmy chwilę na wizualne porównanie kluczowych cech korporacji jednego właściciela i korporacji wielu akcjonariuszy. Poniższa tabela zawiera zwięzły przegląd tych dwóch form korporacji:
Aspekt | Spółka jednoosobowa | Korporacja wielu udziałowców |
---|---|---|
Liczba Akcjonariuszy | 1 | Więcej niż 1 |
Zarząd | Może to być ta sama osoba co akcjonariusz | Musi być wybrany przez akcjonariuszy |
Wymagania administracyjne | Musi odbyć doroczne zgromadzenie akcjonariuszy i posiedzenie zarządu | Musi odbyć doroczne zgromadzenie akcjonariuszy i posiedzenie zarządu |
Złożoność spotkania | Zwykle mniej skomplikowane ze względu na jednego decydenta | Zazwyczaj bardziej złożone ze względu na wielu decydentów |
Odpowiedzialność prawna | Aktywa osobiste mogą być zagrożone, jeśli zobowiązania korporacyjne nie zostaną spełnione | Aktywa osobiste są zazwyczaj chronione, jeśli zobowiązania korporacyjne są spełnione |
Decyzje finansowe | Wykonane przez jedynego wspólnika | Sporządzone przez zarząd lub przegłosowane przez akcjonariuszy |
Obraz: Depositphotos.com